BAB III DISKRIPSI OBJEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. Mitra Kargo Indonesia merupakan salah satu forwarder besar di wilayah Semarang yang memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan, dan penerimaan barang ekspor maupun impor melalui multimoda transport baik melalui angkutan laut, udara, dan darat. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 31 Desember 2009 di Semarang, Jawa Tengah yang dirintis oleh Bapak Supriyono selaku direktur di PT. Mitra Kargo Indonesia. PT. Mitra Kargo Indonesia merupakan gabungan dari forwarder dan Logistik Jasa Penyedia Ekspedisi Indonesia (ALFI) dan terdaftar sejak tahun 2010. 2. Jasa yang Ditawarkan PT. Mitra Kargo Indonesia a. Laut / Ocean Freight PT. Mitra Kargo Indonesia menyediakan kebutuhan logistik baik melalui darat, laut, ataupun udara. PT. Mitra Kargo Indonesia juga menawarkan jasa transportasi multimodal untuk kebutuhan transportasi. b. Inland Transport Dengan armada dari Trucking yang mencakup truck trailer, trux box, dan juga dilengkapi dengan teknologi sistem pelacak GPS, sehingga 32
PT. Mitra Kargo Indonesia mampu menangani kebutuhan distribusi konsumen. c. Ekspor / Impor Pelayanan PT. Mitra Kargo Indonesia meliputi penanganan dokumen yang diperlukan untuk ekspor maupun impor (Clearance Costum). Dengan fasilitas EDI (Electronic Data Interchange) milik sendiri, PT. Mitra Kargo Indonesia mampu menangani layanan dokumentasi Custom Clearance dengan cepat dan efisien. d. Inter Island Distribution PT. Mitra Kargo Indonesia juga menawarkan layanan pada rute domestik (Inter-island) dengan cara pintu ke pintu, dari pintu ke port, port to port. Melalui cabang dan kantor perwakilan di seluruh Indonesia, PT. Mitra Kargo Indonesia dapat memindahkan barang dari satu titik ke titik lain di seluruh Indonesia. e. FCL, LCL dan Break Massal Layanan PT. Mitra Kargo Indonesia menawarkan Full Container Load (FCL) maupun Less Container Load (LCL) dan Break bulk layanan untuk beberapa daerah di Indonesia. PT. Mitra Kargo Indonesia mempunyai fasilitas pergudangan seluas 1.500 meter persegi dan mempunyai armada truck sendiri. f. Lokasi Perusahaan PT. Mitra Kargo Indonesia berlokasi di kota lama, Semarang tepatnya di Rukan Graha Suari Indah Jl. Kepodang No. 17 Purwodinatan, 33
Semarang 50174, Telepon (024) 3581525 dan nomor fax (024) 3554099, 3554299, website : www.mitrakargo.com. Lokasi tempat berdirinya PT. Mitra Kargo Indonesia merupakan tempat yang strategis karena dekat dengan pelabuhan Tanjung Mas Semarang. g. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. Mitra Kargo Indonesia adalah struktur organisasi berbentuk line/garis. Struktur tersebut dipandang lebih praktis dibandingkan struktur organisasi lainnya dan lebih sesuai untuk PT. Mitra Kargo Indonesia yang dilihat tidak terlalu besar. Dalam hal ini semua kekuasaan maupun tanggung jawab ada di tangan direktur, sehingga segala perintah dari direktur mengalir melalui garis lurus kepada bawahan sampai yang paling bawah. Dengan kata lain bahwa ketegasan perintah dan pengawasan lebih jelas sehingga mampu meningkatkan kedisiplinan karyawan. Perusahaan ini menggunakan sistem kekeluargaan dalam setiap kegiatannya, dalam hal ini dirasa lebih baik untuk meningkatkan dan mendorong kinerja mulai dari atasan sampai bawahan, dengan kontrol yang bisa dikendalikan oleh atasan langsung, jadi setiap ada kegiatan masuk ke dalam akan diketahui langsung oleh atasan, dengan begini semua kinerja akan menjadi transparan dan dapat dilihat dan dievaluasi untuk dijadikan yang lebih baik. 34
Indonesia : Berikut adalah bagan struktur organisasi PT. Mitra Kargo Gambar 3.1 Struktur Organisasi Freight Forwarding dan EMKL PT. Mitra Kargo Indonesia DIREKTUR DEVISI DEVISI DEVISI DEVISI DOKUMEN MARKETING KEUANGAN OPERASIONAL KASIR CURRIER Office Boy Sumber : PT. Mitra Kargo Indonesia (2013) 35
Keterangan Gambar dan Tugasnya : 1) Direktur Direktur adalah orang yang bertanggung jawab dengan maju mundurnya perusahaan. Tugas dan tanggung direktur selaku pemimpin perusahaan dari PT. Mitra Kargo Indonesia meliputi : a) Mengadakan perencanaan kerja. b) Mengatur dan mengambil keputusan jalannya perusahaan. c) Mengadakan pembagian tugas di antara unit-unit perencanaan dan pelaksanaan perencanaan. 2) Devisi Dokumen Devisi ini mempunyai tugas dan tanggung jawab hampir sama tetapi yang membedakan hanyalah pelanggan-pelanggan yang ditangani oleh tiga customer service dan satu orang yang membantu pengerjaan dokumen serta satu orang sebagai pemimpin di devisi ekonomi ini. Tugas dari pimpinan devisi ini adalah memimpin serta mempunyai tanggung jawab yang besar untuk kelancaran dokumen yang dibuat serta kepuasan pelanggan atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan PT. Mitra Kargo Indonesia. Tugas dan tanggung jawab customer service di sini adalah sebagai berikut : a) Mengurus semua keperluan dokumen baik ekspor maupun impor. b) Memberikan service yang baik kepada customer. 36
c) Membuat SI (Shipping Instruction) Shipping Instruction ini dibuat berdasarkan Invoice dan Packing list dari eksportir dengan nama baru atas nama PT. Mitra Kargo Indonesia. d) Membuat House Bill of Lading Membuat House B/L atas nama PT. Mitra Kargo Indonesia. e) Mengoreksi COO (Certificate of Origin) Proses mengoreksi COO yang sudah dibuat bagian operasional berdasarkan Packing list dan Invoice. 3) Devisi Marketing Berhasil tidaknya suatu program perusahaan tergantung dari kemampuan marketing dalam memperkenalkan program perusahaan kepada masyarakat luas. Devisi ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu : a) Penjualan Bertugas mempromosikan atau memperkenalkan produk perusahaan dan mencari order. b) Pelayanan pelanggan Bagian yang mencatat order masuk, menerima tamu, serta menyampaikan dan mengarsip negosiasi dengan setiap pelanggan. 37
4) Devisi Keuangan Devisi ini bertugas mencatat laporan keuangan setiap harinya baik pemasukan maupun pengeluaran setiap hari dan bertanggung jawab atas laporan keuangan. 5) Devisi Operasional a) Bagian PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) Bertugas mengeluarkan surat pemberitahuan ekspor barang yang ditujukan kepada kantor pelayanan Bea Cukai, dimana di dalam dokumen PEB tersebut berisikan tentang pajak yang akan dibebankan kepada eksportir sesuai dengan barang yang diekspor. b) Bagian COO (Certificate of Origin) Bertugas untuk mengisi data COO baik secara online maupun offline dan mengambil COO asli dari IPSKA yang menerbitkannya serta membayar sesuai klasifikasi COO tersebut dengan menggunakan copy B/L. c) Bagian muat barang/pengiriman barang Bertugas mencatat container, memuat barang yang akan dikirimke dalam container dan menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan barang dan melaporkan kepada yang membuat dokumen. d) Bagian trucking Bertugas mencari Truck yang sesuai dengan klasifikasi container serta muatan container tersebut dan bertanggungjawab 38
penuh atas pengiriman container mulai dari stuffing sampai di pelabuhan. e) Kurir Bertugas membayar sejumlah tagihan di Bank, mengambil dokumen-dokumen seperti Laporan Surveryor di Sucofindo, Fumigasi, dan lain-lain 6) Visi dan Misi PT. Mitra Kargo Indonesia a) Visi Visi dari PT. Mitra Kargo Indonesia adalah menjadi perusahaan logistik terpercaya yang memiliki layanan terbaik. b) Misi PT. Mitra Kargo Indonesia memiliki beberapa misi yaitu sebagai berikut : (1) Memberikan pelayanan yang terbaik dalam logistik dengan cara yang sangat baik. (2) Mempertahankan prestasi pelanggan dengan kinerja profesional. (3) Membangun sikap positif dalam kualitas sumber daya manusia. (4) Perlu sinergi dengan para stakeholder. 39
B. Pembahasan 1. Tahap Pengiriman Ekspor Barang pada PT. Mitra Kargo Indonesia di Semarang Proses ekspor pada PT. Mitra Kargo Indonesia mempunyai beberapa tahapan, berikut adalah tahap pengiriman ekspor barang pada PT. Mitra Kargo Indonesia di Semarang : a. Shipper mengirimkan Shipping Instruction (SI) melalui fax atau email kepada PT. Mitra Kargo Indonesia sebagai tanda kontrak antara shipper dengan PT. Mitra Kargo Indonesia untuk pengiriman barang. b. PT. Mitra Kargo Indonesia meneruskan Shipping Instruction (SI) dari shipper kepada pihak pelayaran untuk booking space kapal/empty container. c. Shipping Line memberikan booking confirmation, berisi konfirmasi ketersediaan container, space kapal yang sesuai tujuan, dan tempat yang ditunjuk untuk pengambilan container (depo container). d. PT. Mitra Kargo Indonesia membayar seal container dan nomer container ke pelayaran untuk mendapatkan Delivery Order (DO) dengan menunjukkan dokumen Shipping Instruction (SI). e. PT. Mitra Kargo Indonesia menghubungi perusahaan angkutan/trucking (menyewa truk). f. PT. Mitra Kargo Indonesia membayar Lift On (menaikkan container ke atas alat angkut) dan empty container (container kosong) ke depo 40
container sesuai yang tercantum dalam booking confirmation dengan menunjukkan Delivery Order (DO) dan copy Shipping Instruction (SI), setelah membayar empty container PT. Mitra Kargo Indonesia mendapatkan Equipment Interchange Receipt yang berisi nomer container, nomer seal dari pihak depo container. g. Perusahaan trucking melakukan pengambilan container kosong di depo dengan berbekal booking confirmation dari eksportir yang dibuat oleh shipping, kemudian pihak PT. Mitra Kargo Indonesia menyerahkan Equipment Interchange Receipt, seal container, copy Shipping Instruction (SI) kepada supir truk. h. Container kosong diangkut ke pabrik, gudang eksportir, atau ke tempat yang sudah disepakati utnuk pemuatan barang ekspor (stuffing). i. Selama stuffing, PT. Mitra Kargo Indonesia membuat Commercial Invoice, Packing list, dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bea Cukai dengan sistem aplikasi EDI (Electronic Data Interchange) yang tersambung langsung ke Bea Cukai. j. Pelaksanaan fumigasi merupakan penyemprotan zat kimia dengan tujuan untuk meminimalisasi atau menghilangkan hama, jamur, dan bakteri dalam container yang kemungkinan dapat menyerang dan merusak barang. Untuk komoditi tertentu memerlukan fumigasi seperti : kayu Albazia Bare Core (kayu sengon laut), kayu flooring yang dimana kayu tersebut sangat mudah terserang rengat dan mengakibatkan kerusakan. 41
k. Pihak PT. Mitra Kargo Indonesia ke Terminal Peti Kemas Semarang (TPKS) untuk membayar Lift Off dengan mengisi WARKAT DANA (Perincian Perhitungan Jaminan Jasa TPKS) dan membayarkannya ke Bank yang terkait di TPKS guna membayar penumpukan container/ handling container. l. Pihak PT. Mitra Kargo Indonesia mengantri ke loket pelayanan ekspor di TPKS untuk mendapatkan Job Order (dokumen yang membuktikan bahwa container sudah mendapatkan space di atas kapal) dengan beberapa syarat dokumen : 1) WARKAT DANA yang sudah dibayarkan ke Bank terkait TPKS. 2) Copy Delivery Order (DO). 3) Surat ijin Stack dari pihak pelayaran yang sudah dicap. 4) Permohonan ijin Stack Container dari PT. Mitra Kargo Indonesia. 5) Pemberitahuan Lalu Lintas Angkutan Barang (PLAB). m. Mendapatkan Laporan Surveyor (LS) dari PT. SUCOFINDO (Superintending Company of Indonesia), yaitu merupakan badan independen yang mewakili pemerintah Indonesia untuk mengawasi barang ekspor (khususnya barang yang terkena pajak ekspor) dengan syarat Packing List, Commercial Invoice, dan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang). n. Pihak PT. Mitra Kargo Indonesia ke Bea Cukai untuk Analyzing Point (pihak Bea Cukai menganalisis komoditi yang akan diekspor) sebelum 42
menerbitkan Nota Pelayanan Ekspor (NPE) dengan syarat sebagai berikut : 1) Packing List 2) Commercial Invoice 3) PEB 4) LS (Laporan Surveyor). 5) Apabila komoditi kayu (khususnya terkena pajak ekspor dan memerlukan Laporan Surveyor) maka harus disertakan : a) Indonesian Legal Wood. b) ETPIK (Pengakuan Sebagai Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan). o. Bea Cukai memberikan/mengeluarkan persetujuan ekspor Nota Pelayanan Ekspor (NPE). p. Berbekal Nota Pelayanan Ekspor (NPE), Job Order, dan surat jalan yang dikeluarkan PT. Mitra Kargo Indonesia, pihak PT. Mitra Kargo Indonesia menitipkan dokumen-dokumen tersebut di pos 4, yaitu pos akhir yang berada di dekat pintu masuk Pelabuhan Tanjung Emas Semarang (apabila truk belum sampai) atau pihak PT. Mitra Kargo Indonesia memberikan langsung dokumen-dokumen tersebut kepada supir yang sudah menunggu di dekat Get In (apabila truk sudah sampai). q. Pihak PT. Mitra Kargo Indonesia melakukan fiat di Gates Pelabuhan Tanjung Emas Semarang untuk memastikan dan memeriksa kembali nomer container, seal container dan untuk mendapatkan persetujuan 43
ekspor setelah truk masuk Gates, serta pengesahan dokumen dari Gates dilakukan dengan memintakan tanda tangan dan cap dari petugas Bea Cukai yang berada di Gates kemudian satu paket dokumen ditinggal dan sisanya untuk arsip kantor PT. Mitra Kargo Indonesia. r. Setelah NPE, Job Order, dan surat jalan dari PT. Mitra Kargo Indonesia diperiksa di Gates, barang/container diangkut dan masuk ke pelabuhan. s. Container naik ke kapal dan berangkat ke pelabuhan tujuan luar negeri. t. Setelah kapal berangkat, shipping menerbitkan Bill of Lading dokumen angkutan/biaya kapal. u. PT. Mitra Kargo Indonesia melakukan fiat muat barang milik eksportir dan mengajukan permohonan ke Kantor Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG) untuk memperoleh COO (Certificate of Origin). v. PT. Mitra Kargo Indonesia mengirimkan dokumen ekspor yang meliputi : Commercial Invoice, Packing List, B/L dari shipping kepada pembeli di luar negeri. w. Dengan dokumen yang diterima dari PT. Mitra Kargo Indonesia, pembeli di luar negeri dapat mengambil barangnya/container ke pelabuhan tujuan/ bongkar. 44
Tahap pelaksanaan ekspor pada PT. Mitra Kargo Indonesia dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 3.2 Diagram Alur Pelaksanaan Ekspor PT. Mitra Kargo Indonesia Port of Loading Shipper Buyer h j a r v f i o Depo Cont PT. Mitra Kargo Bea Cukai Indonesia g e n Trucking p k m Gates q u b c d t l DISPERINDAG Shipping TPKS PT. SUCOFINDO s Port of Discharge w Sumber : Hasil pengamatan di lapangan (2013) 45
2. Pihak yang Terlibat dalam Pengiriman Ekspor Barang pada PT. Mitra Kargo Indonesia di Semarang a. Eksportir Perusahaan atau perorangan yang melakukan kegiatan ekspor, selain harus memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) dan izin usaha dari Departemen Teknis/Lembaga Pemerintah Non-Dept, perusahaan eksportir harus memiliki izin ekspor. b. Perusahaan pelayaran Peranan perusahaan pelayaran (shipping company) dalam kaitannya dengan kegiatan ekspor impor sangat besar, karena seabgai perusahaan jasa pengapalan barang yang diekspor, sekaligus penyedia empty container (peti kemas kosong) bagi eksportir atau forwarding. Berkaitan dengan dokumen ekspor, shipping company mengeluarkan dokumen pengapalan Bill of Lading, yang merupakan dalam negosiasi/pencairan L/C di Bank Devisa. Bill of Lading adalah tanda terima penyerahan barang yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran (shipping company) sebagai tanda bukti atas barang yang telah dimuat di atas kapal laut oleh eksportir untuk diserahkan kepada importir. c. Perusahaan Trucking Perusahaan yang memiliki armada angkutan darat seperti truck trailer/truck box. Perusahaan trucking bukanlah EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) dan PPJK (Perusahaan Pengurusan Jasa 46
Kepabeanan), namun sebuah EMKL/PPJK pasti memiliki kerjasama dengan banyak Trucking Company. d. Container Depot Merupakan lapangan tempat penyimpanan/penumpukan peti kemas/container kosong yang digunakan oleh truk untuk melakukan lift on (menaikkan container ke atas truk), ada beberapa container depot yang dapat melakukan fumigasi guna menghilangkan/mematikan hama dan bakteri. e. Terminal Peti Kemas Semarang (TPKS) Terminal dimana dilakukan pengumpulan peti kemas dari hinterland ataupun pelabuhan lainnya untuk selanjutnya diangkut ke tempat tujuan. f. Independent Surveyor PT. SUCOFINDO (Superintending Company of Indonesia) untuk melaksanakan survey dan merupakan badan independen yang ditunjuk oleh pemerintah untuk pengawasan barang yang akan diekspor ke luar negeri (khususnya yang terkena Pajak Ekspor). g. Bea dan Cukai Lembaga pemerintah yang mengurusi dasar pengenaan dan perhitungan bea masuk, serta bertindak sebagai penjaga lalu lintas wilayah pabean untuk komoditi internasional, disamping mengamankan pemasukan keuangan negara bagi kepentingan APBN, juga membantu 47
eksportir dan importer dalam memperlancar perdagangan internasional secara legal. h. Perusahaan Asuransi Resiko atas barang baik di darat maupun di laut tidak mungkin ditanggung sendiri oleh para eksportir maupun importir. Dalam hal ini perusahaan asuransi memegang peran yang penting dalam salah satu persyaratan kontrak perdagangan internasional yang dapat menjamin resiko terkecil (meminimalisasikan) dalam transaksi tersebut. i. Kanwil Deperindag Untuk mengurus kemudahan atau keringanan bea masuk komoditas Indonesia yang diberikan oleh negara maju dalam rangka GSP (Generalized System of Preference), maka komoditi ekspor Indonesia memerlukan Surat Keterangan Asal Barang (SKA) atau Certificate of Origin (COO). Dokumen ini dapat diterbitkan dari Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan Perdagangan. j. Kedutaan Negara Asing Kantor kedutaan di luar negeri dapat mengeluarkan dokumen legalitas seperti Consular Invoice yang berfungsi untuk mengecek dan mengesahkan pengapalan suatu barang dari negara tertentu. 48
3. Dokumen yang Diperlukan dalam Pengiriman Ekspor Barang pada PT. Mitra Kargo Indonesia a. Shipping Instruction (SI) Surat perintah pengiriman atau pengapalan barang yang dibuat eksportir/shipper yang memuat data lengkap mengenai pelabuhan tujuan, nama dan alamat importer/consignee, nama dan alamat eksportir/shipper, tanggal stuffing, jenis komoditi, jumlah barang, tanda tangan dan nama pengirim, serta catatan atau pesan lainnya yang berhubungan dengan pengiriman barang. b. Invoice Merupakan nota perincian tentang keterangan dan harga barang yang dijual, meliputi nama dan alamat shipper, nama dan alamat consignee, serta rincian jumlah, jenis, dan nilai barang. c. Packing List (P/L) Dokumen yang menjelaskan tentang isi barang yang diekspor, meliputi nama dan alamat shipper, nama dan alamat consignee, serta rincian jumlah, jenis dan berat barang termasuk jumlah kemasan. d. Bill of Lading (B/L) Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran sebagai tanda terima penyerahan barang, juga sebagai bukti kepemilikan atas barang yang telah dimuat di atas kapal oleh eksportir untuk diserahkan kepada importer. Fungsi dari B/L ini adalah sebagai berikut : 1) Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal. 49
2) Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title). 3) Kontrak angkutan (contract of affreightment). 4) Dokumen jual/beli (transferable document). Bila hanya ditujukan pada suatu penerima, maka B/L ini termasuk non negotiable, namun bila dapat diperdagangkan B/L ini disebut negotiable. e. Manifest Merupakan rekapitulasi Bill of Lading yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran, yang dibuat dari satu pelabuhan ke pelabuhan tertentu. Cargo Manifest merupakan dokumen yang berisi informasi muatan di atas kapal. f. Mate s Receipt Dokumen tanda terima dari pengangkut/carrier yang dikeluarkan oleh master kapal sebagai bukti telah diterimanya barang yang akan dikirim. Dokumen ini menyatakan bahwa barang dengan spesifikasinya telah dimuat di atas kapal. g. Delivery Order (D/O) Dokumen yang diterbitkan oleh kantor pelayaran kepada penerima barang di pelabuhan tujuan untuk pengambilan barang. Untuk mengeluarkan barang dari gudang/penyimpanan terdapat fiat keluar artinya yang mempunyai barang telah menyelesaikan kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas barang tersebut. Dalam D/O perusahaan pelayaran telah melunasi freight, bea masuk, dan lain-lain. 50
h. House Bill of Lading Dokumen ini dipergunakan apabila pengangkutan barang dilakukan melalui laut. House Bill of Lading merupakan kontrak pengangkutan barang antara shipper dengan carrier (maskapai pelayaran) dari pelabuhan ke tempat tujuan. House Bill of Lading selalu non negotiable dan oleh karenanya bukan merupakan document of title, maka dari itu tidak dapat dipindahtangankan atau diperjualbelikan. i. Surat Keterangan Asal/Certificate of Origin Merupakan surat keterangan yang dikeluarkan oleh pihak Disperindag yang menyatakan negara asal barang yang akan diekspor. Certificate of Origin ini penting artinya untuk memperoleh fasilitas bea masuk maupun sebagai alat penghitung quota di negara tujuan, atau untuk mencegah masuknya barang dari negara terlarang. 51