ANALISIS SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PROGRAM PENGENDALIAN TB DI PUSKESMAS TUMINTING KECAMATAN TUMINTING KOTA MANADO Indri C. Kalesaran*, Christian R. Tilaar*, A. J. M. Rattu* *Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado ABSTRAK Salah satu hal yang penting dalam informasi strategis program pengendalian TB yaitu pencatatan dan pelaporan. Data yang dikumpulkan harus valid, yaitu akurat, lengkap dan tepat waktu. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pencatatan dan pelaporan program pengendalian Tuberkulosis. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang dilaksanakan pada bulan April-Oktober 2014 di Puskesmas Tuminting. Data diperoleh melalui wawancara mendalam, observasi dan penilikan dokumen. Informasi dikumpulkan dari 5 orang informan. Validasi hasil penelitian menggunakan metode triangulasi. Program pengendalian TB disetiap unit pelayanan kesehatan mengacu pada buku pedoman nasional pengendalian TB, begitu juga dengan pencatatan dan pelaporan program TB. Pencatatan dan pelaporan program TB di Puskesmas Tuminting belum dilaksanakan secara optimal. Untuk pencatatan pasien TB dan laboratorium tidak tersedianya formulir yang legkap, formulir tersebut yaitu TB 02, TB 07, TB 08, TB 09, TB 10, TB 11dan TB 12. Begitupun untuk pencatatan dan pelaporan logistik OAT tidak tersedianya buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang dan kartu stok. Kesimpulan dari penelitian ini yaitu sistem pencatatan dan pelaporan program pengendalian TB belum berjalan dengan baik. Puskesmas Tuminting harus lebih mengoptimalkan sistem pencatatan dan pelaporan program TB agar setiap data yang diperlukan tersedia secara lengkap, selain itu Dinas Kesehatan Kota Manado harus mengoptimalkan monitoring dan evaluasi. Kata Kunci: Pencatatan, Pelaporan, Tuberkulosis, Puskesmas ABSTRACT One of the things that are important in TB control programs of strategic information that is recording and reporting. The data collected should be valid, that is accurate, complete and timely. This study aims to determine the system of recording and reporting of TB control programs. This study used a qualitative method, the unit of analysis is a system for recording and reporting of TB control programs at public health centers of Tuminting. Data were obtained through in-depth interviews, observation and document searches. Information collected from 5 informants. Validation of the data by the method of triangulation. TB control programs in each unit of health care refers to the National TB control manuals, as well as recording and reporting of TB programs. Recording and reporting of TB programs have not been implemented optimally. For the recording of TB patients and the unavailability of laboratory form is not complete, the form that is TB 02, TB 07, TB 08, TB 09, TB 10, TB 11 and TB 12. Likewise for the recording and reporting of logistics OAT unavailability of goods receipt books, book expenses goods and card stock. The conclusion of this research is recording and reporting of Public Health center Tuminting should further optimize the system for recording and reporting of TB programs to any necessary data full in available and also the official health city of Manado should optimize monitoring and evaluations. Key words: Recording, Reporting, Tubercullosis, Public Health Center 1
PENDAHULUAN Tuberkulosis (TB) merupakan pembunuh terbesar kedua di dunia setelah HIV/AIDS. Data WHO pada tahun 2012, 8,6 juta orang terserang TB dengan kematian 1,3 juta orang, dan lebih dari 95% kematian akibat TB terjadi di negara berpenghasilan rendah dan menengah. Setiap tahun, 9 juta orang terserang TB dan 3 juta orang yang menderita TB tidak mendapatkan pelayanan kesehatan yang mereka butuhkan (WHO, 2014). Sistem pencatatan dan pelaporan program TB Nasional dikembangkan mengacu pedoman internasional dari WHO dengan TB 03 sebagai register utama yang dikelola oleh Wasor (Wakil Supervisioir) Kabupaten/Kota sebagai penanggung jawab (Kemenkes, 2011a). Berdasarkan data yang diperoleh dari Dinas Kesehatan Kota Manado tahun 2013, Puskesmas Tuminting merupakan wilayah dengan penderita TB tertinggi di Kota Manado dengan jumlah pasien 236. Data yang diperoleh dari Puskesmas Tuminting pada bulan Januari - Agustus tahun 2014 terdapat 140 pasien TB. Tingginya kasus TB di wilayah kerja Puskesmas Tuminting diharapkan sistem pencatatan dan pelaporan dilaksanakan dengan baik. Pada kenyataannya, ditemukan sistem pencatatan yang masih kurang baik karena tidak sesuai dengan buku pedoman nasional. Hal tersebut menyebabkan melemahnya pengawasan terhadap pengobatan pasien sehingga angka kejadian TB masih tinggi di wilayah Tuminting. Setelah peneliti melakukan observasi di lapangan, peneliti menemukan adanya sistem pencatatan yang masih kurang baik berupa format-format yang tidak tersedia lengkap di Puskesmas, tidak tersedianya laporan pemeriksaan dahak, selain itu tidak tersedianya pencatatan tentang logistik obat anti-tb. Hal inilah yang mendorong peneliti merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Analisis Sistem Pencatatan dan Pelaporan Program Pengendalian TB di Puskesmas Tuminting Kecamatan Tuminting Kota Manado. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang dilaksanakan di Puskesmas Tuminting Kota Manado pada bulan April-Oktober 2014. Instrumen penelitian adalah peneliti sendiri selanjutnya dibantu dengan instrumen tambahan berupa alat rekam, alat bantu menulis, kamera serta pedoman wawancara. Wawancara dilakukan kepada lima informan yaitu Kepala seksi P2TB Dinas Kesehatan Kota Manado, Wasor TB Dinas Kesehatan Kota Manado, Kepala Puskesmas, pemegang program TB Puskesmas Tuminting, dan petugas laboratorium Puskesmas Tuminting. Validasi data hasil penelitian dilakukan dengan metode triangulasi sumber dan triangulasi metode. 2
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Pencatatan dan Pelaporan Pasien TB Sehubungan dengan pencatatan dan pelaporan pasien TB, ada beberapa pertanyaan yang diajukan dalam wawancara. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, secara umum untuk pencatatan dan pelaporan program pengendalian TB sudah menggunakan format yang baku. Wasor TB Kota Manado menambahkan penjelasan bahwa sudah ada Sistem Informasi TB Terpadu (SITT) yang digunakan secara online diseluruh Indonesia, yang diharapkan sistem tersebut lebih memudahkan dalam mengakses data pasien TB secara nasional. Berdasarkan hasil observasi peneliti menemukan bahwa di Puskesmas Tuminting belum menggunakan sistem tersebut. Keterbatasan petugas dalam mengoperasikan komputer membuat sistem tersebut belum bisa digunakan di Puskesmas Tuminting. Sampai saat ini untuk pencatatan dan pelaporan pasien masih dengan sistem manual, yaitu masih menggunakan formulir yang disediakan oleh Dinas Kesehatan. Pencatatan dan pelaporan secara manual tersebut membutuhkan formatformat yang lengkap, agar memaksimalkan data yang akan dihasilkan. Namun pada kenyataan dilapangan, berdasarkan hasil penilikan dokumen, peneliti menemukan bahwa beberapa jenis formulir yang digunakan belum tersedia lengkap di Puskesmas Tuminting. Formulir tersebut yaitu: formulir TB 02 (kartu identitas pasien), formulir TB 07 (laporan triwulan kasus baru dan pengobatan), formulir TB 08 (laporan triwulan hasil pengobatan), formulir TB 09 (formulir rujukan/pindah pasien), dan formulir TB 10 (formulir hasil akhir pengobatan dari pasien TB pindahan). Berdasarkan hasil wawancara, Kepala Seksi P2TB menuturkan bahwa format tersedia cukup karena ada bantuan dari Global Fund. Selain itu, informasi lain yang didapatkan dari pihak Puskesmas bahwa setiap format tersedia cukup baik itu melalui Dinas Kesehatan Kota Manado ataupun pengadaan sendiri dari Puskesmas tersebut. Dalam hal ini untuk ketersediaan format tidak menjadi masalah. Dengan adanya pelaporan yang dilakukan setiap triwulan, diharapkan setiap program pengendalian TB khususnya dalam pencatatan dan pelaporan dapat diawasi dengan lebih baik. Akan tetapi, dengan melemahnya monitoring dari Dinas Kesehatan menyebabkan ada formulir-formulir yang tidak disiapkan di Puskesmas. Sistem pencatatan dan pelaporan menggunakan standar register yang merupakan kunci utama dari program TB Nasional. Pencatatan yang cermat dan informasi yang tersistematis meningkatkan manajemen kasus dan perawatan pasien. Sistem pencatatan dan pelaporan menggunakan standar register yang merupakan kunci utama dari program TB Nasional. Pencatatan yang cermat dan informasi yang tersistematis meningkatkan manajemen kasus dan perawatan pasien. Hal ini juga memungkinkan untuk penilaian kegiatan program TB Nasional. Berikut ini dokumen 3
yang digunakan dalam program TB Nasional (KNCV, 2001): a. Kartu Pengobatan TB b. Register TB Daerah c. Kartu Identitas TB d. Laporan Triwulan 1: Kasus Baru dan kambuh e. Laporan Triwulan 2: Hasil pengobatan Pencatatan dan Pelaporan Laboratorium Berdasarkan hasil wawancara dengan semua informan mengenai pencatatan dan pelaporan laboratorium TB, diberikan penjelasan bahwa pencatatan laboratorium sudah dilaksanakan sesuai dengan pedoman Nasional, dan untuk setiap petugas laboratorium sudah mengikuti pelatihan, sehingga diharapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Berdasarkan observasi dilapangan, dalam pencatatan dan pelaporan laboratorium di Puskesmas Tuminting masih terdapat kekurangankekurangan dalam hal tidak tersedianya formulir yang lengkap. Formulir yang tidak tersedia yaitu formulir TB 11 (laporan triwulan hasil pemeriksaan dahak mikroskopis akhir tahap intensif) dan formulir TB 12 (formulir pengiriman sediaan untuk uji silang). Untuk uji silang hasil pemerikasaan mikroskopis Puskesmas Tuminting dilaksanakan setiap triwulan. Dengan tidak tersedianya formulir pengiriman sediaan uji silang, maka laporan hasil uji silang tidak dapat diketahui dalam hal ini berhubungan dengan error rate. Dengan demikian pencatatan dan pelaporan laboratorium TB belum berjalan dengan baik. Dalam rangka menjaga kualitas pemeriksaan laboratorium mikroskopis TB, juga dilaksanakan pemantapan mutu eksternal berupa uji silang. Sediaan yang telah diperiksa oleh laboratorium, secara periodik akan diambil sampel oleh pengelolah program kota untuk diperiksa ulang di laboratorium Rujukan Uji Silang. Pengiriman ulang sediaan untuk uji silang menggunakan formulir TB 12. Pada akhir periode uji silang, pengelolah program kota akan memberilan umpan balik ke laboratorium mikroskopis untuk meningkatkan kinerjanya (Kemenkes, 2012). Dalam program penanggulangan TB, pemeriksaan mikroskopik dahak merupakan komponen kunci untuk menegakkan diagnosis serta evaluasi dan tindak lanjut pengobatan. Pemeriksaan 3 spesimen (SPS) dahak secara mikroskopis nilainya identik dengan pemerikasaan dahak secara biakan. Pemeriksaan dahak mikroskopis merupakan pemeriksaan yang paling efisien, mudah, murah, bersifat spesifik dan dapat dilaksanakan di semua unit laboratorium yang kinerjanya harus dipantau melalui pemantapan mutu laboratorium (Kemenkes, 2011e). Pencatatan dan Pelaporan Logistik OAT Berdasarkan hasil wawancara Wasor TB menuturkan dalam pencatatan dan pelaporan logistik OAT yang dicatat yaitu stok barang yang masuk dan yang digunakan. Hasil 4
penelitian menunjukkan bahwa pencatatan dan pelaporan logistik OAT belum berjalan dengan baik. Peneliti menemukan bahwa di Puskesmas Tuminting tidak menyediakan pencatatan dan pelaporan untuk logistik dan hal tersebut sudah terjadi begitu lama. Tidak adanya format baku dalam pencatatan ini, membuat petugas kesehatan yang ada tidak membuat pencatatan dalam buku khusus tentang permintaan dan penggunaan OAT. Pasokan OAT yang selalu tersedia dan cukup untuk wilayah kerja Puskesmas Tuminting membuat pencatatan dan pelaporan logistik diabaikan. Melemahnya monitoring dan evaluasi menyebabkan tidak adanya perbaikan untuk pencatatan dan pelaporan logistik sampai saat ini. Indonesia telah menerapkaan strategi DOTS sejak tahun 1995 sebagai strategi Nasional penanggulangan TB di seluruh Indonesia. Hasil dari Joint External Monitoring Mission pada tahun 2011 merekomendasikan bahwa perluasan program penanggulangan yang cepat harus didukung oleh sumber daya manusia yang memadai dan dukungan logistik yang cuklup. Rekomendasi JEMM tersebut dituangkan dalam 6 area dan salah satu rekomendasi tersebut adalah penguatan sistem pengelolaan logistik. Pengelolaan logistik yang baik merupakan komponen yang sangat penting dalam mensukseskan program TB Nasional (Kemenkes, 2011d). Pasokan yang tak terputus dan berkelanjutan dari obat anti-tb (OAT) yang memiliki kualitas terjamin merupakan hal yang fundamental dalam pengendalian TB. Sebuah sistem yang dapat diandalkan dalam pengadaan dan distribusi semua obat anti-tb penting untuk semua fasilitas kesehatan yang bersangkutan. Sistem pencatatan dan pelaporan dirancang untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengadaakan, mendistribusikan dan mengurus kecukupan persediaan obat. Obat anti-tb harus tersedia bebas tanpa biaya untuk semua pasien TB, baik karena banyak pasien yang miskin dan mungkin pasien yang sulit untuk mengusahakannya, dan karena pengobatan memiliki manfaat yang mencakup masyarakat secara keseluruhan (WHO, 2006). Peningkatkan manajemen logistik obat adalah masalah yang sangat penting bagi program TB Nasional untuk menjamin tidak terputusanya pasokan obat TB lini pertama dan kedua di seluruh fasilitas pelayanan kesehatan. Obat lini pertama adalah obat untuk penderita TB biasa, sedangkan obat lini ke dua adalah obat untuk penderita TB resisten obat (TB Multi-drug resistant). Peran TB CARE I dalam manajemen logistik obat dimulai dari pemilihan obat, pengadaan, distribusi dan penyimpanan, serta pengawasan dan evaluasi dari manajemen logistik obat tersebut. Dukungan lain TB CARE I berupa dukungan manajemen yang terdiri dari atas penguatan sistem informasi manajemen dalam bentuk implementasi E-TB Manager, pembuatan buku pedoman logistik dan Standar prosedur operasional (SOP), pendanaan dan 5
pelatihan dalam manajemen logistik obat (Kemenkes, 2010). KESIMPULAN 1. Pencatatan dan Pelaporan pasien TB sebenarnya sudah menggunakan SITT, tapi di Puskesmas Tuminting belum menjalankan sistem tersebut. Keterbatasan petugas dalam mengoperasikan komputer membuat sistem tersebut tidak digunakan. Sampai saat ini untuk pencatatan dan pelaporan masih dilakukan secara manual, hal tersebut membuat sistem pencatatan dan pelaporan masih belum berjalan dengan baik. Selain itu, ada beberapa jenis formulir tidak tersedia di Puskesmas Tuminting, membuat sistem pencatatan dan pelaporan pasien TB tidak berjalan sesuai dengan yang tercantum dalam buku pedoman pengendalian TB Nasional. Formulir yang tidak tersedia yaitu TB 02, TB 07, TB 08, TB 09 dan TB 10. 2. Pencatatan dan pelaporan laboratorium TB juga belum berjalan dengan baik. Beberapa formulir yang tidak lengkpa yaitu TB 11 dan TB 12, yang seharusnya formulir tersebut merupakan dokumen yang dapat menunjukkan mutu dari laboratorium tersebut, karena TB 11 adalah formulir permohonan laboratorium TB untuk pemeriksaan dahak dan TB 12 merupakan formulir pengiriman sediaaan untuk uji silang. Format tersebut nanti tersedia di Puskesmas pada saat dilakukan pelaporan triwulan, dan itupun diberikan oleh Dinas Kesehata langsung pada saat melakukan monitoring dan evaluasi di Puskesmas tersebut. 3. Pasokan OAT yang selalu tersedia cukup di Puskesmas Tuminting membuat sistem pencatatan dan pelaporan diabaikan. Hal tersebut dapat dilihat dengan tidak tersedianya buku khusus untuk mencatat setiap kegiatan yang berhubungan dengan permintaan dan penggunaan logistik di Puskesmas Tuminting. Setiap kegiatan yang dilakukan tidak dapat terkontrol dengan baik. Kurangnya pengawasan dari Dinas Kesehatan membuat hal tersebut berjalan begitu lama di Puskesmas Tuminting. SARAN 1. Dinas Kesehatan Kota Manado harus lebih memaksimalkan monitoring dan evaluasi agar Program Pengendalian TB khususnya sistem pencatatan dan pelaporan berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman nasional pengendalian TB. 2. Puskesmas Tuminting harus memaksimalkan pencatatan dan pelaporan pasien TB maupun laboratorium. Dengan adanya SITT diharapkan petugas kesehatan yang ada sudah mampu melakukan pelaporan 6
dengan menggunakan sistem tersebut secara online. 3. Untuk setiap kegiatan logistik OAT yang berhubungan dengan permintaan dan penggunaan disediakan buku khusus, agar kegiatan tersebut dapat terkontrol dengan maksimal. DAFTAR PUSTAKA 2010. Panduan Pengelolaan Logistik Program Pengendalian Tuberkulosis 2011a. Strategi Nasional Pengendalian TB di Indonesia 2010 2014 2011b. Rencana Aksi Nasional, Informasi Strategis Pengendalian Tuberkulosis Indonesia: 2011-2014 2011d. Rencana Aksi Nasional Logistik Pengendalian Tuberkulosis 2011-2013 2011e. Rencana Aksi Nasional Penguatan Laboratorium Pengendalian Tuberkulosis: 2011-2014 2012. Standar Prosedur Operasional Pemeriksaan Mikroskopis TB Koninklijke Nederlandse Centrale Vereniging (KNCV). 2001. TB Manual National Tuberkulosis Programme Guidelines World Health Organization. 2006. The Stop TB Strategy (Building on and Enchancing DOTS to Meet the TB-Related Millennium Development Goals) World Health Organization. 2014. Reach The 3 Million. (Online). (http://www.who.int/campaigns/tbday/2014/event/en/). Diakses pada tanggal 27 Maret 2014 7