PERANGKAT LUNAK PERSEDIAAN BARANG MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2013 DI ZAHRA BABY SHOP KABUPATEN SUMEDANG Doni, S.T., M.T. 1, Rahayu Nurhadianti 2 1,2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 3 Jln. Soekarno Hatta No.456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 1 doni@lpkia.ac.id 2 rahayunurhadianti@gmail.com Abstrak Masa bayi adalah masa yang sangat penting dalam pertumbuhan setiap manusia, karena usia 0 sampai 1 tahun bayi mengalami perkembangan fisik pertamanya. Usia bayi tersebut perlu mendapatkan perhatian khusus dalam hal perlengkapan mereka. Angka kelahiran di dunia saat ini pada setiap tahunnya terhitung sangat tinggi, sehingga perlengkapan bayi secara otomatis akan terus dibutuhkan. Perlengkapan bayi yang ditawarkan diperlukan adanya persediaan barang perlengkapan bayi. Persediaan barang diperlukan untuk menjamin kelancaran pemenuhan permintaan. Apabila tidak ada persediaan, maka kebutuhan tidak terpenuhi. Perangkat lunak persediaan barang ini menggunakan Microsoft Access 2013 disertai data pendukung yang berguna untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pemilik toko. Selain itu, sistem ini membantu pengelola untuk mengelola informasi permintaan pengajuan, penerimaan barang, permintaan barang keluar dan stock opname. Pembuatan perangkat lunak ini melakukan dokumentasi dengan mengambil data di Zahra Baby Shop Kabupaten Sumedang, mewawancarai pemilik toko, studi pustaka yang mendukung teori penyelesaian masalah serta Unified Modelling Language (UML) untuk perancangan aplikasi disertai juga pengujian aplikasinya. Dengan aplikasi ini persediaan barang yang dapat diketahui di Zahra Baby Shop Kabupaten Sumedang menjadi lebih banyak dan pemilik toko dapat mudah dalam mengetahui persediaan barang secara akurat, lengkap dan cepat. Kata Kunci: Perlengkapan Bayi, Persediaan Barang, Microsoft Access 2013, Unified Modelling Language. 1. Pendahuluan Masa bayi adalah masa yang sangat penting dalam pertumbuhan setiap manusia, karena usia 0 sampai 1 tahun bayi mengalami perkembangan fisik pertamanya. Usia bayi tersebut perlu mendapatkan perhatian khusus dalam hal perlengkapan mereka. Angka kelahiran di dunia saat ini pada setiap tahunnya terhitung sangat tinggi, sehingga perlengkapan bayi secara otomatis akan terus dibutuhkan. Bayi mempunyai berbagai kebutuhan perlengkapan dasar khusus selama tumbuh kembangnya. Setiap pasangan yang akan atau telah memiliki bayi selalu memprioritaskan kebutuhan sang buah hati, sebab kebutuhan untuk bayi bersifat wajib dan tidak bisa ditunda-tunda. Zahra Baby Shop menjual berbagai jenis perlengkapan bayi, barang yang ditawarkan cukup lengkap mulai dari popok sampai dengan baju bayi tersedia di toko tersebut. Perlengkapan bayi yang ditawarkan diperlukan adanya persediaan barang perlengkapan bayi. Persediaan barang diperlukan untuk menjamin kelancaran pemenuhan permintaan. Apabila tidak ada persediaan, maka kebutuhan tidak terpenuhi. Kondisi saat ini untuk mengetahui persediaan barang, Zahra Baby Shop masih menggunakan buku agenda catatan barang. Buku agenda catatan barang merupakan penyimpanan data barang yang tersedia terdiri atas nama barang dan harga barang. Persediaan barang kurang terpantau dengan baik dan informasi yang didapatkan mengenai barang yang tesedia kurang akurat karena data yang disajikan tidak komplit. Buku yang digunakanpun mudah rusak serta tidak adanya buku cadangan menyulitkan pemilik toko untuk mengetahui persediaan barang. Pemilik toko menggunakan buku tersebut setiap pengadaan barang untuk memenuhi permintaan konsumen. Buku agenda hanya digunakan untuk menuliskan nama barang beserta harga berdasarkan barang tersebut. Untuk mengetahui informasi mengenai persediaan barang yang lain, maka pemilik toko harus
mempunyai pengetahuan tentang aplikasi Microsoft Access untuk memudahkan pemilik tentang barang yang tersedia di tokonya. Namun bagi pemilik yang tidak memiliki pengetahuan tersebut, akan mengalami kesulitan dalam perhitungan dan cara mengetahui persediaan barang yang dimilikinya. Pada penelitian ini akan dibuat aplikasi Persediaan Barang Menggunakan Microsft Access 2013 di Zahra Baby Shop Kabupaten Sumedang berdasarkan kode barang untuk mempermudah pemilik toko dalam mengetahui persediaan barang secara akurat, lengkap dan cepat. 1.1 Landasan Teori 1.1.1 Pengertian Persediaan Barang Persediaan barang ialah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang yang merupakan milik perusahaan dengan sebuah maksud supaya dijual dalam suatu periode usaha normal ataupun persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan sebuah proses produksi maupun persediaan bahan baku yang juga menunggu penggunaannya di dalam suatu proses produksi. (Assauri, 2005) 1.1.2 Identifikasi Permasalahan 1 Pemilik toko merasa buku agenda catatan barang belum cukup memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai data persediaan barang secara akurat, karena buku agenda catatan barang kurang memberikan informasi yang lengkap. 2 Pemilik toko sering merasakan kesulitan jika mencari data persediaan perlengkapan bayi, sehingga tidak terpantaunya data persediaan barang. 3 Tidak adanya cadangan buku agenda catatan barang dan buku yang digunakan mudah rusak sehingga pemilik toko memerlukan adanya back up data berupa database. 1.1.3 Ruang Lingkup Permasalahan 1. Persedian barang yang akan di proses pada aplikasi ini yaitu hanya permintaan pengajuan, penerimaan barang, permintaan barang keluar dan stock opname. 2. Penelitian ini difokuskan untuk persediaan barang Zahra Baby Shop Kabupaten Sumedang yang menghasilkan output berupa laporan laporan mengenai data barang yang telah diproses. 3. Metode persediaan barang yang digunakan adalah Metode EOQ dan ROP. 1.1.4 Tujuan Perancangan 1. Membuat aplikasi persediaan barang dengan menggunakan Microsoft Access 2013 untuk memudahkan pemilik toko mengetahui persediaan yang dimiliki dan mendapatkan informasi secara lengkap dan akurat. 2. Memudahkan pemilik toko dalam mencari data persediaan barang dengan membuat daftar data barang yang sudah disertai kode barang beserta jumlahnya agar pemilik toko dapat mengetahui barang yang tersedia. 3. Dibuatkan back up data berupa database di aplikasi Microsoft Access 2013. 1.1.5 Pengertian Perangkat Lunak Perangkat Lunak (Software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuhan, model desain dan cara penggunaan (user manual). Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan dokumentasinya maka belum dapat disebut perangkat lunak (software). Sebuah perangkat lunak juga sering disebut dengan sistem perangkat lunak. Sistem berarti kumpulan komponen yang saling terkait dan mempunyai satu tujuan yang ingin dicapai. (Rosa A.S & M Shalahuddin, 2015) 1.1.6 Pengertian Prototype Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi) mengemukakan bahwa Prototype adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak secara langsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi aktual yang dilakukan. (Sutabri, Tata, 2016) 1.1.7 Pengertian EOQ dan ROP EOQ atau kuantitas pesanan ekonomis adalah suatu metode untuk menentukan berapa jumlah pesanan yang paling ekonomis untuk satu kali pesan. (Rahmawati, 2016) Berikut cara menghitung EOQ : Keterangan : EOQ R P C EOQ = 2PR C = jumlah persediaan yang ekonomis = Pembelian bahan baku selama periode tertentu = Biaya pemesanan = Biaya penyimpanan per unit per tahun Reorder Point (ROP) Reorder Point adalah titik dimana suatu perusahaan harus memesan barang atau bahan guna menciptakan kondisi persediaan yang terus terkendali. (Rahmawati, 2016) Berikut cara menghitung Reorder Point :
Reorder Point = Qr + Safety Stock 2.1.1 Dialog Screen Beranda Keterangan : Qr Safety Stock = Pemakaian rata-rata = Persediaan Pengaman Persediaan Pengaman (Safety Stock) Safety Stock merupakan kemampuan perusahaan untuk menciptakan kondisi persediaan yang selalu aman atau penuh pengamanan dengan harapan perusahaan tidak akan pernah mengalami kekurangan persediaan. (Rahmawati, 2016) Berikut cara menghitung Safety Stock : Gambar.2 Dialog Screen Beranda 2.1.2 Dialog Screen Log in Safety Stock = (Q maks -Qr) Keterangan : Qmaks Qr = Pemakaian maksimal = Pemakaian rata-rata 2. Analisis dan Perancangan Gambar.3 Dialog Screen Log in 2.1.3 Dialog Screen Menu Utama Gambar.4 Dialog Screen Menu Utama-1 Gambar. 1 Use Case Diagram Persediaan Barang 2.1 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. Gambar.5 Dialog Screen Menu Utama-2
Gambar.6 Dialog Screen Menu Utama-3 2.1.4 Dialog Screen Master Barang Gambar.10 Dialog Screen Nota Penerimaan Barang 2.1.8 Dialog Screen Permintaan Barang Keluar Gambar.7 Dialog Screen Master Barang 2.1.5 Dialog Screen Pengelola Gambar.11 Dialog Screen Permintaan Barang Keluar 2.1.9 Dialog Screen Stock Opname Gambar.8 Dialog Screen Pengelola 2.1.6 Dialog Screen Surat Permintaan Pengajuan Barang Gambar.9 Dialog Screen Surat Permintaan Pengajuan Barang 2.1.7 Dialog Screen Nota Penerimaan Barang Gambar.12 Dialog Screen Stock Opname 3. Implementasi Implementasi antarmuka merupakan penggambaran tampilan langsung yang digunakan untuk berinteraksi dengan sistem. Didalam antarmuka ini terdapat beberapa bagian yang harus dilakuka karena perbedaan level pengguna, mulai dari menu yang dapat diakses, input, dan output yang dihasilkan dari setiap fungsi masing-masing telah ditentukan sebagai berikut : 3.1 Form Beranda
Gambar.17 Form Menu Utama-3 3.4 Form Master Barang 3.2 Form Log in Gambar.13 Form Beranda Gambar.18 Form Master Barang 3.5 Form Pengelola Gambar.14 Form Log in 3.3 Form Menu Utama Gambar.19 Form Pengelola 3.6 Form Surat Permintaan Pengajuan Barang Gambar.15 Form Menu Utama-1 Gambar.20 Form Surat Permintaan Pengajuan Barang 3.6 Form Nota Penerimaan Barang Gambar.16 Form Menu Utama-2 Gambar.21 Form Nota Penerimaan Barang 3.7 Form Permintaan Barang Keluar
Esterberg, K. (2002). Qualitative Methods in Social Research. New York: McGrow Hill. Hery, S. M. (2011). Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang. Bandung: Alfabeta. Miftahuddin, D. M. (2011). PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN. Optimasi Sistem Industri, 173-186. Gambar.22 Form Permintaan Barang Keluar 3.8 Form Stock Opname Rahmawati, R. (2016). Aplikasi Perhitungan Persediaan Bahan Baku dengan Metode Economic Order Quantity Berdasarkan Varian Produk. Jurnal Nasional Pendidikan Teknik informatika (JANAPATI), 34-39. Ristono, A. (2009). Manajemen Persediaan. Yogyakarta. Gambar.22 Form Stock Opname 4. Kesimpulan 1. Dari hasil eksperimen dan evaluasi penelitian, disimpulkan bahwa Microsoft Access 2013 dapat memudahkan Pemilik Toko dalam pengolahan data persediaan barang. 2. Dari hasil eksperimen dan evaluasi penelitian, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya daftar barang yang disertai kode dapat memudahkan pemilik toko dalam mencari informasi mengenai persediaan barang yang ada. 3. Dengan adanya back up database di aplikasi Microsoft Access 2013 pemilik toko tidak akan takut sumber informasi persediaannya rusak. Rosa A.S & M Shalahuddin. (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung. Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif,Kualitatif, dan R&D). Bandung: Alfabeta. Sutabri, Tata. (2016). Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi). Yogyakarta: Andi Offset. DAFTAR PUSTAKA Adi Nugroho. (2011). Perancangan dan Impelementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Assauri, S. (2005). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI. Baridwan, Z. (2000). Intermedite Accounting. Yogyakarta: BPFE. Baroto, T. (2002). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia Indonesia.