BAB IV PELAKSANAAN MAGANG DAN FOCUS OFF INTEREST A. PELAKSANAAN MAGANG 1. Kegiatan Kuliah Kerja Media Selama melaksanakan KKM (Kuliah Kerja Media) di PMI kota Semarang, penulis ditempatkan di bagian Humas, penulis di beri beberapa pekerjaan atau tugas oleh pembimbing yang merupakan kegiatan rutin dari bagian Humas. Berikut beberapa pekerjaanyang dilaksanakan di UDD PMI Kota Semarang : Minggu Pertama, Tanggal 3 s/d tanggal 8 Februari 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI Pada koran harian Suara Merdeka, Jawa Pos, Kompas, Tribun dan koran Sindo. Kemudian jika ada pemberitaan Tentang PMI dijadikan kliping Menyiapkan souvenir untuk memperingati hari Valentine, sovenir tersebut berupa bunga dan coklat. Sovenir tersebut diberikan kepada para pedonor yang donor darah pada tanggal 14 Februari. 29
30 Mengetik Kata Pengantar, Sambutanyang akan digunakan untuk buku laporan tahunan UDD PMI Kota Semarang tahun 2013. Merekap Data donor baru dan donor lama bulan Januari 2014 Mengikuti pengambilan Foto (alur sebelum donor darah dan pengelolahan darah menjadi komponen ) yang akan dimasukkan pada buku laporan tahun 2013 Menyusun foto alur donor darah (sebelum melaksanakan donor darah sampai sesudah melaksanakan donor darah dan proses pengelolahan darah menjadi komponen ) Membuat PPT tentang Donor Darah yang ditujukan saat ada kunjungan anak SD. Minggu kedua Tanggal 10 s/d tanggal 15 Februari 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI pada koran harian Suara Merdeka, Kompas, Tribun, Jawa Pos dan Koran Sindo dan jika ada pemberitaan tentang PMI dan dijadikan Kliping Menghitung dan menyiapkan souvenir yang ditujukan untuk para pedonor dan kegiatan
31 kegiatan lainnya (seperti souvenir DDS Ke 10 kali, Hari jadi PMI dll) Membantu mengetik PSM (Prosedur Sistem Mutu) dan IK (Intruksi Kerja) untuk kegiatan Audit dari Prancis Mengetik surat pengantar mobile unit untuk kegiatan donor darah di luar UDD PMI Kota Semarang Minggu ketiga Tanggal 17 s/d tanggal 22 Februari 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI pada koran Suara Merdeka, Jawa Pos, Tribun Kompas dan Koran Sindo dan dijadikan kliping Mengetik ulang Prosedur Sistem Mutu bagian Laboratoriun yang akan digunakan untuk Audit General Mutu dari Prancis. Prosedur sistem Mutu untuk ISO dimulai dari - Bagian Administrasi keuangan - Bagian Pelayanan Data Donor - Bagian Laboratorium - Bagian Kendali Mutu - Intruksi Kerja Bagian Pelayanan Donor
32 Bagian Laboratorium Bagian Kendali Mutu Rekaman Mutu Minggu ke-empat Tanggal 24 s/d tanggal 1 Maret 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI padakoran Suara Merdeka, Jawa Pos, Tribun, Kompas dan Koran Sindo dan jika ada pemberitaan dijadika kliping Membuat daftar pustaka untuk buku yang akan di terbitkan oleh UDD PMI Kota Semarang seputar Donor Darah Mengikuti ceramah Diklatsar dan Pelantikan Anggota Angkatan XX VIII KSR PMI Unit Unnes Membuat PTT kunjungan anak TK yang akan melaksanakan kunjungan ke PMI Kota Semarang Mengetik dokumen yang akan di auditdari Prancis Membuat surat pengantar mobile unit Minggu ke lima Tanggal 3 s/d tanggal 8 Maret 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI pada koran harian Suara Merdeka, Jawa Pos, Kompas, Tribun
33 dan Koran Sindo, jika ada pemberitaan tentang PMI dijadikan kliping Menerima dan mendampingi kunjungan anak TK " PRATAMA WIJAYA " yang datang ke UDD PMI Kota Semarang Membuat Press Release Kunjungan anak TK PRATAMA WIJAYA pada hari Sabtu, tanggal 1 Maret 2014 Menghitung jumlah donor baru dan donor lama bulan Februari 2014 Mencatat surat masuk pada buku Surat Masuk dari instansi yang ingin mengadakan kegiatan donor darah di instansi tersebut Menerima telefon dari luar yang ingin mengadakan donor darah, dan konfirmasi lebih lanjut akan di jadwalkan oleh bagian penjadwalan Mengirim SMS Ucapan Selamat Ulang Tahun dan Jatuh Tempo kepada pedonor melalui aplikasi SMS PEDONOR di PC yang sudah tersedia di meja Komputer Humas UDD PMI Kota Semarang Meralat Jadwal di Sosial Media Facebook (saat ada instansi yang membatalkan rencana kegiatan donor)
34 Melayani permintaan Formulir Berobat gratis untuk pedonor aktif dan jumlah donor yang sudah mencapai 10 kali donor. Mengetik surat pengantar bagi instansi yang karyawan/ti, Mahasiswa/wi nya melakukan donor sebanyak 3 kali dalam setahun (2013) dan mendapatkan T-Shirt dari UDD PMI Kota Semarang. Membuatkan piagam 10 kali bagi pedonor yang sudah melakukan donor darah sebanyak 10 kali donor. Minggu ke enam tanggal 10 s/d tanggal 15 Maret 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI pada koranharia Suara Merdeka, Kompas, Jawa Pos, Tribun dan koran sindo jika ada pemberitaan dijadikan kliping Mengirim Sms Jatuh Tempo dan Sms Ucapan Selamat Ulang Tahun kepada pedonor, Melayani pembuatan piagam 10 kali untuk pedonor yang melakukan donor darah sebanyak 10 kali Melayani permintaan kartu berobat gratis untuk pedonor yang sudah melakukan donor sebanyak 10 kalo donor darah sampai 100 kali donor
35 Mengetik dokumen audit PSM untuk bagian Laboratorium Menata kembali daftar nama para pedonor yang sudah melakukan donor sebanyak 10. 25, 75 dan 100 kali donor darah dan nama nama tersebut akan dimasukkan kedalam buku yang akan diterbitkan UDD PMI Kota Semarang Minggu ke tujuh Tanggal 17 s/d tanggal 22 Maret 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI pad Koran harian Suara Merdeka, Kompas, Jawa Pos, Tribun, Koran Sindo dan Jateng Pos (setiap hari Senin) jika ada pemberitaan tentang PMI dijadikan kliping Mengirim Sms Jatuh Tempo dan Sms Ucapan Selamat Ulang Tahun kepadapara pedonor Mengetik perolehan donor darah sukarela (perusahaan, sekolah, warga, tempat ibadah, kantor, universitas, fakultas) Membuat cover buku yang akan diterbitkan UDD PMI Kota Semarang Menulis jadwal Mobile Unit di sosial media Facebook dan menulis jadwal di papan tulis petugas yang akan melakukan kegiatan donor mobile unit
36 Mengikuti Mobile Unit di Tambak Aji dan membantu pendaftaran donor darah pada saat mobile unit tersebut Minggu ke delapan Tanggal 24 s/d tanggal 29 Maret 2014, tugas tugas yang telah dilakukan : Mencari pemberitaan tentang PMI Pda koran harian Suara Merdeka, Kompas, Tribun, koran Sindo dan Jateng Pos (khusus hari senin) dan jika ada pemberitaan dijadikan kliping Mengirim SMS Jatuh Tempoh dan SMS Ucapan Selamat Ulang Tahun kepadapara pedonor Mengetik surat pengantar perolehan T-shirt kepada instansi yang sudah melakukan donor darah 3 kali ditempat yang sama (diberikan untuk pedonor tersebut) Menulis surat masuk yang yang ingin mengadakan kegiatan donor darah Mengelompokkan formulir hasil donor darah golongan A, B, O, AB Mengetik jadwal mobile unit di sosial media Facebook
37 Mengikuti talkshow Donor Darah dan sosialisai Donor Darah Satu Pintu & Memperingati HUT KSR PMI Unit Undip 2. Kendala Kuliah Kerja Media Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) bertempat di PMI Kota Semarang. PMI Kota Semarang beralamat di Jl. Mgr. Soegijopranoto No. 35 Semarang, mulai dari tanggal 3 Februari sampai tanggal 29 Maret 2014. Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media, penulis ditempatkan di bagian Humas di PMI Kota Semarang. Dalam melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Media, penulis tidak terlalu banyak menemukan kendala. Namun penulis menyadari dalam setiap kegiatan yang dijalani terdapat kendala yang menghambat. Adapun kendala kendala tersebut antara lain : 1) Pada saat menghitung data donor baru dan donor lama bulan januari, 2) Membuat PPT tentang Donor Darah 3) Saat mengikuti Mobile Unit seharusnya seorang admin dapat memeriksa golongan darah dan Hb (Hemoglobin) pedonor baru yang ingin donor, tetapi saya sebagai admin belum bisa melakukan hal tersebut. 3. Cara Mengatasi Kendala Kuliah Kerja Media Penulis mengatasi kendala kendala tersebut dengan cara sebagai berikut :
38 Saat memeriksa golongan darah dan Hb (Hemoglobin) pedonor, menghitung laporan bulan januari dibantu oleh Humas UDD PMI Kota Semarang (Agnisa Fiany S.Si) dan saat membuat PTT belajar dari brosur dan buku tentang donor darah. Setelah selesai melakukan pekerjaan di koreksi kembali oleh Humas UDD PMI Kota Semarang. 4. Kemajuan Yang Telah Dicapai Kuliah Kerja Media Kemajuan yang telah dicapai penulis selama melaksanakan kuliah kerja media di PMI Kota Semarang : Selama melaksanakan kuliah kerja media, penulis memahami pekerjaan staf Humas yang nyata khususnya di Bagian Humas UDD PMI Kota Semarang (tempat kuliah kerja media). Penulis memahami bagaimana cara bersosialisasi dengan isntansi laninya, bagaimana cara mempromosikan donor darah melalui media ceramah, cara menjalin komunikasi yang baik dengan pedonor yang dalam hal ini adalah sebagai Pelanggan dan yang paling utama adalah bagaimana cara mengatur agar kegiatan donor darah yang merupakan pelayanan utama di UDD PMI Kota Semarang dapat berjalan dengan baik. B. FOCUS OFF INTEREST Profesi seorang Humas pada saat ini sangat penting dan sangat diperlukan untuk memecahkan masalah dalam suatu perusahaan atau
39 organisasi, baik organisasi profit atau non profit. Didalam perusahaan atau organisasi peran seorang humas sebagai jembatan antara perusahaan dengan publik / manajemen dengan karyawannya agar tercipta Mutual Understanding (saling pengertian) antar kedua belah pihak. Humas bertindak sebagai komunikator ketika manajemen berhubungan dengan publik intern atau ekstern sebuah organisasi / perusahaan. Komunikasi bagi seorang humas sangatlah penting. Seorang humas harus mampu berkomunikasi dengan baik. Proses komunikasi yang dilakukan oleh seorang humas pada sebuah organisasi / perusahaan sangatlah penting dimanaperan humas bukanlah hal yang mudah dan sepele. Seperti yang telah diterangkan di daftar pustaka peran humas menurut Rosady Ruslan sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya, Membina Relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan publiknya, back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan. Membentuk corpoorate image, artinya peran public relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya. PMI (Palang Merah Indonesia) merupakan lembaga organisasi non profit yang bergerak di bidang sosial kemanusiaan. Dalam organisasi PMI memiliki bagian Humas yang mempunyai peran penting dalam meningkatkan stok jumlah ketersediaan darah karena, menurut data
40 statistik tahun 2011 jumlah penduduk kota Semarang usia produktif mencapai 1,8 juta orang. Terdapat 33 Rumah Sakit di wilayah kota Semarang dan 81 Rumah Sakit luar kota Semarang yang rutin meminta darah ke UDD PMI Kota Semarang. Rata rata UDD PMI Kota Semarang harus mempunyai persediaan 250 300 kantong setiap harinya dan perolehan Donor di UDD PMI Kota Semarang minimal harus mencapai 150 kantong setiap harinya. Untuk memenuhi kebutuhan darah Udd PMI Kota Semarang melaksanakan kegiatan donor darah. Kegiatan donor darah di kalangan remaja dilaksanakan pada sekolah dan universitas. Contoh pelaksanaan donor darah di universitas adalah di unnes dan undip. Kegiatan tersebut dapat membantu UDD PMI Kota Semarang dalam menyediakan darah. Pendapatan kantong darah di unnes dan undip dapat dilihat pada tabel 4.1 Tabel 4.1 Perolehan Kantong Darah Pertahun Tahun UNNES UNDIP 2009 2010 2011 2012 2013 632 836 998 997 1487 1038 1292 1223 1498 1183 (sumber : UDD PMI Kota Semarang)
41 Dapat dilihat dari tabel 4.1 perolehan kantong darah pada Universitas Negri Semarang (UNNES) dari tahun 2009 2013 meningkat, perolehan kantong darah di UNNES paling banyak pada tahun 2013 yaitu 1487 kantong darah. Sedangkan perolehan kantong darah pada Universitas Diponegoro (UNDIP) pada tahun 2011 dan 2013 cenderung menurun. Perolehan kantong darah di UNDIP paling banyak pada tahun 2012 yaitu 1498 kantong darah. Dalam hal ini Peran Humas UDD PMI Kota Semarang adalah melakukan P2D2S (Pencari Pelestari Donor Darah Sukarela). Humas UDD PMI Kota Semarang dalam menjalankan tugas P2D2S sering melakukan kegiatan sosialisai dikalangan remaja untuk peningkatan jumlah ketersediaan darah, peningkatan pengetahuan masyarakat khususnya dikalangan remaja tentang donor darah, dan bertambahnya kesadaran para remaja atau masyarakat untuk berpartisipasi sebagai DDS (Donor Darah Sukarela) dan tidak berhenti saat pertama kali donor tetapi melakukan donor darah secara berkesinambungan. Metode dan pendekatan yang yang digunakan untuk komunikasi dalam P2D2S (Pencari Pelestari Donor Darah Sukarela) dengan menggunakan media surat kabar, radio, televisi, komunikasi inter personal melalui orang ke orang, kelompok. Misalnya Kuliah, Pameran, Poster, Spanduk, Panggilan Telepon kepada organisasi / perusahaan,dll. Untuk melaksanakan Tugas dan Peran Humas UDD PMI Kota Semarang dalam P2D2S menggunakan metode sebagai berikut :
42 1) Ceramah Ceramah dilakukan dengan ditujukan sebagai pemicu terjadinya kegiatan yang partisipatif (curhat pendapat, pleno, penugasan, studi kasus, dll). Ceramah yang dimaksud disini adalah ceramah yang cenderung interaktif, yaitu melibatkan pesrta melalui adanya tanggapan balik atau perbandingan dengan pendapat dan pengalaman peserta. Contoh Humas UDD PMI Kota Semarang bersosialisasi dalam Diklatsar dan Pelantikan Anggota KSR PMI Unit UNNES, Kunjungan TK Pratama Wijaya, Talkshow Donor Darah dan Sosialisai Donor Darah Satu Pintu & Memperingati HUT KSR PMI Unit Undip. 2) Diskusi kelompok Diskusi kelompok adalah pembahasan suatu topik dengan cara tukar pikiran antara dua orang atau lebih., dalam kelompok kelompok kecil, yang direncanakan untukmencapai tujuan tertentu. Tujuan dengan menggunakan metode ini adalah menggembangkan kesamaan pendapat atau kesepakatan atau mencari suatu rumusan terbaik mengenai suatu persoalan. 3) Pameran
43 Pameran adalah Metode promosi yang efektif untuk mempromosikan / menyampaikan suatu pesan melalui gambar berupa poster, leafet, stiker, dll. Dalam pameran dapat menampilkan berbagai kegiatan donor darah dan penyampaian pesan tentang donor darah kepada pengungjung. 4) Konseling Konseling adalah suatu pertemuan langsung dengan individu yang ditujukan pada pemberian bantuan kepada seseorang untuk dapat menyesuaikan diri secara efektif dengan dirinya sendiri dan lingkungan. Konseling dan dukungan selama proses seleksi donor membantu calon donor memahami dan merespon setiap tentang status kesehatan. 5) Pendekatan / advokasi kepada pimpinan kelompok Pendekatan ini dilakukan dengan cara menghubungi setiap organisasi untuk melaksanakan kegiatan donor darah dan menghubungi kembali organisasi jika sudah jatuh tempoh (melaksanakan kegiatan donor darah). Advokasi kepada pimpinan kelompok dilakukan setiap tiga bulan sekali via telephone dan dilakukan oleh bagian penjadwalan.
44 Humas UDD PMI Kota Semarang dalam menjalankan peran, tugas dan untuk menjaga hubungan baik dengan pihak internal maupun external perusahaan khususnya di kalangan remaja, lebih banyak berkomunikasi, menjalin hubungan baik di kalangan remaja dengan menggunakan metode, yaitu ceramah diskusi kelompok, pameran, konseling. Metode yang digunakan Humas UDD PMI Kota Semarang tersebut sangat berpengaruh dalam mencari Donor Darah Sukarela di kalang Remaja, sehingga peran Humas dalam melaksanakan kegiatannya dapat menjaga stok darah di UDD dan permintaan darah di UDD dapat terpenuhi. Dengan menggunakan metode, ceramah, diskusi kelompok, pameran, konseling dan pendekatan kepada pimpinan kelompok dinilai cepat, efektif, efisien dalam mengkretrut Donor Darah Sukarela di kalangan remaja, karena kebanyakan remaja pada jaman sekarang banyak yang mengikuti kegiatan sosial dan para remaja memiliki jiwa sosial yang tinggi.