TANGGAL DITERBITKAN Januari 2009 DITERBITKAN ULANG Mei 2009 DITERBITKAN ULANG Januari 2012 SUBJEK KEBIJAKAN Cameron NOMOR EC-POL-004 HALAMAN 1 DARI AREA FUNGSIONAL Kepatuhan/Legal KEBIJAKAN HADIAH, PERJALANAN, DAN HOSTING CAMERON 6 TUJUAN Cameron International Corporation, anak perusahaannya, dan perusahaan afiliasi (secara bersama-sama, Cameron atau Perusahaan ) akan bertindak dengan jujur dan integritas dalam semua hal yang kita lakukan, berdasarkan semua keputusan bisnis atas faktor-faktor objektif seperti kualitas, biaya, dan keandalan. Kami merasa bahwa pelanggan, pemasok, dan subkontraktor kita harus melakukan yang sama. Pertukaran hadiah, perjalanan bisnis, dan hiburan dapat membangun niat baik dan kesepahaman dalam hubungan bisnis, namun dapat juga memengaruhi atau terkadang tampak memengaruhi transaksi bisnis dengan cara yang tidak pantas. Sementara kepantasan kebiasaan bisnis tersebut kadang kala bergantung pada situasi khusus yang memerlukan evaluasi oleh anggota manajemen dan staf hukum yang tepat, pedoman umum tertentu akan menentukan jenis pengeluaran yang tepat untuk hadiah, perjalanan, dan hiburan dalam kebanyakan kasus. Kebijakan yang menetapkan panduan yang berlaku di seluruh dunia kepada semua operasi di dalam negeri dan di luar negeri yang dilakukan Cameron; afiliasi yang sahamnya dimiliki secara mayoritas, termasuk usaha patungan (joint venture), secara khusus OneSubsea, dan semua karyawan, direktur, dan staf (bersama-sama, disebut Personel Perusahaan ). KEBERLAKUAN Kebijakan ini berlaku untuk Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan, dan Jamuan antar rekan bisnis (semua entitas yang berbisnis atau mungkin berbisnis dengan Cameron) dan semua Personel Perusahaan di mana pun di dunia. DEFINISI Pejabat Pemerintah berarti semua orang yang dipekerjakan oleh pemerintah asing, termasuk tetapi tidak terbatas pada pegawai negeri sipil; pejabat militer; diplomat; pembuat undang-undang; anggota partai politik luar negeri; kandidat pejabat pemerintah; karyawan organisasi internasional publik seperti NATO, PBB, Bank Dunia, dan lainnya; karyawan BUMN baik yang sepenuhnya atau sebagian dimiliki pemerintah; serta individu, apa pun kebangsaannya, yang menjadi penasihat, konsultan atau agen pemerintah luar negeri. Bingkisan adalah segala yang bernilai dan diberikan karena hubungan bisnis, dalam bentuk (i) item berwujud, seperti jam tangan, klub golf, tiket, penggunaan rumah liburan, item promosi (msl., kemeja, pulpen, topi bola), atau (ii) hiburan (msl. tiket untuk acara olahraga, pertunjukan teater, turnamen golf) jika pemberi tidak ikut serta. Bingkisan tidak termasuk Donasi [Lihat Kebijakan Hubungan Masyarakat dan Panduan Pemberian Bingkisan ]. Hiburan adalah kesempatan untuk menghadiri acara, seperti acara olahraga, pertunjukan, bermain golf, jamuan bisnis, dan lainnya, yang diberikan karena hubungan bisnis dan yang melibatkan karyawan Cameron bersama seseorang yang tidak dipekerjakan oleh Cameron (msl. pemasok atau pelanggan), termasuk Pejabat Pemerintah, untuk mendukung kepentingan bisnis tertentu. Jika kesempatan hiburan, seperti tiket untuk pertunjukan atau pertandingan, diberikan dan pemberi tidak menghadiri acara itu bersama penerima, acara itu dianggap sebagai hadiah Bingkisan dan BUKAN Hiburan yang dimaksud dalam Kebijakan ini, yang tunduk pada batasan terkait Bingkisan. 1
Jamuan berarti pembayaran atau penggantian biaya perjalanan, akomodasi, makanan, minuman, dan pengeluaran harian atau tak terduga yang ditawarkan sehubungan dengan aktivitas bisnis yang sah seperti negosiasi kontrak; pelaksanaan kontrak; pertemuan untuk membahas masalah operasional atau bisnis lainnya; pemeriksaan atau kunjungan ke lokasi; promosi, demo atau penjelasan produk atau jasa; atau pelatihan. PEDOMAN KEBIJAKAN Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan atau Jamuan tidak boleh diterima atau diberikan jika akan mengorbankan atau berpotensi mengorbankan kemampuan individu untuk mengambil keputusan bisnis yang adil dan objektif. Selain menerapkan pedoman yang ada di sini, Anda harus selalu menerapkan TES berikut: TES Maksud Apakah ini untuk membangun hubungan bisnis atau sekadar tata krama biasa, atau apakah untuk mempengaruhi objektivitas penerima dalam mengambil keputusan bisnis? Materialitas dan frekuensi Apakah sederhana dan jarang atau mungkinkah membuat Anda (pihak lain) merasa berkewajiban melakukan yang diinginkan pihak lain? Keabsahan Apakah sah baik di negara Anda dan di negara pihak ketiga? Sangat berhati-hatilah jika berbisnis dengan Pejabat Pemerintah karena banyak negara yang tidak memperbolehkan Pejabatnya menerima Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan, dan Jamuan. Kesesuaian dengan aturan pihak lain Apakah diperbolehkan menurut kebijakan organisasi penerima? Ketransparanan Akankah Anda malu jika manajer, kolega atau siapa pun di luar Perusahaan Anda mengetahuinya? ATURAN UNTUK BINGKISAN DAN HIBURAN YANG MELIBATKAN PEJABAT PEMERINTAH Pemerintah di beberapa bagian di dunia memiliki ketentuan yang lebih ketat terkait pemberian hadiah bingkisan dan hiburan kepada Pejabat Pemerintahnya. Pelanggaran terhadap aturan ini bisa jadi tindakan kriminal serius. Jika Anda berbisnis dengan Pejabat Pemerintah, pastikan Anda tahu aturan mana yang berlaku untuk keadaan Anda. Mintalah saran dari Departemen Hukum atau Departemen Kepatuhan. DIPERKENANKAN TANPA PERSETUJUAN ATAU PENGUNGKAPAN SEBELUMNYA HARUS DITES Hadiah Bingkisan Sekali-kali yang bernilai $100 atau kurang (atau setara dengan mata uang setempat) Hiburan atau makanan bernilai $500 atau kurang (atau setara dengan mata uang setempat) per orang Selama ketentuan di atas dicatat dengan akurat dalam pembukuan dan arsip Perusahaan. DIPERKENANKAN DENGAN PERSETUJUAN SEBELUMNYA DAN HARUS DITES LIHAT PROSES PERSETUJUAN AWAL Semua Bingkisan yang nilainya di atas $100 (atau setara dengan mata uang setempat) Semua Hiburan yang nilainya di atas $500 (atau setara dengan mata uang setempat) per orang Semua perjalanan yang dibayar atau diganti biayanya oleh rekan bisnis luar atau Pejabat Pemerintah terkait dengan Hadiah Bingkisan atau Hiburan, 2
Rekan bisnis menawarkan dua tiket pertandingan sepak bola Amerika yang akan datang di Dallas dan akan membayar biaya penerbangannya. Rekan bisnis akan menghadiri acara itu bersama karyawan Cameron. Semua Jamuan yang tidak diberikan secara tersurat menurut kontrak (Misalnya, kontrak yang meminta Cameron membayar biaya perjalanan kereta teknisi pelanggan. [Lihat pedoman untuk menyetujui Jamuan] Semua perjalanan menggunakan pesawat milik rekan bisnis atau Pejabat Pemerintah; Selama ketentuan di atas dicatat dengan akurat dalam pembukuan dan arsip Perusahaan. Pedoman untuk Menyetujui Jamuan Jamuan harus untuk tujuan bisnis yang sah dan berkaitan langsung dengan: Promosi, atau pameran produk atau jasa Perusahaan, Pelatihan terkait bisnis Perusahaan, atau Pelaksanaan kontrak di mana Perusahaan menjadi salah satu pihak. Nilainya wajar; sesuai dengan kebijakan dan aturan penerima serta undang-undang negara yang berlaku. Sangat berhati-hatilah jika berbisnis dengan Pejabat Pemerintah karena banyak negara yang tidak memperbolehkan Pejabat Pemerintahnya menerima Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan, dan Jamuan. Mintalah saran dari Departemen Hukum atau Departemen Kepatuhan, jika ragu. Sesuai dengan kebijakan perjalanan Cameron; Hanya untuk pengeluaran yang benar-benar dikeluarkan selama perjalanan ke dan dari acara yang disetujui; TIDAK PERNAH untuk biaya anggota keluarga atau orang lain yang menemani penerima); Biaya harus dibayarkan langsung kepada vendor pihak ketiga (msl., maskapai penerbangan, hotel, restoran dan perusahaan sewa mobil) atau diberikan langsung kepada organisasi penerima berdasarkan dokumentasi kwitansi vendor pihak ketiga yang valid; Dilaporkan secara akurat dalam pembukuan dan arsip Perusahaan. Pembayaran per hari kepada atau dari rekan bisnis atau Pejabat Pemerintah terkait Jamuan sangat tidak dianjurkan dan hanya akan disetujui jika: 1. Dianggap sangat perlu; 2. Jumlahnya wajar; 3. Dibayarkan langsung kepada organisasi untuk pembayaran kwitansi perjalanan; 4. NAMUN, pembayaran per hari dilarang jika semua pengeluaran perjalanan, termasuk makanan, transportasi lokal, penatu, telepon, dll. diberikan langsung oleh Perusahaan; dan 5. Dalam situasi di mana layanan terbatas, seperti transportasi lokal dan makan siang, diberikan langsung oleh Perusahaan, pembayaran per hari harus dikurangi nilai layanan tersebut. 3
TIDAK PERNAH DIPERKENANKAN Berikut ini pemberian yang tidak pernah diizinkan, dan tidak seorang pun bisa menyetujuinya: Semua Hadiah Bingkisan dan Hiburan yang mungkin tidak sah (segala sesuatu yang ditawarkan kepada Pejabat Pemerintah yang melanggar undang-undang suap setempat dan internasional); Hadiah Bingkisan atau Hiburan yang melibatkan pihak yang terikat proses tender atau penawaran kompetitif; Semua Hadiah Bingkisan tunai atau setara dengan tunai (seperti sertifikat hadiah, pinjaman, saham, opsi saham) berapa pun nilainya; Semua Hadiah Bingkisan atau Hiburan berapa pun nilainya yang merupakan quid pro quo (ditawarkan karena mengharap imbalan); Semua Hiburan yang tidak sopan, berorientasi seksual, tidak sesuai dengan komitmen Cameron untuk saling menghargai, atau yang mungkin berdampak buruk pada reputasi Cameron; Semua Hadiah Bingkisan atau Hiburan yang Anda bayar secara pribadi untuk menghindari kewajiban melapor atau memperoleh persetujuan. PROSEDUR PERSETUJUAN AWAL Persetujuan sebelumnya harus diperoleh dari Presiden Divisi, Presiden Grup, Wakil Presiden Korporat atau CEO, yang sesuai, dan Departemen Etika dan Kepatuhan Korporat melalui Formulir Laporan Pemberian Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan, Jamuan (Lihat kebijakan intranet atau bagian Kepatuhan Cameron): Ke: Intranet Cameron Tekan: Tab Hukum Tekan: Tab Etika dan Kepatuhan Tekan: Kebijakan Gulir ke bawah untuk Mengklik: Formulir Laporan Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan, dan Jamuan TANGGUNG JAWAB PELAPORAN Jika Anda mengetahui perilaku, betatapun remehnya, yang Anda yakini mungkin melanggar Kebijakan ini atau undang-undang yang berlaku; Anda harus melaporkannya sesegera mungkin kepada Penasihat Umum atau Chief Ethics and Compliance Officer atau seperti yang diuraikan di bawah ini. Semua laporan tersebut akan ditangani secara rahasia, hanya untuk kepentingan penyelesaian masalah khusus yang disampaikan. Laporan tersebut akan diberitahukan kepada manajemen Perusahaan dan individu berwenang lainnya yang perlu mengetahui. Perusahaan tidak akan mengizinkan tindakan balas dendam kepada siapa pun, yang, dengan iktikad baik, melaporkan dugaan pelanggaran Kebijakan. Tidak melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran bisa membuat personel Perusahaan dikenai tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja. Laporan pelanggaran atau dugaan pelanggaran bisa dilakukan dengan sejumlah cara, yang meliputi: o Secara online di www.cameronethics.com (pilih Kirim Laporan Baru ); o o o Melalui email di compliance@c-a-m.com; Melalui telepon menggunakan Saluran Bantuan Etika: Di Amerika Serikat, Guam, Puerto Riko dan Kanada: 888-241-6938 (Bebas pulsa); atau Lokasi Internasional Lainnya: Kunjungi www.cameronethics.com untuk petunjuk menelepon internasional bebas pulsa khusus negara Anda; atau Melalui surat ke: Cameron International Corporation Untuk Perhatian: Chief Ethics and Compliance Officer 4
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB Departemen Etika dan Kepatuhan Korporat bertanggung jawab atas pengembangan Kebijakan ini. Semua pertanyaan dan kekhawatiran terkait Kebijakan ini harus disampaikan kepada Chief Ethics and Compliance Officer. Karyawan bertanggung jawab untuk membaca, memahami, dan mematuhi Kebijakan dan Prosedur ini. Setiap Presiden Grup dan Divisi, Wakil Presiden Korporat dan CEO bertanggung jawab untuk menerapkan dan memastikan kepatuhan terhadap Kebijakan ini. Semua karyawan wajib membaca, memahami, dan mengikuti Kebijakan ini dalam semua kegiatan Perusahaan. 5
PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN DAN CONTOH Apa perbedaan antara Hadiah Bingkisan dan Hiburan? Hadiah Hiburan yang diberikan atau diterima tanpa pemberi ikut serta dianggap Bingkisan sehingga tunduk pada batasan terkait Bingkisan [Lihat contoh di bawah ini]. Apa yang harus daya lakukan jika saya menerima Hadiah Bingkisan atau Hiburan yang tidak diperkenankan? Bingkisan atau Hiburan yang tidak diperkenankan harus dikembalikan ke rekan bisnis secara sopan beserta penjelasan bahwa Kebijakan Perusahaan tidak mengizinkan Anda menerima Bingkisan atau Hiburan tersebut. Jika mengembalikan Bingkisan atau Hiburan bisa mengancam hubungan, Presiden Divisi atau Grup, Wakil Presiden Korporat atau CEO dan Departemen Etika dan Kepatuhan Korporat yang sesuai bisa menyetujui penyimpanan Hadiah Bingkisan atau Hiburan itu untuk dibagi dengan rekan kerja, digunakan sebagai bentuk penghargaan bagi karyawan, atau disumbangkan untuk amal yang dianggap sesuai. Jika item yang mudah rusak diterima dan melampaui batas yang ditetapkan dalam Kebijakan ini, tetapi Presiden Divisi atau Grup, Wakil Presiden Korporat atau CEO memutuskan bahwa tidak praktis jika dikembalikan, Hadiah Bingkisan itu bisa diterima dan dibagi dengan rekan kerja. Anda harus segera mengembalikan semua hadiah bingkisan tunai atau yang setara (msl. cek, perintah bayar, sekuritas investasi atau instrumen yang bisa dinegosiasi lainnya). Kapan Saya Harus Meminta Saran? Di semua negara, ada aturan dan batasan khusus terkait Pejabat Pemerintah dan Anda harus bertanya kepada Departemen Etika dan Kepatuhan Korporat atau penasihat hukum Korporat atau Grup jika ragu tentang Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan dan Jamuan yang melibatkan Pejabat Pemerintah. Jika ada pertanyaan tentang layak tidaknya menerima Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan atau Jamuan, hubungi supervisor Anda, Bagian Hukum, atau Kepatuhan atau tolak tawaran Hadiah Bingkisan, Perjalanan, Hiburan atau Jamuan itu. Seorang pemasok menawari saya dua tiket pertandingan sepak bola seru yang akan datang. Dia tidak bisa menemani saya, jadi dia menyuruh saya mengajak teman. Bolehkah saya menerima tiket itu tanpa persetujuan karena nilainya tidak lebih dari $250 per tiket? Menurut Kebijakan ini, umumnya Anda tidak diharuskan mendapatkan persetujuan untuk hiburan bisnis biasa yang nilainya $500 atau kurang per orang. Namun, dalam hal ini, karena pemasok tidak bisa pergi dengan Anda, berarti tiket itu benar-benar merupakan Hadiah Bingkisan dan bukan hiburan bisnis. Batas umum untuk menerima Hadiah Bingkisan biasa tanpa persetujuan awal adalah $100 atau kurang dan Anda diharuskan mendapatkan persetujuan awal dari Presiden Divisi atau Grup, Wakil Presiden Korporat atau CEO dan Departemen Kepatuhan melalui Formulir Laporan. Dua karyawan dari PTT Exploration and Production Company, perusahaan minyak nasional Thailand, datang ke Houston untuk Konferensi Teknologi Lepas Pantai. Mereka memberi tahu Anda bahwa mereka berminat untuk membeli beberapa membran CO2 tambahan untuk platform mereka dan mereka ingin mengunjungi fasilitas membran CO2 dari Sistem Proses yang ada di Pittsburg, Kalifornia. Anda tahu mereka tidak memiliki anggaran perjalanan ke Pittsburg dan ingin mengajak mereka ke Pittsburg serta membayar biaya penerbangan dan akomodasi mereka. Anda memperkirakan biayanya kurang dari $2500 per orang dan kedua karyawan PTT itu akan menggunakan pesawat kelas ekonomi. Jamuan akan diperbolehkan karena: 1. Ada tujuan bisnis yang sah untuk Jamuan itu; 2. Kebijakan internal PTT Exploration dan undang-undang negaranya mengizinkan karyawan PTT Exploration menerima biaya perjalanan dalam jumlah yang wajar; 6
3. Pengeluaran yang dibayar hanya pengeluaran yang benar-benar dikeluarkan selama perjalanan ke dan dari acara yang disetujui; dan 4. Pengeluaran yang disetujui harus dibayarkan langsung kepada vendor pihak ketiga dan bukan kepada karyawan PTT Exploration. Semua pengeluaran jamuan yang disetujui harus dicatat secara akurat dalam laporan pengeluaran. Penerima uang biaya penerbangan, hotel, dan jamuan lain harus diidentifikasi dengan jelas pada laporan pengeluaran. Diperlukan persetujuan sebelumnya dari Presiden Divisi, Presiden Grup, Wakil Presiden Korporat atau CEO, yang sesuai, serta Departemen Etika dan Kepatuhan Korporat. 7