BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi maka bertambah pula kebutuhan informasi bagi masyarakat, instansi swasta maupun instansi pemerintahan. Keberadaan arsip menjadi sebuah kebutuhan yang tidak bisa terlepas dari kegiatan organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta. Arsip berfungsi sebagai alat bukti kegiatan sekaligus alat bantu dalam mengingat rekaman kegiatan administrasi, hukum, dan sarana peningkatan kinerja sebuah organisasi. Kegiatan kearsipan yang baik mampu menciptakan data dan informasi yang akurat, lengkap, dan tepat. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bab 1 Ketentuan umum pasal 1 ayat 2 menetapkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu, arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (non current records). Kegiatan pemilahan dan penyortiran merupakan salah satu metode untuk menentukan arsip tersebut aktif 1 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
2 atau inaktif. Arsip aktif masih disimpan di unit pengolah dan arsip inaktif dipindah ke unit penyimpanan untuk dipilih lebih lanjut. 2 Berdasarkan media, arsip terbagi menjadi arsip media konvensional dan bentuk khusus. Arsip media konvensional adalah arsip yang informasinya direkam dalam media kertas. Sedangkan arsip bentuk khusus atau arsip media baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media non kertas, yaitu foto, film, video, rekaman suara, elektronik, dll. Arsip foto adalah arsip yang isi informasinya berupa citra tidak bergerak (still image), terekam dalam rangkaian gambar fotografik pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus berupa kamera dan hasilnya dapat berupa film negatif, positif, atau digital foto. 3 Berdasarkan pentingnya arsip sebagai penyedia informasi, maka arsip perlu pengelolaan yang baik sehingga dapat terjaga kandungan informasinya. Oleh sebab itu, maka setiap instansi wajib mengelola arsipnya, termasuk di antaranya arsip foto. Salah satu instansi pemerintah yaitu Kementerian Sekretariat Negara menjadi tempat yang dipilih oleh penulis untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan. Alasan pengambilan lokasi ini adalah karena Kementrian Sekretariat Negara adalah instansi pemerintah yang merekam banyak kegiatan 2 E. Martono, Record Manajemen dan Filing dalam Praktik Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), hlm 6. 3 Ali Muhidin Sambas, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: Pustaka Setia,2016),hlm 407.
3 kenegaraan. Hal ini dianggap penting sehingga penulis ingin mengetahui kegiatan pengelolaan arsip di sana. penelitian, Berdasarkan latar belakang di atas, maka dirumuskan beberapa pertanyaan 1.Bagaimana kondisi arsip foto yang ada di Kementerian Sekretariat Negara? 2. Bagaimana proses pengelolaan arsip foto di Kementerian Sekretariat Negara? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip foto di Kementerian Sekretariat Negara? B. KEASLIAN Tema pengelolaan arsip foto sebelumnya pernah dibahas oleh Elda Ari Wijaya dari Prodi Kearsipan pada tahun 2015 yang mengambil judul pengelolaan arsip foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah 6 Yogyakarta. Dalam laporan tersebut, Elda membahas bagaimana keadaan arsip foto di PT. Kereta Api sebelum dilakukan pemilahan, penataan, dan pengolahan. Selain itu, juga membahas pentingnya pengelolaan arsip foto bagi organisasi BUMN seperti Persero Kereta Api demi kemudahan akses dan penemuan kembali. 4 4 Elda Ari Wijaya, Pengelolaan Arsip Foto di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada tahun 2015.
4 Laporan Tugas Akhir kedua yang menjadi rujukan adalah pengolahan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta yang ditulis oleh Nashrul Hamid pada tahun 2014. Dalam laporan tersebut, Nashrul membahas tentang bagaimana pengolahan arsip foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta, sarana dan pra sarana yang digunakan dalam penyimpanan serta penataan arsip foto di instansi tersebut. 5 Selanjutnya, Qurrota Aini Habibati pada tahun 2015, membahas pengolahan arsip foto yang ada di Record Center Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. Laporan tersebut berisi pembahasan arsip inaktif di lingkup Fakultas Peternakan. Qurrota membahas tentang prosedur pengelolaan arsip foto, sarana dan pra sarana serta penataan dan penyimpanan arsip foto di Record Center Fakultas Psikologi Uniersitas Gadjah Mada. 6 Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia sebelumnya belum pernah digunakan sebagai tempat praktik kerja lapangan dengan tema pengelolaan arsip foto. Oleh karena itu kiranya penting bagi penulis untuk membahas bagaimana kondisi arsip foto di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dan mengetahui cara pengelolaan dan penyimpanan arsip foto khususnya. Arsip yang diciptakan di Kementerian Sekretariat Negara cukup banyak terutama arsip foto. Arsip yang akan dikelola meliputi arsip foto kegiatan 5 Nashrul Hamid, Pengolahan Arsip Foto di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada tahun 2014. 6 Qurrota Aini Habibati, Pengolahan Arsip Foto di Record Center Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada tahun 2015.
5 Kementerian Sekretariat Negara serta arsip foto kepresidenan. Arsip foto yang dikelola merupakan arsip bentuk khusus yang unik, memilki nilai sejarah dan kaya informasi sehingga perlu pengelolaan arsip foto yang baik dari mulai tahap penciptaan, penataan, pengolahan, pemeliharaan, penyusutan dan pelayanan. Pengelolaan yang baik dan benar terhadap arsip foto maka arsip sebagai sumber informasi primer dapat mudah dan cepat dalam penemuan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan serta dapat membantu menjaga pelestariannya. C. TUJUAN Tujuan penulisan tugas akhir ini antara lain. 1. Untuk mengetahui kondisi arsip foto yang ada di Kementerian Sekretariat Negara 2. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip foto di Kementerian Sekretariat Negara 3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip foto di Kementerian Sekretariat Negara Dengan adanya penelitian dan penulisan tugas akhir ini diharapkan akan mendapatkan hasil akhir berupa informasi dan tambahan pengetahuan tentang bagaimana cara pengelolaan arsip foto khususnya di Kementerian Sekretariat Negara. Selanjutnya masukan dan solusi akan diberikan dalam meminimalisir kendala yang terjadi pada saat melakukan pengelolaan arsip foto di Kementerian Sekretariat Negara.
6 D. SISTEMATIKA PENULISAN Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang saling keterkaitan meliputi bab satu pendahuluan, bab dua tinjauan pustaka & pengumpulan data, bab tiga pembahasan dan bab empat penutup. Bab pertama pada Laporan Tugas Akhir ini adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian, Tujuan, dan Manfaat Penelitian, Sistematika Penulisan. Subbab latar belakang dan permasalahan menjelaskan topik serta alasan penulis mengangkat tema pengelolaan arsip foto dikaitkan dengan kondisi arsip foto, prosedur pengelolaan arsip foto dan permasalahan yang di hadapi dalam kegiatan pengelolaan arsip foto. Subbab keaslian menjelaskan perbedaan dan pemaparan bahwa laporan dibuat benar-benar merupakan laporan karya penulis dan bukan plagiarisme. Sedangkan subbab tujuan dan manfaat penelitian membahas mengenai apa yang akan didapatkan oleh penulis dengan mengangkat tema yang diambil. Bab dua dalam laporan ini berisi mengenai Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Tinjauan pustaka menjelaskan tentang referensi yang digunakan dalam penulisan laporan serta bahan pustaka yang mendukung dalam penulisan laporan sesuai tema yang diangkat oleh penulis. Metode pengumpulan data menjelaskan tentang metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan sumber materi dan bahan penulisan sebagai acuan dalam melakukan penulisan Laporan Tugas Akhir. Bab tiga memaparkan tentang gambaran umum organisasi Kementerian Sekretariat Negara kaitannya dengan sejarah singkat organisasi, visi dan misi,
7 struktur organisasi, serta tugas pokok dan fungsi Kementerian Sekretariat Negara. Pada pemaparan pengelolaan arsip foto dijelaskan kondisi arsip foto di lapangan serta prosedur pengelolaan arsip foto yang dilaksanakan selama Praktik Kerja Lapangan. Pada bab ini juga dijelaskan mengenai sarana dan prasarana yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip foto serta kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam melakukan kegiatan tersebut. Bab empat ialah bab penutup yang berisi kesimpulan dari rumusan masalah yang dibahas dalam Laporan Tugas Akhir. Selain itu bab empat juga memuat saran yang diberikan penulis kepada Kementerian Sekretariat Negara terhadap pengelolaan arsip foto berkaitan juga dengan sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip di organisasi tersebut.