Spesifikasi Perangkat Keras (hardware) Spesifikasi kebutuhan minimum: Processor Intel Pentium III 233MHz Memory 128 MB Hard disk 20 GB Monitor SVGA (1028 x 860) Keyboard Mouse Printer dot matrix Spesifikasi Perangkat Lunak (software) Spesifikiasi kebutuhan minimum: Memiliki sistem operasi Windows 2000 Professional Memiliki software Microsoft Access 2003 Memiliki software Crystal Report 8.5 Memiliki aplikasi pendukung: antivirus
Prosedur / Tata Cara Operasional dan Print Out Layar Login Layar login merupakan tampilan awal dari aplikasi basis data PT. Parade Tua Marina.Sebelum user dapat melanjutkan ke layar berikutnya maka user diminta untuk memasukkan Username dan Password. Hal ini merupakan salah satu cara untuk menghindari pengaksesan aplikasi oleh pihak yang tidak memiliki otorisasi.layar ini memiliki dua tombol yaitu Login dan Exit Jika tombol Login ditekan maka sistem akan melakukan autentifikasi pada Username dan Password yang dimasukkan: a. Jika Username dan Password salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan b. Jika Username dan Password benar maka layar akan dialihkan menuju form utama. Jika tombol Exit ditekan maka akan langsung keluar dari aplikasi.
Layar Menu Utama Setelah melakukan login, maka userakan menjumpai layar menu utama. Pada layar utama ini terdapat beberapa menu yang dapat dipilih pada bagian atas menu.untuk memilihnya, user cukup mengklik pada menu yang diinginkan. Menumenu tersebut adalah: a. DATA, menu ini terdiri dari 4 submenu yaitu: 1.KARYAWAN, untuk melakukan INSERT, UPDATE, dan DELETE pada tabel Karyawan dalam database. 2.KAPAL, untuk melakukan INSERT, UPDATE, dan DELETE pada tabel Kapal dalam database.
3.CUSTOMER, untuk melakukan INSERT, UPDATE, dan DELETE pada tabel Pelanggan dalam database. 4.KONTAINER, untuk melakukan INSERT, UPDATE, dan DELETE pada tabel Kontainer dalam database. b. TRANSAKSI, menu ini terdiri dari 4 submenu yaitu: 1. Pengiriman Barang, untuk menambahkan data tentang pengiriman barang pada database. 2. View Transaksi Pengiriman, untuk melihat data dan juga untuk mencari transaksi yang telah tersimpan dalam database. 3. Pembuatan Tanda Terima, untuk mencetak tanda terima atau invoice barang yang telah dikirimkan. c. SERVICE Perubahan Password, untuk melakukan perubahan password terhadap Username yang sedang digunakan. d. LOGOUT Jika user ingin keluar ke login sebelumnya dan kembali ke menu login
Layar Data Karyawan Layar ini memberikan fasilitas tentang semua informasi pemakai kepada user, melalui layar ini user dapat memanipulasi data data pemakai dengan menggunakan tombol tombol pilihan yang ada di samping kanan bagian menu pada layar utama. Dengan menekan tombol tombol tersebut user memiliki fasilitas untuk: a. Menginput data pemakai baru, user mengisi input box Username, Nama, No Telp / HP, dan Alamat Karyawan kemudian menekan tombol Tambah di bagian sebelah kanan Menu Data Karyawan. b. Mengupdate data pemakai yang sudah ada jika terjadi perubahan perubahan, dengan cara mengisi input boxusername, Nama, No Telp / HP, dan Alamat Karyawan kemudian menekan tombol Ubah di bagian sebelah kanan Menu Data Karyawan, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi.
c. Menghapus data pemakai, dengan cara memilih user pada list lalu menekan tombol Hapus di bagian sebelah kanan Menu Data Karyawan, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi. Layar Data Kapal Layar ini memberikan fasilitas tentang semua informasi kapal kepada user, melalui layar ini user dapat memanipulasi data data kapal dengan menggunakan tombol tombol pilihan yang ada di samping kanan bagian menu pada layar utama. Dengan menekan tombol tombol tersebut user memiliki fasilitas untuk: a. Menginput data kapal yang baru, user mengisi input box Nama Kapal, Pemilik, Keterangan, KodeKonteiner dan memilih Tanggal Berangkat
Akhir kapal. Sedangkan Kode Kapal diisi secara otomatis dengan auto-increment. Kemudian user menekan tombol Tambah di bagian sebelah kanan Menu Data Kapal. b. Mengupdate data pemakai yang sudah ada jika terjadi perubahan perubahan, dengan cara mengisi input box untuk Nama Kapal, Pemilik, Keterangan, KodeKonteiner dan memilih Tanggal Berangkat Akhir kapal kemudian menekan tombol Ubah di bagian sebelah kanan Menu Data Kapal, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi. c. Menghapus data kapal, dengan cara memilih kapal pada list lalu menekan tombol Hapus di bagian sebelah kanan Menu Data Kapal, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi. Layar Data Pelanggan Layar ini memberikan fasilitas tentang semua informasi pelanggan kepada user, melalui layar ini user dapat memanipulasi data data pelanggan dengan
menggunakan tombol tombol pilihan yang ada di samping kanan bagian menu pada layar utama. Dengan menekan tombol tombol tersebut user memiliki fasilitas untuk: a. Menginput data pelanggan yang baru, user mengisi input box Alamat, Nama Customer, Status, Keterangan, Harga per M2, KG, dan Container. Sedangkan Kode Customer diisi secara otomatis dengan auto-increment. Kemudian user menekan tombol Tambah di bagian sebelah kanan Menu Data Customer. b. Mengupdate data pelanggan yang sudah ada jika terjadi perubahan perubahan, dengan cara mengisi input box untuk Alamat, Nama Customer, Status, Keterangan, Harga per M2, KG, dan Container kemudian menekan tombol Ubah di bagian sebelah kanan Menu Data Customer, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi. c. Menghapus data pelanggan, dengan cara memilih kapal pada list lalu menekan tombol Hapus di bagian sebelah kanan Menu Data Customer, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi.
Layar Data Kontainer Layar ini memberikan fasilitas tentang semua informasi kontainer kepada user, melalui layar ini user dapat memanipulasi data data kapal dengan menggunakan tombol tombol pilihan yang ada di samping kanan bagian menu pada layar utama. Dengan menekan tombol tombol tersebut user memiliki fasilitas untuk: a. Menginput data kontainer yang baru, user mengisi input box, Pemilik, dan Keterangan. Sedangkan Nomor Kontainer diisi secara otomatis dengan auto-increment. Kemudian user menekan tombol Tambah di bagian sebelah kanan Menu Data Kontainer. b. Mengupdate data kontainer yang sudah ada jika terjadi perubahan perubahan, dengan cara mengisiinput box untuk, Pemilik, dan Keterangan, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi.
c. Menghapus data kontainer, dengan cara memilih kapal pada list lalu menekan tombol Hapus di bagian sebelah kanan Menu Data Kontainer, kemudian memilih Ok sebagai konfirmasi. Layar Transaksi Pengiriman
Layar ini memberikan fasilitas pada user untuk menginput data pengiriman barang kedalam database sekaligus untuk membuat kwitansi. Layar ini memiliki beberapa input box yang harus diisi antara lain: a. Input Kode / Nama Kapal berupa list box b. Input Kode / Nama Pelanggan berupa list box c. Input Berangkat berupa text box d. Input Tujuan berupa text box e. Input Tanggal Pengiriman Barang berupa kalender f. Input Tipe Pengiriman Barang berupa listbox g. Input Jumlah Pengiriman Barang berupa text box h. Input Nama Barang berupa text box Apabila user telah melakukan inputan, sistem akan melakukan validasi untuk mencegah human error dan juga melakukan perhitungan biaya yang dikenakan. User kemudian dialihkan menuju halaman Print Cetak Kwitansi. Layar Print Cetak Kwitansi
Layar ini diguanakan untuk memastikan bahwa data data yang telah dimasukkan adalah benar dan juga untuk mengisi jumlah nilai nomilal biaya yang dikenakan oleh sistem, agar tidak terjadi kesalahan. User harus mengisi input box Terbilang secara manual agar dicetak pada halaman berikutnya. Setelah user melengkapi input box tersebut, userakan dialihkan ke halaman Kwitansi. Hasil Cetak Kwitansi Layar ini memperlihatkan preview kwitansi yang akan dicetak pada kertas, user dapat memastikan lagi apakah data data yang telah dia masukkan telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Layar Pembuatan Surat Tanda Terima Layar ini digunakan user untuk membuat surat tanda terima yang akan diserahkan kepada pelanggan penerima bersama dengan sebagai tagihan pada pelanggan tersebut atas jasa pengiriman barang yang telah dilakukan oleh pihak PT. Parade Tua Marina. User hanya perlu mengisi input box Nama Penerima, Alamat, dan Nomor Telepon. Lalu user tinggal menekan tombol print untuk melanjutkannya menuju layar Print Surat Tanda Terima. Layar Print Surat Tanda Terima Layar ini memperlihatkan previewsurat tanda terima yang akan dicetak pada kertas, user dapat memastikan lagi apakah data data yang telah dia masukkan telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Layar View Transaksi Pengiriman Layar ini memperlihatkan transaksi yang telah dilakukan dan disimpan dalam database. Apabila user menekan tombol View All Data maka user aplikasi akan menampilkannya berupa tabel pada space yang telah disediakan.
Layar View All Data Transaksi Pengiriman Apabila user ingin mencari suatu transaksi pengiriman, user hanya perlu memilih menu pada listbox (berupa kode kapal, nama kapal, nama customer) lalu mengetikkan kata kuncinya pada input box disebelahnya dan menekan tombol cari. Apabila user ingin melakukan pencarian dengan batas tanggal tertentu, user cukup memilih bulan dan tahun transaksi tersebut dilakukan dan memilih tombol view.
Layar Pencarian Kode Kapal Transaksi Pengiriman Layar Pencarian Nama Kapal Transaksi Pengiriman
Layar Pencarian Nama Customer Transaksi Pengiriman Evaluasi sistem Pada tahap ini sistem basis data yang telah dirancang akan diuji dan dievaluasi. Berikut ini adalah beberapa aspek yang dievaluasi beserta hasil dari evaluasi tersebut. Tabel Evaluasi Perubahan Sistem Sebelum Penerapan Sistem Membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk melakukan pembukuan dan mencari data data konsumen dan Sistem Baru Membutuhkan waktu yang sangat singkat tanpa harus melakukan pencarian dalam buku besar perusahaan. transaksi yang telah dilakukan. Membutuhkan tempat yang cukup banyak untuk menyimpan berkas-berkas transaksi dan lainnya. Membutuhkan tempat yang lebih sedikit karena hanya menyimpan bukti tanda terima sementara transaksi disimpan
dalam database. Sering terjadi human error. Dapat meminimalisasi human error karena ada sistem validasi dalam sistem yang baru. Keamanan data dapat terjaga karena metode penyimpanan masih berupa kertas dan rawan terhadap kerusakan Keamanan data tergantung pada gangguan hardware, sehingga data diback-up setiap periode waktu tertentu. yang diakibatkan oleh gangguan alam dan binatang. Back-up and Recovery Sebuah DBMS sebaiknya menyediakan fasilitas back-up untuk membantu recoveryakan kesalahan pada database. Amat disarankan untuk membuat cadangan back-up database dan log file pada jarak waktu tertentu dan dapat dipastikan cadangan tersimpan pada lokasi yang aman. Untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan maupun kehilangan data pada basis data yang disebabkan oleh kecelakaan kecelakaan tak terduga yang mungkin saja terjadi setiap saat, maka data harus di-back-up yang dilakukan oleh staff pembukuan. Tabel Media Back Up Tabel Media Back Up Periode Back Up MsKapal MsKaryawan CD-RW Satu bulan sekali
MsKontainer MsPelanggan MsPenerimaBarang TrPengirimanBarang TrStatusTandaTerima MsBiaya MsDaftarMuat MsDetailPengiriman CD-RW CD-RW Satu minggu sekali Satu minggu sekali TipePengirimanBarang CD-RW Satu bulan sekali