LAYANAN PLATFORM UPT E- LEARNING ITB No. 012/l1.B01.11/SOP/2017 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2017
HALAMAN : 1 dari 55 RIWAYAT REVISI - LEMBAR PENGESAHAN Disiapkan oleh: Kepala Unit Pelaksana Teknis e-learning, Diriviu oleh: Kepala Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia dan Organisasi, Ir. Mervin T. Hutabarat, M.Sc., Ph.D. NIP 19650518 1990 03 1002 Tgl: 26 Juli 2017 Tgl: Yassierli, Ph.D. NIP 19760422 199903 1 003 Disetujui oleh: Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Prof. Dr. Irawati, MS NIP 19590418 198303 2 001 Tgl :
HALAMAN : 2 dari 55 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Sekolah/Fakultas, Unit Kerja 2. Mahasiswa, Dosen II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pemanfaatan layanan E- learning ITB yang dikelola oleh UPT e-learning ITB oleh unit kerja lain di ITB. III. REFERENSI - IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. E-learning ITB merupakan layanan yang diperuntukkan bagi seluruh civitas ITB berupa perangkat lunak berbasis web yang dapat digunakan untuk mendukung kegiatan belajar-mengajar di kelas. E-learning ITB disajikan dalam perangkat LMS yang terintegrasi dalam portal E-learning Kuliah ITB. Dimana pada masing masing LMS, bahan ajar dan aktifitas pembelajaran dapat diakses secara online untuk mendukung kegiatan perkuliahan tatap muka, bahkan untuk menggantikan peran ruang kelas sekalipun. E-learning terdiri dari beberapa ruang kelas yang memungkinkan terjadinya interaksi antara dosen dan mahasiswa melalui jaringan internet. Layanan E-learning ITB berada di bawah pengelolaan Divisi Pengembang Platform E-learning UPT E-learning ITB. 2. Learning Management System (LMS) merupakan perangkat aplikasi yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pembelajaran melalui E-learning. 3. Moodle merupakan salah satu perangkat LMS berbasis opensource yang dapat dimanfaatkan dosen dalam menyelenggarakan pembelajaran secara online. 4. Registrasi merupakan salah satu tahapan bagi civitas ITB untuk mendapatkan akun di LMS ITB.
HALAMAN : 3 dari 55 5. Mata Kuliah Daring adalah mata kuliah yang proses pembelajarannya disajikan dalam bentuk virtual dengan memanfaatkan jaringan internet 6. Course merupakan sekumpulan halaman web yang membentuk sebuah kelas virtual. Pada halaman course, dosen dalam memanfaatkan beragam fitur yang dapat direkayasa untuk menciptakan beragam aktifitas pembelajaran berbasis E-learning. 7. User adalah pengguna layanan LMS, baik dosen maupun mahasiswa. 8. Teacher merupakan peran yang terdapat di E-learning untuk seorang dosen. 9. Student merupakan peran yang terdapat di E-learning untuk seorang mahasiswa. 10. Enrollment adalah proses mendaftarkan user ke dalam kelas online yang diikutinya. 11. Konten Pembelajaran adalah kumpulan bahan ajar dan aktifitas pembelajaran yang dikemas dalam course. 12. Bahan ajar adalah materi pembelajaran yang diunggah di dalam halaman course yang dapat diakses maupun diunduh oleh mahasiswa 13. Aktifitas pembelajaran adalah kegiatan pembelajaran yang dilakukan di dalam course, seperti forum diskusi, pemberian tugas dan kuis dll. 14. Arsip Mata Kuliah Daring adalah kumpulan konten pembelajaran mata kuliah yang tidak aktif / tidak digunakan kembali dalam kegiatan pembelajaran 15. Backup Mata Kuliah Daring adalah file compress yang berisi beberapa atau semua bagian dalam sebuah course yang dapat diunduh dan disimpan pada jaringan local sebagai cadangan yang dapat digunakan kembali apabila terdapat kebutuhan untuk menampilkannya halaman course ke dalam aplikasi LMS. 16. Reset Mata Kuliah Daring adalah proses penghapusan data partisipan course dan seluruh / sebagian aktifitas yang dilakukannya pada course tersebut, sehingga course dapat kembali ke kondisi awal. Reset mata kuliah daring
HALAMAN : 4 dari 55 sendiri dilakukan setelah proses pembelajaran pada sebuah mata kuliah daring berakhir 17. Cohort pengelompokan user berdasarkan adanya sebuah kepentingan yang sama, baik dilihat dari pengambil kurikulum akademik, angkatan, maupun kelas yang diikuti. Cohort memungkinkan semua anggota kelompok yang terdaftar ke dalam kursus hanya dengan satu tindakan, baik secara manual atau disinkronkan secara otomatis. Cohort sendiri terbagi menjadi dua level, yaitu cohort site level dan cohort category level 18. Cohort (Site Level) adalah kelompok partisipan yang dapat didaftarkan secara bersama-sama (dengan seluruh anggota cohort) pada seluruh kategori course 19. Cohort (Category Level) adalah kelompok partisipan yang hanya dapat didaftarkan secara bersama-sama (dengan anggota cohort) pada kategori tertentu. 20. Plugins adalah semacam fungsi atau fitur tambahan yang digabungkan ke sebuah sistem untuk menambah kemampuan dan kinerja dari system tersebut (LMS). 21. Mode Maintenance adalah fitur LMS Moodle yang berfungsi untuk mencegah pengguna selain administrator untuk mengakses situs ketika proses maintenance berlangsung 22. Sistem Down menggambarkan sebuah keadaan dimana system tidak dapat diakses oleh pengguna 23. Update Sistem menggambarkan sebuah keadaan dimana system diganti ke versi yang lebih baru dari sebelumnya 24. Storage adalah media penyimpanan data, dalam hal ini berkenaan dengan data yang disimpan system dari seluruh pengguna 25. Backup system (database) adalah keadaan dimana database di compress ke dalam sebuah file sebagai cadangan yang sewaktu waktu dapat digunakan. 26. Komponen logic server adalah sekumpulan perangkat lunak yang diinstall pada server berfungsi dalam membangun sebuah system. Komponen logic yang
HALAMAN : 5 dari 55 dimaksud pada server E-learning sendiri memuat PHP, MySQL, database, hosting, domain dsb. 27. Training LMS Administrator adalah training yang diperuntukkan bagi staff UKA / UKP maupun dosen untuk menjadi pengelola LMS (administrator) di masingmasing UKA / UKP. 28. Training LMS Virtual Course adalah training yang diperuntukkan bagi dosen / asisten akademik untuk mengelola mata kuliah daring (course). B. BATASAN 1. Prioritas penggunaan fasilitas E-learning adalah untuk kegiatan UKA dan UKP Institut Teknologi Bandung. 2. Kegiatan yang termasuk dalam kategori kegiatan UKA dan UKP di ITB adalah a. Pemanfaatan kelas virtual oleh para civitas ITB di beragam aplikasi Learning Management System yang terintegrasi dalam portal Kuliah ITB (http://kuliah.itb.ac.id). b. Dukungan kepada dosen ITB dalam bentuk training mengelola mata kuliah daring pada masing-masing LMS UKA yang terintegrasi dalam portal Kuliah ITB. c. Dukungan kepada staff UKA / UKP maupun dosen dalam bentuk training untuk menjadi pengelola LMS (administrator) di masing-masing LMS UKA / UKP yang terintegrasi pada system Kuliah ITB/ server E-learning lain yang berada di bawah pengelolaan UPT E-learning. 3. Penggunaan fasilitas LMS tidak dikenakan biaya. 4. Layanan E-learning ITB di bawah pengelolaan Divisi Pengembangan Platform E-learning di UPT E-learning terdiri dari : Learning Management System yang terintegrasi dalam portal Kuliah ITB yang dapat diakses melalui URL http://kuliah.itb.ac.id/ Layanan training LMS bagi para dosen dalam membuat kelas online. 5. Fasilitas layanan E-learning mencakup:
HALAMAN : 6 dari 55 a. Learning Management System Membuat Mata Kuliah Daring Membuka (Enrolment) Mata Kuliah Daring Mengarsipkan Mata Kuliah Daring Menghapus Mata Kuliah Daring Me-reset Mata Kuliah Daring Membuat Cohort (Site Level / Category Level) Mendaftarkan Mahasiswa Perseorangan Menon-aktifkan Akun Mahasiswa Menghapus Akun Mahasiswa Mendaftarkan Akun Dosen Mendaftarkan Akun Asisten Akademik Menghapus Akun Dosen / Asisten Akademik Menambahkan User ke Cohort (Site Level / Category Level) Menambahkan Plugins / Menambah Fitur LMS Menghapus Plugins Membuat LMS untuk UKA / UKP Menghapus LMS untuk UKA / UKP Membuat Backup Database LMS Mengaktifikan Mode Maintenance Notifikasi Hardisk Penuh
HALAMAN : 7 dari 55 Notifikasi Sistem Down (Server, PHP, MySQL, Storage) Update Sistem (PHP, MySQL, Moodle, Codeigniter) Migrasi Server Backup Sistem (Database) Restore Sistem b. Training Memberikan training kepada dosen ITB dan asisten akademik mengenai pengelolaan mata kuliah daring pada masing-masing LMS UKA yang terintegrasi dalam portal Kuliah ITB. Memberikan training kepada staff UKA / UKP untuk menjadi pengelola LMS (administrator) di masing-masing LMS UKA / UKP yang terintegrasi pada system Kuliah ITB/ server E-learning lain yang berada di bawah pengelolaan UPT E-learning V. PROSEDUR 1. Course A. Membuat Mata Kuliah Daring Dosen menyiapkan beberapa data yang diperlukan untuk pembuatan mata kuliah daring, sesuai ketentuan yang terlansir di situs UPT e-learning Dosen mengirimkan permohonan pembuatan mata kuliah daring melalui email atau mengunjungi Helpdesk E-learning dengan menyertakan data yang diperlukan Staff Pengembang Platform UPT e-learning menambah course baru sesuai template mata kuliah daring yang telah disiapkan sebelumnya Staff Pengembang Platform UPT e-learning mendaftarkan dosen ke mata kuliah daring dengan menyematkan role Teacher pada akun yang dimilikinya
HALAMAN : 8 dari 55 Staff Pengembang Platform UPT e-learning mengirimkan email konfirmasi dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Dosen dapat terkoneksi ke halaman course dan melakukan pengelolaan mata kuliah daring saat login di situs Kuliah ITB B. Membuka (Enrolment) Mata Kuliah Daring Dosen menyiapkan beberapa data yang diperlukan untuk membuka (enrollment) mata kuliah daring, sesuai ketentuan yang terlansir di situs UPT e-learning Dosen mengirimkan permohonan membuka (enrollment) mata kuliah daring melalui email atau mengunjungi Helpdesk E-learning dengan melampirkan data yang diperlukan Staff Pengembang Platform UPT e-learning melakukan set up enrollment Staff Pengembang Platform UPT e-learning mengkonfirmasi set up yang telah dilakukan, melampirkan panduan konfigurasi enrollment dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Dosen menginformasikan enrollment key kepada mahasiswa Mahasiswa berhasil terhubung ke mata kuliah daring dengan menginput enrollment key yang telah ditentukan C. Mengarsipkan Mata Kuliah Daring Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan berkala terhadap course (mata kuliah daring) yang terdaftar di situs Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-learning menemukan course (mata kuliah daring) dalam keadaan tidak aktif selama 2 tahun di situs Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-learning mengirimkan pertanyaan terkait status course kepada dosen melalui email Dosen mengkonfirmasi status mata kuliah yang bersangkutan tidak lagi aktif digunakan dalam kegiatan perkuliahan Staff Pengembang Platform E-learning menyembunyikan course untuk menandai course tersebut masuk ke fase suspended selama 1 tahun Staff Pengembang Platform E-learning memindahkan data course ke LMS Arsip dan menghapus data course pada LMS yang bersangkutan Pengguna Kuliah ITB dapat menemukan seluruh arsip mata kuliah daring di LMS Arsip.
HALAMAN : 9 dari 55 D. Menghapus Mata Kuliah Daring Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan terhadap arsip mata kuliah daring di LMS Arsip setiap akhir tahun ajaran Staff Pengembang Platform E-learning menghapus mata kuliah daring yang telah tersimpan di LMS Arsip selama 1 tahun dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Staff Pengembang Platform E-learning mengirimkan email pemberitahuan kepada dosen pengelola mata kuliah daring perihal penghapusan mata kuliah daring Dosen menerima email konfirmasi Pengguna Kuliah ITB tidak dapat menemukan kembali mata kuliah daring pada LMS Arsip E. Reset Mata Kuliah Daring Dosen memerlukan bantuan untuk menghapus data partisipan mata kuliah daring pada semester/tahun sebelumnya, untuk persiapan semester baru Dosen mengirimkan permohonan reset mata kuliah daring melalui email atau mengunjungi Helpdesk E-learning Staff Pengembang Platform E-learning mengunduh data nilai dan aktifitas mahasiswa Staff Pengembang Platform E-learning melakukan reset mata kuliah daring Staff Pengembang Platform E-learning mengirimkan email konfirmasi kepada dosen dengan melampirkan data nilai dan aktifitas mahasiswa Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Dosen tidak menemukan data mahasiswa beserta log aktifitas di semester/tahun sebelumnya F. Membuat Cohort (Site Level / Category Level) Staff Layanan Pembelajaran Daring mengirimkan data partisipan mata kuliah TPB dan PDITT yang telah dikelompokkan sesuai kebutuhan sebelum semester baru dimulai Staff Pengembang Platform E-learning membuat kodifikasi cohort sesuai kategori kelompok yang dibutuhkan
HALAMAN : 10 dari 55 Staff Pengembang Platform E-learning menyediakan cohort dan melakukan set up enrollment pada mata kuliah daring yang bersangkutan Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pencatatan daftar cohort yang telah dibuat sebagai bahan pelaporan Staff Pengembang Platform E-learning mengkonfirmasi set up yang telah dilakukan kepada dosen melalui email Dosen dapat menemukan grup dan set up enrollment yang telah dilakukan 2. User A. Mendaftarkan Mahasiswa Perseorangan Mahasiswa mengakses ketentuan pembuatan akun user yang terlansir di situs UPT e-learning Mahasiswa mengirimkan permohonan pembuatan akun Kuliah ITB melalui email atau mengunjungi Helpdesk E-learning dengan menyertakan data yang diperlukan Staff Pengembang Platform E-Learning menyediakan akun Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-Learning menginformasikan akun Kuliah ITB disertai panduan login ke LMS yang dituju Staff Pengembang Platform E-Learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Mahasiswa melakukan verifikasi akun Kuliah ITB pada LMS yang bersangkutan Mahasiswa dapat login ke LMS yang bersangkutan B. Menon-aktifkan Akun Mahasiswa Staff pengembang platform E-Learning melakukan pengecekan akun Kuliah ITB mahasiswa di akhir semester Staff pengembang platform E-Learning mengirimkan email pemberitahuan kepada mahasiswa yang terdaftar sebagai pengguna Kuliah ITB selama 5 tahun Staff pengembang platform E-Learning menonaktifkan sementara akun Kuliah ITB mahasiswa Mahasiswa mengkonfirmasi perpanjangan akun kuliah online sebelum batas waktu yang ditentukan berakhir
HALAMAN : 11 dari 55 Staff pengembang platform E-Learning mengaktifkan kembali akun kuliah ITB dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Mahasiswa dapat mengakses kembali Kuliah ITB dengan akun yang dimiliki C. Menghapus Akun Mahasiswa Staff pengembang platform E-Learning melakukan pengecekan akun Kuliah ITB mahasiswa di akhir semester Staff pengembang platform E-Learning mengirimkan email pemberitahuan kepada mahasiswa yang terdaftar sebagai pengguna Kuliah ITB selama 5 tahun Staff pengembang platform E-Learning menonaktifkan sementara akun Kuliah ITB mahasiswa Mahasiswa tidak mengkonfirmasi perpanjangan akun kuliah online sebelum batas waktu yang ditentukan berakhir Staff pengembang platform E-Learning menghapus akun dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Mahasiswa tidak dapat mengakses Kuliah ITB dengan akun yang dimiliki D. Mendaftarkan Akun Dosen Dosen mengakses ketentuan pembuatan akun user yang terlansir di situs UPT e-learning Dosen mengirimkan permohonan pembuatan akun Kuliah ITB melalui email atau mengunjungi Helpdesk E-learning dengan menyertakan data yang diperlukan Staff Pengembang Platform E-Learning menyediakan akun Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-Learning menginformasikan akun Kuliah ITB dan memandu dosen agar dapat login pada LMS yang dituju Dosen melakukan verifikasi akun dan login pada LMS Sekolah/Fakutlas yang dimaksud Dosen mengirimkan email konfirmasi setelah berhasil login ke LMS Staff Pengembang Platform E-Learning menyematkan role course creator pada akun dosen dan mengirimkan konfirmasi melalui email Staff Pengembang Platform E-Learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan
HALAMAN : 12 dari 55 Dosen menerima email dan mampu menambahkan course pada sistem LMS E. Mendaftarkan Akun Asisten Akademik Asisten akademik mengakses ketentuan pembuatan akun user yang terlansir di situs UPT e-learning Asisten akademik mengirimkan permohonan pembuatan akun Kuliah ITB melalui email atau mengunjungi Helpdesk E-learning dengan menyertakan data yang diperlukan Staff Pengembang Platform E-Learning menyediakan akun Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-Learning menginformasikan akun Kuliah ITB dan memandu asisten akademik untuk dapat login pada LMS yang dituju Staff Pengembang Platform E-Learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Asisten akademik melakukan verifikasi akun Kuliah ITB pada LMS yang bersangkutan Asisten akademik dapat login ke LMS yang bersangkutan F. Menghapus Akun Dosen/Asisten Akademik Staff pengembang platform E-Learning melakukan pengecekan akun Kuliah ITB dosen atau asisten akademik di akhir semester Staff pengembang platform E-Learning mengirimkan email pemberitahuan kepada dosen atau asisten akademik yang terdaftar sebagai pengguna Kuliah ITB selama 5 tahun Staff pengembang platform E-Learning menonaktifkan sementara akun Kuliah ITB dosen atau asisten akademik Dosen atau asisten akademik tidak mengkonfirmasi perpanjangan akun kuliah online sebelum batas waktu yang ditentukan berakhir Staff pengembang platform E-Learning menghapus akun dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Dosen atau asisten akademik tidak dapat mengakses Kuliah ITB dengan akun yang dimiliki G. Menambahkan User ke Cohort (Site Level / Category Level)
HALAMAN : 13 dari 55 Staff Layanan Pembelajaran Daring mengirimkan data partisipan mata kuliah TPB dan PDITT yang telah dikelompokkan sesuai kebutuhan sebelum semester baru dimulai Staff Pengembang Platform E-learning membuat kodifikasi cohort sesuai kategori kelompok yang dibutuhkan Staff Pengembang Platform E-learning mengupdate akun user sesuai kode cohort yang telah ditentukan Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan akun user yang telah ditambahkan Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Staff Pengembang Platform E-learning mengkonfirmasi set up yang telah dilakukan kepada dosen melalui email Dosen dapat melakukan monitoring dan mengelola aktifitas pembelajaran daring untuk masing-masing kategori kelompok mahasiswa 3. Plugins A. Menambahkan Plugins / Menambah Fitur LMS Dosen Pengampu referensi plugins moodle yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung proses pembelajaran berbasis E-learning Unit kerja mengirimkan surat permohonan penambahan plugins LMS yang ditujukan kepada Kepala UPT E-learning Sekretariat UPT E-learning Menerima surat permohonan, kemudian mendisposisikan permohonan penambahan plugins LMS kepada Staff Pengembang Platform E-learning untuk ditindaklanjuti Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan plugin yang dimaksud untuk disesuaikan dengan kebutuhan mayoritas user dan kapasitas server yang dimiliki, serta melakukan pengecekan plugin yang diminta di jaringan lokal Staff Pengembang Platform E-learning Mengaktifkan mode maintenance di seluruh LMS, memasang dan menyiapkan prosedur penggunaan plugin jika plugin dinilai telah sesuai Staff Pengembang Platform E-learning membuat pengumuman di masingmasing LMS, serta mengkonfirmasi sekretariat UPT E-learning bahwa plugin telah siap untuk digunakan
HALAMAN : 14 dari 55 Sekretariat UPT E-learning mengirimkan surat balasan kepada Unit Kerja yang berisi kebersediaan (approval) plugins yang diajukan Unit kerja menerima surat balasan dan memberikan informasi kepada dosen pengguna Kuliah ITB Dosen pengguna Kuliah ITB dapat menemukan dan memanfaatkan plugins untuk mendukung kegiatan pembelajaran berbasis E-learning
HALAMAN : 15 dari 55 B. Menghapus Plugins Staff Pengembang Platform E-learning mendapatkan report bahwa plugin crash dan tidak dapat digunakan Staff Pengembang Platform E-learning membuat jadwal maintenance sistem dan menginformasikannya melalui kalendar dan berita di situs Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan mode maintenance sesuai jadwal yang ditentukan, melakukan penghapusan plugin Staff Pengembang Platform E-learning mencari update plugin yang compatible dengan versi LMS dan melalukan pengecekan plugin lebih lanjut di jaringan lokal Staff Pengembang Platform E-learning melakukan instalasi plugin pengganti Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan kembali sistem dan menginformasikan hasil maintenance sistem kepada pengguna melalui situs Kuliah ITB dan UPT E-learning Dosen Pengampu menemukan informasi penghapusan plugin yang disampaikan Tim Pengembang Platform di situs UPT E-learning dan Kuliah ITB Dosen Pengampu dapat memanfaatkan fitur (module) lain yang tersedia pada sistem sebagai mengganti peran plugins yang telah dihapus 4. System A. Membuat LMS untuk UKA / UKP Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP) mengirimkan surat permohonan Pembuatan LMS ke pihak UPT E-learning Sekretariat UPT E-learning menerima surat dan mendisposisisikannya kepada Staff Pengembang Platform E-learning untuk ditindaklanjuti Staff Pengembang Platform E-learning mencatat kebutuhan sistem elearning Sekretariat UPT E-learning mengirimkan permohonan server tambahan yang dapat dikelola UPT E-learning sesuai spesifikasi yang dibutuhkan Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Memberikan balasan surat dan menanggapi permohonan UPT E-learning sesuai requirement yang dibutuhkan
HALAMAN : 16 dari 55 Sekretariat UPT E-learning menerima surat dan mendisposisikan surat kepada Staff Pengembang Platform E-learning untuk ditindaklanjuti Staff Pengembang Platform E-learning melakukan set up LMS, menyiapkan panduan dan prosedur penggunaan LMS Sekretariat UPT E-learning mengirim surat balasan dengan melampirkan data yang telah diberikan tim platform e-learning Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP) menggunakan LMS sesuai prosedur penggunaan yang ditetapkan B. Menghapus LMS untuk UKA / UKP Staff Pengembang Platform E-learning Menemukan LMS Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP) dalam keadaan tidak aktif selama 3 tahun atau terjadi disfungsi penggunaan LMS Sekretariat UPT E-learning mengirimkan surat kepada Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP) berkenaan dengan status LMS Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP) mengirimkan surat balasan berkenaan dengan status LMS Sekretariat UPT E-learning mendisposisikan surat untuk ditindaklanjuti Staff Pengembang Platform E-learning melakukan penghapusan LMS C. Membuat Backup Database LMS Staff Pengembang Platform E-learning mengupdate data LMS eksisting setiap 3 bulan sekali pada server backup Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan 5. System Maintenance A. Mengaktifkan Mode Maintenance Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan mode maintenance sesuai jadwal yang tertera pada kalender di masing-masing LMS UKA / UKP Staff Pengembang Platform E-learning memposting berita maintenance sistem pada seluruh situs yang dikelola UPT E-learning 1 s/d 4 jam sebelum proses maintenance dilaksanakan jika terdapat kebutuhan yang mendesak
HALAMAN : 17 dari 55 Pengguna mendapatkan informasi yang berkaitan jadwal maintenance sistem Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan mode maintenance sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menginformasikan durasi pengerjaan dan link postingan berita yang disampaikan di situs UPT E- learning Staff Pengembang Platform E-learning melaksanakan proses maintenance / optimasi Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-learning menon-aktifkan mode maintenance sehingga situs Kuliah ITB dapat diakses kembali Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Pengguna dapat mengakses kembali situs Kuliah ITB B. Notifikasi Hardisk Penuh Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan berkala dan mendapatkan notifikasi harddisk penuh dari sistem monitoring Staff Pengembang Platform E-learning m elakukan backup data LMS ke server backup dan menghapus data tersebut dari server Kuliah ITB sebagai langkah awal Sekretariat UPT E-learning mengirimkan surat permohonan pengadaan / penambahan storage server untuk Kuliah ITB kepada Dit.STI dan pemindahan moodledata ke storage server Dit.STI menerima surat, dan memberikan surat balasan ke pihak UPT E- learning sebagai bentuk kesediaan untuk memenuhi kebutuhan UPT E- learning. Sekretariat UPT E-learning menerima surat balasan dan menginformasikan data yang diberikan Dit. STI kepada tim Pengembang Platform untuk ditindaklanjuti Staff Pengembang Platform E-learning menentukan waktu maintenance dan memposting berita maintenance sistem di situs UPT E-learning dan Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan mode maintenance sesuai jadwal maintenance yang telah ditentukan
HALAMAN : 18 dari 55 Staff Pengembang Platform E-learning melakukan proses migrasi data pada server yang dikelola Dit.STI Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan system dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Staff Pengembang Platform E-learning menon-aktifkan mode maintenance jika system berjalan sesuai fungsinya C. Notifikasi Sistem Down (Server, PHP, MySQL, Storage) Staff Pengembang Platform E-learning mendapatkan notifikasi sistem down dari sistem monitoring Staff Pengembang Platform E-learning memposting berita maintenance sistem di situs UPT E-learning Staff Pengembang Platform E-learning menghubungi Staff Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi melakukan troubleshooting Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi memberikan surat balasan ke pihak UPT E-learning. Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan system dan melakukan pencatatan sebagai bahan pelaporan Staff Pengembang Platform E-learning memberikan informasi melalui fitur berita bahwa situs Kuliah ITB telah dapat digunakan kembali Pengguna mampu menemukan informasi dan dapat menggunakan kembali situs Kuliah ITB D. Update Sistem (PHP, MySQL, Moodle, Codeigniter) Staff Pengembang Platform e-learning menerima data hasil evaluasi sistem Kuliah ITB di setiap akhir tahun ajaran Staff Pengembang Platform e-learning melakukan perencanaan rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan update sistem Staff Pengembang Platform e-learning melakukan pengembangan sistem pada perangkat local disertai dokumentasi Staff Pengembang Platform e-learning melakukan pengujian terhadap sistem yang dikembangkan
HALAMAN : 19 dari 55 Staff Pengembang Platform e-learning melakukan perbaikan jika terdapat kekurangan Staff Pengembang Platform e-learning menyiapkan konten dan dokumen yang diperlukan (panduan, FAQ, ketentuan penggunaan) Staff Pengembang Platform e-learning mempublish sistem yang telah diupdate E. Migrasi Server Staff Pengembang Platform E-learning memperoleh data yang menunjukkan bahwa server tidak lagi menunjang kebutuhan pengguna Staff Pengembang Platform E-learning mencatat seluruh kebutuhan system E-learning Sekretariat UPT E-learning mengirimkan surat permohonan server tambahan yang dapat dikelola UPT E-learning sesuai kebutuhan system E- learning kepada Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi menyiapkan kebutuhan server sesuai informasi dari UPT E-learning Staff Pengembang Platform E-learning menentukan jadwal migrasi dan memposting berita maintenance system di situs kuliah ITB dan situs UPT E-learning Staff Pengembang Platform E-learning melakukan migrasi data ke server Kuliah ITB yang baru Staff Pengembang Platform E-learning melakukan pengecekan dan set up situs Kuliah ITB dan seluruh LMS yang terintegrasi di dalamnya Staff Pengembang Platform E-learning menginformasikan kepada pengguna bahwa situs Kuliah ITB telah dapat digunakan kembali F. Backup Sistem (Database) Staff Pengembang Platform E-learning menginformasikan jadwal backup sistem pada fitur kalender di seluruh LMS UKA / UKP Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan mode maintenance pada seluruh LMS UKA / UKP sesuai jadwal Pengguna tidak dapat mengakses masing-masing LMS Kuliah ITB dan dapat melihat informasi backup sistem
HALAMAN : 20 dari 55 Staff Pengembang Platform E-learning melakukan backup database seluruh LMS yang terdaftar di sistem Kuliah ITB Staff Pengembang Platform E-learning menonaktifkan kembali mode maintenance pada seluruh LMS UKA / UKP sesuai jadwal yang telah ditetapkan Pengguna dapat mengakses kembali masing-masing LMS UKP / UKA G. Restore Sistem Staff Pengembang Platform E-learning menginformasikan jadwal restore sistem pada fitur kalender dan berita situs di LMS yang bersangkutan Pengguna memperoleh informasi restore sistem pada saat mengakses LMS yang bersangkutan Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan mode maintenance pada LMS UKA / UKP yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan Pengguna tidak dapat mengakses LMS UKA / UKP yang bersangkutan Staff Pengembang Platform E-learning melakukan restore database Staff Pengembang Platform E-learning mengaktifkan kembali mode maintenance pada LMS UKA / UKP sesuai jadwal yang telah ditetapkan Pengguna dapat mengakses kembali LMS UKP / UKA 6. Training Divisi Layanan Pembelajaran UPT E-learning menetapkan pemateri dan jadwal training LMS Administrator sekurang-kurangnya 1 bulan sebelum kegiatan training dilaksanakan Staff Pengembang Platform E-learning menyiapkan publikasi melalui pamflet yang diposting di situs UPT E-learning maupun Kuliah ITB Sekretariat UPT E-learning mengirimkan surat undangan pada seluruh Unit Kerja dengan melampirkan form pendaftaran Unit Kerja Akademik menginformasikan surat undangan kepada dosen dan asisten akademik Peserta pelatihan melakukan pendaftaran dengan melampirkan formulir pendaftaran yang telah di scan
HALAMAN : 21 dari 55 Divisi Layanan Pembelajaran UPT E-learning melakukan pencatatan data peserta training dan mengirimkannya pada staff Pengembang Platform E- learning Staff Pengembang Platform E-learning mempersiapkan akun user untuk para peserta training serta berkoordinasi dengan pemateri dalam menyiapkan modul dan perlengkapan training yang dibutuhkan Staff Pengembang Platform E-learning membagikan akun user dan bertindak sebagai asisten pemateri Staff Pengembang Platform E-learning mempublikasikan kegiatan training di situs UPT E-learning VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Course a. Membuat Mata Kuliah Daring Dosen dapat terkoneksi ke mata kuliah daring yang akan dikelola Dosen dapat melakukan pengelolaan mata kuliah daring Pengguna menemukan mata kuliah daring Pengguna dapat melakukan pembelajaran dengan mata kuliah daring b. Membuka (Enrolment) Mata Kuliah Daring Pengguna dapat terhubung ke halaman mata kuliah daring dengan menginput enrollment key yang ditentukan Dosen tidak mendaftarkan (enroll) mahasiswa satu persatu ke halaman mata kuliah daring c. Mengarsipkan Mata Kuliah Daring Proses pengarsipan mata kuliah daring berjalan lancar Mahasiswa tidak salah enroll mata kuliah daring yang harus diikutinya
HALAMAN : 22 dari 55 Dosen mendapatkan notifikasi pengarsipan mata kuliah daring Tidak terdapat arsip mata kuliah daring di LMS Eksisting Pengguna dapat menemukan Arsip mata kuliah daring di LMS Arsip d. Menghapus Mata Kuliah Daring Proses Penghapusan mata kuliah daring berjalan lancar Dosen mendapatkan notifikasi penghapusan mata kuliah daring Kapasitas Storage Server Kuliah ITB dapat terjaga Pengguna Kuliah ITB tidak dapat menemukan kembali mata kuliah daring pada LMS Arsip Pengguna tidak dapat melihat dan mencari mata kuliah yang sudah dihapus e. Me-reset Mata Kuliah Daring Course hanya terisi data partisipan dan aktifitas pembelajaran pada semester yang akan atau sedang berjalan Dosen tidak menemukan akun, log aktifitas pembelajaran dan data mahasiswa yang mengontrak mata kuliah di semester sebelumnya Dosen dapat membuka mata kuliah untuk semester selanjutnya tanpa harus membuat kembali mata kuliah daring yang baru Proses reset mata kuliah daring berjalan dengan lancar f. Membuat Cohort (Site Level / Category Level) Cohort yang tersedia terkodifikasi dengan baik sesuai ketetapan yang berlaku Penamaan cohort sesuai dengan kodifikasi yang telah ditentukan
HALAMAN : 23 dari 55 Cohort dapat tersinkronisasi dengan grup yang sesuai pada mata kuliah daring yang bersangkutan 2. User b. Mendaftarkan Mahasiswa Perseorangan Kebutuhan mahasiswa dapat teratasi maksimal 24 jam setelah email diterima Data akun mahasiswa mampu terstandarisasi dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku Tidak terdapat duplikasi data akun mahasiswa Mahasiswa dapat login pada LMS Fakultas/Sekolah yang dimaksud c. Menon-aktifkan Akun Mahasiswa Mahasiswa mendapatkan nofikasi sebelum masa berlaku akunnya berakhir Mahasiswa mampu mengkonfirmasi perpanjangan akun di situs Kuliah ITB sebelum waktu yang ditentukan berakhir Mahasiswa dapat menggunakan kembali akun di situs Kuliah ITB d. Menghapus Akun Mahasiswa Mahasiswa mendapatkan nofikasi akunnya tidak dapat digunakan kembali Akun Mahasiswa tidak dapat digunakan kembali untuk mengakses seluruh LMS yang terdaftar di sistem Kuliah ITB e. Mendaftarkan Akun Dosen Kebutuhan Dosen dapat teratasi maksimal 24 jam setelah email diterima
HALAMAN : 24 dari 55 Data akun Dosen mampu terstandarisasi dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku Tidak terdapat duplikasi data akun Dosen Dosen dapat login pada LMS Fakultas/Sekolah yang dimaksud Dosen terdaftar sebagai course creator f. Mendaftarkan Akun Dosen / Asisten Akademik Kebutuhan Asisten Akademik dapat teratasi maksimal 24 jam setelah email diterima Data akun Asisten Akademik mampu terstandarisasi dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku Tidak terdapat duplikasi data akun Asisten Akademik Asisten Akademik dapat login pada LMS Fakultas/Sekolah yang dimaksud g. Menambahkan User ke Cohort (Site Level / Category Level) Akun mahasiswa dapat terdaftar pada kelompok yang sesuai Dosen pengampu mampu mendapatkan data mahasiswa yang telah terkelompok berdasarkan kategori grup yang sesuai pada halaman course yang dikelolanya 3. Plugins Adanya koordinasi yang baik antara Staff Pengembang Platform e- Learning, Staff Layanan Pembelajaran Daring dan Dosen perihal penambahan user ke cohort a. Menambahkan Plugins / Menambah Fitur LMS Plugin yang diinstall memenuhi kebutuhan pengguna Plugin yang diinstall sesuai dengan kapasitas server yang dimiliki
HALAMAN : 25 dari 55 Proses penambahan plugins berjalan lancar Pengguna mendapatkan informasi penambahan plugins Pengguna mendapatkan informasi prosedur penggunaan plugins Pengguna dapat memanfaatkan plugins untuk mendukung proses pembelajaran berbasis E-learning b. Menghapus Plugins Proses penghapusan plugins berjalan lancar Pengguna mendapatkan informasi penghapusan plugins 4. Sistem a. Membuat LMS untuk UKA / UKP Tersedianya server UKA atau UKP yang dapat dikelola UPT E-learning UKA atau UKP dapat memanfaatkan LMS yang disediakan UPT E- learning Proses penambahan LMS bagi UKA / UKP berjalan lancar b. Menghapus LMS untuk UKA / UKP UKA / UKP mampu mendapatkan informasi sebelum LMS dihapus UPT E-learning mampu mengkoordinasi pengelolaan LMS UKA / UKP secara baik c. Membuat Backup Database LMS Proses pembuatan backup database LMS berjalan lancar Mampu memiliki backup database sebagai cadangan LMS eksisting dan dapat digunakan saat pengembangan sistem d. Membuat backup server
HALAMAN : 26 dari 55 Memiliki backup server sebagai cadangan saat server eksisting mengalami trouble dan untuk pengembangan sistem Mampu berkoordinasi dengan baik bersama unit terkait dalam penyediaan server backup Proses pembuatan backup server berjalan lancar 5. Sistem Maintenance a. Mengaktifkan Mode Maintenance Tersedianya informasi maintenance sistem bagi pengguna sebelum dan saat proses maintenance dilakukan Terdapat informasi durasi maintenance b. Notifikasi Hardisk Penuh Penambahan harddisk mampu memfasilitasi kebutuhan storage sistem E- learning Downtime situs Kuliah ITB saat proses maintenance mampu terminimalisir Proses penambahan storage dan pemindahan data berjalan lancar c. Notifikasi Sistem Down (Server, PHP, MySQL, Storage) Downtime situs Kuliah ITB mampu terminimalisir sehingga tidak menghambat proses pembelajaran Tersedianya informasi bagi pengguna Proses maintenance atau trouble shooting berjalan lancar d. Update Sistem (PHP, MySQL, Moodle, Codeigniter) Downtime situs Kuliah ITB mampu terminimalisir sehingga tidak menghambat proses pembelajaran Tersedianya informasi bagi pengguna
HALAMAN : 27 dari 55 Sistem yang baru dapat digunakan dengan baik oleh pengguna Sistem yang baru dapat memberikan banyak kemudahan kepada pengguna e. Migrasi Server Server baru menunjang kebutuhan pengguna Proses migrasi server berjalan lancar Semua fungsi LMS pada server yang baru dapat digunakan sebagaimana mestinya f. Backup Sistem (Database) Proses backup database berjalan lancar Tidak adanya pengguna yang mengakses kuis saat maintenance dilaksanakan Dapat menyimpan backup database terupdate Tersedianya informasi bagi pengguna g. Restore Sistem LMS dapat menggunakan backup database terupdate Proses Restore sistem berjalan lancar Tersedianya informasi bagi pengguna 6. Training Kegiatan training berjalan dengan lancar Ketersediaan sarana pendukung dalam pelaksanaan kegiatan pelatihan Peserta dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari kegiatan training untuk mendukung pengelolaan LMS UKA / UKP
HALAMAN : 28 dari 55 VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP E-learning ITB.
Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Layanan E-learning ITB 1. Course A. Pembuatan Mata Kuliah Daring
B. Membuka (Enrollment) Mata Kuliah Daring
C. Mengarsipkan Mata kuliah Daring
D. Menghapus Mata Kuliah Daring
E. Reset Mata Kuliah Daring
F. Membuat Cohort (Site Level / Category Level)
2. User A. Mendaftarkan Mahasiswa Perseorangan
B. Menon-aktifkan Akun Mahasiswa
C. Menghapus Akun Mahasiswa
D. Mendaftarkan Akun Dosen
E. Mendaftarkan Akun Asisten Akademik
F. Menghapus Akun Dosen/Asisten Akademik
G. Menambahkan User ke Cohort
3. Plugins A. Menambahkan Plugins / Menambah Fitur LMS
B. Menghapus Plugins
4. System A. Membuat LMS untuk Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP)
B. Menghapus LMS untuk Unit Kerja Akademik (UKA) / Unit Kerja Pendukung (UKP)
C. Membuat Backup Database LMS
5. System Maintenance A. Mengaktifkan Mode Maintenance
B. Notifikasi Hardisk Penuh
C. Notifikasi Sistem Down (Server, PHP, MySQL)
D. Update Sistem (PHP, MySQL, Moodle, Codeigniter)
E. Migrasi Server
F. Backup Sistem (Database)
G. Restore Sistem
6. Training