SALINAN BUPATI TOBA SAMOSIR PROVINSI SUMATERA UTARA PERATURAN BUPATI TOBA SAMOSIR NOMOR 63 TAHUN2016 TENTANG KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI, SERTA TATA KERJA SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TOBA SAMOSIR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TOBA SAMOSIR, Menimbang : a. bahwa untuk menindaklanjuti ketentuan Pasal 4 Peraturan Daerah Kabupaten Toba Samosir Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kabupaten Toba Samosir, perlu mengatur Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Toba Samosir; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1998 tentang Pembentukan KabupatenDaerah Tingkat II Toba Samosir dan Kabupaten Daerah Tingkat II Mandailing Natal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1998 Nomor 188, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3794); 2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 3. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembar Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 90, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4416) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2007 tentangperubahan Ketiga Atas Peraturan Pemerintah 1
Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4712); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887); 6. Peraturan Daerah Kabupaten Toba Samosir Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pembentukan Perangkat Daerah Kabupaten Toba Samosir; 2 MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI, SUSUNAN ORGANISASI SERTA TATA KERJA SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TOBA SAMOSIR. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kabupaten Toba Samosir. 2. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan Urusan Pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan Tugas Pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 3. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah. 5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaran urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. 6. Aparatur Sipil Negara, yang selanjutnya disingkat ASN, adalah Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja di lingkungan Pemerintah Daerah. 7. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tipe B, selanjutnya disebut Sekretariat Dewan merupakan unsur pelayananan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. 8. Peraturan Daerah yang selanjutnya disebut Perda adalah Perda Kabupaten Toba Samosir. 9. Bupati adalah Bupati Toba Samosir. 10. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Toba
Samosir. 11. Satuan Kerja Perangkat Daerah, selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Toba Samosir. 12. Unit Kerja Perangkat Daerah, selanjutnya disingkat UKPD adalah unit kerja pada SKPD. 13. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, selanjutnya disingkat APBD adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Toba Samosir. 14. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, selanjutnya disingkat APBN adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Republik Indonesia. 15. Rencana Strategis, selanjutnya disebut Renstra adalah dokumen perencanaan SKPD untuk jangka waktu 5 (lima) tahun. 16. Rencana Kegiatan dan Anggaran, selanjutnya disingkat RKA adalah dokumen perencanaan tahunan SKPD. 17. Dokumen Pelaksanaan Anggaran, selanjutnya disingkat DPA adalah dokumen pelaksanaan anggaran SKPD. BAB II KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI Bagian Kesatu Kedudukan Sekretariat DPRD Pasal 2 (1) Sekretariat DPRD merupakan unsur staf urusan pemerintah bidang pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD yaitu fungsi legislasi, fungsi anggaran dan fungsi pengawasan. (2) Sekretariat DPRD dipimpin oleh Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yangdalam melaksanakan tugasnya secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. (3) Sekretariat DPRD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administratif serta koordinasi pelaksanaan tugas dilingkungan Sekretariat DPRD. (4) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sekretariat menyelenggarakan fungsi: a. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD; b. penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD; c. fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD; d. mendukung pelaksanakan tugas dan fungsi DPRD yang meliputi fungsi pembentukan Peraturan Daerah, fungsi penganggaran dan fungsi pengawasan; e. penyediaan dan pengoordinasian Tenaga Ahli yang diperlukan oleh DPRD. 3
Bagian Kedua Susunan Organisasi Pasal 3 (1) Susunan Organisasi Sekretariat DPRD terdiri dari a. Sekretaris DPRD, jabatan pratama tinggi/eselon IIb b. Bagian Umum, jabatan administrator/eselon IIIa yang terdiri dari: 1. Subbag Tata Usaha dan Kepegawaian, jabatan pengawas/eselon IVa; 2. Subbag Perencanaan dan Keuangan, jabatan pengawas/eselon IVa; 3. Subbag Rumah Tangga. c. Bagian Legislasi, Persidangan dan Hubungan Masyarakat, jabatan administrator/eselon IIIa, yang terdiri dari : 1. Subbag Pembentukan Peraturan Daerah, jabatan pengawas/eselon IVa; 2. Subbag Rapat, Risalah dan Persidangan, jabatan pengawas/eselon IVa; 3. Subbag Humas Dan Protokol, jabatan pengawas/eselon IVa d. Bagian Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat, jabatan administrator/eselon IIIa, yang terdiri dari: 1. Subbag Penganggaran, jabatan pengawas/eselon IVa; 2. Subbag Pengawasan, jabatan pengawas/eselon IVa; 3. Subbag Penampungan Aspirasi Masyarakat, jabatan pengawas/eselon IVa. e. Kelompok Jabatan Fungsional. f. Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Bupati ini. Bagian Ketiga Tugas dan Fungsi Paragraf 1 Sekretaris DPRD Pasal 4 Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas : a. menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD; b. menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD; c. memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat DPRD; d. mendukung pelaksanakan tugas dan fungsi DPRD yang meliputi fungsi pembentukan peraturan daerah, fungsi penganggaran dan fungsi pengawasan; e. menyediakan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD; f. merencanakan program kerja sekretariat dan DPRD; g. mempersiapkan rancangan produk-produk hukum DPRD; h. memimpin, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugastugas sekretariat DPRD; i. menyajikan data keperluan rapat-rapat DPRD; j. menyusun rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD; k. memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tulisan; l. melaporkan pelaksanaan tugas kepada pimpinan DPRD dan Bupati; m. melaksanakan tugas-tugas kedinasan yang diberikan oleh 4
pimpinan DPRD dan Bupati; n. menilai/menetapkan hasil kinerja kepala bagian, kepala sub bagian pada Sekretariat DPRD. Paragraf 2 Kepala Bagian Umum Pasal 5 (1) Bagian Umum merupakan satuan pelaksana sekretariat dalam pelaksanaan administrasi sekretariat yang dipimpin oleh Kepala Bagian Umum (2) Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi serta koordinasi pelaksanaan tugas dan fungsi secretariat DPRD (3) Bagian Umum merupakan fungsi dukungan Administrasi Kesekretariatan DPRD, melakukan tugas dan fungsi : a. menyelenggarakan ketatausahaan; b. mengelola kepegawaian; c. mengkoordinir dan mengevaluasi pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan Sekretariat DPRD dan rumah Dinas/Jabatan; d. mengkoordinir inventarisasi barang milik daerah pada Sekretariat DPRD dan rumah dinas/jabatan; e. mengevaluasi perencanaan anggaran; f. mengkoordinirpelaksanaan penatausahaankeuangan; g. mengkoordinasikan pengelolaan anggaran; h. memverifikasi perencanaan kebutuhan Sekretariat DPRD dan rumah Dinas/Jabatan; i. mengelola, mengkoordinir kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD dan Rumah Dinas/Jabatan; j. mengevaluasi pengadaan barang dan jasa; k. melaksanakan tugas-tugas kedinasan yang diperintahkan oleh pimpinan; l. membagi pelaksanaan tugas kepala sub bagian; m. menilai/menetapkan hasil kinerja kepala sub bagian; n. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris DPRD; o. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan. Paragraf 3 Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian Pasal 6 (1) Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Umum. (2) Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD (3) Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian yang melaksanakan tugas dan rincian tugas sebagai berikut : a. melaksanakan surat menyurat dan naskah dinas Sekretariat 5
DPRD dan Pimpinan; b. menyusun administrasi kepegawaian; c. menyusun rencana kerja operasional kegiatan pelayanan adminstrasi kepegawaian; d. menyiapkan bahan administrasi kepegawaian; e. menganalisis kebutuhan dan merencanakan penyediaan tenaga ahli; f. menyiapkan bahan administrasi pembuatan daftar urut kepangkatan dan formasi pegawai; g. melaksanakan kearsipan; h. memfasilitasi dan menyiapkan data staf dan usul pengisian jabatan; i. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian Umum; j. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; k. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; l. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 4 Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Pasal 7 (1) Subbagian Perencanaan dan Keuangan merupakan satuan pelaksana sekretariat dalam pelaksanaan ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Umum. (2) Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD. (3) Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan yang melaksanakan tugas dan rincian tugas sebagai berikut: a. menyusun bahan perencanaan; b. menyusun RKA dan DPA baik murni maupun perubahannya; c. menyusun perencanaan kebutuhan rumah tangga; d. merencanakan kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD; e. merencanakan pemverifikasian keuangan; f. memverifikasi pertanggungjawaban keuangan; g. mengkoordinasikan kepada PPTK, Bendahara dan Pembantu PPK untuk pengajuan SPP, SPM, dan UP/GU/TU/LS; h. memverifikasi perencanaan kebutuhan rumah tangga; i. memverifikasi kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD; j. merencanakan dan melaksanakan penatausahaan keuangan; k. menyusun pengadministrasian dan pembukuan keuangan; l. mengkoordinasikan kepada PPTK dan Bendahara dalam pelaksanaan belanja dan pertanggungjawaban keuangan; m. melaksanakan pengelolaan keuangan pimpinan, anggota dan Sekretariat DPRD; n. menganalisa laporan keuangan; o. menganalisa laporan kinerja; p. menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan; q. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian Umum; 6
r. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; s. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; t. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 5 Subbagian Rumah Tangga Pasal 8 (1) Subbagian Rumah Tangga merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Umum. (2) Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD. (3) Kepala Subbagian Rumah Tangga melaksanakan tugas dan fungsi: a. mengatur dan memelihara kebersihan kantor kompleks Sekretariat DPRD dan Rumah Dinas/Jabatan; b. mengatur dan memelihara halaman dan taman rumah dinas dan kompleks Sekretariat DPRD; c. mengatur dan mengelola keamanan kompleks Rumah Dinas dan Sekretariat DPRD; d. memfasilitasi penyiapan tempat dan sarana rapat dan pertemuan; e. mengadakan barang dan jasa kebutuhan rumah tangga dan perlengkapan Sekretariat DPRD; f. mendistribusikan bahan perlengkapan untuk Sekretariat DPRD dan Rumah Dinas; g. merencanakan pemeliharaan alat-alat perlengkapan; h. menyediakan,mengurus, menyimpan, memelihara dan menyalurkan perlengkapan untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD; i. mengatur pemeliharaan dan pengelolaan bahan bakar kendaraan dinas di Sekretariat DPRD; j. mengatur penggunaan kendaraan dinas dan para pengemudi untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD; k. melaksanakan pemeliharaan sarana, prasarana dan gedung; l. memfasilitasi, mengatur petugas pramusaji dan petugas jaga malam; m. mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas inventarisasi barang milik daerah yang berada pada Sekretariat DPRD dan Rumah Dinas; n. melaksanakan pemeliharaan gedung kantor, rumah dinas dan seluruh barang inventaris; o. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian Umum; p. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; q. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; r. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya. 7
Paragraf 6 Kepala Bagian Legislasi Persidangan dan Hubungan Masyarakat Pasal 9 (1) Bagian Legislasi Persidangan dan Hubungan Masyarakat merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan legislasi, persidangan dan hubungan masyarakat sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD. (2) Bagian Legislasi Persidangan dan Hubungan Masyarakatmempunyai tugas melaksanakan legislasi, persidangan dan hubungan masyarakatsekretarias DPRD (3) Bagian Legislasi, Persidangan dan Hubungan Masyarakat merupakan fungsi dukungan penyelenggaraan tugas dan fungsi DPRD Bidang Legislasi, Persidangan dan Hubungan masyarakat melaksanakan tugas dan rincian tugas sebagai berikut: a. membantu Sekretaris DPRD dalam tugasnya di bidanglegislasi, Persidangan dan Hubungan masyarakat; b. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi penyusunan naskah akademik; c. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi analis produk penyusunan perda; d. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pengumpulan bahan penyiapan draf perda inisiatif; e. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan perda; f. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi risalah rapat pembahasan perda; g. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi Daftar Inventaris Masalah (DIM); h. mengkoordinasi penghimpunan dan pengarsipan produkproduk peraturan daerah; i. memverifikasi, mengkoordinasi dan mengevaluasi penyusunan risalah rapat dan persidangan; j. mengkoordinasi dan memverifikasi penyusunan rencana jadwal rapat-rapat dan persidangan; k. memfasilitasipenyelenggaraan hubungan masyarakat; l. memfasilitasi penyelenggaraan publikasi; m. memfasilitasi penyelenggaraan keprotokoleran; n. membagi pelaksaan tugas kepada Kepala Sub Bagian; o. menilai dan menetapkan hasil kinerja Kepala Sub Bagian; p. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris DPRD; q. melaksanakantugas-tugas lain yang diberikan atasan Paragraf 7 Subbagian Pembentukan Peraturan Daerah Pasal 10 (1) Subbagian Pembentukan Peraturan Daerah merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan pembentukan peraturan daerah sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub 8
Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Legislasi Persidangan dan Hubungan Masyarakat. (2) Subbagian Pembentukan Peraturan Daerah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD. (3) Subbagian Pembentukan Peraturan Daerah yang melaksanakan rincian tugas sebagai berikut: a. membantu Kepala Bagian dalam tugasnya di bidang pembentukan Peraturan Daerah; b. menyiapkan/membuat bahan dalam hal penyusunan naskah akademik terhadap pembahasan dan penetapan peraturan daerah yang bersumber dari hak inisiatif DPRD; c. menyusun bahan analisis terhadap produk penyusunan Peraturan Daerah; d. memfasiilitasi pembuatan konsep bahan penyiapan draf Peraturan Daerah yang berrsumber dari hak inisiatif DPRD; e. menyiapkan bahan-bahan pembahasan Peraturan Daerah; f. menghimpun peraturan-peraturan daerah yang disampaikan Bupati kepada DPRD; g. menyusun bahan Daftar Inventarisir Masalah(DIM); h. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian; i. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; j. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; k. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 8 Subbagian Rapat, Risalah dan Persidangan Pasal 11 (1) Subbagian Rapat, Risalah dan Persidangan merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan rapat, risalah dan persidangan sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Legislasi Persidangan dan Hubungan Masyarakat. (2) Subbagian Rapat, Risalah dan Persidangan mempunyai tugas melaksanakan rapat, risalah dan persidangansekretariat DPRD. (3) Subbagian Rapat, Risalah dan Persidangan yang melaksanakan tugas: a. membantu Kepala Bagian dalam tugasnya di bidang rapat dan persidangan; b. merencanakan program dan rencana jadwal rapat dan persidangan; c. mengumpulkan bahan/pedoman/petunjuk teknis pelaksanaan persidangan; d. mempersiapkan rencana susunan acara rapat- rapat DPRD dan persidangan; e. menyiapkan dan mendistribusikan undangan dan bahanbahan rapat DPRD dan persidangan; f. mencatat dan menyusun risalah, notulen dan catatan rapat; g. menggandakan dan mendistribusikan risalah, notulen dan catatan rapat; h. mengumpulkan bahan dan petunjuk teknis tentang risalah; i. membuat resume rapat-rapat dan memelihara berkas/perpustakaan risalah rapat dan persidangan; 9
j. mendokumentasikan notulen dan risalah rapat dan persidangan; k. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian; l. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; m. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; n. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 9 Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Pasal 12 (1) Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan hubungan masyarakat dan protokol sekretariat DPRD yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian. (2) Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas melaksanakan hubungan masyarakat dan protokol sekretariat DPRD. (3) Subbagian Hubungan Masyarakat dan Protokol melaksanakanrincian tugas sebagai berikut: a. membantu Kepala Bagian dalam tugasnya di bidang hubungan masyarakat dan protokol; b. menyusun bahan komunikasi dan publikasi; c. merancang administrasi kunjungan kerja DPRD; d. menyusun bahan keprotokolan Pimpian DPRD; e. merencanakan kegiatan DPRD; f. merencanakan keprotokolan Pimpinan DPRD; g. menyusun dan merencanakan pelaksanaan reses DPRD; h. mengkoordinir pengaduan masyarakat, menyampaikan kepada Pimpinan DPRD dan tindak lanjut; i. mengkoordinasikan dan mengevaluasi surat masuk dari masyarakat yang akan diselesaikan oleh DPRD; j. menetapkan hasil kinerja di bagian hubungan masyarakat; k. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian; l. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; m. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; n. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 10 Bagian Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat Pasal 13 (1) Bagian Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat merupakan fungsi dukungan penyelenggaraan Tugas dan Fungsi DPRD bidang Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat melaksanakan tugas dan fungsi (2) Bagian Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat merupakan fungsi dukungan penyelenggaraan Tugas dan Fungsi DPRD bidang Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat melaksanakan tugas dan fungsi (3) Bagian Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat merupakan fungsi dukungan penyelenggaraan Tugas dan Fungsi 10
DPRD bidang Penganggaran, Pengawasan dan Aspirasi Masyarakat melaksanakan tugas dan fungsi: a. membantu Sekretaris DPRD dalam penganggaran dan pengawasan; b. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan KUA PPAS; c. memfasilitasi, memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pokok pikiran DPRD; d. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan APBD/ P.APBD; e. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan perda pertanggungjawaban keuangan; f. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi jaringan aspirasi masyarakat; g. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi rumusan rapat dalam rangka pengawasan; h. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi rapatrapat internal DPRD; i. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan penegakan kode etik DPRD; j. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi dukungan pengawasan pengunaan anggaran; k. memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pengawasan pelaksanaan kebijakan; l. memfasilitasi, memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kerjasama; m. mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja DPRD; n. mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan reses DPRD; o. mengkoordinasikan dengan Pemerintah yang lebih tinggi dalam pembahasan anggaran; p. mengkoordinir pengaduan masyarakat dan menyampaikan masalah tersebut kepada Pimpinan DPRD; q. membagi pelaksanaan tugas kepada Kepala Sub Bagian; r. menilai/menetapkan hasil kinerja Kasubbag; s. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris DPRD; t. melaksanakantugas-tugas lain yang diberikan atasan. Paragraf 11 Subbidang Penganggaran, Pasal 14 (1) Subbagian Penganggaran merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan pengganggaran yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Umum. (2) Subbagian Penganggaran mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan perlengkapan, kerumahtangaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi sekretariat DPRD. (3) Subbagian Penganggaran yang melaksanakan rincian tugas sebagai berikut : a. membantu Kepala Bagian dalam tugasnya di bidang verifikasi dan evaluasi anggaran; b. menyusun pokok pikiran DPRD dan isu-isu dalam pembahasan anggaran; c. merencanakan pembahasan KUA PPAS (P.APBD dan R. APBD); d. menyusun bahan pembahasan APBD/P.APBD 11
e. merencanakan pembahasan perda pertanggung jawaban keuangan; f. mempersiapkan nota kesepakatan bersama DPRD dan pemerintah tentang KUA dan PPAS (P.APBD dan R.APBD); g. mempersiapkan dan mendistribusikan bahan rapat P.APBD dan R.APBD; h. membuat laporan hasil pembahasan LKPJ, P.APBD, dan R.APBD; i. memfasilitasi penyelesaian hasil evaluasi pemerintah yang lebih tinggi tentang P.APBD dan R.APBD; j. menjadwalkan rapat kerja dengan SKPD Kabupaten Toba Samosir; k. menetapkan hasil kinerja di bidang verifikasi dan evaluasi anggaran; l. menganalis data/bahan dukungan jaringan aspirasi; m. menyiapkan bahan penyusunan rencana kerja DPRD; n. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian; o. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan; p. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; q. melaksanakanpenilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 12 SubbagianPengawasan Pasal 15 (1) Subbagian Pengawasan merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan pengawasan yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Umum. (2) Subbagian Pengawasan mempunyai tugas melaksanakan pengawasan. (3) Subbagian Pengawasan yang melaksanakan rincian tugas sebagai berikut: a. membantu Kepala Bagian dalam tugasnya di bidang pengawasan; b. mengkaji ulang rumusan rapat dalam rangka pengawasan; c. merancang bahan-bahan rapat internal DPRD; d. menganalisis bahan dalam pelaksanaan penegakan kode etik DPRD; e. menganalisis bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran; f. menyusun bahan pengawasan pelaksanaan kebijakan; g. merencanakan kegiatan hearing/dialog dengan Pejabat Pemerintah dengan masyarakat; h. mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas komisi ke Kabupaten/Kota, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat; i. memfasilitasi pertemuan masyarakat dengan komisi yang membidangi untuk mengambil solusi dalam permasalahan tersebut; j. menetapkan hasil kinerja di bidang pengawasan; k. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian; l. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan ; m. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; n. melaksanakan penilaian kinerja staf yang dibawahinya 12
Paragraf 13 Subbidang Penampungan Aspirasi Masyarakat Pasal 16 (1) Subbagian Penampungan Aspirasi Masyarakat merupakan satuan pelaksana secretariat dalam pelaksanaan Penampungan Aspirasi Masyarakat yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala Bagian Umum. (2) Subbagian Penampungan Aspirasi Masyarakat mempunyai tugas melaksanakan Penampungan Aspirasi Masyarakat sekretariat DPRD. (3) Subbagian Penampungan Aspirasi Masyarakat yang melaksanakan rincian tugas sebagai berikut: a. membantu Kepala Bagian dalam tugasnya di bidang aspirasi masyarakat; b. memfasilitasi reses DPRD; c. menganalisisdata/bahan/dukungan/jaringanaspirasi; d. melaksanakan kerjasama Sekretariat DPRD; e. memfasilitasi penyampaian aspirasi masyarakat kedprd; f. mengevaluasi pengaduan masyarakat kepada Pimpinan DPRD dan tindak lanjut; g. memfasilitasi hasil reses DPRD untuk menjadi prioritas Pemerintah Kabupaten Toba Samosir; h. merangkum hasil kinerja DPRD setiap tahunnya; i. memberikan informasi kepada masyarakat kegiatan-kegiatan DPRD; j. menetapkan hasil kinerja di bagian penampungan jaringan aspirasi; k. melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian; l. menindaklanjuti arahan dari atasan langsung baik lisan maupun tulisan ; m. membagi pelaksanaan tugas kepada staf; n. melaksanakanpenilaian kinerja staf yang dibawahinya. Paragraf 14 Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 17 (1) Sekretariat DPRD memiliki kelompok jabatan fungsional tertentu dan jabatan fungsional lainnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. (2) Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan; (3) Kelompok jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh tenaga fungsional senior yang ditunjuk; (4) Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja; (5) Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku; (6) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (7) Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat 13
(1) dipimpin oleh Ketua Kelompok Jabatan Fungsional yang dipilih dari pejabat fungsional dan diajukan pengangkatannya kepada Sekretaris Dewan. (8) Ketentuan lebih lanjut mengenai Kelompok Jabatan Fungsional Sekretariat DPRD diatur dengan Peraturan Bupati. BAB III TATA KERJA Pasal18 Sekretariat DPRD sebagai Perangkat Daerah wajib melaksanakan prinsip koordinasi, sinkronisasi, integrasi, simplikasi, transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya serta hubungan dinas antar SKPD. Pasal19 SekretarisDPRD sebagai pimpinan SKPD wajib mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif, efisien, objektif dan produktif dalam rangka pencapaian visi dan misi Sekretariat Dewan sebagai bagian dari visi dan misi Pemerintah Kabupaten Toba Samosir. Pasal 20 Setiap pejabat struktural Sekretariat DPRDwajib mendayagunakan, membina, mengembangkan, mengordinasikan, membimbing, dan/atau memfasilitasi setiap bawahan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing. Pasal 21 Setiap pejabat struktural Sekretariat DPRD wajib menjalankan prinsip koordinasi, sinkronisasi, integrasi, simplikasi, transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam hubungan internal dan eksternal. Pasal 22 Setiap pejabat struktural Sekretariat DPRD yang memangku jabatan managerial wajib mengambil tindakan sedini mungkin apabila ditemukan atau ada indikasi penyimpangan dalam lingkup tugas, fungsi dan kewenangan serta tanggung jawab masing-masing. BAB IV KEPEGAWAIAN Pasal 23 Pegawai Negeri Sipil yang mengemban tugas di Sekretariat DPRD merupakan Aparatur Sipil Negara Pemerintah Daerah. 14
Pasal 24 Setiap Pegawai Negeri Sipil yang mengemban tugas di Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugas wajib menerapkan prinsip efektif, efisien, objektif dan produktif. Pasal 25 Setiap Pegawai Negeri Sipil yang mengemban tugas di Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugas wajib menggunakan prasarana dan sarana kerja secara tepat guna, tertib, teratur, bersih dan rapi. BAB V KEUANGAN Pasal 26 Pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Pasal 27 Setiap penerimaan keuangan yang bersumber dari pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD merupakan penerimaan daerah dan dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 28 Sekretariat DPRD dalam pelaksanaan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan baik yang bersumber dari APBD, APBN atau sumber lainnya yang sah wajib menerapkan prinsip efektif, efisien, ekonomis, kehati-hatian, ketelitian, tertib, kepastian dan taat azas. BAB VI ASET Pasal 29 (1) Prasarana dan sarana yang dipergunakan oleh Sekretariat DPRD merupakan aset daerah dengan status kekayaan daerah yang tidak dipisahkan. (2) Sekretariat DPRD wajib melaksanakan pengelolaan, pencatatan, pembukuan, pelaporan dan pertanggungjawaban prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan prinsip standar akuntansi pemerintah. Pasal 30 Setiap penerimaan prasarana dan sarana baik berupa benda tidak bergerak maupun benda bergerak dari pemerintah pusat, swasta atau pihak lainnya melalui hibah atau bantuan merupakan penerimaan penambahan kekayaan daerah sehingga harus disampaikan dan dilaporkan kepada Bupati melalui Pejabat Pengelola Keuangan Daerah sekaligus sebagai Bendahara Umum Daerah untuk dicatat dan dibukukan sebagai barang milik daerah. 15
BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 31 Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, Peraturan Bupati Toba Samosir Nomor 23 Tahun 2009 tentang Uraian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja masing-masing jabatan di lingkungan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Toba Samosir(Berita Daerah Kabupaten Toba Samosir tahun 2009 Nomor 23) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 32 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Toba Samosir. Diundangan di Balige Pada tanggal 21 Nopember 2016 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TOBA SAMOSIR Cap/dto AUDI MURPHY O SITORUS Ditetapkan di Balige pada tanggal 21 Nopember 2016 BUPATI TOBA SAMOSIR Cap/dto DARWIN SIAGIAN BERITA DAERAH KABUPATEN TOBA SAMOSIR TAHUN 2016 NOMOR.63 Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM SETDAKAB TOBA SAMOSIR JHONNY SINAGA, SH,MH PEMBINA NIP. 19691226 200502 1 002 16
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI TOBA SAMOSIR NOMOR : 63 TAHUN 2016 TANGGGAL : 21 Nopember 2016 TENTANG` : KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI SERTA TATA KERJA SEKRETARIAT DEWAN KABUPATEN TOBA SAMOSIR BAGAN STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIS KABAG UMUM KABAG LEGISLASI,PERSIDANGAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT KABAG PENGANGGARAN, PENGAWASAN DAN ASPIRASI MASYARAKAT Subbag Tata Usaha dan Kepegawaian Subbag Perencanaan dan Keuangan Subbag Rumah Tangga Subbag Pembentukan Peraturan Daerah Subbag Rapat, Risalah dan Persidangan Subbag Humas dan Protokol Subbag Penganggaran Subbag Pengawasan Subbag Penampungan Aspirasi Masyarakat BUPATI TOBA SAMOSIR Cap/dto DARWIN SIAGIAN 17
18