BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kegiatan operasi merupakan kegiatan menciptakan barang dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan kepada konsumen, dan merupakan salah satu fungsi utama perusahaan. Fungsi utama lainnya adalah pemasaran dan keuangan. Pemasaran berfungsi mencari dan mengembangkan permintaan atas produk yang ditawarkan perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan atau calon pelanggan. Keuangan berfungsi untuk mendapatkan sumber dana bagi kegiatan perusahaan dan mengelolanya sebaik mungkin. Ketiga fungsi utama dalam kegiatan perusahaan ini berhubungan satu sama lain dan saling tergantung dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Kegiatan operasi, salah satu fungsi utama dalam perusahaan, juga berinteraksi dengan semua fungsi-fungsi lainnya dalam perusahaan seperti teknik, teknologi informasi, personalia, akuntansi, dan hukum. Melalui kegiatan operasi, segala sumber daya masukan perusahaan diintegrasikan untuk menghasilkan keluaran yang memiliki nilai tambah. Produk yang dihasilkan dapat berupa barang akhir, barang setengah jadi, atau jasa. Manajemen adalah tindakan untuk mencapai tujuan yang dilakukan dengan mengkoordinasi kegiatan orang lain, fungsi-fungsi, atau kegiatan-kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan, staffing, koordinasi, pengarahan dan pengawasan (Subagyo, 2000). Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan (parts) yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses produksi, serta barang jadi/ 1
produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu (Assauri, 2004). Menurut Arthur J. Keown, David F. Scott, John D. Martin dan J. Willian Petty (2000), menerangkan bahwa : Manajemen persediaan adalah pengontrolan asset digunakan dalam proses produksi atau diproduksi dijual dengan jalan normal dalam operasi perusahaan. Pentingnya manajemen persediaan bagi perusahaan tergantung pada besarnya investasi persediaan. Pengendalian tingkat persediaan bertujuan mencapai efisiensi dan efektivitas optimal dalam penyediaan bahan baku. Dalam pengadaan dan penyimpanan bahan baku diperlukan biaya besar, baik itu untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Biaya penyimpanan ini setiap tahun pada umumnya mencapai sekitar 20 persen sampai 40 persen dari harga barang (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). Oleh karena itu, perlu ditempuh strategi atau manajemen tertentu yang bertujuan menjaga agar tingkat persediaan barang dapat ditekan seminimal mungkin, namun di lain pihak harus diusahakan agar penjualan dan operasi perusahaan tidak terganggu. Dalam suatu perusahaan, terdapat kegiatan manajemen persediaan (inventory control), yaitu kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sehingga kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan persediaan dapat ditekan secara optimal. Hal ini bertujuan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas optimal dalam penyediaan material, karena ketidakcermatan dalam data barang persediaan dapat berakibat merugikan bagi perusahaan. Persediaan barang membawa biaya persediaan atau inventory carrying cost yang sangat tinggi, dan perhitungan yang salah akan 2
berakibat barang bertumpuk terlalu lama di gudang sehingga dapat menimbulkan kerusakan atau barang. Salah satu faktor yang mendukung kelancaran proses produksi adalah tersedianya bahan baku dalam jumlah dan waktu yang tepat. Oleh karena itu untuk menunjang kelancaran produksi dan distribusi perlu dilakukan perencanaan dan pengendalian terhadap persediaan bahan baku. Suatu perusahaan harus secara berkala melakukan pengontrolan tingkat persediaan bahan baku dan melakukan pemesanan jika persediaan diperkirakan hampir habis. Untuk memperoleh persediaan bahan baku yang optimal maka perlu dilakukan evaluasi terhadap performansi sistem persediaan saat ini sehingga dapat dilakukan perencanaan kebutuhan bahan baku yang optimal, dan minimasi biaya persediaan dapat dilakukan. Bahan baku merupakan faktor utama di dalam perusahaan untuk menunjang kelancaran proses produksi, baik dalam perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Adanya persediaan bahan baku yang terlalu besar dibandingkan kebutuhan perusahaan akan menambah beban bunga, biaya pemeliharaan dan penyimpanan dalam gudang, serta kemungkinan terjadinya penyusutan dan kualitas yang tidak bisa dipertahankan, sehingga semuanya ini akan mengurangi keuntungan perusahaan. Demikian pula sebaliknya, persediaan bahan baku yang terlalu kecil dalam perusahaan akan mengakibatkan kemacetan dalam produksi, sehingga perusahaan akan mengalami kerugian juga. Indonesia merupakan negara berkembang yang sedang gencar melaksanakan pembangunan. Hal ini dapat dilihat dari rencana pemerintah untuk percepatan dan perluasan pembangunan nasional 2011-2015. Disamping itu, industri perumahan di Indonesia juga semakin meningkat seiring dengan pertumbuhan penduduk. 3
Kedua kondisi tersebut akan mempengaruhi kebutuhan semen di Indonesia. Pembangunan membutuhkan ketersediaan bahan-bahan bangunan, salah satunya adalah semen. Semen merupakan bahan yang sangat penting dalam proses pembangunan. Semen berfungsi sebagai bahan perekat untuk kerikil, pasir, batubata dan material sejenis lainnya yang digunakan dalam proses pembangunan. Hal ini menyebabkan kebutuhan semen akan semakin meningkat. Oleh karena itu, ketersediaan semen yang tepat waktu, jenis, jumlah, mutu, lokasi, dan harga merupakan hal yang harus diperhatikan Toko Besi Wahyu Jaya sebagai salah satu penyedia semen di Kota Temanggung. Untuk menghadapi persaingan dalam kegiatan usaha, Toko Besi Wahyu Jaya perlu menciptakan keunggulan kompetitif. Salah satunya melalui manajemen produksi dan persediaan yang optimal, yaitu melalui pengendalian persediaan semen. Perubahan permintaan konsumen terhadap baja seringkali menuntut pihak perusahaan untuk melakukan perubahan terhadap rencana produksinya (revisi rencana produksi). Selain itu kebijakan perusahaan menyangkut perencanaan kebutuhan dan pengendalian persediaan bahan baku sering dihadapkan pada kendala investasi yang terlalu banyak atau menekan persediaan. Masing-masing akan memiliki konsekuensi terhadap biaya persediaan, kelancaran produksi dan pelayanan kepada pelanggan. Untuk itu, diperlukan sistem pengendalian persediaan yang optimal sehingga perusahaan mampu meningkatkan efisiensi produksi dan meminimalkan biaya produksinya. Persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor produksi yang sangat penting karena menunjang kelancaran dan kesinambungan dalam proses produksi. Kelebihan maupun 4
kekurangan akan persediaan bahan baku akan merugikan perusahaan. Kekurangan persediaan akan menyebabkan terganggunya proses produksi, yaitu tidak tercapainya target produksi sesuai dengan permintaan konsumen. Kelebihan persediaan mengakibatkan meningkatnya biaya penyimpanan, di samping dengan tingginya risiko kerusakan bahan baku akibat proses penyimpanan bahan baku terganggu karena tempat penyimpanan yang penuh, yang dapat merugikan perusahaan secara keseluruhan. Dengan melihat kondisi tersebut perusahaan memerlukan sistem pengendalian persediaan bahan baku yang dapat menjaga ketersediaan bahan baku, serta dapat meminimalkan biaya persediaan. Kegiatan pemilihan dan evaluasi supplier (pemasok) menjadi salah satu elemen kunci dan sumber pertimbangan bagi seorang pembeli dalam usahanya untuk mengurangi biaya. Pemilihan pemasok yang salah dapat berakibat pada tidak terpenuhinya tuntutan spesifikasi barang dan jasa yang dibeli serta keterlambatan dalam pengirimannya. Secara tidak langsung ini akan mengingkatkan pemborosan yang pada gilirannya akan meningkatkan biaya. Evaluasi pemasok yang dilakukan secara sistematik akan meningkatkan hubungan antara pemasok dan pembeli sehingga kedua belah pihak dapat bersama-sama mengurangi biaya yang harus dikeluarkan. Penekanan biaya produksi harus difokuskan pada proses pengadaan material. EOQ (Economic Order Quantity) adalah suatu model persediaan untuk memperkecil total biaya persediaan. Hal yang perlu diperhatikan dalam model persediaan ini antara lain waktu dan tingkat pemesanan. Model EOQ (Economic 5
Order Quantity) digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya pesan dan biaya simpan. Model EOQ adalah salah satu model perhitungan untuk mendapatkan nilai kuatitas pesanan optimal suatu perusahaan. Dengan asumsi nilai permintaan untuk suatu produk (rate of demand), biaya pemesanan (ordering cost), harga pembelian per unit (purchasing unit price) adalah bernilai konstan. Pada kondisi perusahaan di atas, terdapat pengecualian dimana harga pembelian per unit (purchasing unit price) berubah-ubah berdasarkan jumlah kuantitas pembelian yang dilakukan. Oleh karena itu, terdapat modifikasi pada model EOQ sederhana (Puspita et.al, 2012) Beberapa penelitian membuktikan bahwa pengendalian perusahaan belum optimal seperti Puspita et.al (2012) yang membuktikan permasalahan persediaan pada KUD Dau terletak pada adanya potongan harga (faktor diskon) yang diberikan oleh supplier atas dasar banyaknya unit yang dibeli. Oleh karena itu, perlu dilakukan modifikasi pada model EOQ untuk dapat diterapkan pada kasus seperti ini. Yang selanjutnya diimplentasikan dengan pengembangan pada perangkat lunak AD empiere sebagai solusi komputasi untuk meminimalkan biaya persediaan (inventory cost) KUD Dau pada aktivitas pengadaan selanjutnya Pengendalian persediaan bahan baku sebuah perusahaan belum optimal dikarenakan pemesanan bahan baku hanya dengan perkiraan. Dengan demand yang fluktuatif dan lead time yang tidak pasti, mengakibatkan kondisi persediaan yang kurang stabil. Kebutuhan akan sistem pengendalian persediaan bahan baku pada dasarnya muncul karena adanya permasalahan yang mungkin dihadapi oleh 6
perusahaan berupa terjadinya kelebihan atau kekurangan persediaan (Dristiana dan Sukmono, 2014). Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik meneliti lebih lanjut mengenai persediaan Semen, dengan memberi judul Evaluasi Logistik Pada Pengadaan Semen Pada Toko Besi Wahyu Jaya Dengan Metode Economic Order Quantity. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut : Berapa jumlah persediaan barang yang harus tersedia agar dapat memenuhi proses produksi dan meminimumkan total biaya persediaan? Jika belum, berapa jumlah yang harus tersedia? 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Referensi data yang digunakan hanya berasal dari Toko Besi Wahyu Jaya. 2. Pembahasan hanya dilakukan pada penggunaan bahan baku dan biaya yang dibutuhkan. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui apakah Toko Besi Wahyu Jaya sudah menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity) dalam memaksimalkan persediaan barangnya dan menjadi lebih efisien dengan metode EOQ (Economic Order Quantity). 7
2. Untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang harus tersedia agar dapat meminimumkan total biaya persediaan 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi Perusahaan Dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan mengenai persediaan guna menetapkan kebijaksanaan perusahaan terhadap pengendalian bahan baku secara tepat sehingga diperoleh total biaya persediaan yang minimal yang lebih efektif dan efisien. 2. Bagi Penulis Dengan dilakukan penelitian ini diharapkan dapat memberikan pemahaman dalam mempraktekkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh selama kuliah terutama yang berhubungan dengan manajemen operasional mengenai persediaan bahan baku. 3. Bagi Pihak Lain Penelitian ini mencoba menerapkan teori yang telah diperoleh di bangku kuliah pada kondisi sesungguhnya dalam suatu perusahaan dan diharapkan dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi peneliti selanjutnya. 8
BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Hasil Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu yang sudah dilakukan dan mempunyai kesamaan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah penelitian yang dilakukan oleh : 1. Rakhmad Hidayat, mahasiswa UII pada tahun 2008 dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dengan Metode EOQ Pada Perusahaan Beras Sumber Rejeki di Delanggu. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang harus tersedia di perusahaan tersebut sehingga dapat meminimumkan total biaya persediaan, dan mengetahui total biaya persediaan bahan baku yang diperlukan dengan metode EOQ. Diperoleh kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan metode EOQ, jumlah pembelian bahan baku yang dapat meminimumkan total biaya persediaan adalah sebesar 135,36 ton untuk sekali pesan dengan frekuensi pemesanan sebanyak 27 kali per tahun, safety stock sebesar 38,16 ton, dan reorder point pada saat bahan baku di gudang telah mencapai 50,29 ton. b. Jumlah biaya yang dikeluarkan oleh Sumber Rejeki selama periode tahun 2012 untuk bahan baku beras adalah sebesar Rp. 10.917.925 (biaya pemesanan Rp. 5.458.924 dan biaya penyimpanan Rp. 5.459.001). c. Dalam pengendalian persediaan bahan baku beras yang dijalankan oleh Sumber Rejeki, perusahaan belum menggunakan metode EOQ untuk menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis untuk melakukan 9
pemesanan bahan baku. Dan apabila Sumber Rejeki menggunakan metode EOQ untuk melakukan pemesanan bahan baku akan lebih mengefisienkan biaya persediaan, karena terdapat perbedaan total biaya antara menggunakan EOQ dan tidak menggunakan EOQ (sebesar Rp. 1.884.261). 2. Riena Tri Hardina, mahasiswi UII pada tahun 2009 yang berjudul Evaluasi Kebijakan Pengadaan Bahan Baku dengan Menggunakan Metode EOQ pada PT. Sapta Karya Damai Guna Memperlancar Proses Produksi. Diperoleh kesimpulan sebagai berikut : a. Jumlah pembelian bahan baku yang dapat meminimumkan total biaya persediaan adalah sebesar 5.078 ton untuk sekali pesan dengan frekuensi pemesanan 39 kali setahun. b. PT. Sapta Karya Damai tidak memerlukan persediaan pengaman karena bahan baku yang dipesan selalu datang tepat waktu. Sehingga perusahaan akan efisien bila tidak terlalu tinggi biaya penyimpanannya. c. Tingkat reorder point yang harus dilakukan perusahaan pada saat persediaan bahan baku di Loading Ramp telah mencapai 695,7 ton, maka perusahaan harus melakukan pesanan bahan baku kembali agar perusahaan tidak mengalami kekurangan maupun kelebihan persediaan bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi. d. Dilihat dari jumlah TIC PT. Sapta Karya Damai dengan TIC EOQ bulan Mei 2012-April 2013, adanya selisih yang sangat signifikan. Jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan selama periode Mei 2012-April 2013 adalah Rp 80.670.145 (biaya pemesanan Rp 48.144.000, biaya 10
penyimpanan Rp 32. 526.145). Sedangkan jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dengan menggunakan metode pengendalian persediaan (EOQ) adalah Rp.79.370.172 (biaya pemesanan Rp 39.576.428, biaya penyimpanan Rp 39.793.744). e. Dalam pengendalian persediaan bahan baku yang dijalankan PT. Sapta Karya Damai, perusahaan belum menggunakan metode perhitungan pengendalian persediaan seperti metode EOQ untuk menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis untuk melakukan pemesanan bahan baku. Dan apabila perusahaan menggunakan metode EOQ untuk melakukan pemesanan bahan baku akan lebih efisiensi pada biaya persediaan, karena terdapat perbedaan total biaya antara menggunakan metode EOQ dengan metode perusahaan sebesar Rp 1.299.973 atau sekitar 1,01% 3. Puspita et.al (2012) meneliti mengenai persediaan di KUD. Persediaan merupakan salah satu aspek yang perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan, terutama bagi perusahaan manufaktur. Hal ini dipicu adanya pengeluaran yang ditimbulkan dalam aktivitas persediaan, atau sering disebut sebagai biaya persediaan. Seperti halnya KUD Dau, Koperasi Unit Desa yang memproduksi susu pasteurisasi, yang setiap harinya koperasi ini harus melakukan proses produksi susu pasteurisasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. EOQ (Economic Order Quantity) adalah salah satu perhitungan yang digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan perusahaan. Dalam teori yang sederhana, EOQ hanya berlaku ketika permintaan untuk suatu produk (rate of demand), biaya pemesanan 11
(ordering cost), biaya pembelian per unit (purchasing unit price) adalah bernilai konstan. Tetapi sebaliknya, permasalahan persediaan pada KUD Dau terletak pada adanya potongan harga (faktor diskon) yang diberikan oleh supplier atas dasar banyaknya unit yang dibeli. Oleh karena itu, perlu dilakukan modifikasi pada model EOQ untuk dapat diterapkan pada kasus seperti ini. Yang selanjutnya diimplentasikan dengan pengembangan pada perangkat lunak ADempiere sebagai solusi komputasi untuk meminimalkan biaya persediaan (inventory cost) KUD Dau pada aktivitas pengadaan selanjutnya. 4. Dristiana dan Sukmono (2014) meneliti PT. Merbabu Fala yaitu perusahaan yang bergerak di bidang farmasi. Permasalahan yang sering dihadapi adalah kelebihan dan kekurangan bahan baku. Pengendalian persediaan bahan baku PT. Merbabu Fala belum optimal dikarenakan pemesanan bahan baku hanya dengan perkiraan. Dengan metode exponential smoothing dapat merencanakan demand yang akan datang dan EOQ Probabilistik untuk mengetahui seberapa besar jumlah pemesanan optimal, jumlah persediaan cadangan dan titik pemesanan ulang sehingga dapat meminimalkan biaya persediaan. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui metode peramalan exponential smoothing apakah representatif atau sesuai untuk perusahaan dan memberikan rekomendasi terkait penelitian ini. Hasil dari penelitian ini adalah metode peramalan exponential smoothing representatif atau sesuai digunakan untuk perusahaan dan dengan menggunakan metode EOQ probabilistik untuk 12
bahan baku Antalgin, Paracetamol dan Piroxicam adalah jumlah pemesanan sebesar 313 kg, 928 kg dan 33 kg, persediaan cadangan 160 kg, 403 kg dan 2kg, dan saat pesan ulang sebesar 325 kg, 1080 kg dan 14 kg. Sehingga biaya total persediaan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk bahan baku Antalgin, Paracetamol dan Piroxicam adalah Rp.3.847.146, Rp.5.025.081 dan Rp.1.932.255. 5. Nurhasanah (2012) meneliti mengenai jumlah pengadaan persediaan yang ekonomis dalam usaha memenuhi pengadaan persediaan bahan bakar solar sehingga dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan secara terus menerus. Untuk menghimpun data yang dibutuhkan dalam penelitian ini maka digunakan teknikteknik pengambilan data melalui pengamatan langsung terhadap obyek yang diteliti, wawancara, kuesioner, dan Studi pustaka. Metode analisis yang digunakan adalah kajian diskriptif, yakni mengkaji dan meneliti suatu keadaan dengan tujuan membuat diskripsi dan gambaran secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta di lapangan, dimana alat analisis yang digunakan terdiri dari: EOQ, Frekuensi Pemesanan, Biaya Pemesanan, Biaya Penyimpanan, Total Biaya Persediaan, Jumlah Permintaan Perhari, Jumlah Permintaan selama lead time, Reoder Point, Biaya Pembelian, Persediaan Maksimal. Hasil penelitian ini menujukkan bahwa persediaan yang paling ekonomis dengan membandingkan antara jumlah setiap kali pesan, jumlah pembelian, biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan total biaya persediaan yang paling minimal yang dilakukan perusahaan yaitu sebanyak 32 pemesanan dalam 13
setahun, dengan jumlah pembelian sebanyak 23.657 liter, dengan biaya pemesanan sebesar Rp 130.109.481,- dan biaya penyimpanan sebesar Rp 130.113.500,- sehingga total biaya persediaan yang harus dikeluarkan perusahaan sebesar Rp 260.222.981,- sementara itu jumlah pesanan yang lebih atau kurang dari 32 kali pesan menimbulkan biaya yang lebih besar. 6. Gonzalez dan Gonzles (2010) meneliti mengenai permalan di perusahaan Argo Jaya. Perusahaan Argo Jaya telah dihadapkan dengan metode peramalan efektif yang telah menyebabkan kehabisan stok produk beberapa. Masalah yang dihadapi telah menyebabkan kerugian penjualan serta rugi laba, dimana perusahaan tidak mampu kehilangan jika mereka ingin tetap kompetitif. Proyek ini berjalan melalui proses menganalisis model peramalan perusahaan saat ini dan merekomendasikan model pengendalian persediaan untuk membantu mereka memecahkan masalah mereka saat ini. Akibatnya, sebuah Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Titik direkomendasikan bersama dengan dua teknik peramalan untuk membantu mereka mengurangi kehabisan stok produk mereka. Selain itu, perkiraan biaya dilakukan untuk membandingkan kedua saat mereka dan model yang direkomendasikan. Akibatnya, Perusahaan Argo Jaya akan mampu mengurangi total biaya keseluruhan mereka dari $ 13.654 untuk $ 5.366. Ini adalah pengurangan biaya sekitar 61%, yang dijumlahkan untuk penghematan total sekitar $ 8.300 per kuartal. Hal ini sangat dianjurkan bahwa Perusahaan Argo Jaya menerapkan model kontrol persediaan yang disediakan untuk mengurangi stok keluar dan 14
kembali perintah. Dengan demikian, perusahaan juga dapat mengurangi total biaya yang terkait dengan persediaan mereka. Jika metode yang digunakan secara efektif, perusahaan dapat tetap kompetitif di antara industri mereka. 7. Marc J. Schniederjans dan Qing Cao (2001) meneliti mengenaimembandingkan biaya persediaan di bawah just-in-time (JIT) rencana pembelian dan kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) pembelian rencana cenderung mendukung EOQ pembelian dalam situasi di mana permintaan tahunan dari persediaan yang cukup besar. Berpendapat bahwa model biaya ini kurang komponen biaya yang dinamis yang melekat di hampir semua rencana pembelian JIT. Menyajikan serangkaian model biaya pembelian persediaan yang memperpanjang metodologi sebelumnya oleh Fazel oleh termasuk penghematan biaya distribusi fisik yang relevan. model komparatif tambahan disajikan untuk lebih menunjukkan bagaimana faktor-faktor lain biaya relevan dapat dimasukkan dalam model EOQ / JIT komparatif. Sebuah perbandingan biaya dengan masalah yang ada dari literatur digunakan untuk menggambarkan efektivitas informasi dari model-model baru. 15
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Pengertian Persediaan Berikut adalah definisi persediaan yang diungkapkan oleh para ahli dalam bukunya, antara lain : Handoko (2008), persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Asauri (2004), persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barangbarang milik perusahaan yang dimaksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Dari penjabaran di atas, maka dapat disimpulkan bahwa persediaan bagi suatu perusahaan merupakan kekayaan yang dapat berbentuk bahan baku untuk proses produksi, barang yang masih dalam proses produksi, maupun barang jadi yang siap untuk dijual. Zulian Yamit (2008) memberikan tiga alasan dasar mengapa diperlukannya persediaan bagi perusahaan : 1. Adanya unsur ketidakpastian permintaan (permintaan mendadak). 2. Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier. 3. Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu pemesanan. Adanya unsur ketidakpastian tersebut membuat perusahaan harus mampu menganalisis berapa jumlah persediaan barang yang paling optimal dalam periode tertentu, sehingga kelebihan dan kekurangan 16
persediaan barang dapat dihindari dan dapat mengurangi total biaya yang dikeluarkan perusahaan. Perusahaan dapat mengurangi resiko keterlambatan datangnya barang dari pemasok, selain itu perubahan harga dapat dihindari dengan persediaan karena perusahaan sudah menyimpan barang sebelumnya saat terjadi kenaikan hanya dari pemasok yang dapat menyebabkan tingginya biaya untuk keperluan pembelian barang. Pada dasarnya, persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi suatu perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang. Persediaan bagi suatu perusahaan berguna untuk : 1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahanbahan yang dibutuhkan perusahaan. 2. Mempertahankan stabilitas atau kelancaran operasi perusahaan. 3. Mencapai penggunaan mesin yang optimal. 1.2.2 Tipe Atau Jenis Persediaan Berdasarkan jenisnya, Handoko (2008) membagi persediaan menjadi 5 bagian, yaitu : 1. Bahan Baku (raw material), adalah barang-barang yang belum diolah dan akan dijadikan barang jadi melalui proses produksi. Barang-barang tersebut berasal dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya. 2. Komponen, adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dibuat atau dirakit. 17
3. Bahan Pembantu, adalah bahan atau barang yang dipergunakan di dalam proses produksi, akan tetapi tidak merupakan bagian dari produk akhir. 4. Barang Dalam Proses atau Barang Setengah Jadi (semi finished products), adalah seluruh barang atau bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk memperoleh hasil jadi. 5. Barang Jadi (finished products), adalah seluruh barang atau bahan baku yang telah mengalami pengolahan dan siap untuk dijual kepada pembeli. Zulian Yamit (2008) membagi persediaan menjadi 3 bagian menurut fungsinya, yaitu: 1. Persediaan Pengaman (safety stock) Persediaan ini sering disebut sebagai safety stock atau buffer stock. Persediaan ini bertujuan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan stock (stockout). 2. Persediaan Anrisipasi (anticipation stock) Persediaan ini sering disebut sebagai stabilization stock yang berfungsi untuk menghadapi perubahan permintaan yang sudah maupun yang belum diperkirakan. Persediaan ini juga dilakukan untuk menjaga agar 18
perusahaan selalu dapat memenuhi permintaan yang datang sesuai dengan yang telah diperkirakan sebelumnya. 3. Persediaan Dalam Pengiriman (work in process) Terbagi dalam 2 jenis, yaitu : (a) Eksternal Transit Stock adalah persediaan yang masih berada dalam kendaraan (truk, kapal, kereta api,dsb). (b) Internal Transit Stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau sebelum dipindahkan. Dilihat dari fungsi persediaan, Sofjan Assauri (2004) membagi jenis persediaan menjadi berikut : 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu. Keuntungan dari jenis persediaan ini adalah : (a) Memperoleh potongan harga pada harga pembelian. (b) Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economis) karena adanya operasi atau production run yang lebih lama. (c) Adanya penghematan dalam biaya pengangkutan. 2. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan pembeli yang tidak dapat diramalkan. 3. Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola 19
musiman yang terdapat dalam satu tahun dam untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. 1.2.3 Tujuan Persediaan Zulian Yamit (2008) mengatakan bahwa tujuan manajemen persediaan adalah untuk menyediakan jumlah material yang tepat, lead time yang tepat, dan biaya yang rendah. Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan. Mengenai tujuan persediaan, Sofjan Assauri (2004) menyatakan sebagai usaha untuk : 1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. 2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan. 3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena hal ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar. Pengendalian persediaan yang baik akan membuat perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis dan mampu meningkatkan efektifitas dan produktifitas untuk memperoleh kualitas dan jumlah pesanan yang tepat waktu yang dibutuhkan dengan biaya yang minimum. 20
1.2.4 Fungsi Persediaan Heizer dan Render (2011) menjelaskan empat fungsi persediaan : 1. Untuk memisahkan beragam bagian proses produksi. Sebagai contoh, jika pasokan sebuah perusahaan berfluktuasi, maka mungkin diperlukan persediaan tambahan untuk memisahkan proses produksi dari para pemasok. 2. Untuk memisahkan perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan. Persediaan semacam ini umumnya terjadi pada perdagangan eceran. 3. Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas, sebab pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya produksi atau penerimaan barang. 4. Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga. 1.2.5 Biaya-Biaya Persediaan Menurut Zulian Yamit (2008) biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan. Biaya persediaan berdasarkan parameter ekonomis yang relevan dengan jenis biaya sebagai berikut : 1. Biaya Pembelian (purchase cost) Biaya pembelian adalah harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya item 21
dalam persediaan. Untuk pembelian item dari luar, biaya per unit adalah harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk item yang diproduksi di dalam perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga kerja, bahan baku dan biaya overhead pabrik. 2. Biaya Pemesanan (order cost / setup cost) Biaya pemesanan adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari pemasok atau biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. Biaya ini diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan. Biaya pemesanan dapat berupa: biaya membuat daftar permintaan, menganalisis suplier, membuat pesanan pembelian, penerimaan bahan, inspeksi bahan, dan pelaksanaan proses transaksi. Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat perubahan proses produksi, pembuatan skedul kerja, persiapan sebelum produksi dan pengecekan kualitas. 3. Biaya Simpan (carrying cost / holding cost) Biaya simpan adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya simpan dapat berupa: biayamodal, pajak, asuransi, pemindahan persediaan, keusangan dan semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan. 4. Biaya Kekurangan Persediaan (stockout cost) Biaya kekurangan persediaan adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. 22
Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen yang lain. Biaya kekurangan dari luar dapat berupa biaya backoeder, biaya kehilangan kesempatan penjualan, dan biaya kehilangan kesempatan menerima keuntungan. Biaya kekurangan dari dalam perusahaan dapat berupa penundaan pengiriman. Jika terjadi kekurangan atas permintaan suatu item, perusahaan harus melakukan backorder atau mengganti dengan item lain atau membatalkan pengiriman. 1.2.6 Kebutuhan Bahan Baku Kebutuhan bahan baku adalah jumlah keseluruhan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan proses produksi dalam satu periode tertentu. 1.2.7 Biaya Pembelian Bahan Baku Biaya pembelian bahan baku adalah biaya yang dikeluarkan secara sistematis dan lebih terperinci tentang kuantitas pembelian bahan baku guna memenuhi kebutuhan untuk produksi dari waktu ke waktu selama periode tertentu. 1.2.8 Arti Penting Bahan Baku Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh dari produk jadi. Tanpa bahan baku suatu perusahaan tidak dapat menghasilkan output produksinya. Hal ini disebabkan karena bahan baku sangat mempengaruhi bentuk atau komposisi produk jadi baik dari segi kuantitas maupun kualitas serta harga jual produk. Masalah yang dihadapi 23
produsen adalah ketersediaan bahan baku, baik dalam jumlah maupun dalam kualitasnya. Disamping itu, bahan baku merupakan faktor penting dalam penetapan harga pokok produksi, karena jika perusahaan mampu menakan biaya bahan baku maka tingkat keuntungan akan diperoleh. 1.2.9 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Bahan Baku Adapun berbagai faktor tersebut menurut Jay dan Barry (2011) antara lain : 1. Perkiraan Pemakaian Bahan Baku Sebelum perusahaan mengadakan pembelian bahan baku, maka selayaknya manajemen perusahaan mengadakan penyusunan perkiraan pemakaian bahan baku untuk keperluan proses produksi. Hal ini dapat dilakukan dengan mendasarkan pada perencanaan produksi dan jadwal produksi yang telah disusun sebelumnya. Jumlah bahan baku yang akan dibeli perusahaan tersebut dapat diperhitungkan, dengan cara jumlah kebutuhan baku untuk proses produksi ditambah dengan rencana persediaan akhir dari bahan baku tersebut, dan kemudian dikurangi dengan persediaan awal dalam perusahaan yang bersangkutan. 2. Harga Bahan Baku Harga bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi merupakan salah satu faktor penentu seberapa besar dana yang harus disediakan oleh perusahaan yang bersangkutan apabila perusahaan 24
tersebut akan menyelenggarakan persediaan bahan baku dalam jumlah tertentu. Semakin tinggi harga bahan baku yang digunakan perusahaan, maka untuk mencapai sejumlah persediaan tertentu akan memerlukan dana yang semakin besar pula. Dengan demikian, biaya modal dari modal yang tertanam dalam bahan baku akan semakin besar pula. 3. Biaya-biaya Persediaan Dalam hubungannya dengan biaya biaya persediaan ini, dikenal tiga macam biaya persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya. pemesanan, dan biaya tetap persediaan. Biaya penyimpanan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya semakin besar apabila jumlah unit bahan yang disimpan di dalam perusahaan tersebut semakin tinggi. Biaya pemesanan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya semakin besar apabila frekuensi pemesanan bahan baku yang digunakan dalam perusahaan semakin besar. Biaya tetap persediaan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya tidak terpengaruh baik oleh jumlah yang disimpan dalam perusahaan ataupun frekuensi pemesanan bahan baku yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut. 4. Kebijakan pembelanjaan Kebijakan pembelanjaan yang dilaksanakan di dalam perusahaan akan berpengaruh terhadap penyelenggaraan persediaaan bahan baku dalam perusahaan tersebut. Seberapa besar dana yang dapat digunakan untuk investasi di dalam persediaan bahan baku tentunya juga tergantung dari kebijakan perusahaan apakah dana untuk persediaan bahan baku 25
ini dapat memperoleh prioritas pertama, kedua atau justru yang terakhir dalam perusahaan yang bersangkutan. Disamping itu tentunya financial perusahaan secara keseluruhan juga akan mempengaruhi kemampuan perusahan untuk membiayai seluruh kebutuhan persediaan bahan bakunya. 5. Pemakaian Bahan Hubungan antara perkiraan pemakaian bahan baku dengan pemakaian riil di dalam perusahaan yang bersangkutan untuk keperluan pelaksanaan proses produksi akan lebih baik apabila diadakan analisis secara teratur, sehingga akan dapat diketahui pola penyerapan bahan baku tersebut. Dengan analisis ini maka dapat diketahui apakah model peramalan yang digunakan sebagai dasar perkiraan pemakaian bahan ini sesuai dengan pemakaian riil atau tidak. Revisi dari model yang digunakan tentunya akan lebih baik dilaksanakan apabila ternyata model peramalan penyerapan bahan baku yang digunakan tersebut tidak sesuai dengan kenyataan yang ada. 6. Waktu Tunggu (lead time) Waktu tunggu merupakan tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku dilaksanakan dengan datangnya bahan baku yang dipesan. Apabila pemesanan bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan tidak memperhitungkan waktu tunggu, maka akan terjadi kekurangan bahan baku (walaupun sudah dipesan) karena bahan baku tersebut belum datang ke perusahaan. Namun demikian, apabila 26
perusahaan memperhitungkan waktu tunggu lebih dari yang semestinya diperlukan, maka perusahaan yang bersangkutan akan mengalami penumpukan bahan baku, dan keadaan ini akan merugikan perusahaan. 7. Model Pembelanjaan Bahan Baku. Model pembelian bahan baku yang digunakan perusahaan sangat berpengaruh terhadap persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan. Model pembelian yang berbeda akan menghasilkan jumlah pembelian optimal yang berbeda pula. Pemilihan model pembelian yang akan digunakan oleh suatu perusahan akan disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari persediaan bahan baku untuk masing masing perusahaan. Karakteristik masing-masing bahan baku yang digunakan dalam perusahaan dapat dijadikan dasar untuk mengadakan pemilihan model pembelian yang sesuai dengan masingmasing bahan baku dalam perusahaan tersebut. Sampai saat ini, model pembelian yang sering digunakan dalam perusahaan adalah model pembalian dengan kuantitas pembelian yang optimal /EOQ (Economics Order Quantity). 8. Persediaan pengaman Persediaan pengaman untuk menanggulangi kehabisan bahan baku dalam perusahaan, maka diadakan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman digunakan perusahaan apabila terjadi 27
kekurangan bahan baku, atau keterlambatan datangnya bahan baku yang dibeli oleh perusahaan. Dengan adanya persediaan pengaman maka proses produksi dalam perusahaan akan dapat betjalan tanpa adanya gangguan kehabisan bahan baku, walaupun bahan baku yang dibeli perusahaan terlambat dari waktu yang diperhitungkan. Persediaan pengaman ini akan diselenggarakan dalam suatu jumlah tertentu, dimana jumlah ini merupakan suatu jumlah tetap di dalam suatu periode yang telah ditentukan sebelumnya. 9. Pembelian Kembali Dalam melaksanakan pembelian kembali tentunya manajemen yang bersangkutan akan mempertimbangkan panjangnya waktu tunggu yang diperlukan didalam pembelian bahan baku tersebut. Dengan demikian maka pembelian kembali yang dilaksanakan ini akan mendatangkan bahan baku ke dalam gudang dalam waktu yang tepat, sehingga tidak akan terjadi kekeurangan bahan baku karena keterlambatan kedatangan bahan baku tersebut, atau sebaliknya yaitu kelebihan bahan baku dalam gudang karena bahan baku yang dipesan datang terlalu awal. 28