Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Tanggal : 16 Januari 2015 Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc., CARA-CARA KONVERSI SISTEM INFORMASI Disusun oleh : Mivthahul Rahma P056133542.52E PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
DAFTAR ISI Daftar Isi... i Kata Pengantar... ii Abstrak... iii BAB I PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang...1 1.2 Perumusan Masalah...2 1.3 Tujuan Penelitian...2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA...3 2.1 Perlunya Pengembangan Sistem Informasi...3 2.2 Prinsip Pengembangan Sistem Informasi...4 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi...5 2.4 Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi...11 2.5 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi...13 2.6 Penyebab Kegagalan Pengembangan Sistem Informasi...15 BAB III PEMBAHASAN...16 3.1 Konversi Sistem Informasi...16 3.2 Metode Konversi Sistem Informasi...16 3.2.1 Konversi Langsung (Direct Conversion)...16 3.2.2 Konversi Paralel (Parallel Conversion)...16 3.2.3 Konversi Bertahap (Phase-in Conversion)...18 3.2.4 Konversi Pilot (Pilot Conversion)...19 3.3 Metode Konversi File Yang Ada...19 3.3.1 Konversi File Total...20 3.3.2 Konversi File Gradual...21 BAB IV KESIMPULAN...22 DAFTAR PUSTAKA...23
KATA PENGANTAR Memulai adalah hal tersulit yang dialami dalam proses penyusunan makalah ini. Namun atas ijin Tuhan Yang Maha Esa, Saya bersyukur makalah yang berjudul Cara-cara Konversi Sistem Informasi dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dihadapkan pada berbagai kendala dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki, maka segala perhatian, bantuan, dorongan dan bimbingan yang diberikan kepada Saya merupakan generator yang mendorong terselesaikannya makalah ini. Oleh karenanya, Saya ucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc, yang telah memberikan arahan dalam membuat makalah ini. Harapan Saya, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya, baik secara teoritik maupun praktis. Jakarta, 16 Januari 2015 Mivthahul Rahma
ABSTRAK Sistem informasi telah menjadi satu kesatuan bagian dalam kegiatan bisnis sehari-hari, sehingga merupakan komponen penting dalam kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi. Sistem informasi dan teknologi merupakan komponen penting dalam kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi sebagian orang mengatakan keduanya merupakan kebutuhan mendesak dalam sebuah bisnis. Sistem informasi dan teknologi membantu berbagai bentuk bisnis dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari bisnis proses, pengambilan keputusan oleh manajemen dan kerjasama kelompok, dimana membantu mereka dalam menguatkan posisi untuk bersaing di dalam pasar yang dinamis. Sistem informasi yang baik harus dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan secara tepat. Seiring dengan perkembangan dan pertumbuhan suatu perusahaan, maka sering kali sistem informasi yang ada perlu dikembangkan menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Beberapa cara juga dapat dilakukan dalam mengkonversi sistem yang ada dengan sistem informasi yang baru. katakunci : konversi, sistem informasi, perkembangan,
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi telah menjadi satu kesatuan bagian dalam kegiatan bisnis sehari-hari seperti akunting, keuangan, manajemen operasi, pemasaran, manajemen sumber daya manusia, atau fungsi bisnis utama lainnya.sistem informasi dan teknologi merupakan komponen penting dalam kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi sebagian orang mengatakan keduanya merupakan kebutuhan mendesak dalam sebuah bisnis. Sistem informasi dan teknologi membantu berbagai bentuk bisnis dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari bisnis proses, pengambilan keputusan oleh manajemen dan kerjasama kelompok, dimana membantu mereka dalam menguatkan posisi untuk bersaing di dalam pasar yang dinamis. Sampai dengan saat ini, sistem informasi telah mengalami perkembangan yang cukup pesat,padahal, sampai dengan tahun 1960-an, perannya masih sangat sederhana, terbatas kepada memproses transaksi, mencatat transaksi, melakukan pembukuan dan mengolah data secara elektronik dengan menggunakan sebuah aplikasi. Selanjutnya, peran tersebut kemudian berkembang didasarkan atas kebutuhan penggunanya sehingga tercipta beberapa konsep dalam peran suatu sistem informasi yaitu management information systems (MIS), decision support systems (DSS), executive information systems (EIS), artificial intelligence (AI), expert systems (ES), strategic information systems (SIS), enterprise resource planning systems (ERP), dan business intelligence (BI). Sistem informasi yang baik harus dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan secara tepat. Seiring dengan perkembangan dan pertumbuhan suatu perusahaan, maka sering kali sistem informasi yang ada perlu dikembangkan menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum memutuskan untuk melakukan konversi dari sistem informasi yang ada ke sistem informasi yang baru. Beberapa cara juga dapat dilakukan dalam mengkonversi sistem yang ada dengan sistem informasi yang baru. Oleh karenanya, makalah ini akan membahas mengenai cara untuk mengkonversi sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru.
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan membahas mengenai cara-cara dalam mengkonversi sistem informasi. 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui cara-cara apa saja yang dapat dilakukan untuk mengkonversi sistem informasi.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perlunya Pengembangan Sistem Informasi Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal : 1. adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : ketidakberesan sistem yang lama ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. pertumbuhan organisasi kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semmakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan Dalam keadaaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 3. Adanya instruksi pimppinan atau adanya peraturan pemerintah Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. Berikut ini beberapa indikator diperlukannya pengembangan sistem, yaitu: 1. keluhan pelanggan 2. pengiriman barang yang sering tertunda 3. pembayaran gaji yang terlambat 4. laporan yang tidak tepat waktu 5. isi laporan yang sering salah 6. tanggung jawab yang tidak jelas
7. waktu kerja yang berlebihan 8. ketidakberesan kas 9. produktivitas tenaga kerja yang rendah 10. banyaknya pekerja yang menganggur 11. kegiatan yang tumpang tindih 12. tanggapan yang lambat terhadap pelanggan 13. kehilangan kesempatan kompetisi pasar 14. persediaan barang yang terlalu tinggi 15. pemesanan kembali barang yang tidak efisien 16. biaya operasi yang tinggi 17. file-file yang kurang teratur 18. keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran 19. tertundanya pengiriman karena kurang persediaan 20. investasi yang tidak efisien 21. peramalan penjualan dan produksi tidak tepat 22. kapasitas produksi yang menganggur 23. pekerjaan manajer yang terlalu teknis Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi beberapa peningkatan dalam hal, diantaranya : 1. kinerja, yang dapat diukur melalui throughput (jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu) dan response time (rata-rata waktu tertunda diantara dua transaksi). 2. kualitas informasi yang disajikan 3. keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan 4. kontrol (pengendalian) 5. efisiensi 6. pelayanan 2.2 Prinsip Pengembangan Sistem Informasi Prinsip-prinsip pengembangan sistem terdiri dari beberapa hal berikut ini, yaitu : 1. sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen 2. sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Maka setiap investasi modal harus dipertimbangkan dua hal berikut ini :
semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan investasi yang terbaik harus bernilai 3. sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik 4. tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem 5. proses pengembangan sistem tidak harus urut 6. jangan takut membatalkan proyek 7. dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahanpermasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem. Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sevagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu: a. perencanaan sistem dalam perencanaan sistem diperlukan : dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan sumber daya baru direncanakan untuk dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan : faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal kelayakakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian kelayakan terencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis, seperti : produktivitas, mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan. diferensiasi, mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat dan biaya yang lebih rendah manajemen, melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan.
Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari b. analisis sistem dalam fase ini : dilakukan proses penilaian, identifikasi, dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dengan pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kedala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi. fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk memberntuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pade fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju. c. perencanaan sistem secara umum/konseptual arti perancangan sistem, yaitu: tahap setelah analisis dari siklus hidup pengembangan sistem pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional persiapan untuk rancang bangun implementasi menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi termasuk menyangkut dan mengkonfirmasikan tujuan perancangan sistem, yaitu: untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem untuk memberikan gambaran yang jelas dan racang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat sasaran perancangan sistem, yaitu: harus berguna,mudah dipahami dan mudah digunakan harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan harus efisiensi dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern. dalam fase ini: dibentuk alternattif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka pada fase ini analis sistem nilai mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sostem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan computer jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga
menerangkan data yang akan dimasukan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik, atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output. d. evaluasi dan seleksi sistem akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan poin utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tidak satupun alternatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua alteratif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya. e. perancangan sistem secara detail fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporanlaporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing untuk pemakai dan personel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan eror ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam computer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu-kesatuan. Laporan ini juga dapat dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk emrancang, membuat kode, dan menguji sistem, instalasi, peralatan, pelatihan dan tugas implementasi lainnya. Meskipun sejumlah orang telah mereview dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dn personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini. Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan eror dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika eror dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail. f. pengembangan perangkat lunak dan implementasi sistem Pada fase ini: sistem siap untuk dibuat atau diinstalasi sejumlah tugas harus dikoordinasikan dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru laporan immplementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Keenam fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada gambar dibawah ini:
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem 2.4 Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu: 1. pendekatan klasik disebut juga dengan pendekatan tradisional atau pendekatan konvensional. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapantahapan pada sistem daur kehidupan. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada sistem daur kehidupan. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada pendekatan klasik adalah sebagai berikut: pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal kemungkinan kesalahan sistem besar keberhasilan sistem kurang terjamin 2. pendekatan terstruktur pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku maupun perusahaan-perusahaan konsultan pengembangan sistem. Metodologi inimemperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan ini, permasalahan-permasalahan yang kommpleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggara biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. 3. pendekatan dari bawah ke atas (bottom-up approach) pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri ari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya. 4. pendekatan dari atas ke bawah (top-down apporoach) pendekatan dari atas ke bawah dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakuakn analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut
juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang diperlukan untuk diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan. 5. pendekatan sepotong (piecemeal approach) pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja). 6. pendekatan sistem (system approach) memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masingmasing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global. 7. pendekatan sistem menyeluruh (total-system approach) pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik) 8. pendekatan moduler (moduler approach) pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur) 9. lompatan jauh (great loop approach) pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek. 10. pendekatan berkembang (evolutionary approach) pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada. 2.5 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem berarti metode-metode prosedur-prosedur, konsep-
konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Urutan-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma. Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Klasifikasi dari metodologi, yaitu: 1. functional decomposition methodologies metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah: HIPO (Hierarchy plus Input Process Output) Stepwise Refinement (SR) atau Interative Stepwise Refinement (ISR) Information Hiding 2. data oriented methodologies metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokan dalam dua kelas, yaitu: Data Flow Oriented Methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya didalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah SADT (Structured Analysis and Design Techniques), composite design, SSAD (Structured System Analysis and Design) Data Structured Oriented Methodologies, metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah JSD (Jackson s System Development)dan W/O (Warnier/Orr) 3. prescriptive methodologies yang termasuk dalam metodologi ini adalah ISDOS (Information System Design and Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu: PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk mesin yang dapat dibaca. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA.
PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman procedural. PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukan, disimpan dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan. 2.6 Penyebab Kegagalan Pengembangan Sistem Beberapa factor menjadi penyebab kegagalan pengembangan sistem informasi, yaitu: 1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem 2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai 3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya 4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan 5. Penggunaan teknologi computer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai 6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara 7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Konversi Sistem Informasi Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dala prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang. 3.2 Metode Konversi Sistem Informasi 3.2.1 Konversi Langsung (Direct Conversion) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadangkadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Manfaat dari pendekatan konversi sistem dengan cara ini, yaitu : a. sistem tersebut tidak mengganti sistem lain b. sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai c. sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya d. rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistemsistem tersebut tidak berarti Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.
Gambar 3.1 Representasi Grafik Metode Konversi Sistem Langsung 3.2.2. Konversi Paralel (Parallel Conversion) Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi. Kelebihan dari pendekatan ini adalah adanya derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan kelemahannya adalah besarnya biaya untuk menduplikasi fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama. Gambar 3.2 Representasi Grafik Metode Konversi Sistem Paralel
3.2.3 Konversi Bertahap (Phase-in Conversion) Konversi ini dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Ia menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode Phase-in, sistem harus disegmentasi. Sebagai contoh, aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penimpanan dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dnegan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut diinstal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan. Kelebihan dari pendekatan ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya adalah keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat diorganisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. Gambar 3.3 Representasi Grafik Metode Konversi Sistem Phase-in
3.2.4 Konversi Pilot (Pilot Conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan resiko yang rendah. Dengan metode konversi pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode pahse-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Sebagai contoh misalnya, salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini sedikit lebih berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan live (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan dilokasi mereka sendiri. Gambar 3.4 Representasi Grafik Metode Konversi Sistem Pilot 3.3 Metode Konversi File Yang Ada Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh professional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan
mengkonversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidakya dalam : a. format file tersebut b. isi file tersebut c. media penyimpanan dimana file ditempatkan Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Ada dua metode dasar yang bias digunakan untuk menjalankan konversi file : a. konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem diatas b. konversi file gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung. 3.3.1 Konversi File Total Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bias dibaca computer, maka bias dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversin dari suatu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan,, struktur pengkodean baru dan cara perelasian item-item data (misalnya, file-file reasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bias digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi, yaitu : a. file master ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem. b. file transaksi file ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual didalan sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi. c. file indeks
file ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi. d. file table file ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel juga bisa diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak. e. file backup kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan. 3.3.2 Konversi File Gradual Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut : 1. suatu transaksi diterima dan dimasukan ke dalam sistem 2. program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai. 3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file mater baru dan diupdate. 4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai dalam file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru) maka, record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
BAB IV KESIMPULAN Berdasarkan apa yang telah dipaparkan diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan hal yang harus ada dalam setiap perusahaan. Sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang dapat memberikan suatu informasi yang berguna dan bermanfaat dimana konten didalamnya mengandung keakuratan dan dapat disajikan tepat waktu, sehingga membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang strategis bagi perusahaan. Seiring dengan berkembangnya bisnis perusahaan, maka sistem informasi yang ada perlu dikembangkan untuk mendukung perkembangan bisnis tersebut. Beberapa cara dapat dilakukan dalam mengkonversi sistem informasi yang ada dengan sistem informasi yang baru. Cara-cara ini dapat dilakukan berbeda-beda dimasing-masing perusahaan, bergantung pada resiko dan manfaat yang mampu diambil oleh perusahaan, karena masing-masing cara ini memiliki kelebihan dan kelemahan dalam aplikasinya.
DAFTAR PUSTAKA 1. Definition of Application Landscape. Software Engineering for Business Information Systems (sebts). Jan 21, 2009. 2. http://dhedee29.staff.gunadarma.ac.id 3. http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id 4. James A. O Brien. 2011. Management Information Systems. New York, NY: McGraw- Hill/Irwin