SALINAN WALIKOTA BATU PERATURAN WALIKOTA BATU NOMOR 50 TAHUN 2013 TENTANG PENJABARAN TUGAS DAN FUNGSI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA BATU DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALIKOTAA BATU, Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 29 Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, dan Lembaga Teknis Daerah Kota Batu, perlu menetapkan Peraturan Walikota Batu tentang Pejabaran Tugas dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu; Mengingat : 1. Undang-Undangg Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undangg Nomor 43 Tahun 19999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Nomor 3851); 3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2001 tentang Pembentukkan Kota Batu (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2001 Nomor 91, Nomor 4118); 4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Nomor 4286); 5. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Nomor 4355); 6. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400); 7. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Hal 2 dari 14 Hlm
Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 8. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Nomor 4438); 9. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4774); 10. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 11. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 12. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614); 13. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Nomor 4737); 14. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Hal 3 dari 14 Hlm
Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Nomor 4741); 15. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890); 16. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 123, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5165); 17. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Nomor 5286); 18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah; 19. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 8 Tahun 2011 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah; 20. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; 21. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 3 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Daerah Kota Batu; 22. Peraturan Daerah Kota Batu Nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Kota Batu; Hal 4 dari 14 Hlm
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA BATU TENTANG PENJABARAN TUGAS DAN FUNGSI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA BATU. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Daerah Kota Batu. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Batu. 3. Pemerintahan Daerah adalah Pemerintahan Daerah Kota Batu yang terdiri dari Kepala Daerah sebagai unsur Eksekutif dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sebagai unsur Legislatif yang di dalam pelaksanaan tugasnya selalu mencerminkan kemitraan. 4. Walikota adalah Walikota Batu. 5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Walikota dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan. 6. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Batu. 7. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Batu. 8. Kantor adalah Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. 9. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. 10. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat APBD adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Batu. Hal 5 dari 14 Hlm
11. Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. 12. Bahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. 13. Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. 14. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. 15. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan. 16. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 17. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 18. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi Hal 6 dari 14 Hlm
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan. 19. Arsip In Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 20. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 21. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan; 22. Akuisisi arsip adalah proses penambahan khanasah arsip statis pada Lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan; 23. Lembaga Kearsipan adalah Lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis danpembinaan kearsipan. 24. Pencipta Arsip adalah Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. 25. Jadwal Retensi Arsip yang selanjunya disingkat JRA adalah Daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Hal 7 dari 14 Hlm
BAB II PENJABARAN TUGAS DAN FUNGSI Bagian Kesatu Kepala Kantor Pasal 2 Kepala Kantor mempunyai tugas merencanakan, merumuskan kebijakan, membina administrasi dan teknis, mengkoordinasikan, mengendalikan, serta mengevaluasi penyelenggaraan program dan kegiatan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Pasal 3 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Kepala Kantor menyelenggarakan fungsi: a. perumusan rencana strategis dan rencana kerja penyelenggaraan perpustakan, kearsipan, dan pengembangan; b. perumusan dan penetapan pedoman teknis pelaksanaan penyelenggaraan perpustakan, kearsipan, dan pengembangan; c. pengembangan kapasitas perpustakaan dalam rangka peningkatan potensi pustakawan, pemustaka, dan arsiparis beserta sarana dan prasarana pendukung; d. pengendalian dan Pengawasan terhadap pelayananan perpustakaan dan kearsipan; e. pembinaan di bidang perpustakaan, kearsipan, dan pengembangan; f. pelaksanaan koordinasi dan kerjasama fasilitasi bidang perpustakaan dan kearsipan dengan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah daerah dan instansi terkait; g. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan perpustakaan, kearsipan, dan pengembangan; dan Hal 8 dari 14 Hlm
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bagian Kedua Sub Bagian Tata Usaha Pasal 4 (1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaporan program dan kegiatan, ketatalaksanaan, ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kehumasan, kerumahtanggaan, perpustakaan, dan kearsipan. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja), Rencana Kerja Anggaran (RKA), dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA); b. pengelolaan administrasi umum, ketatalaksanaan, kearsipan, perpustakaan, kehumasan dan keprotokolan, rumah tangga, dan perlengkapan kantor; c. pengelolaan administrasi kepegawaian; d. pengelolaan administrasi keuangan; e. pengelolaan inventarisasi barang milik daerah; f. pengelolaan data informasi perkembangan pelayanan publik secara berkala melalui web site Pemerintah Daerah; g. penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Kantor; dan h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. Hal 9 dari 14 Hlm
Bagian Ketiga Seksi Perpustakaan Pasal 5 (1) Seksi Perpustakaan mempunyai tugas merencanakan, mengelola, membina, mengendalikan, dan mengevaluasi pelayanan perpustakaan. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan rencana kerja dan program kegiatan Seksi; b. pendataan dan pemetaan informasi potensi sarana dan prasarana perpustakaan; c. pengelolaan teknis dan administrasi sarana dan prasarana perpustakaan; d. pelaksanaan pelayanan perpustakaan umum, perpustakaan keliling, perpustakaan online, dan perpustakaan sistem paket; e. pengelolaan teknis dan administrasi penilaian kreditasi dan standarisasi semua jenis perpustakaan; f. pelaksanaan pendataan dan penambahan koleksi perpustakaan; g. pengelolaan teknis dan administrasi promosi perpustakaan, pemeliharaan, pelestarian bahan perpustakaan, dan koleksi perpustakaan; h. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan seksi; dan i. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. Hal 10 dari 14 Hlm
Bagian Keempat Seksi Kearsipan Pasal 6 (1) Seksi Kearsipan mempunyai tugas merencanakan, mengelola, membina, mengendalikan, dan mengevaluasi pelayanan administrasi kearsipan. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Kearsipan menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan rencana kerja dan program kegiatan seksi; b. pendataan dan pemetaan informasi potensi tata kelola arsip pada Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Desa/Kelurahan; c. pembinaan teknis dan monitoring tata kelola kearsipan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Desa/Kelurahan; d. pengelolaan teknis dan administrasi pengendalian arsip In-Aktif dan Arsip Statis; e. pengelolaan teknis dan administrasi pemusnahan arsip kota; f. pelaksanaan pendokumentasian arsip/dokumen daerah; g. pengelolaan teknis dan administrasi akuisisi arsip; g. pelaksanaan bantuan penanganan arsip pasca bencana; h. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan seksi; dan i. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bagian Kelima Seksi Pengembangan Pasal 7 (1) Seksi Pengembangan mempunyai tugas merencanakan, mengembangkan, mengendalikan, mengevaluasi manajemen sumber daya manusia, Hal 11 dari 14 Hlm
sarana prasarana, dan tata kelola perpustakaan dan kearsipan; (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pengembangan menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan rencana kerja dan program kegiatan Seksi; b. pendataan dan pemetaan potensi pustakawan, pemustaka, arsiparis, dan sarana prasarana perpustakaan dan kearsipan; c. penyusunan pedoman teknis Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) pola pengelolaan perpustakaan dan kearsipan; d. penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM); e. pelaksanaan pengembangan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan; f. pembinaan pustakawan, pemustaka, arsiparis, dan manajemen bidang perpustakaan dan kearsipan; g. pembinaan teknis pengembangan minat baca masyarakat; h. pelayanan pengaduan masyarakat dan inventarisasi permasalahan perpustakaan dan kearsipan; i. pengembangan sistem informasi pengelolaan perpustakaan dan kearsipan; j. pelaksanaan teknis pengembangan jaringan perpustakaan; k. pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan Seksi; dan l. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya. BAB III TATA KERJA Pasal 8 (1) Dalam melaksanakan tugas, Kepala Kantor bertanggung jawab langsung kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Hal 12 dari 14 Hlm
(2) Apabila Kepala Kantor berhalangan di dalam menjalankan tugas, Kepala Kantor dapat menunjuk Kepala Sub Bagian atau salah satu Kepala Seksi untuk mewakilinya. (3) Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. (4) Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Kantor. (5) Hubungan tata kerja antara Kepala Kantor dengan bawahan atau sebaliknya secara administratif dilakukan melalui Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Pasal 9 (1) Kepala Kantor berkewajiban melaksanakan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi baik dalam lingkungan Kantor maupun dengan instansi terkait lainnya. (2) Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi harus melaksanakan prinsip-prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi sesuai dengan lingkup tugas masing-masing. (3) Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian, dan Kepala Seksi masing-masing bertanggung jawab memberikan bimbingan, pembinaan, dan pengawasan kepada bawahannya serta melaporkan hasil pelaksanaan tugas menurut jenjang jabatan masing-masing. BAB IV KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 10 Ketentuan lebih lanjut mengenai teknis pelaksanaan Peraturan Walikota ini diatur dengan Peraturan Kepala Kantor. Hal 13 dari 14 Hlm
Pasal 11 Pada saat Peraturan Walikota ini mulai berlaku, Peraturan Walikota Batu Nomor 71 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi (Berita Daerah Kota Batu Tahun 2008 Nomor 18/D), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 12 Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Batu. Ditetapkan di Batu pada tanggal 27 September 2013 WALIKOTA BATU, ttd EDDY RUMPOKO Diundangkan di Batu pada tanggal 27 September 2013 SEKRETARIS DAERAH KOTA BATU, ttd WIDODO BERITA DAERAH KOTA BATU TAHUN 2013 NOMOR 23/D Hal 14 dari 14 Hlm