BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Persediaan 2.1.1 Pengertian Persediaan Masalah umum pada suatu model persediaan bersumber dari kejadian yang dihadapi setiap saat dibidang usaha, baik dagang ataupun industri. Kejadian tersebut dapat berupa ketersediaan barang yang overload (melampaui kebutuhan) atau sebaliknya kekurangan barang dalam memenuhi permintaan. Pada dasarnya analisis persediaan berkenaan dengan teknik mendapatkan tingkat persediaan yang optimal dengan menjaga keseimbangan biaya yang tidak terduga. Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang berkait dengan usaha pengendalian barang dalam suatu aktivitas perusahaan. Ciri khas dari model perusahaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin persediaan dengan biaya yang serendah mungkin. Secara umum, persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Persediaan adalah komponen, material, atau produk jadi yang tersedia di tangan, menunggu untuk digunakan atau dijual. Persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Menurut Kusuma (1999) persediaan didifenisikan sebagai bahan atau barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual dalam pada periode mendatang. Persediaan dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk di proses, komponen yang diproses, barang jadi yang di simpan untuk dijual.
8 Menurut Ristono (2009) persediaan adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan bahan baku yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan. Persediaan merupakan sumberdaya yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada saat ini atau masa depan. Salah satu persoalan manajemen yang potensial adalah persediaan. Persediaan terdiri dari empat jenis, yaitu persediaan bahan mentah, persediaan dalam proses, persediaan barang pemeliharaan, dan persediaan barang jadi. Fungsi dari persediaan adalah untuk menjaga keseimbangan permintaan dengan penyediaan bahan baku dan waktu proses diperlukannya persediaan, menghindari inflasi dan perubahan harga, menghindari kekurangan stok karena cuaca, kekurangan pemasok, masalah mutu, dan pengiriman, serta menjaga operasi agar berjalan lancar (Susanto, 2009). Persediaan diterjemahkan dari kata inventory yang merupakan timbunan barang (bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung. 2.1.2 Sistem Persediaan Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi output, dimana untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu. Mekanisme sistem ini adalah pembuatan serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan yang harus diisi, dan beberapa besar pesanan harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya produk jadi, barang dalam proses, komponen, dan bahan
9 baku secara optimal, dalam kuantitas yang optimal, dan pada waktu yang optimal. Kriteria optimal adalah minimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan persediaan. Keputusan dalam pengedalian persediaan tradisional dapat diklasifikasikan kedalam variabel kuantitatif dan variabel kualitatif. Secara kuantitatif, variabel keputusan pada pengendalian sistem persediaan adalah sebagai berikut: 1. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan atau dibuat. 2. Kapan pemesanan atau pembuatan harus dilakukan. 3. Berapa jumlah persediaan pengaman. 4. Bagaimana mengendalikan persediaan. Secara kualitatif, masalah pesediaan berkaitan dengan sistem pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut: 1. Jenis barang apa yang dimiliki. 2. Di mana barang tersebut berada. 3. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan. 4. Siapa saja yang menjadi pemasok masing-masing item. 2.1.3 Penyebab dan Fungsi Persediaan Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut: 1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat di penuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.
10 2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan. 3. Keinginan untuk melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang. Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para pelanggan atau konsumen. yaitu : Menurut Yamit, 1999 Ada empat faktor yang dijadikan fungsi dari persediaan, 1. Faktor waktu Menyangkut lamanya proses produksi atau distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen. 2. Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier Menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen. 3. Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan Disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat dan berbagai aspek lainnya. 4. Faktor ekonomis Adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis.
11 Menurut Rangkuti, 1995 ada tiga fungsi dari persediaan yaitu: 1. Fungsi Decoupling Persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuationstock. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya). 3. Fungsi Antisipasi Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
12 2.1.4 Jenis- Jenis Persediaan Assauri, S (1993) mengemukakan bahwa persediaan dibedakan atau dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk, yaitu: 1. Persediaan bahan baku (Raw materials Stock), yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Barang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts/ komponen stock) yaitu persediaan barang barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock) yaitu persediaan barang barang atau bahan bahan yang diperlukandalam proses produksi atau yang digunakan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya 2.1.5 Komponen-Komponen Biaya Persediaan Masalah utama yang ingin dicapai oleh pengendalian persediaan adalah meminimumkan biaya operasi total perusahaan. Jadi, ada dua keputusan yang perlu diambil dalam hal ini, yaitu : (1) berapa jumlah yang harus dipesan setiap kali pemesanan, dan (2) kapan pemesanan itu harus dilakukan. Dalam menentukan jumlah yang dipesan pada setiap kali pemesanan, pada dasarnya harus dipertemukan dua titik ekstrim yaitu memesan dalam jumlah yang sebesar-besarnya untuk meminimumkan ordering cost, dan memesan dalam jumlah yang sekecil-kecilnya untuk meminimumkan carryng cost. Kedua titik ekstrim ini
13 mempunyai pengaruh yang tidak menguntungkan perusahaan. Hasil yang terbaik akan diperoleh dengan mempertemukan keduanya. Berbagai macam biaya yang perlu diperhitungkan di saat mengevaluasi masalah persediaan. Di antara biaya-biaya tersebut, ada tiga kelompok utama, yaitu : 1. Biaya pemesanan (ordering cost) dan biaya pengadaan (procurement cost) Ordering cost merupakan total biaya pemesanan dan pengadaan bahan sehingga siap untuk dipergunakan atau diproses lebih lanjut. Dengan kata lain, mencakup pula biaya-biaya pengangkutan,pengumpulan, pemilikan, penyusunan, dan penempatan di gudang. Sampai kepada biaya-biaya manajerial dan klerikal yang berhubungan dengan pemesanan sampai penempatan bahan/barang di gudang. Untuk dapat membedakan secara tegas antara kedua macam biaya tersebut (ordering cost dan procurement cost) dapat dilihat dari sifat fixed-variable biaya-biaya yang dikeluarkan pada waktu pemesanan. Seringkali total kedua biaya tersebut bervariasi menurut jumlah barang yang dipesan. Total biaya pemesanan dapat dikelompokan menjadi dua. Pertama, kelompok biaya pemesanan yang bersifat fixed, yang tidak tergantung pada jumlah barang yang dipesan. Kedua, kelompok bidang pemesanan yang bersifat variable, yang tergantung pada jumlah barang yang dipesan. Bagian yang bersifat fixed disebut ordering cost, sedangkan yang bersifat variable disebut procurement cost. Biaya-biaya pemesanan meliputi : 1. Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi 2. Biaya transportasi 3. Biaya telepon 4. Biaya administrasi (biaya surat-menyurat) 5. Biaya pengepakan dan penimbangan 6. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan
14 7. Biaya pengiriman ke gudang 8. Biaya utang lancar, dan sebagainya 2. Biaya penyimpanan (holding cost atau carryng cost) Holding cost atau carryng cost timbul karena perusahaan menyimpan persediaan. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs) terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan perperiode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata rata persediaan semakin tinggi. Biaya- biaya penyimpanan meliputi : 1. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya) 2. Biaya modal (opportunity cost of capital) yaitu alternative pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan) 3. Biaya gudang 4. Biaya penghitungan fisik 5. Biaya asuransi persediaan 6. Biaya pajak persediaan 2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage cost) Shortage cost timbul apabila ada permintaan terhadap barang yang kebetulan sedang tidak tersedia di gudang dan biaya ini timbul akibat tidak terpenuhinya kebutuhan pemesanan. Untuk barang-barang tertentu,pemesan dapat diminta untuk menunda pembeliannya atau dengan kata lain pemesan diminta untuk menunggu. Dalam hal ini shortage cost yang timbul selain biaya ekstra untuk membuat lagi barang yang dipesan, juga berupa berkurangnya kepercayaan pemesan apabila pesanan terlambat dipenuhi. Tetapi, untuk barang kebutuhan sehari-hari pemesan tidak dapat diminta untuk menunda pembeliannya atau diminta untuk back order. Dalam hal ini perusahaan akan kehilangan
15 pelanggan karena ia akan segera mencari barang yang dibutuhkannya di perusahaan lain. Biaya-biaya yang termasuk biaya kehabisan atau kekurangan bahan yaitu : 1. Kehilangan penjualan 2. Kehilangan pelanggan 3. Biaya pemesan khusus 4. Biaya ekspedisi 5. Terganggunya operasi 6. Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial, dan sebagainya. 2.2 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali. Pengendalian persediaan adalah salah satu fungsi manajemen yang dapat dipecahkan dengan menerapkan metode kuantitatif. Konsep ini dapat diterapkan baik untuk industri skala kecil maupun industri skala besar (Rangkuti, 1996). Pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektivitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan. Pengendalian persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan dengan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Sehingga persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang berlebih beresiko menimbulkan kerusakan pada produk dan biaya penyimpanan yang tinggi. Begitu pula sebaliknya apabila terlalu sedikit akan mengganggu kelancaran produksi,oleh karena itu, perlu adanya keseimbangan didalam pengadaan persediaan sehingga dapat menekan biaya-biaya seminimal mungkin serta proses produksi dapat berjalan lancar. Pengendalian
16 pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan (Ristono, 2009). 2.3 ModelEconomic Order Quantity (EOQ) 2.3.1 Pengertian Economic Order Quantity (EOQ) Metode ini diperkenalkan pertama kali oleh Ford Harris dari Westinghouse pada tahun 1915. Metode ini merupakan inspirasi bagi para pakar persediaan untuk mengembangkan metode-metode pengendalian persediaan lainnya. Metode ini dikembangkan atas fakta adanya biaya variabel dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan barang. Jika suatu barang dipesan dari pemasok, berapa pun jumlah barang yang dipesan, biaya pemesanan (telepon, pengiriman, administrasi, dan lain-lain). Besarnya selalu sama. Artinya, biaya pemesanan tidak tergantung pada jumlah pemesanan melainkan pada berapa kali jumlah pemesanan. Jika suatu barang diproduksi, perusahaan harus men set up mesin dan fasilitas produksi lainnya, harus membuat rencana, dan lain-lain yang biaya tersebut tidak akan berbeda untuk jumlah produksi yang berbeda. Fakta lainnya, ada biaya yang berubah jika jumlah unit yang diproduksi atau dipesan berubah. Biaya ini berbanding lurus dengan jumlah yang diproduksi. Termasuk dalam kategori ini adalah harga barang, biaya penyimpanan, biaya penampungan, dan lain-lain. Menurut Gitosudarmo, (2002:101) EOQ merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Untuk memenuhi kebutuhan itu maka dapat diperhitungkan pemenuhan kebutuhan (pembeliannya) yang paling ekonomis yaitu sejumlah barang yang akan dapat diperoleh dengan pembelian dengan menggunakan biaya yang minimal.
17 EOQ adalah jumlah pesanan yang dapat meminimumkan total biaya persediaan, pembelian yang optimal. Untuk mencari berapa total barang yang tetap untuk dibeli dalam setiap kali pembelian untuk menutup kebutuhan selama satu periode (Yamit, 1999) Ada dua keputusan dasar dalam EOQ (Agustian et al, 2014), yaitu: 1. Berapa jumlah bahan baku yang harus dipesan pada saat bahan baku tersebut perlu dibeli kembali (Replenisment Cyle). 2. Kapan perlu dilakukan pembelian kembali (Reorder Point). Metode EOQ klasik memberikan bentuk analisis persediaan paling mendasar. Model ini memberikan sarana untuk menentukan berapa jumlah yang harus dipesan (kuantitas pesanan) dan kapan pemesanan harus dilakukan sehingga biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dapat diminimalisir. Asumsi dasar atas model-model ini adalah bahwa permintaan diketahui dengan pasti dan bersifat konstan (Limansyah, 2011). Dengan demikian, secara matematis biaya total persediaan dapat dinyatakan sebagai berikut: Biaya Total Persediaan = Biaya Pembelian + Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan + Biaya Kekurangan (2.1) Misalkan permintaan akan suatu barang adalah konstan sepanjang waktu dengan tingkat D unit pertahun, biaya yang dikeluarkan ketika sebuah pesanan diajukan adalah P, biaya penyimpanan perunit barang pertahun adalah s, harga beli perunit adalah H, dan tingkat persediaan tertinggi terjadi ketika jumlah pesanan Q unit dikirim.
18 Gambar 2.1 Biaya Persediaan Sumber. (Rangkuti,1995) Karena dalam model persediaan barang EOQ diasumsikan tidak terjadi kekurangan barang dan biaya pembelian tidak berpengaruh seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.1, maka persediaan (2.1) menjadi: Biaya Total Persediaan = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan (2.2) Biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan ketika sebuah pesanan diajukan, sehingga besarnya biaya pemesanan selama setahun adalah = (2.3) Keterangan: : Biaya pembelian : Frekuensi Pemesanan dalam Setahun : Tingkat permintaan (demand) perhorizon waktu perencanaan : Jumlah pemesanan ekonomis
19 Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan barang selama barang tersebut disimpan, sehingga besarnya biaya penyimpanan selama setahun adalah (2.4) Keterangan: : Biaya penyimpanan perunit barang : Rata-rata banyaknya barang yang disimpan : Jumlah pemesanan ekonomis Dengan mensubtitasikan persamaan (2.3) dan (2.4) kedalam persamaan (2.2), maka diperoleh biaya total persediaan untuk model persediaan barang EOQ adalah (2.5) Selanjutnya untuk mencari nilai Q sehingga diperoleh biaya total persediaan yang minimum, maka haruslah. Diperoleh ( ) ( ) (2.6)
20 Jadi agar biaya total persediaan menjadi minimum, maka jumlah pesanan yang harus diajukan perusahaan adalah unit. 2.3.2 Menentukan Jumlah Pemesanan yang Ekonomis (EOQ) Metode EOQ mengasumsikan permintaan secara pasti dengan pemesanan yang dibuat secara konstan serta tidak adanya kekurangan persediaan (Rangkuti, 1995). Adapun asumsi yang harus dipenuhi dalam metode EOQ, yaitu : 1. Tingkat permintaan datang secara konstan, berulang-ulang dan diketahui. 2. Tidak diperbolehkan terjadinya kehabisan persediaan. 3. Bahan yang dipesan dan diproduksi pada satu waktu. 4. Biaya pemesanan setiap unit adalah konstan. 5. Barang yang dipesan tunggal. Tetapi dalam kenyataannya asumsi-asumsi di atas tidak dipenuhi semuanya, karena kondisi dan keadaan yang terkadang bisa terjadi tiba-tiba. Oleh karena itu metode EOQ mengalami pengembangan yang disesuaikan dengan kondisi dan keadaan dari perusahaan itu sendiri. Secara umum, metode EOQ dapat dirumuskan sebagai berikut: ( ) Keterangan: : Biaya setiap kali memesan : tingkat permintaan (demand) perhorizon waktu perencanaan : biaya penyimpanan perhorizon waktu perencanaan
21 2.3.3 Menentukan Jumlah Persediaan pengaman (safety Stock) Persediaan Pengaman (safety Stock) adalah suatu pencegahan terhadap stockout (persediaan habis Di gudang). Faktor-faktor yang mempengaruhi stockout tersebut seperti permintaan yang berubah-ubah. Secara umum dapat dirumuskan sebagai berikut: atau (2.7) Keterangan: : Safety factor yang digunakan oleh perusahaan : Standar deviasi permintaan : Persediaan pengaman 2.3.4Menentukan Saat Pemesanan Kembali (Reorder Point) Salah satu asumsi model EOQ adalah bahwa suatu pemesanan diterima dalam tenggang waktu tidak lama setelah pemesanan barang dilakukan. Apabila antara pemesanan barang dengan datangnya barang yang dipesan tidak selalu sama (tenggang waktunya tidak pasti), maka perlu ditentukan kapan pemesanan kembali barang dilaksanakan agar resiko perusahaan dapat ditekan seminimal mungkin. Dalam menetukan saat pemesanan kembali dapat ditentukan dengan cara sebagai berikut: ( ) (2.8) Keterangan: : Reorder Point : jumlah permintaan (per unit) dalam waktu yang ditentukan
22 : lead Time : persediaan pengaman 2.3.5 Menentukan Persediaan Maksimal Besarnya persediaan maksimal tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut (Fitriani et al, 2014) (2.9) Keterangan: : Maximum inventory : persediaan pengaman : Economic Order Quantity 2.3.6 Menentukan Total Biaya persediaan Dan untuk mendapatkan total biaya persediaan (Rangkuti, 1995) merumuskan : ( ) ( ) (2.10) Keterangan: : Biaya total persediaan : jumlah permintaan (per unit ) dalam waktu yang ditentukan : Economic Order Quantity : biaya pemesanan dalam sekali pemesan dilakukan : Biaya penyimpanan dalam waktu yang ditentukan