Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 1 dari 9 September 22 1. TUJUAN Prosedur ini adalah untuk menguraikan mekanisme pelaksanaan tugas baku dalam pelayanan registrasi mahasiswa agar berjalan lancar efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi proses pendaftaran ulang registrasi mahasiswa di Universitas Negeri Semarang sampai dengan memperoleh Kartu Tanda (KTM) bagi mahasiswa baru. 3. REFERENSI 3.1 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 225/O/2000 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang. 3.2 Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 07/Dikti/Kep/1987 tentang Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 3.3 Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang tentang Registrasi Universitas Negeri Semarang. 4. DEFINISI 4.1 Universitas Negeri Semarang adalah peserta didik yang terdaftar pada salah satu program studi baik program reguler maupun nonreguler di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 4.2 Program reguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, atau pendidikan profesi yang diselenggarakan sesuai dengan jadwal waktu dan persyaratan lain yang telah ditetapkan. 4.3 Program nonreguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, pendidikan profesi, program kerjasama, atau program jangka pendek yang diselenggarakan dengan jadwal waktu dan persyaratan tersendiri. 4.4 Registrasi mahasiswa adalah bentuk pelayanan yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan status terdaftar kepada mahasiswa sehingga, dengan demikian
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 2 dari 9 September 22 mahasiswa berhak mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan serta berhak menggunakan semua fasilitas yang ada di Universitas Negeri Semarang. 5. KETENTUAN UMUM 5.1 Calon baru 1. Melakukan pembayaran SPP, Sardik, Iuran Kemahasiswaan, dan sumbangan SPL (sesuai dengan tarif) pada Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu peserta Tes sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan. 2. Menyerahkan bukti pembayaran yang mencantumkan nama, nomor pendaftaran, validasi setoran, dan cap stempel Bank. (diserahkan pada saat registrasi). 3. Menyerahkan kartu tanda peserta Tes. (diserahkan pada saat registrasi). 4. Menyerahkan fotokopi KTP/SIM, pas foto berwarna terbaru (dof) ukuran 3x3 sebanyak 6 lembar. (diserahkan pada saat registrasi). 5. Menyerahkan meterai Rp. 6.000,- satu lembar. (diserahkan pada saat registrasi). 6. Mengisi surat pernyataan (disediakan Universitas Negeri Semarang). 5.2 Lama 1. Melakukan pembayaran SPP, sardik, dan biaya lain sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan mellalui Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara online dengan menunjukkan kartu tanda mahasiswa sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan. 2. yang sudah membayar SPP, sardik dan biaya lainnya melakukan registrasi akademik. Registrasi akademik dilakukan dengan memesan mata kuliah yang akan diambil on-line melalui Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU). 3. yang sudah melakukan registrasi administrasi tetapi tidak melakukan registrasi akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dengan sendirinya memperoleh status cuti. dengan status ini
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 3 dari 9 September 22 hanya dapat mengambil kembali biaya Sarana Pendidikan dan iuran kemahasiswaan. 4. yang berstatus tidak aktif atau tidak terdaftar tidak diizinkan untuk mengikuti kegiatan akademik dan/kemahasiswaan dalam bentuk apapun, dan apabila tetap mengikuti kegiatan keikutsertaannya dinyatakan tidak sah dan batal. 5. yang pada suatu semester tidak melakukan registrasi administrasif dan akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dinyatakan sebagai mahasiswa tidak terdaftar. Pada semester berikutnya, mahasiswa tersebut wajib membayar seluruh biaya pada semester yang ditinggalkan. 6. dengan status tidak terdaftar dalam waktu enam semester bagi peserta program Strata 1 atau empat semester bagi peserta program Diploma III baik berturut-turut ataupun tidak berturut-turut dinyatakan batal status kemahasiswaannya.
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 4 dari 9 September 22 6. PROSEDUR 6.1 Diagram Prosedur 6.1.1. Registrasi Baru (Pengurusan KTM) Bank BAAKK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik) BPTIK Mulai Membayar dan menerima Berkas Registrasi Menerima pembayaran dari MHS Penjelasan Tata Cara Registrasi memperbaiki Isian Berkas Pelayanan Entri Data Registrasi On Line Display Registrasi On-line Tidak Lengkap dan Benar? Ya Pencetakan BUREKOL Bank BNI 1946 Pencetakan BUREKOL Bank BNI 1946 Pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM Cetak KTM Terdaftar Administratif menerima KTM Pemeriksaan Kesehatan Selesai Pengembalian berkas
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 5 dari 9 September 22 6.1.2. Registrasi Lama Bank BAAKK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik) BPTIK Mulai Menerima pembayaran dari MHS Melakukan pembayaran On-line Tidak Menginformasikan Jadwal pelaksanaan Registrasi Bukti Pembayaran Ya Terdaftar Secara Administratif Display Registrasi On-line Selesai Mencetak/ Menggandakan daftar mahasiswa
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 6 dari 9 September 22 6.1.3. Prosedur Registrasi Akademik Jurusan/Prodi Dosen Wali BPTIK Mulai Menawarkan Mata Kuliah Pengecekan Mata Kuliah yang dipesan Pemesanan Mata Kuliah Display Mata Kuliah Daftar Peserta Mata Kuliah Pembimbingan Akademik (PM-AKD-03) Persetujuan Mata Kuliah Melalui Sikadu Validasi KRS Pengesahan Jurusan/Prodi Pengesahan Dosen Wali Cetak KRS memiliki KRS Dosen Wali menerima salinan KRS Selesai
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 7 dari 9 September 22 6.2 Rincian Prosedur 6.2.1. Baru 1. Mulai. 2. yang diterima melakukan pembayaran sesuai dengan tarip yang telah ditentukan (berdasarkan program studi) di Bank yang telah ditunjuk dan dapat dilakukan secara on line. 3. datang di Universitas Negeri Semarang (Auditorium) sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menunjukkan bukti bayar dari Bank dan Nomor Tes untuk dicetakkan biodata dan menerima berkas registrasi. 4. BAAK memberikan penjelasan tentang regristasi. 5. BAAK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) a. Mencocokan data calon mahasiswa yang akan melakukan registrasi dengan data on line di SIKADU. b. Mencetak biodata mahasiswa baru. c. Melakukan pelayanan entry edit biodata registrasi on line d. Melakukan pencetakan BUREKOL Bank BNI 1946 e. Melakukan pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM f. Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas manual mahasiswa baru: 1) bukti tanda peserta tes, 2) bukti pembayaran SPP, sarana pendidikan dan lain-lain yang telah dicap lunas oleh Bank, 3) surat pernyataan mentaati semua peraturan yang berlaku yang telah ditandatangani di atas meterai, 4) fotokopi ijazah SLTA yang telah dilegalisasi, 5) formulir data pribadi, dan 6) hasil cetak formulir registrasi yang telah diisi mahasiswa secara on line melalui Sikadu.
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 8 dari 9 September 22 6. menerima Form cetakan BUREKOL (Pembukaan Rekening Kolektif) dari Bank untuk dilengkapi sebagai syarat kelengkapan pembuatan ATM. 7. melakukan pengambilan pasfoto untuk pembuatan Kartu. 8. melakukan pemeriksaan uji kesehatan (Tim Kesehatan Universitas Negeri Semarang). 9. mengembalikan berkas yang sudah diisi beserta persyaratan kelengkapan yang telah ditentukan. 10. BAAK mencetak KTM. 11. terdaftar secara administrastif dan menerima KTM. 12. Selesai. 6.2.2. Lama 1. Mulai 2. Bank Menerima pembayaran dari mahasiswa dan Memberikan bukti pembayaran kepada mahasiswa. 3. Melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain ke Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line. 4. Bagi mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang pada semester sebelumnya, maka mahasiswa wajib membayar SPP semester yang tidak diikutinya dan pembayaran SPP dilakukan secara manual. 5. BAAK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) Membuat Edaran dan Pengumuman informasi jadwal pelaksanaan registrasi. 6. BAAK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) Mencetak dan menggandakan daftar mahasiswa untuk dikirim ke Fakultas, jurusan, Lembaga, UPT, Biro, dan Kepala Bagian Keuangan BAUK, Kepala Bagian Pendidikan dan Kerjasama, BAAK, Kepala Bagian Sistim Informasi BAPSI. 7. yang sudah melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain akan memperoleh status terdaftar secara administratif.
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 9 dari 9 September 22 8. Selesai. 6.2.3. Registrasi Akademik 1. Mulai 2. Jurusan/Prodi menawarkan mata kuliah melalui SIKADU 3. Puskom menyiapkan data display mata kuliah. 4. melakukan pemesanan mata kuliah melalui SIKADU 5. Puskom Menyiapkan jurnal rekap pendaftar 6. Dosen Wali melakukan pengecekan mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa 7. melakukan pertemuan pembimbingan akademik dengan Dosen Wali. 8. Dosen Wali memberikan persetujuan dan melakukan validasi melalui SIKADU. 9. mencetak KRS 10. meminta pengesahaan KRS kepada Dosen Wali. 11. meminta pengesahan kepada Jurusan/Prodi 12. memberikan salinan KRS kepada Dosen Wali 13. memiliki KRS 14. Selesai. 7. LAMPIRAN a. Format alur registrasi mahasiswa baru (FM--AKD-02) b. Formulir surat pernyataan tata tertib yang berlaku di Unnes (FM-02-AKD-02) c. Formulir Kartu data pribadi mahasiswa (FM-03-AKD-02) d. Formulir hasil pemeriksaan uji kesehatan (FM-04-AKD-02) e. Format Kartu Tanda (FM-05-AKD-02) f. Lembar kendali (FM-06-AKD-02)