RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRAKERIN (Studi Kasus : Puncak Pass Resort)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRAKERIN (Studi Kasus : Puncak Pass Resort) Silvia Rizka Febriyanti 1, Lusi Melian 2 Program Studi Sistem Informasi, FTIK, UNIKOM 1 rizka91@gmail.com, 2 lusimelian@yahoo.com Abstrak Praktek kerja industri (prakerin) adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengimplementasikan materi yang diperoleh di sekolah atau di bangku kuliah, dengan cara melaksanakan praktek pembelajaran dan pelatihan di dunia usaha yang sesuai dengan bidang yang dipelajari siswa/mahasiswa tersebut. Puncak Pass Resort sebagai resort terbesar dengan fasilitas terlengkap di kota Cianjur, sering menjadi sasaran bagi siswa/mahasiswa untuk melaksanakan prakerin. Beberapa departemen yang dapat dijadikan prakerin adalah Departemen Front Office, Departemen House Keeping, Departemen Food & Beverage Product, dan Departemen Food & Beverage Service. Pelaksanaan prakerin mulai dari pendaftaran, penerimaan, penjadwalan, penyerahan laporan akhir, sampai dengan penilaian belum terkomputerisasi dengan baik. Pembangunan sistem informasi prakerin sangat dibutuhkan di Puncak Pass Resort dalam mengelola data prakerin. Dalam penelitian ini, metode pengembangan sistem menggunakan metode prototype, sedangkan metode pendekatan sistem menggunakan berorientasi objek. Sistem informasi prakerin dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP CodeIgniter, Netbeans 7.3 dan WampServer dengan database MySql. Bagi pihak sekolah, sistem informasi ini dapat memberikan informasi mengenai Puncak Pass Resort, persyaratan dan prosedur pengajuan prakerin dan penyerahan laporan prakerin melalui media internet. Adapun bagi pihak Puncak Pass Resort, sistem informasi ini mempermudah pengelolaan data peserta prakerin baik dari segi penerimaan, penjadwalan, absensi maupun penilaian. Kata kunci : praktek kerja industri, sistem informasi, internet, Puncak Pass Resort 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakan Masalah Kegiatan praktek kerja industri atau biasa disingkat prakerin merupakan sarana bagi siswa/mahasiswa dalam hal pengalaman kerja dengan mempraktekkan teori yang didapat di bangku sekolah/kuliah. Kegiatan prakerin bertujuan memberikan keterampilan dan pandangan kepada siswa mengenai bagaimana bekerja di lapangan yang sesuai dengan bidangnya. Bahwa apa yang telah dipelajari di bangku sekolah perlu juga memperhatikan kemampuan kerjasama, beradaptasi, komunikasi, tanggung jawab dan lain-lain. Puncak Pass Resort yang beralamat di Jalan Raya Puncak km 90 PO.Box 18 Sindanglaya, Cianjur 43253 merupakan salah satu sasaran yang sering dijadikan tempat pelaksanaan prakerin, baik siswa dari dalam maupun luar kota Cianjur. Beberapa departemen yang dijadikan tempat prakerin, diantaranya departemen Front Office, departemen House Keeping, departemen Food & Beverage Product dan departemen Food & Beverage Service. 49 Proses prakerin yang berjalan saat ini di Puncak Pass Resort yaitu diawali dengan pengiriman surat pengajuan prakerin dari guru pembimbing di sekolah kepada HRD Manager. HRD Manager akan memeriksa apakah siswa-siswa yang diajukan dapat diterima prakerin atau tidak. Pemeriksaan meliputi ketersediaan quota di departemen yang dituju, tanggal pelaksanaan prakerin, dan ketersediaan guru pembimbing lapangan pada departemen yang dituju. Selanjutnya, HRD Manager mengirimkan surat balasan mengenai diterima atau tidaknya siswa melaksanakan prakerin di Puncak Pass Resort. Setelah proses prakerin selesai dilaksanakan, peserta pun diwajibkan untuk menyerahkan laporan hasil prakerin kepada pembimbing lapangan Puncak Pass Resort. Sebaliknya, pembimbing lapangan menyerahkan nilai prakerin ke pihak sekolah. Pengelolaan data prakerin belum terkomputerisasi dengan baik. Baik dalam proses pendaftaran prakerin, absensi pelaksanaan prakerin, penyerahan laporan akhir, maupun pengolahan nilai. Sistem informasi prakerin dibutuhkan bagi pihak Puncak Pass Resort untuk memudahkan

proses penerimaan dan penjadwalan siswa prakerin, pemantauan absensi siswa prakerin, dan pengolahan nilai prakerin. Begitu juga bagi pihak sekolah, sistem informasi prakerin berbasis web bermanfaat untuk memberikan informasi mengenai prosedur pelaksanaan prakerin dan penyerahan laporan akhir. 1.2. Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian sebelumnya, maka penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut a. Keterlambatan pengiriman surat balasan oleh HRD Manager disebabkan sulitnya menyesuaikan pengajuan prakerin dengan quota departemen yang dituju, jadwal pelaksanaan, dan ketersediaan guru pembimbing lapangan. b. Absensi kehadiran siswa prakerin sulit untuk dipantau baik oleh guru pembimbing sekolah, maupun guru pembimbing lapangan jika berhalangan hadir di Puncak Pass Resort. c. Tidak jarang siswa tidak menyerahkan laporan akhir prakerin setelah selesai melaksanakan prakerin yang menyebabkan terlambatnya proses penyerahan nilai. 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan uraian masalah di atas, tujuan dilaksanakan penelitian ini adalah untuk : a. Menganalisa sistem pengajuan prakerin yang saat ini berjalan di Puncak Pass Resort. b. Merancang dan membangun sistem informasi prakerin berbasis web yang memudahkan bagi pihak sekolah dalam mengajukan permohonan prakerin dan membantu Puncak Pass Resort dalam mengelola data prakerin. c. Menguji dan mengimplementasikan sistem informasi prakerin berbasis web di Puncak Pass Resort. 2. Dasar Teori 2.1. Pengertian Sistem Informasi Dikutip dari buku Al-Bahra (2005), sistem informasi dapat di definisikan sebagai berikut: 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / atau untuk mengendalikan organisasi. 3. Suatusistemdalamorganisasiyang mempertemukankebutuhanpengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2. Pengertian Prakerin Prakerin (Praktek Kerja Industri) adalah kegiatan pendidikan, pelatihan dan pembelajaran 50 yang dilaksanakan didunia usaha atau dunia industri yang relevan dengan kompetensi (kemampuan) siswa sesuai bidangnya. Dalam pelaksanaannya dilakukan dengan prosedur tertentu, bagi siswa yang bertujuan untuk magang disuatu tempat kerja, baik dunia usaha maupun didunia industri setidaknya sudah memiliki kemampuan dasar sesuai bidang yang digelutinya atau sudah mendapatkan bekal dari pembimbing di sekolah untuk memiliki ilmu-ilmu dasar yang akan diterapkan dalam dunia usaha atau dunia industri. (http://www.tkjclub.net/tkj/index.php?option=com_c ontent&view=article&id=63&itemid=77) 2.3. Pemrograman Web Menurut Simarmata (2010) Web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server Web Internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks. Web dapat diakses oleh perangkat lunak client Web yang disebut browser. Browser membaca halaman-halaman Web yang tersimpan dalam server Web melalui protocol yang disebut HTTP (Hypertext Transfer Protocol). 3. Metode Penelitian Perancangan penelitian ini dikembangkan dengan menggunakan model proses prototype. Model proses prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai (user). Identifikasi Kebutuhan Pemakai Membuat Prototype Menguji Prototype Memperbaiki Prototype Mengembangkan Versi Produksi Pengembang dan pemakai bertemu Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem Pengembang mulai membuat prototype Pemakai menguji prototype dan memberikan kritikan atau saran Pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai Pengembang merampungkan sistem sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai Gambar 1. Mekanisme Sistem dengan Pengembangan Prototype

Adapun metode pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah metode berorientasi objek atau object oriented. Menurut Bambang Hariyanto (2004), pendekatan berorientasi objek adalah cara memandang persoalan menggunakan model-model yang diorganisasikan seputar konsep objek yang mengkombinasikan struktur data dan perilaku suatu entitas. Pada pendekatan ini, organisasi perangkat lunak adalah sebagai kumpulan objek diskrit yang saling bekerja sama, berkomunikasi dan berinteraksi menuju sasaran tertentu. 4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Analisa Sistem Prakerin yang Berjalan di Puncak Pass Resort Analisa mengenai bagaimana sistem prakerin yang berjalan di Puncak Pass Resort bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Berikut adalah prosedur pelaksanaan prakerin di Puncak Pass Resort : 1. Instansi (sekolah maupun perguruan tinggi) mengajukan surat pengajuan prakerin ke HRD Puncak Pass Resort. Dalam satu surat pengajuan bisa terdapat beberapa calon peserta prakerin. 2. Kemudian HRD Puncak Pass Resort mengecek quota di departemen yang dituju apakah masih kosong atau sudah penuh disesuaikan dengan tanggal mulai dan akhir prakerin. Jika kosong maka akan ditempatkan pada departemen tersebut dan dibagikan pembimbing. Kemudian dibuatkan surat balasan diterima. Jika quota sudah penuh, maka akan dibuatkan surat balasan penolakan. 3. Peserta Prakerin yang diterima harus melengkapi persyaratan yang tercantum pada surat balasan. 4. Pada saat pelaksanaan prakerin, peserta mengisi absensi mengenai kehadirannya. 5. Di akhir praktek kerja, peserta menyerahkan laporan hasil praktek kerja. 6. Pembimbing Puncak Pass memberikan penilaian hasil praktek kerja industri. Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Prakerin yang Sedang Berjalan Evaluasi terhadap sistem yang berjalan yaitu pengiriman surat pengajuan prakerin yang harus menggunakan media pos atau datang langsung ke Puncak Pass Resort dan proses penerimaan menyebabkan lamanya proses pengiriman surat balasan mengenai apakah calon peserta prakerin diterima atau tidak. Selain itu, absensi yang dilakukan secara manual menyebabkan kurang efektifnya pemantauan pelaksanaan prakerin. Terakhir, saat prakerin selesai dilaksanakan, peserta yang berada di luar kota Cianjur sering kali kesulitan menyerahkan laporan akhir prakerin yang menyebabkan terhambatnya proses penilaian oleh guru pembimbing lapangan. 4.2. Gambaran Umum Sistem Informasi Prakerin Berbasis Web yang Diusulkan a. Use Case Diagram yang Diusulkan Berdasarkan analisa pada bagian sebelumnya, maka diusulkan membangun sistem informasi prakerin berbasis web, dengan tujuan memudahkan pihak instansi dalam pengiriman surat pengajuan prakerin, memudahkan pihak HRD dalam proses penerimaan sehingga surat balasan dapat segera dikirimkan, pemantauan absensi dapat dilakukan dimanapun, dan memudahkan peserta prakerin mengirimkan laporan akhir dimanapun sehingga penilaian dapat segera dilakukan oleh pembimbing lapangan. Selain itu, sistem informasi prakerin berbasis web pun dapat memberikan informasi mengenai prosedur pelaksanaan prakerin secara umum. Pengunjung Informasi Puncak Pass Registrasi Login Pengajuan System Admin Guru Pembimbing Penerimaan System Instansi Pengajuan Mahasiswa Absensi Penyerahan Laporan Guru Pembimbing Penerimaan HRD Penilaian Pembimbing Puncak Pass Absensi Instansi Cetak Laporan Mahasiswa Penyerahan Laporan Pembimbing Puncak Pass Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Informasi Prakerin Berbasis Web yang Diusulkan Penilaian b. Perancangan Arsitektur Jaringan 51

Domain Berikut gambaran umum jaringan yang akan diterapkan. Sistem informasi ini dapat diakses oleh pengunjung/instansi, pembimbing lapangan pada tiap departemen di Puncak Pass Resort, dan HRD Puncak Pass Resort sebagai admin. PePembibimbingbing PuncakPuncak PassPass InternetInternet Webeb ServerServer PengunjungPengunjung // InstansiInstansi Addminin Gambar 4. Perancangan Arsitektur Jaringan 4.3. Pengujian Sistem Informasi Prakerin Berbasis Web di Puncak Pass Resort Sebelum sistem informasi ini diimplementasikan, terlebih dahulu dilakukan proses pengujian menggunakan metode black box. Pengujian dengan metode black box difokuskan pada syarat-syarat fungsional perangkat lunak yang dibuat. Pengujian yang dilakukan pada sistem informasi prakerin ini menggunakan data uji inputan data yang dilakukan oleh pengguna sistem, dalam hal ini adalah instansi, pembimbing lapangan dan admin. Berikut ini adalah garis besar pengujian yang dilakukan : Gambar 5. Halaman Utama b. Form Registrasi dan Tambah Data Pengajuan Form registrasi digunakan oleh instansi untuk melakukan pengajuan peserta prakerin, sebelumnya instansi harus mempunyai akun dengan melakukan pendaftaran. Tabel 1. Pengujian Kelas Uji Butir Uji Jenis Pengujian Login Hak akses Black box pada instansi, pembimbing puncak pass dan admin Pendaftaran Input data Black box instansi Tambah Input data Black box Pengajuan pengajuan prakerin Kirim Laporan Upload Black box laporan Penilaian Input data nilai Black box Gambar 6. Form Registrasi Selanjutnya, pembimbing sekolah dapat mengajukan beberapa siswa untuk melakukan prakerin pada departemen yang dituju, serta waktu mulai dan selesai pelaksanaan prakerin. Up load surat pengajuan prakerin dengan cara meng klik tombol simpan pada form tambah data pengajuan. 4.4. Implementasi Sistem Informasi Prakerin di Puncak Pass Resort Setelah dilakukan pengujian, maka sistem informasi prakerin diimplementasikan sesuai dengan hak akses instansi, pembimbing lapangan dan admin. a. Halaman Utama Merupakan tampilan awal ketika membuka website yang terdapat menu-menu mengenai informasi Puncak Pass Resort. 52

Gambar 7. Form Tambah Data Pengajuan c. Form Data Pengajuan Surat pengajuan diterima oleh HRD sebagai admin dengan membuka form data pengajuan. Gambar 10. Form Penerimaan Gambar 8. Form Data Pengajuan e. Form Data Absensi Form data absensi dapat diakses oleh pembimbing lapangan di Puncak Pass Resort yang berfungsi untuk memberikan status mengenai kehadiran peserta prakerin. Pengecekan jumlah kuota yang tersedia pada departemen yang dituju dilakukan secara otomatis. Selanjutnya admin menggunakan form data pengajuan detail untuk memberikan pembimbing lapangan dan meng klik tombol simpan untuk mengirimkan surat balasan peserta prakerin diterima atau ditolak. Gambar 11. Form Data Absensi f. Form Kirim Laporan Peserta prakerin diwajibkan mengirimkan laporan hasil kerja praktek jika prakerin telah selesai dilaksanakan. Penilaian tidak dapat dilakukan oleh pembimbing lapangan jika laporan akhir belum dikirimkan. Laporan akhir dikirimkan peserta prakerin pada form kirim laporan. Gambar 9. Form Data Pengajuan Detail d. Form Penerimaan Pihak instansi dapat melihat status penerimaan peserta prakerin diterima atau ditolak pada form penerimaan. Apabila statusnya diterima maka dapat men download surat balasan. Tombol lihat absensi aktif sesuai dengan tanggal mulai dan selesai pelaksanaan prakerin. 53 Gambar 12. Form Kirim Laporan g. Form Penilaian Pembimbing lapangan memberikan nilai jika peserta sudah mengirim laporan akhir.

Administrator dapat mencetak laporan dari seluruh kegiatan praktek kerja industri pada form cetak laporan. Gambar 16. Form Cetak Laporan Gambar 13. Form Penilaian h. Daftar Absensi dan Nilai Berikut adalah absensi dan nilai kerja praktek yang dapat diunduh oleh peserta prakerin. Gambar 14. Daftar Absensi 5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan penulis secara bertahap dengan menggunakan metode pendekatan berbasis objek dan pengembangan sistem metode prototype, sehingga menghasilkan sistem informasi prakerin berbasis web, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa : 1. Sistem informasi prakerin memudahkan instansi (sekolah maupun perguruan tinggi) dalam mengajukan calon peserta praktek kerja industri melalui media internet tanpa harus datang langsung ke Puncak Pass Resort. 2. Sistem informasi prakerin membantu bagian HRD Puncak Pass Resort sebagai admin dalam mengelola data prakerin yaitu proses penempatan dan pembagian pembimbing lapangan, serta pengiriman surat balasan secara online. 3. Sistem informasi prakerin memudahkan pembimbing lapangan tiap departemen dalam mengisi absensi dan menginputkan nilai prakerin. 4. Sistem informasi prakerin memudahkan peserta menyerahkan laporan hasil kerja praktek tanpa harus datang langsung ke Puncak Pass Resort. 5.2. Saran Sistem informasi prakerin ini dapat dikembangkan dengan menambah fitur forum diskusi untuk memudahkan interaksi antara peserta prakerin, pembimbing lapangan dan admin secara online. i. Form Cetak Laporan Gambar 15. Nilai Prakerin Daftar Pustaka Hariyanto, Bambang. (2004): Rekayasa Sistem Berorientasi Objek, Bandung, Informatika Kadir, Abdul & Triwahyuni, Terra, Ch. (2005): Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta, ANDI Ladjamudin, Al Bahra, bin. (2005): Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Graha Ilmu 54

Simarmata, Janner. (2010): Rekayasa Web, Yogyakarta, ANDI (http://www.tkjclub.net/tkj/index.php?option=com_c ontent&view=article&id=63&itemid=77) 55