BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan industri dari zaman ke zaman semakin maju seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini. Segala upaya dilakukan untuk dapat memenuhi kebutuhan akan informasi dan teknologi demi kebutuhan dan perkembangan dunia. Informasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi perusahaan untuk menjalankan segala aktifitas perusahaan. Salah satu bentuk penerapan untuk menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sistem informasi diharapkan dapat memberikan manfaat dalam meningkatkan keefektifan dan keefisienan dalam perusahaan. Salah satu teknologi informasi yang berkembang pesat adalah media internet yang dapat di akses dimana saja, kapan saja dan dapat dikontrol dari suatu tempat sebagai central. PT. Chiyoda Kogyo Indonesia didirikan pada tahun 1997 merupakan anak perusahaan dari Chiyoda Kogyo Co.,Ltd yang terletak di Tokyo, Japan. PT. Chiyoda Kogyo Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufacture pembuatan robot system integrator, special purpose machine, vacuum heat treatment, cell membrane, trading, dan plastic machining. Saat ini PT. Chiyoda Kogyo Indonesia merupakan perusahaan yang sedang dalam masa perkembangan. Dengan visi selalu mengedepankan kualitas dan kepuasan pelanggan, PT. Chiyoda Kogyo Indonesia selalu berusaha untuk menyelesaikan proyek dengan tepat waktu dan membantu customer menyelesaikan permasalahan produktivitas mereka. Namun, dalam kegiatan operasional sehari-hari proses pembuatan surat tugas, membuat laporan perjalanan dinas dan monitoring kegiatan karyawan dalam perjalanan dinas masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Ms. Word yang mengakibatkan penyampaian informasi tidak dilakukan secara akurat dan real time. Oleh karena itu, penulis membuat penelitian yang berjudul Sistem Informasi Monitoring Perjalanan Dinas Berbasis Web yang diharapkan dapat membantu PIC 1
2 Marketing untuk membuat surat tugas, meminta persetujuan surat tugas kepada Manager Divisi dan Manager Marketing, membuat laporan perjalanan dinas, dan meminta persetujuan laporan perjalanan dinas kepada customer. Selain itu, aplikasi tersebut guna membantu PIC Marketing untuk dapat memonitoring kegiatan karyawan dalam menjalankan proyek diluar perusahaan, dan membuat rencana kerja. 1.2 Rumusan Masalah Setelah melakukan penelitian maka penulis dapat mendeskripsikan permasalahan yang ada di PT. Chiyoda Kogyo Indonesia sebagai berikut : 1. Bagaimana membuat surat tugas dengan menggunakan aplikasi monitoring perjalanan dinas? 2. Bagaimana menentukan karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan proyek luar kantor? 3. Bagaimana menyajikan laporan perjalanan dinas secara real time dengan menggunakan aplikasi monitoring perjalanan dinas? 4. Bagaimana mereview pekerjaan masing-masing karyawan dengan menggunakan aplikasi monitoring perjalanan dinas? 5. Bagaimana memonitoring proyek yang sedang berjalan dengan menggunakan aplikasi monitoring perjalanan dinas? 1.3 Batasan Masalah Dalam perumusan masalah di atas, maka penulis perlu membatasi masalah agar tidak luas dalam cakupannya sebagai berikut : 1. Aplikasi ini hanya berfungsi untuk membuat surat tugas, membuat laporan perjalanan dinas, dan monitoring proyek yang sedang berjalan. Namun belum ada menu untuk menambahkan foto, video atau file dalam aplikasi monitoring perjalanan dinas 2. Dalam pembuatan surat tugas dan pembuatan laporan perjalanan dinas hanya dapat dilakukan PIC Marketing, sedangkan Manager Divisi dan Manager Marketing hanya dapat menyetujui pembuatan surat tugas dan customer hanya dapat menyetujui hasil laporan perjalanan dinas.
3 3. Sistem ini tidak terintegrasi dengan sistem yang sudah ada di PT. Chiyoda Kogyo Indonesia. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu untuk membangun sebuah aplikasi yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang sebelumnya telah disebutkan, antara lain : 1. Membangun sebuah aplikasi berbasis website yang berfungsi untuk membuat surat tugas. 2. Membangun sebuah aplikasi berbasis website yang bertujuan agar Manager Divisi dapat menentukan karyawan proyek dengan melihat sistem agar memimalisir terjadi kesalahan dalam penentuan karyawan proyek. 3. Aplikasi ini bertujuan agar PIC Marketing dapat membuat laporan perjalanan dinas setelah melaksanakan pekerjaan keluar kantor. 4. Aplikasi ini bertujuan agar Manager Divisi, Manager Marketing, dan PIC Marketing dapat memantau pekerjaan karyawan proyek dan hasil pekerjaan mereka dari laporan perjalanan dinas. 5. Aplikasi ini bertujuan agar Manager Divisi, Manager Marketing, dan PIC Marketing dapat memantau proyek customer dan membantu dalam pengambilan keputusan proyek selanjutnya. 1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini, adalah : Bagi Mahasiswa : 1. Meningkatkan pemahaman teori yang diperoleh selama masa kuliah dengan mengaplikasikannya pada kasus nyata. 2. Memenuhi salah satu syarat kelulusan yang sesuai dengan kurikulum di Pogram Studi Sistem Informasi Universitas Mercubuana.
4 Bagi Perusahaan : 1. Aplikasi ini dapat digunakan oleh PIC Marketing dimanapun dan kapanpun dengan menggunakan handphone, komputer atau laptop yang tersambung internet. 2. Manager Divisi dan Manager Marketing dapat lebih mudah memantau kinerja bawahannya dan dapat lebih mudah dalam menyetujui setiap surat tugas yang telah dibuat. 3. PIC Marketing dapat lebih mudah melaporkan progress pekerjaan secara real time. 4. Dengan adanya aplikasi ini perusahaan dapat lebih efisien dalam menghemat waktu, menghemat kertas, dan efektif dalam pengerjaannya. 1.6 Metodologi Penelitian 1.6.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan salah satu aspek yang berperan dalam kelancaran dan keberhasilan dalam suatu penelitian. Dalam penelitian ini, metode pengumpulan data yang di lakukan adalah sebagai berikut : a. Obervasi, yaitu metode pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan pada obyek penelitian yang berhubungan dengan permasalahan yang akan diteliti. Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengamatan terhadap objek tersebut yaitu aktifitas pembuatan surat tugas, meminta persetujuan surat tugas, membuat laporan perjalanan dinas, dan monitoring proyek yang ada diluar perusahaan. b. Studi Pustaka, dilakukan dengan mencari sumber-sumber pustaka yang mendukung penelitian dan memberikan informasi yang memadai dalam menyelesaikan penelitian ini. Studi pustaka yang digunakan antara lain : buku, jurnal, artikel dan paper. c. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan cara bertatap muka langsung antara penulis dan responden. Penulis melakukan tanya jawab langsung dengan pihak PT. Chiyoda Kogyo Indonesia yaitu Bapak Iswandi selaku PIC Marketing untuk mengetahui dan memahami secara detail kebutuhan dan masalah-masalah yang diteliti.
5 1.6.2 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis adalah metode pengembangan SDLC dengan model waterfall. Menurut Pressman (2015) model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dengan membangun sistem. Berikut fase-fase dalam model waterfall, antara lain : 1. Communication (Project Initiation and Requirements Gathering) Sebelum memulai pekerjaan yang bersifat teknis, sangat diperlukan adanya komunikasi dengan customer demi memahami dan mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah inisialisasi proyek, seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data-data yang diperlukan, serta membantu mendefinisikan fitur dan fungsi software. Pengumpulan data-data tambahan bisa juga diambil dari jurnal, artikel, dan internet. 2. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking) Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko yang dapat terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat sistem, produk kerja yang ingin dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan dilaksanakan, dan tracking proses pengerjaan sistem. 3. Modeling (Analysis and Design) Tahapan ini adalah tahap perancangan dan pemodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan interface, dan algoritma program. Tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan. 4. Construction (Code and Test) Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki. 5. Deployment (Delivery, Support, Feedback) Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi software ke customer, pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan
6 pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya. 1.6.3 Metode Analisa Masalah Metode analisa permasalahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economy, dan Service), yaitu: 1. Analisa Kerja (Performance) Kinerja merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga tujuan dapat segera tercapai. Dalam proses pembuatan surat tugas, dan laporan perjalanan dinas masih menggunakan Ms. Word yang menyebabkan proses pembuatan surat tugas lama, terjadi bentrok antara karyawan dan pekerjaan, dan pembuatan laporan perjalanan dinas yang tidak real time. 2. Analisa Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting dalam suatu sistem yang berjalana. Informasi dapat dikatakan akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan harapan jika suatu sistem tidak dapat memberikan informasi dengan tepat dan akurat, maka sistem tersebut perlu dianalisa kembali untuk diketahui kekurangannya. Saat ini pemberian informasi progress proyek yang sedang berjalan diluar perusahaan kepada atasan dilakukan secara manual melalui media kertas, akan tetapi hal tersebut tidak memenuhi standar informasi yang berkualitas seperti yang dijelaskan karena bisa terjadi keterlambatan atau tidak tepat waktu dalam proses penyampaiannya. Dengan adanya aplikasi ini, para atasan dapat mengetahui informasi proyek yang sedang berjalan diluar perusahaan secara real time melalui website. 3. Analisa ekonomi (Economy) Analisa ekonomi merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang dibuat. Pada proses pekerjaan yang lama terdapat kompenen biaya untuk mencetak surat tugas. Dengan adanya aplikasi ini, dharapkan biaya cetak dapat dikurangi karena informasi dapat dilihat melalui website. 4. Analisa control (Control) Pengendalian atau controlling pada suatu sistem sangat diperlukan, yaitu untuk menghindari atau memimalisir penyalahgunaan serta menjamin data dan
7 informasi yang ada. Pada sistem yang lama, data surat tugas, dan laporan perjalanan disimpan di folder dalam bentuk Ms Word sehingga akan lebih mudah di copy oleh orang yang tidak berkepentingan. Dengan adanya aplikasi ini, semua data yang berhubungan dengan surat tugas, dan laporan perjalanan dinas akan disimpan terpusat pada database yang ada di server sehingga lebih aman dari kehilangan dan pencurian data. 5. Analisa efisiensi (Eficiency) Efisiensi berbeda dengan ekonomi, ekonomi berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan dengan minimal biaya atau pengeluaran, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan optimal. Pada sistem yang lama pembuatan surat tugas dan laporan perjalanan dinas membutuhkan aplikasi Ms Word yang sudah terpasang dikomputer sedangkan jika menggunakan sistem berbasis website pegawai tidak perlu install aplikasi tambahan karena secara default, browser sudah ada disemua sistem operasi. Selain itu juga, pegawai dapat mengakses aplikasi melalui smartphone yang dapat memudahkan mobilitas pekerjaan dan memanfaatkan waktu dengan efisien. 6. Analisa pelayanan (Service) Aplikasi ini berhubungan dengan pelayanan yang lebih baik. Analisa pelayanan ini ditinjau dari sejauh mana kemudahan yang diberikan aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data serta dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat. Pada sistem lama, untuk mencari informasi mengenai proyek yang sedang dikerjakan karyawan, PIC marketing harus membuka folder dan file dikomputer yang bisa menyebabkan proses pencarian data lebih lama dan tidak efisien. Dengan adanya aplikasi berbasis website, PIC marketing tinggal memasukkan data mengenai informasi yang akan dicari melalui menu transaksi overview yang ada di aplikasi. 1.6.4 Metode Pengujian Metode pengujian yang dilakukan adalah metode pengujian black box yaitu pengujian yang dilakukan berdasarkan spesifikasi kebutuhan dan tidak perlu memeriksa koding dalam pengujian black box. Pengujian Black Box dilakukan berdasarkan input dan
8 output system yang telah dibuat, pengujian ini dilakukan jika system telah selesai dibuat. (Srivinas, Nidhra, Jagruthi Dondeti, 2012) Keuntungan dalam metode pengujian black box testing adalah, penguji tidak perlu memiliki pengetahuan tentang bahasa pemograman, dan pengetahuan tentang implementasi. 1.7 Sistematika Penulisan Adapun sistematika laporan tugas akhir dibagi menjadi 5 Bab yang terdiri dari : Bab I Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metedologi penelitian dan sistematika penulisan. Bab II Landasan Teori Pada bab ini menjelaskan mengenai landasan-landasan teori yang berhubungan dengan permasalahan yang diambil, serta berisikan rangkuman informasi yang dihimpun dari daftar pustaka yang berkaitan dengan masalah yang menjadi objek penelitian Bab III Analisa dan Perancangan Membahas tentang tinjauan perusahaan, analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, sistem yang akan diterapkan ke dalam aplikasi, rancangan basis data, dan rancangan desain antar muka aplikasi. Bab IV Impelementasi dan Pengujian Menerangkan dan menjelaskan bagaimana aplikasi tersebut bekerja serta melakukan pengujian terhadap aplikasi tersebut. Bab V Penutup Pada bab ini berisikan kesimpulan yang dapat di ambil dari hasil pembuatan aplikasi serta saran saran untuk pengembangan selanjutnya.