PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN PACITAN SKRIPSI Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat kelulusan Pada Jenjang Sarjana Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Disusun Oleh : Nama : Keyko Riskian Perdana NIM : 200922604 Program Studi : Teknik Informatika Dosen pembimbing 1 : Bambang Eka Purnama, M.kom Dosen Pembimbing 2 : Siska Iriani, S.kom FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA 2013
UNIVERSITAS SURAKARTA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA PERNYATAAN PENULIS JUDUL NAMA : PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN PACITAN : KEYKO RISKIAN PERDANA NIM : 200922604 1. Saya menyatakan dan bertanggung jawab dengan sebenarnya bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri Jika pada suatu saat ada pihak lain yang mengklaim bahwa penelitian ini sebagai karyanya yang disertai dengan bukti yang cukup, maka saya bersedia membatalkan gelar kami beserta hak dan kewajiban yang melekat pada gelar tersebut. 2. Saya menyatakan bahwa hasil penelitian diperbolehkan untuk disebarluaskan dan di publikasikan secara umum oleh Universitas Surakarta bersama dengan dosen pembimbing dan dosen penguji. Surakarta, Oktober 2013 Keyko Riskian Perdana
UNIVERSITAS SURAKARTA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI JUDUL NAMA : PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN PACITAN : KEYKO RISKIAN PERDANA NIM : 200922604 Naskah ini telah disetujui untuk diajukan Surakarta, 12 Oktober 2013 Pembimbing Utama Pendamping Bambang Eka Purnama, M.Kom Siska Iriani, S.kom
UNIVERSITAS SURAKARTA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA PENGESAHAN SKRIPSI JUDUL : Pembuatan Sistem Informasi Data Kepegawaian Pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan NAMA : Keyko Riskian Perdana NIM : 200922604 Naskah ini telah diujikan di depan dewan penguji Pada hari / tanggal : Sabtu, 12 Oktober 2013 Ketua Penguji Sekretaris : Estiarto Wahyu Sumirat, S.Kom., M.Eng. : Bambang Eka Purnama, M.Kom Anggota : Diana Rendrarini, SE, ST Mengetahui, Dekan Fakultas Teknologi Informatika Ketua Program Studi Teknik Informatika Sukoco, M.Si M.Kom Ir. Tri IriantoTj, M.T
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN PACITAN Keyko Riskian Perdana, Bambang Eka Purnama, M.Kom Siska iriani, S.Kom Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta Jl. Raya Palur KM 5 Surakarta Email : keykoriskianp@gmail.com DISKRIPSI Perkembangan jaman juga menuntut efisiensi dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi informasi pun juga merambah di dunia birokrasi, Indonesia. Untuk salah satunya adalah di Kantor Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan (DISKOPERINDAG) Kabupaten Pacitan. Kantor pelayanan publik dituntut akan kecepatannya dalam mengolah data. Sehingga sistem pengolahan data sangatlah penting. Dinas koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan memiliki bidang, yaitu bidang sekertariat, bidang bina usaha, bidang perdagangan, bidang industri, bidang kelembagaan. Berdasarkan survei di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan penulis menemukan beberapa proses kerja yang dianggap sangat tidak efisien dari beberapa aspek seperti waktu, tenaga kerja, dan hasil kerja yang tidak rapi. Disini juga ditemukan fakta, bahwa bentuk data kepegawaian di DISKOPERINDAG masih menggunakan pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja. Semua itu akan berpengarung kesemua bidang, sehingga akan menghambat kelancaran dalam mengelola data di semua bidang. Tujuan dari penelitian ini adalah Untuk membuat Sistem Informasi Kepegawaian. Manfaatnya adalah agar data kepegawain bisa terwujud dalam sistem yang terkomputerisasi dimana pengelolaan dilakukan secara komputer. Kata kunci : Sistem Informasi, Pemrograman DESCRIPTION The changing times also demand efficiency in work. Now the world of information technology in the world was also penetrated the bureaucracy, Indonesia. For one of them is in the Office of Industry and Trade Cooperative ( Diskoperindag ) Pacitan. Office of public services required for its speed in processing the data. So the data processing system is very important. Department of Industry and Trade cooperative Pacitan have fields, ie fields secretariat, cultivated fields of business, trade, industrial, institutional areas. Based on the survey Diskoperindag Pacitan authors found some work processes that are considered highly inefficient from several aspects such as time, labor, and the work is not neat. Here also there is a fact, that the employment data in the form Diskoperindag still using bookkeeping. Thus slowing performance. All it would berpengarung all fields, so that will hamper the smooth in managing data in all fields. The purpose of this research is to create a Human Resources Information System. The benefit is that the data can be realized in kepegawain computerized system where the management is done in the computer. Keywords : Information Systems, " Programming "
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH Perkembangan jaman juga menuntut efisiensi dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi informasi pun juga merambah di dunia birokrasi, Indonesia. Untuk salah satunya adalah di Kantor Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan (DISKOPERINDAG) Kabupaten Pacitan. Kantor pelayanan publik dituntut akan kecepatannya dalam mengolah data. Sehingga sistem pengolahan data sangatlah penting. Dinas koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan memiliki bidang, yaitu bidang sekertariat, bidang bina usaha, bidang perdagangan, bidang industri, bidang kelembagaan. Berdasarkan survei di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan penulis menemukan beberapa proses kerja yang dianggap sangat tidak efisien dari beberapa aspek seperti waktu, tenaga kerja, dan hasil kerja yang tidak rapi. Disini juga ditemukan fakta, bahwa bentuk data kepegawaian di DISKOPERINDAG masih menggunakan pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja. Semua itu akan berpengarung kesemua bidang, sehingga akan menghambat kelancaran dalam mengelola data di semua bidang. Untuk menunjang kelancaran kinerja di dalam kantor DISKOPERINDAG, sistem pengolahan data kepegawaian yang sebelumnya hanya dengan pembukuan akan diganti dengan proses komputerisasi yang valid.berdasarkan latar belakang masalah, maka penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Data Kepegawaian Pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan 1.2 RUMUSAN MASALAH Berdasarkan uraian pada latar belakang tersebut, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Belum adanya sistem informasi kepegawaian di Dinas koperasi perindustrian dan perdagangan kabupaten Pacitan sehingga menyebabkan kurangnya informasi kepada pegawai. 2. Data kepegawaian, data jabatan, data pensiun, dan data gaji di simpan dalam file yang berbeda sehingga untuk kurang efisien saat membuat laporan data pegawai. 1.3 BATASAN MASALAH Batasan masalah dari sistem ini adalah: a) Pembuatan sistem informasi data kepegawaian pada Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. b) Sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG hanya berfokus pada data kepegawaian, bukan penggajian. c) Pada sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG hanya dikelola oleh admin yang ditunjuk oleh kepala bagian. d) Sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG berbasis Intranet menggunakan media web offline. 1.4 TUJUAN PENELITIAN Untuk menunjang penguasaan ilmu manajemen dan sistem informasi sehingga untuk mempraktekan teori
yang sudah diterima diharapkan praktikan dapat mengaplikasikan di dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Adapun tujuan penyusunan penelitian ini adalah sebagai beriut: 1. Menghasilkan sistem informasi kepegawaian. 2. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai peranan sistem informasi pengolahan data kepegawaian di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan. Manfaat diadakannya penelitian ini adalah : 1. Membantu meningkatkan mekanisme kerja bagi pelaksana sistem informasi di bagian sekertariat DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan 2. Dapat meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan data yang dilakukan secara konvensional dan mengoptimalkan keamanan data. 1.5 METODE PENELITIAN Metode penelitian yang di gunakan adalah : a) Identifikasi Masalah Pada tahap ini dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada. Dari permasalahan tersebut akan dibuat hipotesis, kemudian dilakukan perancangan sistem. Permasalahan yang telah diidentifikasi dapat dilihat pada bagian rumusan masalah. 2.1. Pengertian Sistem Informasi Berdasarkan pengertian sistem dan informasi, maka suatu sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhankebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Sistem informasi didefinisikan menjadi Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Jogiyanto(1999:8) 2.2. Basis Data Mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data.informasi adalah suatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai 7 alsan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisir. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah di tambahkan ke dalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus. Stephens dan Plew (2000) 2.3. Pengertian Database Database adalah kumplan data yang saling berkaitan, berhubungan yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data-data ini harus mengandung semua informasi untuk mendukung semua kebutuhan sistem. Proses dasar yang dimiliki oleh database ada 4, yaitu: 1. Pembuatan data-data baru (create database) 2. Penambahan data (insert) 3. Mengubah data (update) 4. Menghapus data (delete). 2.4. PHP PHP adalah singkatan dari "PHP Hypertext Preprocessor", yang merupakan sebuah bahasa scripting
yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat 3.1. Analisis Kelemahan Sistem Sistem kepegawaian yang diterapkan di instansi Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan masih bersifat konvensional yaitu penerapan sistem kepegawaian masih dilakukan menggunakan selembaranselembaran kertas untuk mengimplementasikan sistemnya, penulis menemukan beberapa kekurangan dan kendala dari sistem saat ini yaitu: 1. Belum adanya sistem informasi kepegawaian pada DISKOPERINDAG sehingga menyebabkan kurangnya informasi kepada pegawai. 2. Data kepegawaian, data jabatan, data pensiun, dan data gaji di simpan dalam file yang berbeda sehingga untuk kurang efisien saat membuat laporan data pegawai 3. Penghitungan tanggal pensiun setiap pegawai masih di lakukan secara konvensional sehingga kurang efisien 4. Belum adanya buku mutasi. 5. Buku induk belum lengkap. Dengan adanya permasalahan tersebut penulis akan membuat sistem informasi data kepegawaian pada Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan, dan di harapkan bisa mengatasi permasalahan yang ada di Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. Adapun buku induk kepegawaian dan buku jabatan yang dimiliki saat ini dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 3.1. Buku Induk Kepegawaian Gambar 3.2. Isi Buku Induk Kepegawaian Gambar 3.3. Buku Jabatan
3.2. Data Flow Diagram 3.2.1. Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Diagram konteks (context diagram) adalah bagian dari data flow diagram yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Yakub (2012 :156) Gambar 3.5. DFD Level 1 Istem Informasi Kepegawian Gambar 3.4. Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian 3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 DFD Levl 1 merupakan suatu pengambaran sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan dengan Diagram konteks. 3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 merupakan suatu pengambaran sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan dengan Data Flow Diagram Level 1. Gambar 3.6. DFD Level 1 Proses 1 SIstem Informasi Kepegawian 3.2.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 merupakan suatu pengambaran sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan dengan Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.
Gambar 3.7. DFD Level 2 Proses 1 SIstem Informasi Kepegawian Gambar 3.9. Relasi Antar Tabel 3.2.5. Entity Relationship Diagram 3.3. Perancangan Sistem 3.3.1. Design Halaman Login Gambar 3.8. Entity Relationship Diagram Gambar 3.10. Design Halaman Login 3.3.2. Desain Halaman Pegawai 3.2.6. Relasi Antar Tabel
Gambar 4.1. Tampilan Halaman Login Gambar 3.11. Design Halaman pegawai 4.1.2. Tampilan Halaman Registrasi 3.3.3. Design Tambah Pegawai Gambar 3.12 Design Halaman Tambah Pegawai 4.1. Tampilan Antar Muka 4.1.1. Tampilan Halaman Login Gambar 4.2. Tampilan Halaman Registrasi Pegawai 4.1.3. Tampilan Halaman Bagian Gambar 4.3.Tabel Tampilan Halaman Bagian 4.1.4. Tampilan Halaman Golongan
Tabel 4.4. Tampilan Halaman Golongan 4.1.5. Tampilan Halaman Jabatan Gambar 4.8. Tampilan Halaman Laporan Pelatihan 4.1.9. Tampilan Halaman Detail Pegawai Gambar 4.5. Tampilan Halaman Jabatan 4.1.6. Tampilan Halaman Kenaikan Jabatan Gambar 4.9. Tampilan Halaman Detail Pegawai Gambar 4.6. Tampilan Halaman Kenaikan Jabatan 4.1.7. Tampilan Halaman Presensi Gambar 4.7. Tampilan Halaman Presensi 4.1.8. Tampilan Halaman Laporan Pelatihan 5.1 KESIMPULAN Dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, maka dapat disimpulkan perubahan yang yang
terjadi di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan ; 1. Dengan adanya sistem informasi data kepegawaian, maka admin akan lebih cepat dalam mengolah data kepegawaian di Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. 2. Dengan implementasi sistem informasi data kepegawaian dapat membantu permasalahan yang selama ini terjadi pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan. 5.2 SARAN Pembuatan sistem hanya sampai uji coba secara lokal saja, belum dilakukan secara online, untuk tahap pengembangan sistem, sistem informasi data kepegawaian ini bisa dijalankan secara online, agar mudah untuk diakses secara multi user dan multi komputer.