BAB 17: Aplikasi Presentasi A. Seputar Presentasi Presentasi diperlukan dalam berbagai peristiwa dan kegiatan. Presentasi membutuhkan tips dan trik dan perlu memperhatikan tiga komponen yaitu materi presentasi, audience, dan pembicara. Materi presentasi merupakan jembatan antara pembicara dan audience. Berdasarkan audience, presentasi perlu dibedakan antara: presentasi akademik, presentasi marketing, presentasi pementasan/seni, presentasi kepada masyarakat. Selain itu juga perlu memperhatikan umur auidience, tingkat pendidikan, dan budaya setempat. Presentasi akademik misalnya dilakukan saat perkuliahan, diskusi akademik, seminar, lokakarya, dan sebagainya. Akademik pun terkait dari berbagai tingkatan pendidikan. Presentasi akademik lebih mengutamakan isi materi serta cara menyajikannya. Perlu diperhatikan bahwa presentasi ditujukan untuk dipaparkan oleh pembicara (meskipun dapat diunduh/dibaca publik tanpa mengikuti paparan). Dengan demikian presentasi bukan sekedar membuka file dan menampilkannya, tapi masih perlu didukung oleh kemampuan pembicara. Sementara itu, dalam berbicara membutuhkan kemampuan tersendiri dan perlu dilatih dari waktu ke waktu. Aplikasi Komputer 100
Bagian dalam buku ini membahas tentang dasardasar pembuatan file presentasi. Berbagai fasilitas dasar dilakukan dalam praktik. Dengan demikian dapat mendukung pembuatan file presentasi standar minimal. Menggunakan program Microsoft Power Point. Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait penggunaan media presentasi. 1. Power point digunakan untuk memberi poin-poin presentasi yang penting. Dari namanya saja sudah nampak yaitu power point, adalah poin penting yang memiliki dayaguna. Sehingga diupayakan yang dituliskan dalam power point adalah kata-kata penting yang kemudian oleh pembicara dipaparkan lebih lanjut. Dengan demikian kurang tepat apabila power poin dipaparkan dengan kopi teks paragraf demi paragraf. Selain hurufnya akan terlihat kecil tapi pembicara juga akan terbawa untuk membacanya saja tanpa melakukan interaksi lebih baik dengan audience. 2. Sesuaikan antara warna tulisan dan latar. Penggunaan warna sangat penting. Tujuannya yaitu agar tulisan yang menjadi sasaran presentasi dapat terbaca dengan baik. Warna yang bertabrakan dapat mengakibatkan huruf tidak terbaca baik, atau kadang malah antara latar dan ornamen lebih menyolok daripada poin-poin penting yang ingin disampaikan. 3. Gunakan bagan, grafik, gambar, tabel bila perlu. Gambar-gambar pendukung digunakan seperlunya, yaitu yang terkait kuat dengan materi. Terlalu banyak gambar sampingan/pendukung dapat mengakibatkan file terlalu besar yang kadang tidak Aplikasi Komputer 101
cukup untuk dikomunikasikan/dikirim melalui internet. Dapat juga berakibat tampilan power poin menjadi lambat jika perangkat komputer untuk menampilkannya kurang mendukung. Grafik, bagan, dan tabel dapat digunakan untuk menyederhanakan informasi. 4. Sesuaikan jumlah halaman ppt dengan durasi waktu. Kalau waktu 15 menit maka jumlahnya 10 15 slide. Pembuatan slide sangat perlu mempertimbangkan durasi waktu yang akan diberikan kepada pembicara. Biasanya pembicara akan diberitahu atau mencari tahu terlebih dahulu berapa durasi waktu yang diberikan untuk presentasi. Jika waktu yang diberikan singkat maka pembicara harus benarbenar mencari hal-hal yang sangat penting untuk dimasukkan dalam presentasi. 5. Perlu latihan berbicara dahulu sebelum presentasi Bagi yang sudah terbiasa berbicara di depan umum menggunakan presentasi mungkin hal ini sudah biasa. Meskipun demikian mereka merasa masih harus terus belajar dalam melakukan presentasi. Apalagi bagi mereka yang belum terbiasa melakukan presentasi. Bagi pemula rata-rata hanya membaca saja apa yang tertulis dalam power point yang mengakibatkan kurangnya interaksi antara pemateri dengan audience. Dengan demikian kemampuan untuk melakukan presentasi juga perlu diasah dari waktu ke waktu. 6. Grafik perhatian audience Pemateri yang baik akan memperhatikan tingkat/grafik perhatian audience/peserta. Mengambil perhatian di awal akan meningkatkan Aplikasi Komputer 102
perhatian, seiring perjalanan waktu sekitar 5 menit perhatian akan menurun. Pembicara perlu menyampaikan hal yang dapat menarik perhatian lagi. Dengan demikian perhatian peserta akan cenderung selalu menurun jika pemateri tidak menyampaikan hal-hal yang menarik. B. Pengoperasian Ms Power Point Mengatifkan Power Point Power point diaktifkan dari kelompok program Microsoft Office. Klik [start program], cari bagian [Microsoft Office], pilih [Power Point]. Sebagai bahan latihan, siapkan file power point dan simpan dalam folder masing-masing. Template Template perlu disiapkan sebelum memulai pembuatan file presentasi. Template dapat diambil dari standar bawaan Ms power Point ataupun mengambil disaindisain template lainnya. Saran, pilihlah warna yang memudahkan dalam penulisan teks sehingga mudah dibaca dan tidak mengaburkan teks (mati warna). Kadang terdapat permasalahan bahwa LCD yang dipakai tidak dapat menampilkan warna secara normal, hal ini perlu diantisipasi, sehingga jika belum mengetahui kondisi LCD sebaiknya memilih template yang bersih, jika latar gelap maka dibuat yang gelap sekalian, atau jika bersih dibuat putih. Warna yang tidak beraneka ragam juga memudahkan saat memasukkan gambargambar. Aplikasi Komputer 103
Pemilihan template dilakukan dari menu [design] kemudian akan menampilkan berbagai pilihan template. Misal kita pilih seperti berikut template [metro] seperti yang tampak pada gambar paling kiri. Judul Presentasi Judul memegang peranan penting karena merupakan slide pembuka. Terdapat informasi yang perlu disampaikan di dalam judul. Antara lain: 1. Judul presentasi 2. Nama pemateri 3. Instansi 4. Tahun/tanggal presentasi Dapat juga ditambahkan: logo, tempat penyelenggaraan, sponsor, dan sebagainya. Aplikasi Komputer 104
Menambahkan slide Setelah slide judul, selanjutnya perlu ditambahkan slide berikutnya. Menambah slide baru terdapat berbagai cara: Cara 1 Pada menu [Home] klik [New Slide]. Atau dapat juga dari new slide tersebut klik tanda panah kecil di sudut kanan bawah maka akan muncul pilihan slide seperti berikut, untuk slide berikut ini pilih slide dengan [Title and Content] Aplikasi Komputer 105
Membuat Konten List Ketik naskah power point berikut ini Menambahkan slide baru (Insert new slide) Buat slide baru dengan cara klik [home] [new slide] atau cukup di enter di panel sebelah kiri. Aplikasi Komputer 106
Penggunaan Shapes Pilih menu [Insert] kemudian klik [Shapes] Misal pilih kotak yang sudutnya tumpul [rectangle: rounded corners]. Kemudian ketik tulisan di dalamnya. Aplikasi Komputer 107
Smart Art Langkah pembuatan Klik menu [insert] pilih [smart art] Pilih model seperti pada contoh (yaitu vertical chevron list) Ketik poin ppt pada bagian [text]. Aplikasi Komputer 108
Penggunaan Tabel Grafik Column Langkah Klik [insert chart] Pilih grafik berbentuk [column] 3D. Ketik data untuk grafik seperti berikut ini: Aplikasi Komputer 109
Untuk menentukan lokasi data yang masuk dalam grafik, silahkan tempatkan kursor di sudut kanan bawah sampai kursor berbentuk panah dua arah, kemudian klik tahan dan geser pada area data yang dibutuhkan. Grafik Pie Klik [insert chart], pilih [pie], dan tentukan pilihan pada bentuk kue yang 3D. Aplikasi Komputer 110
Kemudian ketiklah data pada lembar excel yang ditampilkan di ppt seperti berikut. Untuk menentukan area data yang tampil pada grafik, silahkan tempatkan kursor pada bagian kanan bawah data sampai kursor berbentuk panah dua arah, klik tahan dan geser sesuai area yang dibutuhkan. Aplikasi Komputer 111