Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kantor Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi Provinsi Papua Berbasis Web Mursalim Tonggiroh 1, Nur Imamul Hakim 2 1,2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Sistem Informasi, Universitas Yapis Papua Jl. Samratulangi Dok V Atas, Jayapura 1 mursalim.t@gmail.com ABSTRACT Proses pengelolaan data kepegawaian di kantor DETIK Provinsi Papua masih dilakukan secara pencatatan dimana sekretaris mengelola data pegawai, membuat arsip dari data pegawai dan membuat laporan kepegawaian untuk diserahkan kepada ketua DETIK Provinsi Papua. Penyimpanan data secara fisik dalam jangka waktu yang lama sangat rentan dari segi keamanan dan keutuhan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi kepegawaian di kantor DETIK Provinsi Papua untuk pengelolaan data pegawai dengan menggunakan perancangan DFD dan pengembangan sistem berbasis website. Penelitian ini menghasilkan sistem informasi kepegawaian yang digunakan oleh pegawai, sekretaris dan ketua Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi Provinsi Papua. Sistem informasi ini menyediakan informasi data pegawai dan honorer yang mudah digunakan dalam pengelolaan data pegawai dan honorer berupa penambahan data, pengubahan data, penghapusan data, pencarian data dan laporan. Keywords: sistem informasi kepegawaian, dewan teknologi informasi dan komunikasi, website 1. Pendahuluan Pegawai merupakan subjek penting dalam sebuah organisasi. Manusia memiliki kemampuan untuk menggerakkan semua sumber data organisasi yang ada. Tanpa adanya pegawai yang baik, organisasi akan sulit berkembang karena kekuatan setiap organisasi terletak pada pegawai yang mengelola dan menanganinya. Apabila pegawai diperhatikan secara tepat dengan menghargai bakat-bakat, mengembangkan kemampuan, dan menggunakannya secara tepat maka organisasi akan menjadi dinamis dan berkembang (Ristian, 2010). Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi (DETIK) Provinsi Papua merupakan dewan yang dibentuk atas surat keputusan Gubernur Tahun 2015-2019, nomor 118.4/237/Tahun 2015 dengan tugas utama yaitu merumuskan Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi, sebagai implementasi pelaksanaan e-governance di pemerintahan Provinsi Papua, menyusun jadwal rencana induk berkelanjutan teknologi informasi dan komunikasi Provinsi Papua dan memberikan saran, pendapat dan pertimbangan dalam rangka pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di Provinsi Papua dan kebijakan-kebijakan pemerintahan daerah yang berkaitan dengan teknologi informasi dan komunikasi. Proses pengelolaan data kepegawaian di kantor DETIK Provinsi Papua masih dilakukan secara manual, yaitu: sekretaris mengelola data pegawai, membuat arsip dari data pegawai dan membuat laporan kepegawaian untuk diserahkan kepada ketua DETIK Provinsi Papua. Penyimpanan data secara fisik dalam jangka waktu yang lama sangat rentan dari segi keamanan dan keutuhan dokumen. Kerusakan dokumen sangat mungkin terjadi karena faktor fisik berupa hilangnya dokumen atau tercecernya dokumen. Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik juga akan menambah biaya berupa pengadaan map dan lemari penyimpanan. Permasalahan yang terjadi pada kantor DETIK Provinsi Papua, yaitu Cara pengelolaan data pegawai masih menggunakan cara manual, dimana sekretaris mengelola, membuat arsip dan membuat laporan kepegawaian menggunakan Microsoft Office Word. Selain itu, penyimpanan data secara fisik dalam jangka waktu yang lama sangat rentan dari segi keamanan dan keutuhan dokumen. Belum ada sistem informasi kepegawaian yang tersedia di kantor DETIK Provinsi Papua untuk membantu sekretaris dalam pengelolaan data pegawai. Dari uraian permasalahan yang terjadi di kantor DETIK Provinsi Papua menyangkut pengelolaan dan penyimpanan data kepegawaian, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi 7
kepegawaian untuk mengelola dan menyimpan data kepegawaian di kantor DETIK Provinsi Papua. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi kepegawaian di kantor DETIK Provinsi Papua untuk pengelolaan data pegawai. Dengan adanya sistem informasi data pegawai ini diharapkan dapat mempermudah sekretaris dalam pengelolaan data pegawai di kantor DETIK Provinsi Papua. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan (Mulyanto, 2009). Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi (Jogiyanto, 2008). Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut yaitu Manusia (brainware), Perangkat keras (hardware), Perangkat lunak (software), Data, dan Jaringan (Mulyanto, 2009). Kelima komponen tersebut memainkan peranan yang sangat penting dalam suatu sistem informasi. Tetapi tidak semua sistem informasi mencakup kelima komponen tersebut. Misalnya, sistem informasi pribadi yang tidak mencakup jaringan telekomunikasi. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block). Sebagai suatu sistem, blok bangunan tersebut masingmasing berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya (Jogiyanto, 2009). 2.2 Kepegawaian Pegawai adalah orang-orang yang dikerjakan dalam suatu badan tertentu, baik di lembagalembaga pemerintahan maupun dalam badanbadan usaha (Widjaja, 2006). Bagian kepegawaian adalah departemen pelayanan yang membantu para karyawan dan pimpinan organisasi. Fungsi bagian kepegawaian antara lain: a. Melaksanakan rencana penerimaan, penempatan dan pemberhentian pegawai. b. Mengelola pegawai sesuai kebutuhan organisasi. c. Melakukan pengawasan terhadap disiplin pegawai. d. Melakukan evaluasi semua kegiatan sesuai rencana. e. Memberikan laporan kegiatan sesuai hasil evaluasi. 2.3 Data Flow Diagram Data FLow Diagram (DFD) adalah model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. DFD dapat memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan (Ladjamudin, 2005). 2.4 Basis Data Basis data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Basis data merupakan komponen dalam pembangunan sistem informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasiinformasi dalam berbagai bentuk. Basis data merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara tepat dan mudah untuk menghasilkan informasi (Indrajani, 2014). James F. Courtnet Jr. Dan David B. Paradice dalam buku Database System for Management menjelaskan sistem basis data adalah sekumpulan database yang dapat dipakai secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan mengelola database, teknikteknik untuk merancang dan mengelola database, serta komputer untuk mendukungnya (Sutabri, 2005). 2.5 Aplikasi Berbasis Web Aplikasi berbasis web (web based application) adalah aplikasi yang dapat dijalankan langsung melalui web browser bisa menggunakan internet ataupun intranet dan tidak tergantung pada sistem operasi yang digunakan (Rizky, 2010). Aplikasi berbasis web memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut: a. Platform independent yaitu aplikasi dapat dijalankan di berbagai sistem operasi, seperti: Windows, Linux dan Mac OS. b. Untuk menjalankan aplikasi di banyak komputer tidak perlu install aplikasi di setiap 8
komputer, cukup menyalin kode programnya ke server atau salah satu komputer. Untuk komputer lain yang ingin menjalankan program cukup membuka alamat host server dimana program disimpan melalui browser. c. Aplikasi dapat dijalankan dari jarak jauh dengan menggunakan koneksi internet. 3. Metodologi Penelitian 3.1 Pengambilan Data Metode penelitian yang digunakan dalam pengambilan data adalah sebagai berikut: a. Observasi, merupakan proses pengambilan data dalam penelitian. Peneliti atau pengamat melihat langsung keadaan permasalahan penelitian. b. Interview, merupakan pengumpulan data melalui tanya jawab dan diskusi dengan sekretaris DETIK Provinsi Papua. c. Studi pustaka, merupakan pengumpulan data melalui buku maupun artikel yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek. 3.2 Analisis Sistem Berjalan Alur dari sistem yang berjalan pada Kantor DETIK Provinsi Papua ditunjukkan pada Gambar 1. Pegawai mengisi data pegawai dan menyerahkan data pegawai kepada sekretaris. Sekretaris mengelola data pegawai untuk dijadikan laporan kepegawaian, kemudian diserahkan kepada ketua DETIK. Ketua DETIK mengesahkan laporan kepegawaian dan menyerahkan kembali kepada sekretaris. Sekretaris membuat informasi kepegawaian yang akan disampaikan kepada pegawai. Pegawai dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: pegawai tetap dan pegawai honorer. Sistem pengelolaan data pegawai pada DETIK Provinsi Papua masih menggunakan cara manual sehingga dinilai kurang efektif dalam pengelolaan data pegawai tersebut dan penyimpanan dokumen dalam jangka waktu yang lama. Prosedur yang dijalankan saat ini yaitu sekretaris mengelola data pegawai, membuat arsip dari data pegawai, membuat laporan kepegawaian untuk diserahkan kepada ketua DETIK Provinsi Papua, dan membuat informasi kepegawaian yang akan diberitahukan kepada pegawai. Pegawai dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: pegawai tetap dan pegawai honorer Kekurangan dari sistem yang berjalan adalah pengolahan data pegawai masih dilakukan dengan cara manual dan penyimpanan data pegawai dalam bentuk fisik dalam jangka waktu yang lama kurang efektif dari segi keamanan dan keutuhan dokumen. Dari hasil analisis sistem berjalan, perlu adanya sistem pengelolaan data pegawai. Sistem yang akan dihasilkan dapat menampilkan data pegawai dan mempermudah dalam melakukan pencarian data pegawai di kantor DETIK Provinsi Papua. Dalam sistem yang dihasilkan terdapat pencarian pegawai, tambah pegawai, edit pegawai, dan hapus pegawai. 3.3 Perancangan Sistem 1. Diagram Konteks Diagram konteks sistem informasi kepegawaian ditunjukkan pada gambar 2. Gambar 1. Alur Sistem Berjalan Gambar 2. Diagram Konteks 9
Sekretaris memasukkan data pegawai dan data honorer ke dalam sistem informasi kepegawaian. Sekretaris menerima informasi pegawai dan informasi honorer dari sistem informasi kepegawaian. Ketua DETIK menerima informasi pegawai dan informasi honorer dari sistem informasi kepegawaian. Pegawai menerima informasi pegawai dan informasi honorer dari sistem informasi kepegawaian. 2. Basis Data Perancangan basis data Sistem Informasi Kepegawaian menggunakan Entity Relationship Diagram yang ditunjukan pada gambar 3. untuk mengakses halaman admin yang terdiri dari halaman tambah data, ubah data, hapus data, lihat data, cari data, cetak, dan logout. 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Halaman Utama Halaman menu utama adalah halaman yang muncul pertama kali saat user mengakses sistem. Ditunjukan pada gambar 5. Gambar 3. Entity Relationship Diagram Relasi tabel admin dengan tabel honorer adalah 1 to N (One to Many), admin dapat mengelola data honorer lebih dari satu data. Relasi tabel admin dengan tabel data pegawai adalah 1 to N (One to Many), admin dapat mengelola data pegawai lebih dari satu data. 3. Struktur Menu Gambar 5. Halaman Menu Utama Gambar 5 menunjukkan halaman menu utama sistem informasi kepegawaian DETIK Provinsi Papua, yang akan diakses menjadi halaman utama yang diakses oleh pengunjung sistem informasi kepegawaian DETIK Provinsi Papua. 4.2 Halaman Informasi Pegawai Halaman informasi pegawai adalah halaman yang digunakan untuk mengetahui informasi tentan pegawai yang bisa diakses oleh para pengunjung. Halaman informasi pegawai dapat dilihat pada gambar 6. Gambar 6. Halaman Informasi Pegawai Halaman informasi honorer juga memiliki tampilan yang serupa dengan halaman informasi pegawai. Yang berbeda hanyalah data yang ditampilkan pada halaman tersebut. 4.3 Halaman Login Admin Gambar 4. Entity Relationship Diagram Gambar 4 menunjukkan perancangan struktur menu program sistem informasi kepegawaian DETIK Provinsi Papua. Pada halaman utama terdapat menu utama (beranda), menu profil, menu informasi, menu kontak, dan menu login admin. Menu login admin hanya dapat diakses oleh sekretaris dan ketua DETIK yang digunakan Gambar 7. Halaman Login Admin 10
Gambar 7 menunjukkan halaman login yang digunakan untuk login dengan mengisikan username dan password agar admin dapat masuk ke dalam sistem. 4.4 Halaman Tambah Pegawai Halaman ini adalah halaman yang digunakan oleh admin untuk pengelolaan data pegawai, khususnya penambahan data pegawai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 8. Gambar 8. Halaman Tambah Pegawai 4.5 Halaman Tabel Pegawai Gambar 9. Halaman Tabel Pegawai Gambar 9 menunjukkan halaman tabel pegawai, yang menampilkan tabel pegawai setelah penambahan data yang dilakukan oleh admin. Di dalam tabel terdapat aksi ubah dan hapus. Halaman tabel honorer juga memiliki kesamaan tampilan dengan halaman tabel pegawai. Hanya data saja yang berbeda. 4.6 Halaman Cetak Pegawai Halaman ini adalah halaman yang menampilkan seluruh data pegawai untuk kemudian dicetak sebagai laporan. Ditunjukan pada gambar 10. 5. Penutup 5.1 Simpulan Gambar 10. Halaman Cetak Pegawai Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Telah dihasilkan suatu sistem informasi kepegawaian yang digunakan oleh pegawai, sekretaris dan ketua Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi Provinsi Papua. 2. Sistem informasi ini menyediakan informasi data pegawai dan honorer yang mudah digunakan dalam pengelolaan data pegawai dan honorer berupa penambahan data, pengubahan data, penghapusan data, pencarian data dan laporan. 5.2 Saran Berikut ini adalah saran-saran bagi pengembangan sistem selanjutnya 1. Sistem informasi kepegawaian ini dapat dikembangkan dengan menambahkan fiturfitur, seperti: pengelolaan kehadiran pegawai dan pengelolaan gaji pegawai. 2. Sebaiknya diadakan pelatihan bagi admin untuk mengoperasikan sistem informasi kepegawaian. Referensi Indrajani, (2014). Database Systems (Case Study All In One). PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Jogiyanto, H.M, (2008). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III, Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, H.M, (2009). Perancangan Sistem Informasi dan Pengenalan Komputer, Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Ladjamudin, A, (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu. Mulyanto, A, (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Yogyakarta: Pustaka Pelajar. 11
Ristian, Tanti Tri Asni, (2010). Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus: Unit Kepegawaian BPPT Jakarta), Skripsi Tidak Diterbitkan. Widjaja, A.W, (2006). Administrasi Kepegawaian, Jakarta: Rajawali. 12