Manajemen Persediaan di Rumah Sakit Oleh: Firman Pribadi Manajemen Bahan Baku dan Manajemen Persediaan Di sebagaian besar RS, termasuk persediaan (supplies) dan farmasi (obat2an) adalah biaya non tenaga kerja terbesar dalam anggaran (budget) operasi dan karenanya membutuhkan perhatian khusus. Manajemen bahan baku yang tepat dapat mempunyai pengaruh yang signifikan pada biaya operasi dan karenanya berdampak pada pendapatan bersih organisasi. Manajemen Bahan Baku didefinisikan secara lebih luas dibandingkan dengan manajamen persediaan, yaitu Manajemen Bahan Baku adalah manajemen dan kontrol persediaan, jasa, dan peralatan (equipment dari akuisisi hingga disposisi), sedangkan manajemen Persediaan adalah manajemen dan kontrol persediaan atau item yang mempunyai umur kemanfaat harapan kurang dari 12 bulan (Suver, Neumann, dan Boles 1992). RS mengklasifikasikan bahan baku menjadi dua kelompok, yaitu pertama bahan baku untuk Perawatan pasien terdiri dari medical supplies, surgical supplies, obat2an, linen, dsb. Kedua bahan baku untuk administrasi terdiri dari houskeeping supplies, office supplies dan persediaan lain yang tidak digunakan secara langsung bagi perawatan pasien. Tujuan dari manajemen Bahan baku atau Material adalah untuk meminimalkan biaya total terkait dengan bahan baku dan menjamin ketepatan Bahan Baku baik secara kualitas maupun kuantitas. Pertanyaanya adalah mengapa mengapa manajemen bahan baku ini penting?, karena rumah sakit harus mempunyai persediaan dalam jumlah jenis dan jumlah yang tepat untuk perawatan pasien, dimana Jenis yang tepat dari persediaan dapat ditentukan oleh manajer bahan baku/ pembelian atas masukan dari komite pengguna. Selanjunya Jumlah tepat dari persediaan hal yang sulit untuk diproyeksikan karena 3 alasan yaitu: Waktu, Adanya lag time antara pemesanan dan penerimaan persediaan Ketidakpastian Permintaan akan persediaan biasanya akan berfluktuasi baik dalam volume maupun ragam pasien., Untuk menghadapi ketidakpastian ini manajer bahan baku/pembelian dapat meminta/menemui masing manajer departemen untuk menentukan kebutuhan aktual yang dipandang penting Diskontinuitas. Diskontinuitas berarti bahwa proses persediaan telah terhenti (disrupted), mungkin karena model baru dari penawaran atau kesalahan pengantaran, maka RS harus mempunyai stok di tangan untuk kontinuitas proses perawatan pasien Alasan lain pentingnya manajemen bahan baku adalah Biaya, karena persediaan seperti piutang yang merupakan aset yang tidak produktif atau tidak bertumbuh sehingga tidak mendatangkan income. Dan fakta menunjukan piutang dan persediaan akan hilang nilainya sejalan dengan waktu dimana piutang yang terlalu lama menjadi bad debt, dan persediaan akan menjadi expired.
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk menilai persediaan yaitu: (a) FIFO - item pertama yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang dikeluarkan dari persediaan. FIFO menghasilkan persediaan item terbaru. Total biaya persediaan ditentukan dengan mengali biaya per unit dari item terbaru dalam persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan, (b) LIFO - item terakhir yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang dikeluarkan dari persediaan. LIFO menghasilkan persediaan dari item terlama. Total biaya dari dari persediaan ditentukan dengan mengali biaya unit dari item terlama dalam persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan, (c) Weighted average: Menentukan biaya rata-rata item dalam persediaan dan kemudian megalikan biaya ratarata dengan jumlah unit dalam persediaan, (d) Identifikasi Khusus atau specific identification - menentukan biaya aktual dari masing-masing item dalam persediaan. Idenifikasi khusus digunakan ketika persedian mudah untuk diidentifikasi dan ketika biaya dari masing-masing item persediaan tinggi. Dalam manajemen persediaan untuk meminimalkan biaya persediaan total manajer bahan baku harus mempunyai pemahaman yang baik mengenai biaya persediaan. Terkait dengan biaya persediaan terefleksikan dalam isu-isu berikut: Berapa banyak item yang di pesan (order) untuk setiap pemesanan Kapan memesan item Berapa biaya dari item Purchasing Cost (PD) adalah total biaya yang dibayarkan kepada vendor untuk item tertentu dalam periode akuntansi (1 tahun). Purchasing cost (PD) didapatkan dengan mengalikan harga item perunit (P) dengan permintaan (D) (yaitu: jumlah tahunan dari item yang digunakan). Biaya pesan adalah biaya administratif yang dikaitkan dengan pesanan untuk item persediaan. Total Biaya Pesan yaitu, (D/Q) O dimana (D/Q) O = Jumlah pesanan per tahun dikali dengan biaya pesan per pesanan. Carrying cost adalah biaya menyimpan (Holding) persediaan item. Carrying cost termasuk opportunity cost yang sedikitnya sama dengan biaya rata-rata menyimpan persediaan ([P][Q/2], didapatkan dengan mengali harga dari item [P] dengan ratarata jumlah item dalam persediaan Q/2, dikali dengan suku bunga (I) yang didapatkan perusahaan dari investasi. Opportunity Cost adalah = IP Q/2, Carrying cost juga memasukan biaya menyimpan (Holding Cost) termasuk biaya gudang, keamanan dan jaminan item dalam persediaan. Dan biaya ini didapatkan dengan mengali biaya menyimpan perunit (H) dengan kuantitas yang di pesan (Q) = HQ. Karenanya Carrying cost didapat dengan menambah biaya menyimpan (holding cost) dan opportunity cost. Selanjutnya persamaan dari Carrying Cost adalah HQ + IP Q/2 Biaya kekurangan stock atau Stock-out cost (S) adalah biaya yang terkait dengan kekurangan persediaan yang dimiliki untuk memenuhi permintaan. Yang termasuk stock-out cost ini adalah purchasing cost dan ordering cost yang dikaitkan dengan pesanan mendadak
(tiba-tiba), dan intangible cost dari kerugian goodwill diantara staf medik dan pasien. Stock out cost ini didapatkan dengan basis kasus per kasus. Biaya kelebihan stock adalah Biaya yang dikaitkan dengan kepemilikan persediaan yang lebih dari cukup (overstock) untuk memenuhi permintaan, yang termasuk overstock cost ini adalah carrying cost dikaitkan dengan item yang berlebih untuk periode akuntansi tambahan hingga RS menggunakan item ini. Dari penjelasan biaya persediaan di atas maka dapat dirumuskan formula total biaya yang menghasilkan biaya minimal persediaan untuk periode 1 tahun dengan bentuk formula seperti berikut: Total Cost = PD + (D/Q) O + (HQ+IP[Q/2]) + S + L. dimana: PD = Purchasing Cost (D/Q) O = Total Ordering Cost (HQ+IP[Q/2]) = Carrying Cost S = Stock-Out Cost L = Overstock Cost Economic Order Quantity dan Reorder Point EOQ atau Q c adalah kuantitas item yang harus di pesan pada satu waktu untuk mendapatkan total biaya persediaan yang minimal. EOQ adalah usaha untuk menghitung berapa tingkat persediaan yang optimal. Karena persediaan yang terlalu besar akan memakan terlalu banyak biaya dan jika terlalu kecil akan menimbulkan stock-out cost (intangible cost dari goodwill RS) maka Formula EOQ adalah dimana: Dengan Asumsi Q 2DO C IP 2 H D = Annual Demand (total kebutuhan per periode atau per tahun) O = Order Cost (Biaya pemesanan) P = Price (Harga dari Item) H = Holding Cost (biaya memegang/menyimpan) I = Interest (Tingkat Bunga) Permintaan tetep dan konstan dalam satu tahun Lead time untuk pesan konstan Tidak ada Stock-Out atau Overstock
Gambar di bawah ini menjelaskan bagaimana titik biaya total terendah adalah titik EOQ seperti penjelasan di atas Gambar diambil dari https://sites.google.com/site/r10ce4107/material-management Reorde Point Titik pesan kembali atau reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan item yang dipesan adalah tepat pada saat dibutuhkan, dengan bentuk persamaan: ROP d l D d l D Jumlah Hari Kerja lead time Kebutuhan pertahun pertahun Perhitungan reorder point (RP) membutuhkan pengetahuan tentang lag time dalam menerima pesanan, atau berapa hari yang dibutuhkan antara pemesanan item dengan menerima item. Reorder point dalam unit adalah permintaan dalam lag time dan reorder point dalam hari adalah lag time. Menentukan reorder point dibawah kondisi ketidakpastian RS perlu mengetahui biaya yang dikaitkan dengan stock-out dan overstock. Dengan mengali stock-out
cost atau overstock cost dengan probabilitas terjadinya.(probabilitas dihitung berdasarkan historis). Gambar di bawah ini menjelaskan bagaimana hubungan Antara EOQ dan reorde point, yaitu ketika persediaan berada pada titik pesan kembali maka rumah sakit akan melakukan pesan kembali persediaan, dengan besaran pesan yang akan kemabali ke titik Q c. Gambar juga menunjukan bahwa selama menanti pesanan item datang, rumah sakit perlu mempertimbangkan adanya stock yang cukup (safety stock) selama masa menunggu (lead time) pesanan tiba. Gambar di ambil dari http://mcu.edu.tw/~ychen/op_mgm/notes/inventory.html Daftar Pustaka Nowicki Michael., 2008, The Financial Management of Hospital and Healthcare Organization, Fourth Edition, Aupha press, Washington DC.