Perancangan Sistem Langkah-Langkah Perancangan Sistem Perancangan sistem dapat disebut sebagai formulasi cetak biru sistem yang lengkap. Oleh karena itu, perancangan sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang umum maupun rinci. Lebih jauh, lingkungan bisnis seringkali berubah dan, karena muncul kebutuhan-kebutuhan baru dalam sistem, perancangan sistem harus distrukturkan sesuai kebutuhan. Langkah-langkah utama dalam perancangan sistem dapat digambarkan di bawah ini, dan penjelasannya adalah sebagai berikut: Perencanaan dan Analisis Sistem Evaluasi Berbagai Rancangan Sajikan Spesifikasi Rancangan Spesifikasi dan Rancangan Sistem Implementasi SIstem Penelaahan dan Pengendalian Sistem Gambar 17.1 Perancangan SIstem Evaluasi Alternatif-alternatif Rancangan Perancangan sistem harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik. Masalah perancangan sistem hamper mirip dengan banyak masalah dalam kehidupan. Biasanya tidak ada satu pemecahan yang secara sempurna mengatasi masalah. Perancang sistem biasanya dihadapkan beberapa pemecahan, yang seluruhnya muncul dari pengalaman. Oleh karena itu, aspek yang sangat penting dalam perancangan sistem adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternative-alternatif utama rancangan. Perhitungan Alternatif-alternatif Rancangan Dalam perancangan sistem yang lengkap, ada dua pendekatan umum. Pendekatan pertama adalah merancang sistem benar-benar dari awal. Pada pendekatan kedua perancang memilih dan merekomendasikan sistem pra-buat (yang telah dirancang). 1
Perubahanperubahan Utama Perubahan-perubahan Minor pada Sistem Lama Sistem Berjalan Sistem Pra-buat Sistem Baru yang Lengkap Sistem yang Dirancang secara Intern Gambar 17.2 Pendekatan-pendekatan Perancangan Umum pada Sistem Berjalan Paket-paket computer kadang-kadang dapat memenuhi kebutuhan spesifik situasi tertentu dengan pekerjaan yang minim. Ini benar jika paket computer dibuat untuk industry tertentu. Situasi kedua yang seringkali dihadapi pada perancangan sistem adalah bahwa sistem berjalan tidak berfungsi secara memadai. Seperti dikatakan secara umum, lebih sulit untuk memodifikasi sistem berjalan daripada mengimplementasikan yang baru. Ini khususnya benar karena kecenderungan individu untuk menolak perubahan. Dalam memodifikasi sistem berjalan, terdapat beberapa pendekatan dasar yang dapat diambil. Pertama adalah dengan memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan. Pendekatan kedua untuk merancang ulang sistem berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggung jawab pekerjaan. Pendekatan ini lebih drastic dibandingkan yang pertama dan biasanya akan cenderung ditolak oleh karyawan. Oleh karena itu, para perancang sistem harus berhati-hati untuk merekomendasikan perubahan organisasional yaitu hanya jika benar-benar diperlukan. Terakhir, beberapa alternative perancangan dapat diaplikasikan baik untuk sistem baru atau untuk memodifikasi sistem berjalan. Penjelasan Alternatif Dalam alternatif perancangan tersentralisasi, setiap divisi memberikan data akuntansi ke sistem computer pusat. Kemudian, sistem computer pusat akan membuat dan mendistribusikan laporan kepada setiap divisi. Dalam alternative perancangan terdesentralisasi, setiap divisi memiliki computer sendiri dan mengumpulkan data sendiri. Laporan lengkap ditransmisikan ke kantor pusat. Deskripsi setiap alternative harus dikaitan dengan keuntungan dan kerugian relatifnya. Informasi biaya relevan juga harus disajikan sehingga pembandingan biaya/manfaat dapat dibuat terhadap alternativealternatif perancangan. Mengevaluasi Alternatif-alternatif Kriteria utama untuk memilih alternative untuk implementasi adalah biaya kontra manfaat. Selain itu, alternative terpilih harus memenuhi seluruh tujuan-tujuan sistem yang utama. 2
Factor penting lainnya yang harus dipertimbangkan adalah kelayakan. Proposal yang dirancang harus layak secara teknis maupun operasional. Harus memungkinkan bagi perusahaan tertentu untuk mengimplementasikan spesifikasi-spesifikasi rancangan. Alternatif perancangan utama yang terbaik biasanya dipilih oleh manajemen puncak. Lebih jauh, rancangan-rancangan utama yang disajikan kepada manajemen puncak umumnya tidaklah rinci. Jika manajemen sudah memilih rancangan, tim perancangan membuat spesifikasi-spesifikasi rancangan yang rinci. Pembuatan Spesifikasi-spesifikasi Rancangan Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja mundur (backward) dari keluaran ke masukan. Sejalan dengan tujuan-tujuan sistem, perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses. Dalam setiap tahap urutan perancangan, harus dibuat pertimbanganpertimbangan khusus. Dalam perancangan laporan dan keluaran-keluaran lainnya, factor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah frekuensi pelaporan, media keluaran, dan laporan actual. Dalam pembuatan database, harus dibuat pertimbangan-pertimbangan perancangan yang berkaitan dengan organisasi file, tata letak catatan, media penyimpanan, dan volume penggunaan. Terakhir, dalam menspesifikasikan masukan, harus dipertimbangkan mengenai format masukan, media masukan, dan volume transaksi. Pembuatan dan Penyampaian Spesifikasi Rancangan SIstem Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Spesifikasi-spesifikasi database akan mencakup isi unsure data spesifik serta juga organisasi file dan metode-metode akses file. Selain itu, rincian-rincian yang berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan penyimpanan, ukuran file, dan frekuensi pemutakhiran harus pula disajikan. Proposal perancangan harus menyatakan secara jelas bahwa hal-hal tersebut akan dilakukan sesuai dengan tujuan-tujuan pengendalian intern. Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan Umum Perancangan Keluaran Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektivitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system karena investasi dalam system informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya harus dievaluasi dengan dasar biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan system tertentu. Laporan yang memuat informasi tidak relevan akan diabaikan oleh manajer yang enggan melihat banyak data yang tidak bermanfaat baginya. Pemuatan informasi yang tidak relevan dalam laporan juga akan berakibat pada peningkatan biaya informasi. Salah satu factor yang berkaitan dengan kejelasan adalah judul dan cakupan laporan yang tepat. Bahaya yang terkandung dalam alas an ini adalah bahwa banyak perusahaan yang memiliki tingkat perputaran staf manajemen yang tinggi, yang artinya bahwa para manajer baru dapat salah interpretasi atas laporan atau mengabaikannya karena ketidakjelasan. Perancangan Database Arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus dipadukan. Keterpaduan (integrasi) berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsure-unsur data yang sama dalam lebih dari 3
satu tempat dalam perusahaan. Dalam system terpadu, beragam tahap operasi bisnis dapat memakai data yang sama. Pertimbangan pentingf lainnya dalam perancangan database adalah standarisasi, yang berarti bahwa seluruh unsure-unsur data dimasukan dalam format standard an emmbuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat. Fleksibilitas dan keamanan merupakan hal penting lainnya dalam perancangan database. Database harus dirancang dalam pola dimana para pemakai dapat membuat struktur kueri secara luas. Pemrosesan Data Jika computer akuntansi perusahaan mampu mentransfer dokumen-dokumen dari computer pemrosesan kata, maka akan mudah untuk membuat laporan tanpa harus memasukan kembali ke dokumen pemrosesan kata. Kecenderungan sekarang ini adalah keterpaduan menyeluruh antara mainframe, mikrokomputer, dan system pemroseszan klata diperusahaan. Pendekatan jaringan jenis ini memungkinkan para pemakai secara bebas memindahkan dokumen dari satu system ke system lainnya. Masukan Data Salah satu pertimbangan yang sulit dalam perancangan system masukan data aadalah akurasi. Penggunaan dokumen-dokumen sumber yang dirancang dsecara baik akan mendoroong karyawan untuk mencatat data secara akurat tanpa penghilangan-penghilangan. Pengendalian dan Pengukuran-pengukuran Keamanan Pengendalian yang komprehensif dan tepat harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan system. Ini merupakan satu area dimana akuntan dapat memainkan peran penting pada saat bekerja dengan tim perancangan. Teknik-Teknik Perancangan Perancangan system merupakan kreativitas kreatif. Oleh karena itu, perancangan system dapat dipandang sebagai seni, meskipun telah dikembangkan teknik-teknik baku. Meskipun seluruh teknik-teknik analisis system berkaitan dengan perancangan system, masalahmasalah khusus tertentu lebih banyak dihadapi dalam perancanmgan system informasi. Ini terutama berkaitan dengan perancangan formulir (dokumen) dan database, yang akan dibahas berikut ini. Perancangan Formulir Masalah perancangan formulir harus diberi perhatian seksama oleh tim perancang system karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan system itu sendiri. Oleh karena itu, perancangan system harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen yang bias menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan system informasi. Teknik-teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir adalah sebagai berikut : 1. Lembar Analisis Formulir Lembaran ini m,engikhtisarkan seluruh masalah yang relevan dengan order pembelian. Selain itu, informasi tertentu yang penting yang berkaitan dengan biaya dan penggunaan formulir juga dicakupkan. Secara bersama-sama, seluruh informasi ini dapat bermanfaat bagi perancang untuk mengevaluasi formulir yang ada atau merancang yang baru. 2. Diagram Hirarki Data Focus dari ini adalah pada elemen-elemen data dan hubungan hirarkis antara elemen satu dengan lainnya. Diagram ini secara logis mengaitkan unsure-unsur data serupa, sehingga memudahkan 4
perancang untuk melakukan penambahan atau penghapusan elemen-elemen data tambahan untuk tata letak tertentu. 3. Bagan Tata Letak Formulir Ini mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsure dalam kisi-kisi berhubungan dengan lokasi tertentu dalam layar video, printer computer, atau media lainnya dimana formulir itu akan ditampilkan. Kisi-kisi dibagi menjadi beberapa baris dan kolom. Kisi-kisi lini computer umum adalah 66 baris kali 132 kolom, dimana kebanyakan layar video memiliki 24 baris kali 80 atau 132 kolom. Perancangan Database Ada beberapa teknik yang bermanfaat dalam perancangan database, yaitu : a. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara berbagai jenis catatan. b. Diagram tata letak catatan menunjukan berbagai field data dalam catatan. c. Lembar analisis file memberikan kepada perancang system seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu. Informasi tersebut mencakup tata letak relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu. d. Matriks-matriks yang berkaitan dengan file menunjukan hubungan antar file, isi dan penggunaannya. Matriks-matriks yang berkaitan dengan file dap[at emmbantu untuk menentukan penggunaan unsure-unsur data dalam file secara efektif dan efisien, eliminasi unsure-unsur data yang tidak dibutuhkan atau yang sia-sia, dan emngoptimalkan struktur file secara umum. Paket-paket Perancangan SIstem Beberapa metodologi perancangan pra-paket tersedia untuk membantu siklus pengembangan system. CASE (computer-aided software engineering) merupakan teknologi perangkat lunak computer yang mendukung bidang rekayasa terotomatisasi untuk pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak. Sebagian besar produk-produk CASE mencakup beberapa elemen ketodologi perancangan pra-paket. Paket-paket perancangan memverikan bantuan tetapi bukan merupakan penyelesaian menyeluruh terhadap keseluruhan masalah. Pemilihan Perangkat Lunak Pada beberapa hal, keputusan harus dibuat mengenai apakah perangkat lunak computer akan dibuat dari awal atau beli. Paket-paket perangkat lunak yang dibeli memiliki beberapa keunggulan : 1. Lebih murah. Biaya pengembangan menjadi tanggungan pembeli dan bukan pembuat. 2. Sudah siap pakai. 3. Perusahaan dapat mencoba produk sebelum melakukan investasi uang bernilai besar. Kekurangan utama yang siap pakai adalah bahwa paket-paket tersebut sangant jarang memenuhi kebutuhan perusahaan. Perlu untuk bmelakukan modifikasi perangkat lunak, atau memodifikasi prosedur-prosedur perusahaan untuk mencocokan denganpersyaratan-persyaratan paket yang bersangkutan. Paket perangkat lunak yang dikhususkan memang diperuntukkan pada pemakai tertentu. Pada saat mengevaluasi paket-paket perangkat lunak, sangat membantu jika digunakan format table keputusan yang memuat pertanyaan-pertnyaan berikut : 1. Seberapa jauh paket yang mendekati kebutuhan dengan yang benar-benar dibutuhkan? Apakah program atau prosedur-prosedur harus dimodifikasi? 5
2. Apakah ada periode pungujian, dimana segala sesuatunya dapat dikembalikan dalam waktu satu bulan atau waktu tertentu jika tidak memuaskan? 3. Dll Setelah mengumpulkan data berbagai paket perangkat lunak yang tersedia, maka giliran waktunya untuk mempertimbangkan pemilihan perangkat keras. Satu hal terakhir mengenai pembelian setiap perangkat keras atau perangkat lunak computer adalah: merupakan kesalahan jika pembelian dipengaruhi anggapan bahwa harga akan turun atau versi baru akan muncul dalam waktu segera. Dalam banyak kasus, harga turun bukan hal yang layak untuk dibandingkan dengan kebutuhan untuk membeli computer. Dan metode mengenai versi baru biasanya juga tidak diperlukan; kecukupan memiliki nilai tersendiri. Adalah lebih baik untuk membeli system sekarang, pada saat dibutuhkan, daripada mencoba mengikuti kecenderungan pasar, yang sulit diprediksi dimana tidak ada seorangpun yang memiliki kemampuan tepat untuk meramalkan gejolak pasar. 6