Desain dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Oleh : Teguh Wahyono teguhw_skom@yahoo.com Dipublikasikan dan didedikasikan untuk perkembangan pendidikan di Indonesia melalui MateriKuliah.Com Lisensi Pemakaian Artikel: Seluruh artikel di MateriKuliah.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut Penulis. Hak Atas Kekayaan Intelektual setiap artikel di MateriKuliah.Com adalah milik Penulis masing-masing, dan mereka bersedia membagikan karya mereka semata-mata untuk perkembangan pendidikan di Indonesia. MateriKuliah.Com sangat berterima kasih untuk setiap artikel yang sudah Penulis kirimkan.
DESAIN DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Akuntansi adalah suatu bidang ilmu yang memproses data keuangan menjadi suatu informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan keuangan. Perkembangan selanjutnya yaitu akuntansi merupakan suatu ilmu yang menghasilkan informasi keuangan dan non keuangan bagi manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan. Dan sistem informasi menjadi satu kesatuan dari proses akuntansi, mulai dari akuntansi keuangan, audit dan saat ini sampai pada sistem pengendalian manajemen (Davis, 1991). Manfaat utama dari perkembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi sistem efektifitas dan efisiensi manajemen (Wahyono, 2004) adalah : (1) penghematan waktu (time saving), (2) penghematan biaya (cost saving), (3) peningkatan efektivitas (effectiveness), (4) pengembangan teknologi (technology development), (5) pengembangan personel akuntansi (accounting staff development). Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam era globalisasi dengan tingkat kompetisi yang semakin ketat. Pelaksanaan Sistem Akuntansi Komputer, membutuhkan adanya validasi dan verifikasi data yang baik sebelum data-data tersebut dimasukkan ke dalam komputer. Bahkan pada beberapa perusahaan yang menerapkan internal control tinggi, data atau dokumen mentah akan akan diverifikasi terlebih dahulu secara manual oleh banyak bagian dalam sistem seperti Bagian Jurnal, Internal Auditor, Manajer Keuangan atau bahkan sampai General Manager baru data tersebut dimasukkan ke dalam komputer oleh bagian EDP. Pada saat itu terjadi penumpukan data yang terkadang sulit dikendalikan kuantitasnya, sebelum data tersebut di input ke dalam komputer. Selain dilakukan sebelum data dimasukkan ke dalam komputer, verifikasi dan validasi juga perlu dilakukan meskipun data sudah diinput. Seperti misalnya pada kasus posting data, bahwa posting data sebaiknya dilakukan setelah data-data akuntansi yang dimasukkan ke dalam komputer tersebut lengkap dan valid dalam satu periode. Mengingat hal tersebut di atas, dimana seringkali penumpukan data baik secara manual maupun elektronik tidak bisa dihindari dalam penerapan SIA, maka penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan SIA menggunakan pendekatan teknik pengolahan data Batch Processing. Penerapan Batch Processing dilakukan karena meskipun teknik pengolahan data tersebut tergolong teknik yang paling tua tetapi merupakan teknik masih cukup relevan dalam konteks penelitian ini, disamping juga merupakan teknik pengolahan data yang cukup populer dibanding dengan teknik lainnya. 1. Proses Rancang Bangun dengan Sistem Batch Proses rancang bangun input dan output pada Sistem Informasi Akuntansi yang akan dibahas pada bagian ini adalah menggunakan pendekatan metode pengolahan data Batch Processing. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Batch Processing merupakan teknik pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Sistem ini akan memproses data setelah data itu terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu. Setiap batch ditandai dengan
identitas tertentu serta informasi mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut (Widjajanto, 1991). Dalam sistem batch, setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke dalam file-file input yang bisa terbaca komputer baik berupa punch card ataupun disk. File input tersebut kemudian diproses oleh Central Processing Unit (CPU) untuk menghasilkan file-file output baik dalam bentuk hard copy, maupun file dalam media penyimpanan eksternal lain. Gambar 1. Metode Batch Procesing Pendekatan sistem ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data besar sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah. Model ini juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan akses secara langsung dari waktu ke waktu melainkan dalah tingkat periode. Misalnya laporan yang dibutuhkan dalam periode mingguan, bulanan, triwulan dan sebagainya. Sebagai contoh jika laporan dibutuhkan untuk tingkat bulanan, maka data-data akan dikumpulkan terlebih dahulu untuk satu bulan, kemudian baru diolah untuk mendapatkan laporan yang diinginkan. 2. Desain Sistem Pemodelan SIA dengan pendekatan Batch Processing didasarkan pada aliran informasi antara komponen-komponen yang terkait dalam sistem seperti Bagian EDP, Bagian Keuangan, Bagian Jurnal, Internal Audit dan Manajer Keuangan. Analisis dan pemodelan sistem dilakukan dengan Bussiness Process Modeling, Data Modeling dan User Interface Modeling (Martin, 1991).
Bussiness Process Modeling berfungsi untuk menggambarkan desain sistem secara global yang di dalamnya terdapat komponen-komponen pelaku sistem secara umum. Data Modeling dilakukan dengan menggunakan diagram Entity Relationship, Conceptual and Logical Data Model dan Physical Data Model. Sedangkan User Interface Modeling dilakukan dengan menggunakan konsep-konsep interaksi manusia dengan komputer yang diharapkan akan menghasilkan aplikasi yang intektif sesuai dengan keinginan pengguna. 2.1.Desain Konseptual dan Logikal Desain konseptual dilakukan dengan melakukan identifikasi dan analisis jenis aplikasi yang terkait dengan keinginan pengguna, serta klarifikasi serta inventarisasi hal-hal yang menjadi tujuan akhir dari aplikasi yang dibangun. Dari desain konseptual digunakan sebagi dasar melakukan desain logikal sistem. Desain logikal alur sistem dalam sistem informasi akuntansi tersebut dibuat mengacu pada siklus akuntansi yang terjadi secara konvensional dan diadaptasi ke dalam sistem basis komputer dengan metode batch processing. Desain logikal bisa digambarkan dengan flowchart yang menunjukkan alur sistem yang disesuaikan dengan siklus kegiatan akuntansi secara konvensional seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 2. Alur Logical Sistem Akuntansi
Batch Processing diperlukan untuk melakukan verifikasi data dalam sistem. Verifikasi yang pertama dilakukan pada sistem manual dimana diperlukannya audit secara manual untuk berbagai macam transaksi yang diperlukan. Ketika proses audit itulah keberlakuan real time processing sulit dilaksanakan dan menerapkan batch processing. Verifikasi kedua dilakukan ketika data sudah tersimpan secara magnetik di dalam media penyimpanan. Pengecekan dilakukan untuk mengetahui apakah data yang masuk ke dalam komputer sudah benar sesuai dengan real data-nya. Setelah itu baru proses dilanjutkan ke dalam posting data. 2.2.Desain Fisikal Desain fisika dari suatu database merupakan level abstraksi paling rendah karena menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi yang sebenarnya (Pakereng, 2003). Gambar berikut menunjukkan desain fisikal dari Sistem Informasi Akuntansi yang dibuat. Gambar 3. Desain Fisik Database Tabel Master_Perkiraan digunakan untuk menyimpan data-data kode akun atau kodekode perkiraan dengan atribut-atributnya seperti kode perkiraan, nama perkiraan, tipe data, posisi normal balance, saldo awal periode, jumlah mutasi debet dalam suatu periode, jumlah mutasi kredit dalam suatu periode, serta saldo akhir dari akumulasi transaksi yang terjadi selama suatu periode tertentu.
Tabel Master_Transaksi digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data-data transaksi harian yang telah disusun dalam format jurnal transaksi dengan atribut-atribut seperti nomor bukti transaksi, nama transaksi, kode perkiraan, tanggal transaksi, tanggal input data, nilai debet dan nilai kredit dalam suatu transaksi. Tabel Master_Buku_Bantu dan Transaksi_Buku_Bantu berfungsi seperti kedua tabel sebelumnya, tetapi digunakan pada rekening-rekening tertentu yang memiliki buku bantu seperti hutang, piutang, uang muka dan lain sebagainya. 2.3.User Interface Berikut adalah contoh interface yang dikembangkan untu sistem informasi akuntansi dengan pendekatan Batch Processing. a. Menu Utama Perancangan alur sistem yang terdapat pada desain logical diimplementasikan ke dalam menu utama program yang dibuat secara interactive melambangkan alur tersebut. Menu utama program adalah seperti di bawah ini. Gambar 4. Alur Sistem dalam Menu Utama Aplikasi b. Setup Kode Perkiraan Setup Kode Perkiraan digunakan untuk membuat master kode-kode akuntansi yang terdiri dari kode perkiraan, keterangan atau nama perkiraan, tipe, normal balance dan update to seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 5. Form Setup Kode Perkiraan c. Penanganan Data Jurnal Transaksi Jurnal merupakan catatan yang digunakan untuk mengklasifikasikan transaksi-transaksi yang beraneka ragam tersebut berdasarkan urutan kronologis. Jurnal dilakukan dengan mendebit dan mengkredit perkiraanperkiraan serta menjaga keseimbangan perkiraan-perkiraan tersebut di dalam buku besar. Program ini menangani pencatatan jurnal tersebut menggunakan model General Journal (Jurnal Umum). Gambar 6. Form Input Jurnal Transaksi d. Posting Data Posting adalah proses pengelompokan transaksi-transksi tersebut per kode perkiraan dengan tujuan dapat menghasilkan laporan buku besar dan neraca percobaan.
e. Laporan Keuangan Gambar 7. Posting Data Seperti halnya sistem akuntansi secara manual, sistem ini menghasilkan output laporan keuangan yang berupa Neraca Percobaan, Buku besar, Laporan HPP, Laporan Rugi Laba dan Neraca. Gambar 8. Menu Laporan Keuangan Gambar 9. Kartu Buku Besar Laporan neraca Percobaan atau Trial Balance ditampilkan paling awal karena disamping berfungsi untuk menampilkan informasi tentang kesimpulan dari transaksi yang ada pada kegiatan perusahaan, laporan ini
juga berfungsi sebagai deteksi dini kesalahan pemasukan data. Sedangkan buku besar merupakan daftar transaksi yang terjadi pada setiap kode rekening selama periode yang telah ditentukan. Neraca atau Balance Sheet merupakan suatu daftar yang menunjukkan posisi harta, hutang dan modal dalam suatu perusahaan per tanggal tertentu. Desain dibuat dengan memenuhi syarat persamaan akuntansi yang menyatakan bahwa Aktiva sama dengan Pasiva. Gambar 10. Neraca (Balance Sheet) Jadi meskipun tergolong metode pengolahan data yang cukup tua, namun Batch Processing ternyata masih relevan dengan keperluan Sistem Informasi Akuntansi. Hal itu dikarenakan pada sistem informasi tersebut diperlukan verifikasi data sebelum masuk ke dalam sistem komputer. Verifikasi yang pertama dilakukan pada sistem manual dimana diperlukannya audit secara manual untuk berbagai macam transaksi yang diperlukan. Ketika proses audit itulah keberlakuan real time processing sulit dilaksanakan dan menerapkan batch processing. Verifikasi kedua dilakukan ketika data sudah tersimpan secara magnetik di dalam media penyimpanan. Pengecekan dilakukan untuk mengetahui apakah data yang masuk ke dalam komputer sudah benar sesuai dengan real data-nya. Setelah itu baru proses dilanjutkan ke dalam posting data. Memang tidak semua perusahaan relevan dengan sistem akuntansi yang bersifat batch processing. Beberapa perusahaan maju tetap memanfaatkan realtime processing untuk kebutuhan quick otomation. Penelitian lanjutan dapat dilakukan untuk meninjau sejauh mana efektifitas batch processing dibandingkan dengan real time processing sehingga pengguna dapat lebih menentukan pilihan konsep mana yang akan dipakai.