1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi saat ini, informasi sangat berperan dalam aspek kehidupan manusia baik secara individu maupun secara organisasi. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen subsistem yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan mengendalikan data sehingga menjadi suatu informasi yang dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sub sistem dari sistem informasi. Krismiaji (2010:4) mengungkapkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoprasikan bisnis. Sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa subsistem, salah satu nya adalah sistem informasi penerimaan kas dan pengeluaran kas. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan yang didalamnya melibatkan bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu sistem untuk mengelola penerimaan kas yang diperoleh dari sumber tertentu. Begitu juga dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang merupakan suatu kesatuan yang didalamnya
2 melibatkan bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu sistem untuk mengelola pengeluaran kas yang digunakan untuk pos pengeluaran tertentu. Menurut PSAK No.2 Tahun 2009 mengungkapkan: Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro (demand deposits). Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan. Sedangkan Soemarso (2005:296) berpendapat bahwa kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. PT Bio Farma (Persero) adalah BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang bergerak dalam bidang usaha yang memproduksi vaksin dan anti sera bagi manusia. Selaku BUMN, PT Bio Farma menjalankan Program Kemitraan dan Program Bina Lingkungan (PKBL) yang merupakan bentuk tanggungjawab sosial perusahaan terhadap lingkungan atau Corporete Sicial Responsibility (CSR). Aktivitas penerimaan kas dari pembayaran cicilan pinjaman merupakan aktivitas yang paling sering terjadi. Disamping aktivitas penerimaan kas, pengeluaran kas yang digunakan untuk program kemitraan dan berbagai kegiatan bina lingkungan seperti pemberian bantuan untuk pembangunan sarana prasarana umum, bencana alam, pelestarian lingkungan juga merupakan aktivitas yang sering terjadi.
3 Program Kemitraan adalah kegiatan pemberian pinjaman kepada usaha kecil dan koperasi maksimal untuk jangka waktu 3 tahun. Usaha kecil dan koperasi yang memperoleh pinjaman disebut mitra binaan. Selama tiga tahun, mitra binaan dapat melakukan pembayaran cicilan setoran pinjaman dengan tiga cara, yaitu pembayaran secara langsung, melalui bank dan melalui penagihan. Ketika mitra binaan melakukan pembayaran secara langsung ke loker pembayaran, pemegang kas menerima uang setoran, melakukan otorisasi slip setoran pembayaran, membuat daftar rekapitulasi, menginput data setoran ke program PKBL, mencatat penerimaan, menyetorkan uang tersebut ke bank dan membuat laporan rekonsiliasi bank ketika rekening koran diterima. Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa dalam sistem penerimaan kas yang diterapkan fungsi kas dan fungsi akuntansi tidak dipisahkan. Permintaan pengeluaran kas kecil masih dilakukan secara lisan kepada (tidak menggunakan dokumen). Selain itu, perusahaan juga belum mempunyai dokumen bukti pengeluaran kas kecil. Selama ini dokumen yang digunakan sebagai bukti pengeluaran kas kecil yang digunakan oleh pemakai kas kecil adalah bukti-bukti pengeluaran kas seperti faktur, kwitansi, bon, dan bukti pendukung lainnya. Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa dalam sistem pengeluaran kas yang diterapkan terlihat tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemegang dana kas kecil. Selama ini semua fungsi tersebut dilaksanakan sepenuhnya oleh pemegang kas.
4 Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membantu perusahaan melakukan analisis lebih dalam mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas Program PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan) PT. Bio Farma (Persero). Adapun judul lengkap dari laporan penelitian ini adalah Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Bio Farma (Persero) 1.2 Identifikasi Masalah Agar penulisan ini terarah sesuai dengan tujuannya maka diperlukan adanya ruang lingkup. Fokus dari penelitian ini adalah menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas Program PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan) pada PT Bio Farma (Persero). Adapun identifikasi masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang diterapkan di PKBL PT Bio Farma (Persero). 2. Bagaimana permasalahan yang dihadapi dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang diterapkan di PKBL PT Bio Farma (Persero). 3. Bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang sesuai untuk diterapkan di PKBL PT Bio Farma (Persero).
5 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang diterapkan di PKBL PT Bio Farma (Persero). 2. Mengetahui bagaimana permasalahan yang dihadapi dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang diterapkan di PKBL PT Bio Farma (Persero). 3. Mengusulkan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang sesuai untuk diterapkan di PKBL PT Bio Farma (Persero). 1.3.2 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk berbagai pihak yang terkait, diantaranya : 1. Bagi Penulis a. Penelitian ini dapat memberikan pengetahuan dan pengalaman bagi penulis mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas. b. Penelitian ini juga dapat dijadikan sebagai wujud pengaplikasian antara teori yang telah didapat selama perkuliahan dengan pelaksanaan teori.
6 2. Bagi Perusahaan Memberikan masukan yang positif kepada perusahaan akan pentingnya sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sebagai alat yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan dan dalam pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. 3. Pengembangan Ilmu Pengetahuan Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi dan pemikiran baru bagi pengembangan ilmu pengetahuan dengan dasar teori yang telah ada sebelumnya. 4. Penelitian Selanjutnya Penelitiann ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan referensi, pemikiran, perbandingan sekaligus sebagai sumber informasi bagi penelitian selanjutnya di bidang yang sama. 1.4 Pendekatan Masalah Menurut Mulyadi (2010:2) sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2013:22) sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non-fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu.
7 Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Krismiaji (2010:16). Menurut PSAK No.2 Tahun 2009 mengungkapkan: Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro (demand deposits). Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan. Krismiaji (2010:4), dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi menuturkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Lebih lanjut Azhar susanto menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi hanya berkaitan dengan fungsi akuntansi dalam mengolah data tentang aktivitas organisasi perusahaan yang bernilai ekonomi. Sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas merupakan sub sistem dari sistem informasi akuntansi. Menurut Mulyadi (2010:455) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sementara itu sistem akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas adalah sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan
8 sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Mulyadi (2010:509). Di era global saat ini, perusahaan dituntut untuk terus bisa bertahan dalam persaingan yang ketat dan berubah secara terus-menerus. Dalam kondisi tersebut, maka perusahaan memerlukan cara baru yang lebih cepat dan dapat dipercaya dalam memperoleh informasi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, sebuah sistem informasi akuntansi harus secara berkelanjutan diperbaharui dan dikembangkan. Pengembangan sistem (system development) merupakan langkahlangkah yang dilakukan untuk membuat atau memodifikasi sistem informasi yang sedang dijalankan oleh suatu organisasi. Menurut Mulyadi (2010:39) mengungkapkan mengenai tiga tahapan utama pengembangan sistem, diantaranya: 1. Analisis sistem (system analysisi). 2. Desain sistem (system design). 3. Implementasi sistem (system implementation). 1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Metode Penelitian Penulis menggunakan metode analisis deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang mendeskripsikan dan menganalisis data-data serta informasi yang diperoleh dari aktivitas yang ada kemudian ditarik kesimpulan. Dengan metode ini penulis dapat mengetahui keadaan
9 sebenarnya dari sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas di PKBL PT Bio Farma (Persero). Kemudian mengajukan usulan perbaikan sistem informasi akuntansi yang sesuai sebagai suatu solusi bagi permasalahan yang dihadapi terkait sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas. 1.5.2 Data Penelitian 1.5.2.1 Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini,yaitu: 1. Data Subjek Data subjek adalah jenis data penelitian yang berupa opini, sikap, pengalaman atau karakteristik dari seseorang atau sekelompok orang yang menjadi subjek penelitian (responden). Dalam penelitian yang dilakukan ini, subjek yang diteliti berupa opini ataupun keterangan dan juga penjelasan-penjelasan yang diperoleh penulis dari bagian terkait mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan. 2. Data Dokumenter Penulis mengambil data dokumenter berupa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan diantaranya, Laporan Rencana Kerja dan
10 Anggaran (RKA), Prosedur Baku, Laporan Manajemen, termasuk struktur organisasi perusahaan dan job description dari masing-masing jabatan terkait. 1.5.2.2 Sumber Data 1. Data Primer Data primer dalam penelitian ini diambil langsunga dari kegiatan wawancara dengan bagian terkait yang ada hubungannya dengan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas, yaitu dengan Kepala Seksi Administrasi dan Pemegang kas. 2. Data Sekunder Data sekunder yang digunakan berasal dari sumber internal dan eksternal. Sumber data internal berasal dari perusahaan, diantaranya Laporan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), Prosedur Baku, Laporan Manajemen, dan semua dokumen dan catatan terkait penerimaan dan pengeluaran kas. Sedangkan sumber data eksternal berasal dari buku teks, studi media elektronik seperti internet melalui situs terkait.
11 1.5.2.3 Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara Wawancara dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada Kepala Seksi Operasional dan Pemegang kas yang dilakukan pada tanggal 31 Mei 2013. 2. Observasi Observasi adalah kegiatan dimana peneliti melibatkan dirinya secara langsung pada situasi yang diteliti dan secara sistematis mengamati berbagai kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Studi Kepustakaan Studi pustaka dilakukan dengan cara memperoleh dan mempelajari data sebagai landasan teori dari buku-buku referensi dan catatan dari berbagai literatur yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini. 1.5.3 Metode Pengolahan dan Analisis Data Alat analisis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metodologi pengembangan sistem akuntansi tahap pertama, yaitu analisis sistem. Hasil dari analisis akan diterjemahkan dalam bentuk flowchart dan usulan perbaikan sistem.
12 1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL), PT Bio Farma (Persero) yang beralamat di Jalan Pasteur No.28 Bandung. Sedangkan waktu penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah pada bulan Mei sampai dengan bulan Juni 2013.