BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Sistem informasi sumber daya manusia merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna menjadi penghubung antar karyawan dengan atasannya dalam urusan pekerjaan. Pada saat ini perkembangan sistem SDM juga didukung oleh perkembangan teknologi yang ada, mulai dari aplikasi desktop, aplikasi website hingga yang terkini aplikasi berbasis mobile. Aplikasi mobile adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan pengguna melakukan mobilitas dengan menggunakan perlengkapan seperti telepon seluler, smartphone dan tablet. Melalui aplikasi mobile, pengguna dapat dengan mudah melakukan berbagai macam aktivitas diantaranya, aktivitas yang terkait dengan SDM pada perusahaaan. Kompas Gramedia, disingkat KG, adalah perusahaan Indonesia yang bergerak di bidang media massa yang didirikan pada tanggal 28 Juni 1965 Oleh P.K. Ojong dan Jakob Oetama yang berkantor pusat di Jl.Palmerah Selatan 22-26, Jakarta. Pada tahun 1980-an perusahaan ini mulai berkembang pesat, terutama dalam bidang komunikasi. Saat ini, KG memiliki beberapa anak perusahaan/bisnis unit yang bervariatif dari media massa, toko buku, 1
percetakan, radio, hotel, lembaga pendidikan, event organizer, stasiun TV hingga universitas. Dalam upaya memaksimalkan kinerja perusahaan, pada area Sumber Daya Manusia maka perlu adanya media yang secara efektif untuk menghubungkan antara karyawan dengan atasan mereka dalam melakukan pengajuan ketidakhadiran, pengajuan terkait kehadiran, pengajuan cuti, pengaksesan realilsasi jam kerja (Time event), surat kesepakatan kerja lembur, dan substitusi, yang mana ke enam kegiatan tersebut tergabungkan ke dalam modul yang bernama Time Management. Sistem yang saat ini digunakan adalah website portal dan pemanfaatan SMS (Short Message Services) untuk respon balikan sebagai media untuk melakukan kegiatan-kegiatan terkait Time Management tersebut. Format penulisan SMS harus disertai dengan kode penerimaan dan penolakkan, tentunya dapat terjadi kesalahan input kode, yang menjadi kendala utama dari media ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk SMS cukup tinggi. Permasalahan selanjutnya adalah pada absensi karyawan, saat ini absensi di Kompas menggunakan taping kartu, yang jika menggunakan taping memungkinkan kartu yang di taping tidak dapat terbaca atau tidak tersimpan dengan sempurna, sehingga data kehadiran karyawan tidak ada dan harus melakukan Request Attendace untuk mengembalikan status kehadiran, kemudian belum adanya realisasi kehadiran atau Time event bagi karyawan, yang mudah diakses tanpa login dahulu ke website portal, jadwal pengganti jam kerja masih dilakukan dengan SMS dan juga melalui portal, kemudian 2
untuk surat kesepakatan kerja lembur yang merupakan perintah dari atasan ke karyawan saat ini menggunakan portal yang memiliki proses bisnis yang cukup panjang, sehingga cara yang dilakukan masih belum efektif. Upaya yang telah dilakukan perusahaan adalah dengan membuat sebuah website portal yang menghubungkan karyawan dengan atasan namun akan lebih mudah, jika memanfaatkan teknologi mobile, sehingga tidak perlu lagi mengakses website portal melalui browser, dan juga akan mempersingkat proses bisnis seperti login. Beberapa akar permasalahan yang bisa diidentifikasikan terhadap permasalahan tersebut adalah belum adanya media yang secara efektif mampu mengakomodir aktivitas terkait dengan bagian sumber daya manusia sekaligus memudahkan dalam proses bisnisnya. Sistem yang akan dibuat oleh penulis adalah modul Time Management. Pada Modul tersebut terdiri dari 6 buah submodul yang mana penulis akan mengerjakan 3 submodul. Submodul tersebut adalah Time Event, Attendance, dan Absence. Penulis akan menggunakan HTML5, jquery Mobile, dan Javascript pada client side, sedangkan PHP dan Ajax akan dimanfaatkan untuk server side, dan juga pemanfaatan framework PhoneGap agar pengembangan aplikasi berbasis HTML dan javascript dapat diterapkan pada perangkat mobile. Dengan dilakukan penelitian ini diharapkan adanya solusi yang dapat mendukung sumber daya manusia di Kompas Gramedia dalam hal 3
menyediakan media yang efektif untuk menghubungkan antara karyawan dengan bagian sumber daya manusia dan juga atasannya, sehingga karyawan tidak kesulitan lagi untuk mengajukan aktivitas pendukung terkait pekerjaan. 1.2. Rumusan Masalah Dari gejala permasalahan yang telah dijelaskan pada latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang akan dibahas pada skripsi ini adalah sebagai berikut: Bagaimana menganalisa proses bisnis yang dahulunya berjalan pada sistem berbasis komputer, kemudian merancang proses bisnis baru untuk berjalan secara praktis di platform mobile? Bagaimana merancang, dan membangun sistem aplikasi berbasis mobile untuk modul Time Management, yang sesuai dengan proses bisnis yang telah diusulkan. Dimana rumusan masalah tersebut adalah sebagai berikut: a. Jenis-jenis pengguna apa saja yang akan menggunakan sistem berbasis mobile tersebut? b. Sistem Operasi dan bahasa pemrograman apa yang optimal dan paling baik dalam penerapan sistem berbasis mobile tersebut? c. Database seperti apa yang dibutuhkan dalam sistem berbasis mobile ini? 4
d. Jenis-jenis perangkat keras apa saja yang diperlukan untuk mengimplementasi sistem berbasis mobile ini? e. Jaringan koneksi apa yang dibutuhkan dalam sistem berbasis mobile ini? 1.3. Batasan Masalah Aplikasi mobile yang penulis maksud adalah aplikasi yang menggunakan smartphone dan tablet berbasis android sebagai salah satu medianya. Memfokuskan pembangunan aplikasi pada modul Time Management Pembangunan aplikasi hanya kepada 3 Submodul pada Time Management, yaitu: Time Event, Attendance, dan Absence. Pembangunan untuk ke 3 Submodul berdasarkan keinginan perusahaan Pembangunan aplikasi hanya menyimpan ke database SQL Server. Tidak membahas mengenai testing dan implementasi, karena membutuhkan waktu yang cukup lama. 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan yang akan dicapai dari penelitian ini adalah: 1. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada bagian Sumber Daya Manusia. 2. Merancang dan membuat aplikasi mobile yang dapat mendukung untuk detail realisasi kehadiran atau Time event bagi karyawan. 5
3. Merancang dan membuat aplikasi mobile yang dapat mendukung untuk melakukan kegiatan terkait Attendance. 4. Merancang dan membuat aplikasi mobile yang dapat mendukung untuk melakukan kegiatan terkait Absence. 1.5. Manfaat Penelitian Penelitian ini bermanfaat bagi : 1. Penulis a. Penulis dapat mengimplementasikan pengetahuan dan keterampilan selama penelitian ini. b. Meningkatkan kemampuan penulis dalam merancang dan membangun aplikasi berbasis android, serta memahami ERP yang digunakan, yaitu SAP untuk modul Human Capital Management. c. Menambah pengalaman dan memahami proses bisnis pada divisi Sumber Daya Manusia, terkait dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis yang akan diterapkan. 2. Perusahaan a. Aplikasi mobile ini dapat benar-benar membantu bagian sumber daya manusia di Kompas Gramedia sebagai media penghubung dengan karyawan. b. Aplikasi mobile ini dapat mempersingkat proses bisnis yang ada di Website portal. c. Memudahkan karyawan untuk melakukan akses pada modul Time Management melalui perangkat mobile-nya masing-masing. 6