1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Permenkes No.147 tahun 2010 tentang perijinan Rumah Sakit menyatakan bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 bahwa "setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis". Rumah Sakit sebagai salah satu instansi yang menjalankan praktik kedokteran wajib menyelenggarakan rekam medis. Berkas rekam medis adalah formulir-formulir yang berisi data sosial, data medis, dan pengobatan terhadap pasien. Formulir-formulir yang telah diisi selanjutnya disatukan dan disimpan agar dapat dimanfaatkan untuk kepentingan administrasi, hukum, finansial atau keuangan, penelitian, pendidikan, dan pendokumentasian data pasien. Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di Rumah Sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman (Permenkes RI No.55 tahun 2013). Suatu Rumah Sakit dapat dikatakan baik apabila rekam medisnya baik. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 rekam medis adalah
2 berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan dokumen rekam medis sangat penting untuk dijaga dari kerusakan bahkan kehilangan. Untuk menjaga catatan dan dokumen dari kerusakan maka dokumen atau catatan harus dilindungi dengan map (folder). Menjaga dokumen rekam medis sangat berpengaruh besar dalam meningkatkan mutu manajemen pelayanan suatu Rumah Sakit. Berdasarkan studi pendahuluan dengan cara observasi dan wawancara dengan kepala rekam medis tanggal 11 November 2014 didapatkan hasil bahwa map (folder) rekam medis yang digunakan saat ini akan dilakukan pembaruan karena map yang digunakan sekarang masih menggunakan stopmap dengan kualitas kertas yang tipis. Karena meningkatnya jumlah kunjungan pada setiap tahunnya, map yang tersimpan di ruang filling mengalami peningkatan yang menyebabkan banyaknya stopmap mengalami kerusakan hingga sobek. Terlebih lagi bagian yang sering sobek adalah bagian nomor rekam medis yang terletak pada bagian atas pojok kanan. Alternatif yang digunakan petugas untuk memperbaikinya yaitu dengan mengganti dengan stopmap yang baru. Selain itu juga terdapat beberapa berkas pasien tanpa terlindungi oleh map dengan alasan berkas pasien terlalu tebal yang menyebabkan map sering kali rusak bahkan sobek. Stopmap yang digunakan dibedakan dari warna yang menjelaskan warna biru untuk pasien laki-laki dan pink untuk pasien perempuan serta item-item yang ada masih kurang dalam menjelaskan bahwa isi yang ada didalam map rekam medis tersebut adalah catatan-catatan penting yang tidak sembarangan orang dapat
3 mengambil atau membawa tanpa seijin pihak terkait. Di Rumah Sakit Jati Husada Karanganyar map (folder) rekam medis menggunakan stopmap yang hanya berisi nama, nomor rekam medis serta alamat yang ditulis menggunakan spidol hitam dan distempel rahasia yang tidak begitu terlihat yang menjelaskan bahwa isi dari stopmap adalah milik Rumah Sakit. Dampak yang ditimbulkan akibat kurangnya beberapa item dalam map seperti tahun kunjungan terakhir dan keterangan alergi menyebabkan setiap kali petugas akan melakukan retensi atau mengetahui alegri pasien, petugas harus membuka lembar demi lembar formulir yang memuat keterangan alergi pasien serta mencari tahu tahun berapakah pasien terakhir berkunjung di Rumah Sakit Jati Husada Karanganyar. Hal ini yang menjadi latar belakang perancang untuk membuat rancangan map rekam medis sesuai dengan ketentuan yang sudah ada di Rumah Sakit serta merancang map (folder) rekam medis yang menekankan pada aspek fisik, isi dan anatomi. Dari penjelasan diatas, peneliti mengambil permasalahan tersebut dengan judul Perancangan Map (folder) Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar. B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan Latar belakang di atas dapat dirumuskan ide: Bagaimana merancang map (folder) rekam medis dengan menyesuaikan ketentuan yang telah ada di Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar.
4 C. Keaslian/Orisinilitas 1. Nurmawati (2007) melakukan penelitian Rancangan Map (Folder) Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Saras Husada Purworejo. Perbedaan penelitian ini terdapat pada dimana rancangan Nurmawati bertujuan untuk menjaga keutuhan isi berkas rekam medis rawat inap yang sebelumnya formulir-formulir berkas hanya di satukan dengan streples tanpa dilindungi dengan map apapun. Persamaan perancangan ini adalah sama-sama menggunakan penjepit kertas dalam menyatukan formulir dengan map. 2. Anjumi (2012) melakukan penelitian Perancangan Map (Folder) Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Amalia Kulon Progo. Perbedaan penelitian ini terletak pada teori yang digunakan. Anjumi menggunakan teori perancangan dari buku barry serta peracangan map bertujuan untuk memudahkan pekerjaan perekam medis dalam proses pengembalian kembali dan penyimpanan berkas rekam medis. Persamaan perancangan ini adalah sama-sama menggunakan penjepit dalam menyatukan formulir dengan map. 3. Trinugraha (2005) melakukan penelitian Perancangan Map (Folder) Berkas Rekam Medis di Poliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta. Perbedaan penelitian ini terdapat pada perancangan, Trinugraha melakukan perancangan map karena di Piliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta sebelumnya belum pernah ada map yang digunakan. Persamaan penelitian ini sama-sama untuk meningkatkan mutu manajemen pelayanan di Rumah Sakit.
5 Persamaan perancangan ini adalah sama-sama merancang map (folder) untuk meningkatkan mutu manajemen pelayanan Rumah Sakit. D. Tujuan Perancangan Merancang map (folder) berkas rekam medis rawat jalan maupun rawat inap yang lebih baik sesuai dengan ketentuan Rumah Sakit serta menekankan pada aspek fisik, anatomi dan isi yang dapat meningkatkan mutu manajemen pelayanan Rumah Sakit. E. Manfaat Perancangan 1. Bagi Rumah Sakit Hasil perancangan ini diharapakan dapat memberikan masukan berupa perancangan map (folder) rekam medis yang dapat digunakan oleh Rumah Sakit. Serta diharapkan mampu meningkatkan mutu manajemen pelayanan Rumah Sakit dalam menjaga dan memelihara isi dokumen pasien. 2. Bagi Institusi Pendidikan Manfaat perancangan ini diharapakan dapat dipergunakan sebagai bahan kajian yang berguna dalam pengembangan ilmu pengetahuan. 3. Bagi Perancang Manfaat perancangan ini diharapkan dapat meningkatkan wawasan dan memperkaya pengetahuan tentang merancang map (folder) serta mempraktikan ilmu yang telah didapat selama kuliah.
6 F. Gambaran Rumah Sakit Rumah Sakit Umum Jati Husada Karanganyar, sebuah Rumah Sakit kecil yang baru tumbuh, berdiri kurang lebih 10 tahun yang lalu yang didirikan oleh Yayasan Tenteram Makmur Karanganyar yang mana pendirinya adalah 6 dokter spesialsis senior di wilayah ini. 1. IDENTITAS a. Nama Rumah Sakit :Rumah Sakit Umum Jati Husada b. Alamat :Jl.Raya Solo- Tawangmangu Km 10,3 Jati 1. Jaten Karanganyar Telp. 0271-821910, 821911 c. Pemilik Lama : Yayasan Tenteram Makmur Karanganyar Akte Pendiri Notaris : Andrea Indirawati, SH di Karanganyar Nomor Akte : 1 Tanggal Akte : 4 Desember 2000 Pemilik Baru SK PT : PT Tenteram Utama Makmur :SK Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Tanggal : 12 September 2007 d. Direktur : dr. Sri Hartini e. Ijin Operasional :Keputusan Kepala Badan Pelayanan Perizinan 1. Terpadu Kabupaten Karanganyar Nomor 503/45/RSU.D/BPPT/2014 Tentang Izin
7 Operasional Rumah Sakit Jati Husada Karanganyar a.n PT. Tentram Makmur Utama. 2. f. Ijin Tempat Usaha : Surat Keputusa Bupati Karanganyar Nomor 1. 503.590/96 Tahun 2004 Tgl 5-10-2004 2. g. Kapasitas Tempat Tidur : 50 Bed Rawat Inap Yang terdiri dari VIP Kelas Utama Kelas I Kelas II Kelas III Kamar bayi Kamar Isolasi IGD : 2 bed : 4 bed : 6 bed : 12 bed : 26 bed : 7 bed : 1 bed : 4 bed h. Jangkauan Layanan Kecamata Mojolaban (Sukoharjo), Kecamata Polokarto (Sukoharjo), Kecamatan Jaten, Kecamatan Kebakkramat, Kecamatan Tasimadu, Kecamatan Karanganyar, Kecamatan Jumantono. Karena di tepi jalan raya besar, maka bisa menampung dari Kecamatan Karangpandan, Matesih, Tawangmangu, Mojogedang, Jumapolo, Jatipuro, Ngargoyoso, Jatiyoso, dan kerjo.
8 2. VISI, MISI, MOTTO dan FILOSOFI a. Visi Menjadi Rumah Sakit pilihan Masyarakat b. Misi 1) Memberikan pelayanan kesehatan perorangan kepada masyarakat dengan sebaik-baiknya 2) Melaksanakan pelayanan kesehatan sejati, murni sesuai dengan indikasi media yang benar 3) Meningkatkan kemampuan sebagai pusat rujukan di wilayah Karanganyar dan sekitarnya 4) Meningkatkan citra sebagai Rumah Sakit berpenampilan prima serta menjadi tujuan pengobatan bagi masyarakat. c. Filosofi 1) Rumah Sakit berkewajiban memberikan pelayanan terbaik 2) Kehadiran pasien merupakan kepercayaan yang diberikan kepada Rumah Sakit yang harus diperhatikan 3) Keluhan pasien kita terima sebagai wujud kecintaan kepada Rumah Sakit untuk meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan yang diharapkan. d. Motto Kepuasan pelanggan adalah kepuasanku. 3. KETENAGAAN a. Ketenagaan yang sudah ada (1) Dokter Spesialis
9 (a) dokter penyakit spesialis penyakit dalam (b) 1 dokter spesialis penyakit anak (c) 1 dokter penyakit spesialis bedah anak (d) 1 dokter spesialis bedah tulang (e) 1 dokter spesialis bedah (f) 1 dokter spesialis kandungan (g) 1 dokter spesialis THT (h) 1 dokter spesialis mata (i) 1 dokter spesialis kedokteran jiwa (j) 1 dokter spesialis syaraf (k) 1 dokter spesialis anastesi (l) 1 dokter spesialis radiology (2) Dokter IGD : 6 Orang (3) Dokter Gigi : 2 Orang (4) Tenaga Paramedis (a) 13 bidan (b) 23 perawat (c) 2 radiografi (d) 3 tenaga gizi (5)Tenaga Farmasi : 1 Apoteker, 5 asisten Farmasi (6)Tenaga Adimistrasi (Non Medis) : (a) 6 Tenaga Admonostrasi (b) 5 Tenaga Keuangan
10 (c) 4 Tenaga Cleaning Service (d) 3 Tenaga Laundry (e) 3 Satpam b. Unit Pelayanan Pada tahap awal ini unit yang sudah berjalan: (1) Unit gawat Darurat (2) Poliklinik (a) Poliklinik Umum (b) Polilklinik Gigi (c) Poliklinik Spesialis (Bedah, Penyakit dalam, jiwa, Syaraf, Bedah anak, Kandungan, THT, Bedah tulang, anak, mata). (d) Unit Farmasi (e) Unit Laboraturium (f) Laundry (g) Pantry dan Unit Gigi (h) Unit Kamar Bersalin (i) Unit Kamar Operasi (j) Unit Rawat Inap (Penyakit anak, dalam, bedah, bedah anak, kandungan, kamar bayi, mata, THT, Syaraf, Bedah tulang, Jiwa). (k) High Care Unit (HCU) (l) Unit Radiology: Rongten & USG (m) Pelayanan Ambulance
Tabel 1 Performance RSU Jati Husada dari tahu 2012-1014 INDIKATOR PELAYANAN 2012 2013 2014 BOR (%) 0,24 31,24 71,00 LOS (hari) 1,97 2,07 8,00 TOI (hari) 6,21 4,61 10,0 BTO (kali) 44,76 54,82 78,00 Total Kunjungan Pasien Per Tahun 11021 14944 20262 Sumber : Sub Bagian Rekam Medis RSU Jati Husada Karanganyar 11