SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT POLINES

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT POLINES Dyah Risma Wardani 1), Faridhatul Unsiyyah 2), Sidiq Syamsul Hidayat 3), Endro Wasito 4) 1) 2) 3) 4) Teknik Elektro, Politeknik Negeri Semarang, Jalan Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang, Semarang, 50275. E-mail : dyahrismawardani@gmail.com, funsiyyah@gmail.com, sidiq.hidayat@gmail.com, endrowstgm@gmail.com Abstract Management Information System is a system that has the function to collect, processing, save, analyze, and spread information to support information management within an organizational unit. Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) in Semarang State Polytechnic is a unit which occupies a strategic position in support of the institution's vision to build capacity, utilization, control, and development of technology and science in a dynamic that leads to improving the quality of human resources through the assessment and development of science and technology in society. P3M facilitate, coordinate and control the activities of research and community service performed by the Semarang State Polytechnic lecturer. SIM P3M is a dynamic web-based facility that is designed to coordinate and control the activities of research and community service. There are three groups of penggunas on SIM P3M ie administrative staff, faculty proposer and reviewer. SIM P3M using the programming language PHP and JavaScript, the process using a MySQL database. SIM P3M are in POLINES intranet that can be accessed by simp3m.polines.ac.id address. Keywords: Management Information System, JavaScript, database, MySQL, PHP. Abstrak Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa serta menyebarkan informasi untuk mendukung manajemen informasi dalam suatu unit organisasi. Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) di Politeknik Negeri Semarang merupakan salah satu unit kerja yang menempati posisi strategis dalam mendukung visi institusi untuk meningkatkan kemampuan, pemanfaatan, penguasaan, dan pengembangan teknologi dan ilmu pengetahuan secara dinamis yang mengarah pada peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui pengkajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masyarakat. P3M berperan dalam memfasilitasi, mengkoordinasikan dan melakukan kontrol terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen Politeknik Negeri Semarang. SIM P3M merupakan fasilitas berbasis web dinamis yang dirancang untuk mengkoordinasi dan melakukan kontrol kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Terdapat tiga kelompok pengguna pada SIM P3M yaitu staff administrasi, dosen pengusul dan reviewer. Rancangan SIM P3M menggunakan bahasa pemrograman PHP dan JavaScript, serta pengolahan database menggunakan MySQL. SIM P3M berada dalam intranet Polines yang dapat diakses dengan alamat simp3m.polines.ac.id. Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, JavaScript, Database, MySQL, PHP. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa serta menyebarkan informasi PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 349

yang mendukung manajemen informasi dalam suatu organisasi. Salah satu instansi yang menggunakan sistem informasi manajemen adalah P3M Politeknik Negeri Semarang. Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) merupakan salah satu unit yang menempati posisi strategis di Politeknik Negeri Semarang yang mendukung visi institusi dalam meningkatkan kemampuan, pemanfaatan, penguasaan, dan pengembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang mengarah pada peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui pengkajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk memecahkan masalah akademik dan kemasyarakatan. Untuk mendukung kinerja P3M digunakan sistem informasi manajemen berbasis web dinamis yang memudahkan pengguna SIM P3M melakukan perannya masingmasing. Selama ini P3M menggunakan SIM-LITABMAS yaitu sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berstandar DIKTI yang digunakan oleh pendidikan tinggi di Indonesia untuk melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk merealisasikan pembuatan sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bersifat intern Politeknik Negeri Semarang maka dibangun suatu sistem informasi manajemen pada tugas akhir yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Negeri Semarang. Sistem yang dibangun mampu melakukan monitoring pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Politeknik Negeri Semarang, melakukan rekapitulasi pelaksaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, mengelompokkan user berdasarkan peran masing-masing, serta bersifat user friendly yang berada pada satu kesatuan sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Politeknik Negeri Semarang dan dapat diakses pada alamat URL simp3m.polines.ac.id. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini sebagai berikut: PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 350

Gambar 1. Metodelogi penelitian Tabel 1 Kebutuhan Pengguna SIM P3M Pengguna Kebutuhan Informasi 1. Manajemen SIM P3M a. Rekapan data berdasarkan kebutuhan Direktur Politeknik Negeri Semarang, Wakil Direktur I, Wakil Direktur II, dan P3M Politeknik Negeri Semarang 2. Staff Administrasi a. Kebutuhan autentifikasi pengguna b. Kebutuhan data yang meliputi semua informasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat c. Laporan monitoring kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 3. Dosen Pengusul a. Informasi pengumuman penelitian dan pengabdian kepada masyarakat b. Status usulan penelitan dan pengabdian kepada masyarakat 4. Reviewer a. Proposal usulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat b. Judul usulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat c. Anggota pelaksana kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 351

HASIL DAN PEMBAHASAN Setelah perancangan sistem dilakukan, selanjutnya hasil perancangan sistem diimplementasikan secara real dan diujikan berdasarkan database yang dibuat pada gambar 1. Pengujian dilakukan dengan memasang database dan sistem informasi pada P3M (Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) Politeknik Negeri Semarang. Database dan web dinamis bisa diakses melalui internet dan intranet Politeknik Negeri Semarang. Terdapat 4 pengujian yaitu pengujian pada admin, pengujian pada pengusul, pengujian pada reviewer dan pengujian pada menu manajemen. Gambar 2. Database Penelitian Web dapat diakses dengan mengetikkan alamat simp3m.polines.ac.id pada URL. PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 352

Gambar 3. Tampilan Awal Web SIM P3M Berikut ini adalah penjelasan masing-masing interface pada SIM P3M yang sudah kami buat: 1. Form Login Form login merupakan halaman awal yang tampil saat membuka SIM P3M. Pengguna harus memasukkan username dan password agar bisa mengakses SIM P3M. 2. Form Buat Akun Form buat akun merupakan form yang digunakan bagi dosen pengusul untuk membuat akun pada SIM P3M. 3. Lupa Password Form lupa password digunakan oleh semua pengguna SIM P3M jika lupa password yang digunakan. Pengguna harus mengisi pertanyaan keamanan yang pernah diisi saat mendaftar akun. 4. Menu Master Data Pada menu master data berisi manage navigation, manage user, manage security, manage jurusan, manage program studi, manage sumber dana, manage pengumuman, manage skim dan manage reviewer. 5. Form Pengumuman Usulan PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 353

Form pengumuman usulan berisi informasi pengumuman penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diadakan oleh P3M. 6. Form Pendaftaran Dosen Pengusul Form ini digunakan oleh staff administrasi P3M untuk mendaftarkan dosen pengusul yang akan mengajukan usulan judul penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7. Form Verifikasi Pendaftaran Usulan Form ini digunakan oleh staff administrasi P3M untuk melakukan verifikasi pendaftaran dosen pengusul yang mengajukan proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 8. Form Status Usulan Form ini berisi rekap status usulan penelitian dan pengabdian masyarakat. Jika data proposal belum lengkap atau belum dinilai oleh reviewer maka statusnya dalam proses review, tetapi jika proposal sudah dinilai maka status adalah didanai atau tidak didanai. 9. Form Rekap Pengajuan Usulan Form ini berisi rekap data seluruh proposal yang masuk pada database staff administrasi. Rekap dapat dicetak berdasarkan jenis usulan, tahun pelaksanaan, skim dan status. 10. Form Rekap Usulan Didanai Form ini berisi rekap judul proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang pelaksanaannya didanai P3M dan bisa dilihat berdasarkan tahun menggunakan tombol filter. 11. Form Rekap Usulan Per Skim Form rekap usulan didanai berisi rekap data proposal yang pelaksanaannya didanai P3M. 12. Laporan Rekap Usulan per Jurusan Menu ini berisi rekap usulan per jurusan yang ditampilkan dalam bentuk tabel. Admin bisa melihat judul-judul dan jumlah usulan yang didanai per jurusan yang bisa dilihat berdasarkan tahun. 13. Laporan rekap Usulan per Prodi PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 354

Pada menu ini admin bisa melihat tabel rekap usulan yang didanai per prodi dan jumlah usulan yang didanai per prodi yang bisa dilihat berdasarkan filter tahun. 14. Menu Manajemen Menu ini berisi grafik rekap usulan per skim, grafik rekap usulan per jurusan dan grafik rekap usulan per prodi. 15. Menu Info Pengguna Form info pengguna merupakan menu saat user login sebagai pengusul atau reviewer yang berisi informasi data diri pengguna. Info pengguna dapat diedit dengan klik menu edit. 16. Form Informasi Usulan Form Informasi Usulan berisi pengumuman usulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang pernah dibuat oleh admin pada SIM P3M. 17. Form Edit Usulan Menu ini berisi identitas usulan, atribut usulan, anggota pelaksana, biaya usulan, isian pengesahan, luaran usulan dan unggah usulan yang harus diisi oleh pengusul agar proposal bisa segera dilakukan review. 18. Form Anggota Pelaksana Form ini berisi anggota pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat. Anggota pelaksana terdiri dari dosen pengusul dan mahasiswa. 19. Form Biaya Usulan Form ini berisi anggaran biaya dan sumber dana pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen pengusul. 20. Form Isian Pengesahan Form isian pengesahan halaman pengesahan usulan proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen pengusul. 21. Form Luaran Usulan Form luaran usulan berisi luaran yang dijanjikan pengusul saat mendaftar penelitian atau pengabdian kepada masyarakat dan harus terpenuhi dalam proses pelaksanaannya. 22. Form Unggah Usulan Form unggah usulan merupakan halaman untuk mengunggah file proposal penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen pengusul. PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 355

23. Form Status Usulan Dosen Pengusul Form status usulan dosen pengusul merupakan form yang berisi status usulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang pernah atau sedang diajukan oleh dosen pengusul baik yang didanai, tidak didanai atau dalam proses review. 24. Form Pelaksanaan Kegiatan Form pelaksanaan kegiatan merupakan form untuk melaporkan pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 25. Form Catatan Harian Form catatan harian berisi catatan pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat beserta rincian biaya yang terpakai. 26. Form Laporan Kemajuan Form laporan kemajuan digunakan untuk mengunggah laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 27. Form Penggunaan Anggaran Form penggunaan anggaran berisi rincian penggunaan anggaran pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 28. Form Seminar Hasil Form seminar hasil digunakan untuk mengunggah file seminar hasil kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 29. Form Laporan Akhir Form laporan akhir digunakan untuk mengunggah laporan akhir kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 30. Form Review Proposal Form review proposal berisi data proposal yang harus dinilai oleh reviewer. Reviewer tidak dapat menilai proposalnya sendiri. 31. Form Penilaian Proposal PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 356

Form penilaian proposal digunakan oleh reviewer untuk menilai proposal penelitian atau pengabdian kepada masyarakat. Reviewer harus mengisi komentar agar nilai tersimpan pada database sistem. 32. Form Monitoring Catatan Harian Form monitoring catatan harian merupakan halaman untuk memonitor catatan harian pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang didanai. 33. Form Monitoring Laporan Kemajuan Form monitoring laporan kemajuan merupakan halaman untuk memantau kemajuan pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 34. Form Monitoring Penggunaan Anggaran Form monitoring penggunaan anggaran merupakan halaman untuk memonitor penggunaan anggaran pada kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 35. Form Rekapitulasi Penggunaan Anggaran Form ini berisi rincian penggunaan anggaran kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang didanai. 36. Form Grafik Penggunaan Anggaran Form ini merupakan rekapan anggaran yang didanai dan disajikan dalam bentuk diagram batang dan dapat dilihat berdasarkan tahun dan skim. Gambar 4. Grafik Penggunaan Anggaran PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 357

37. Form Monitoring Seminar Hasil Form ini merupakan halaman untuk memonitor seminar hasil kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang telah didanai. 38. Form Seminar Hasil Form seminar hasil berisi tabel daftar penelitian atau pengabdian kepada masyarakat, kolom proposal yang sudah didanai dan seminar yang sudah dilaksanakan. Untuk melihat detail seminar hasil klik view. 39. Form Monitoring Laporan Akhir Form monitoring laporan akhir merupakan halaman untuk memonitor laporan akhir pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang telah didanai. Laporan yang sudah diunggah bisa dilihat pada isi kolom laporan yang sudah diunggah. SIMPULAN 1. Kesimpulan Dari hasil proyek akhir yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Negeri Semarang dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a. SIM P3M Politeknik Negeri Semarang ini dapat digunakan admin, manajemen, reviewer dan pengusul dalam mengakses maupun memberikan informasi tentang penelitian dan pengabdian. b. SIM P3M Politeknik Negeri Semarang ini sudah diuji coba kepada pengguna. c. Sistem informasi ini dapat diakses menggunakan jaringan intranet maupun intranet Politeknik Negeri Semarang dengan alamat simp3m.polines.ac.id 2. Saran Harus ada pengembangan yang berkelanjutan agar SIM P3M mampu memenuhi kebutuhan informasi pengguna dan update sesuai perkembangan serta dibuat user friendly. DAFTAR PUSTAKA Hakim, Lukmanul. (2010). Bikin Website Super Keren denan PHP & jquery. Yogyakarta : Lokomedia. Hidayat, Taufik. (2014). ERD (Entity Relationship Diagram. Diambil dari : http://www.ttaufikhidayat.com/berita64-erd(entity-relationship-diagram).html PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 358

Kadir, Abdul. (2008). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Madcoms dan Penerbit Andi Yogyakarta. 2009. Menguasai XHTML, CSS, PHP, &MySQL Melalui Dreamweaver. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Nugroho, Bunafit. (2004). Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQ. Yogyakarta : Penerbit Gava Media. Nugroho, Bunafit. (2012). Dasar Pemrograman Web PHP-MySQL dengan Dreamweaver. Yogyakarta : Penerbit Gava Media. Prastika, Ninda dan Septina Budi Kurniawati. (2014). Sistem Informasi Manajemen I- Waroeng Berbasis Web Pada Restoran Bebek HT Semarang dan Solo, Semarang : Politeknik Negeri Semarang. Wardani, Dyah Risma dan Faridhatul Unsiyyah. (2015). Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Politeknik Negeri Semarang, Semarang, 1-143. PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 ISSN: 2477 2097 359