BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Bank 2.1.1 Pengertian Bank Bank adalah lembaga yang berperan sebagai perantara keuangan (financial intermediary) antara pihak yang memiliki dana dan pihak yang memerlukan dana, serta sebagai lembaga yang berfungsi memperlancar lalu lintas pembayaran (PSAK No. 31, 2002:1). Bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dalam rangka meningkatkan taraf hidup masyarakat. 2.1.2 Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu system informasi, berdasarkan mana pihak-pihak yang berkepentingan dalam usaha mengambil keputusan. Informasi sebagai hasil dari akuntansi dibutuhkan oleh banyak pihak, baik intern maupun ekstern. Akuntansi merupakan seni pencatatan, pengklasifikasian dan pengikhtisaran dengan caa yang sepatutnya dan dalam satuan uang atas transaksi dan kejadian yang setidak-tidaknya sebagian mempunyai sifat keuangan serta penginterprestasian hasil pencatatan tersebut.
a. Tujuan Akuntansi Pada dasarnya akuntansi dimaksudkan untuk menyediakana informasi keuangan mengenai suatu perusahaan yang akan dipergunakan oleh pihak pihak yang berkepentingan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan keuangn bertujuan untuk memberikan : Informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai posisi keuangan perusahaan (termasuk bank) pada saat tertentu. Informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai hasil usaha perusahaan selama periode akuntansi tertentu. Informasi keuangan yang dapat membantu pihak-pihak yang berkepentingan untuk menilai atau meninterprestasikan kondisi dan potensi suatu perusahaan.informasi penting lainnya yang relevan dengan kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan dengan klaporan keuangan yang bersangkutan. 2.1.3 Akuntansi Bank Proses akuntansi bank bekembang dari tekhnik-tekhnik akuntansi tradisional untuk kepentingan pencatatan, penganalisaan, dan penafsiran data keuangan guna memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang berminat terhadap informasi tersebut. Setiap bank harus memelihara catatan-catatan guna menyediakan data bagi keperluan laporan tentang kondisi bank, laporan tentang pendapatan dan biaya, serta untuk perhitungan pajak. Ketentuan-ketentuan dari pemerintah mendorong penyusunan laporan keuangan yang seragam.
Dalam laporan keuangan bank untuk perusahaan bank, laporan keuangannya sama saja dengan laporan keuangan perusahaan lainnya. Neraca bank memprlihatkan gambaran posisi keuangan suatu bank pada suatu saat tertentu. Ikhtisar laba rugi memeperlihatkan hasil kegiatan atau operasioanal suatu bank selama suatu periode tertentu. Ikhtisar perubahan posisi keuangan memperlihatkan dari mana saja sumber pendanaan bank dan kemana saja dana yang telah diserapnya disalurkan. Laporan perubahan posisi keuangan ini disusun dari neraca pada dua periode (tanggal) dan ikhtisar laba rugi selama periode yang dilaporkan. Ketiga jenis laporan keuangan ini merupakan laporan keuangan yang diwajibkan oleh prinsip akuntansi dan seluruh pihak berkepentingan dengan bank dapat mengetahui profil keuangan bank yang bersangkutan. 2.2 Konsep Dasar Sistem 2.2.1 Pengertian sistem Berbicara mengenai sistem, terlebih dahulu kita harus mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem itu sendiri. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dalam dari unsur, komponen atau variable terorganisir, saling berinteraksi dan saling berhubungan antara satu sama lainnya. Sedangkan di dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen dan pendekatan yang menekankan pada prosedurnya didefinisikan oleh FitzGerald (HM.Jogiyanto 1999:1) sebagai berikut :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan pada urutan-urutan operasi didalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel (HM.Jogiyanto,1999:1) sebagai berikut : Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikel (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. 2.3 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Bagi manajemen informasi merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Robert A. Leicth dan K. Roscoe Davis (H.M Jogiyanto,1999:11) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. Untuk dapat melakukan pengawasan dengan baik, perlu dikembangkan suatu sistem akuntansi pertanggungjawaban, yaitu suatu sistem akuntansi yang mengkaitkan tanggungjawab kepala bagian, seksi atau subsistem dengan biaya
atau pendapatan, seperti yang diutarakan oleh Steven A. Moscove dan Mark G. Simkin (H.M Jogiyanto,1999:17) adalah : Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak luar dan pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Sistem informasi menerima input yang disebut transaksi, yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi output yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi terbagi menjadi dua jenis yaitu transaksi keuangan dan transaksi non keuangan. Transaksi (Transaction) adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun akunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Penjualan produk ke pelanggan, pembelian persediaan dari pemasok, serta pengeluaran dan penerimaan kas adalah contoh dari transaksi keuangan. Transaksi non Keuangan adalah termasuk semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi dari transaksi keuangan diatas. Contoh penambahan data pemasok baru.
2.4 SISTEM APLIKASI PERBANKAN 2.4.1 Hubungan antar Subsistem Sistem informasi keuangan merupakan bagian penting dari struktur informasi di berbagai lembaga keuangan. Meskipun sering dinamakan sistem general ledger, system informasi keuangan sebenarnya adalah sistem pelaporan dan pengendalian keuangan menyeluruh yang tidak hanya sebatas fungsi-fungsi rutin yang mencakup pemeliharaan general ledger sebuah lembaga. Sistem ini merupakan salah satu dari dua sistem yang memayungi kegiatan bank. Sistem yang lainnya adalah sistem informasi nasabah (customer information system). Sistem aplikasi perbankan terpadu sebenarnya terdiri dari berbagai subsistem atau modul-modul yang saling berhubungan satu sama lain. Jika seluruh aktivitas bank sudah menggunakan sistem aplikasi maka jumlah subsistem atau modul aplikasinya akan semakin banyak. Pengertian sistem aplikasi perbankan adalah penggunaan komputer dan alat-alat pendukungnya dalam operasional perbankan yang meliputi pencatatan, penghitungan, peringkasan, penggolongan, dan pelaporan semua kegiatan di bidang perbankan. Kegiatan tersebut bisa meliputi administrasi, akuntansi, manajemen, pemasaran, atau bidang lain yang mendukung kegiatan perbankan. Proses komputerisasi pada kegiatan-kegiatan operasional perbankan tersebut selain dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi dan efektivitas operasional perbankan dalam melayani costumer atau nasabah, juga memberikan data dan informasi yang akurat bagi manajemen perbankan. Data dan informasi tersebut
dapat digunakan sebagai bahan dalam penyusunan strategi selanjutnya dengan tujuan, antara lain, untuk menjaga kestabilan kredibilitas dan likuiditas lembaga perbankan tersebut. Sistem aplikasi komputer perbankan yang lengkap dan terintegrasi satu sama lain mencakup:sistem informasi keuangan (financial information system), sistem pengolahan transaksi (transaction processing system), sistem pengolahan aplikasi (application processing system), sistem keputusan manajemen (management decision system), dan sistem informasi nasabah (customer information system). Untuk kasus bank-bank di Indonesia, bisa dikatakan belum ada sistem aplikasi bank yang bisa dikategorikan sebagai fully integrated. Sistem aplikasi yang bisa dikatakan hampir semua bank sudah menerapkan sebagian atau seluruhnya adalah sistem pengolahan aplikasi (application processing system) yang berkaitan dengan pengelolaan dana masyarakat (deposit application system). Sistem aplikasi yang akan dikaji dalam modul pelatihan ini adalah aplikasi general ledger, aplikasi tabungan, dan aplikasi giro. 2.5 KONSEP DASAR APLIKASI PERBANKAN 2.5.1 Aplikasi General Ledger Sistem Aplikasi General Ledger bersifat Integrated banking operational system dengan memakai jaringan kerja komputer yang saling berhubungan dengan seluruh kegiatan operasional aplikasi perbankan. Yakni, mulai dari proses
pembukuan sampai dengan pelaporan keuangan bank serta penerapan sistem On Line antar-bagian atau antar-cabang. Sistem informasi keuangan bisa menyediakan informasi untuk berbagai tujuan, yaitu (1) Pelaporan periodik, (2) Informasi historik, (3) Laporan ke otoritas moneter (Bank Indonesia), (4) Laporan konsolidasi, (5) Perencanaan laba dan anggaran, (6) Pelaporan kinerja, menghitung tingkat, hasil, dan berbagai rasio keuangan (7) Akuntansi biaya, dan (8) Output untuk sistem lain. Fasilitas tambahan yang terdapat pada berbagai sistem informasi keuangan meliputi informasi saldo rata-rata, memasukkan transaksi pada hari sebelumnya, pembangkitan transaksi secara otomatis, deskripsi transaksi otomatis, perbaikan pemasukan data, implosion dan eksplosion transaksi, pemasukan data secara on line, pelayanan on line, pembuatan berbagai bentuk laporan, sistem keamanaan, pembuatan laporan gabungan, perhitungan pajak, konversi nilai tukar mata uang,
dan prosedur tutup tahun. Sedangkan karakteristik tambahannya adalah berupa fleksibitas sistem informasi keuangan tersebut. 2.6 SISTEM PENERIMAAN KAS Ada banyak variasi dalam proses ini, entitas yang tidak terkait dengan ritel atau manufaktur, seperti bank, perusahaan asuransi, dan rumah sakit bisa menggunakan metode yang berbeda. (James A. Hall, 2007) 1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya (nomor akun pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) yang tertera pada permintaan pembayaran, dikirim ke bagian penrimaan dokumen, dimana dokumen-dokumen tersebut di pilah-pilah. Cek dikirim ke kasir pada departemen penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang. 2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank. 3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran. 4. Departemen penerimaan kas dan departemen piuntang dagang mengirimkan rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun pengendalian piutang dagang dan akun kas.
Gambar 2.6 Diagram Arus Data dari system Penerimaan Kas Pelanggan Cek dan Permintaan Pembayaran Akun Akun Pelanggan Pelanggan 3 Ikhtisar Piutang Dagang 1 Sortir Surat Permintaaan Cek Perbarui Record Penerimaan Kas 4 Bukukan Ke Buku Besar Umum Pembayaran Bank Setoran Cek 2 Perbarui Record Penerimaan Kas Ikhtisar Penerimaan Kas Akun Pengendalian Jurnal Penerimaan Kas Akun Pelanggan Sumber : James A. Hall,2007 2.6.1 Prosedur Penerimaan Kas Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi
informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai. Departemen Penerimaan Kas. Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan anatara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini. Setelah rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran, kasir mencatat penerimaan kas atau akun, dicatat pada jurnal penerimaan kas. Selanjutnya, staf menyiapkan slip setoran (deposit slip) bank rangkap tiga yang menunjukan total nilai penerimaan harian dan meyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran ke bank. Setelah dana disetor, kasir bank mamvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada akhir kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal dengan entri berikut ini : Kas xxxx.xx Piutang Dagang-Pengendali xxxx.xx Staf kemudian mengirimkan voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar umum.
Departemen Piutang Dagang. Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah poses pembukuan, permintaan pakhir embayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun besar pembantu piutang dagang dan meyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum. Departemen Buku Besar. Secara berkala departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman dari akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas, merekonsiliasi akun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang dan menyimpan voucher jurnal. Departemen Kontroler. Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosuder penerimaan kas) mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini: (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bankyang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang. 2.6.2 Prosedur Penerimaan Kas Otomatis Prosedur penerimaan kas adalah system batch alami. Tidak seperti transaksi penjualan, yang cenderung terjadi terus menerus dalam satu hari, penerimaan kas merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan permintaan pembayaran diterima dari kurir secara berkelompok. Sama halnya, penyetoran kas
yang diterima hanya dilakukan sehari pada hari kerja. System penerimaan kas menggunakan teknologi yang mengotomatiskan prosedur manual. Bagian berikut menjelaskan poin poin utama dari system ini. Prosedur Pembaruan Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran di kirimkan ke departemen penerimaan kas. Dokumen permintaan pembayaran dan salinan daftar pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang. Departemen Penerimaan Kas. Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapakan slip setoran. Melalui terminal computer, staf membuat record voucher jurnal dari total kas yang diterima. Staf menyimpan daftar pembayaran dan satu salinan dari slip setoran. Pada akhir hari kerja, staf meyetorkan uang tersebut ke bank. Departemen Piutang Dagang. Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal computer, staf membuat transaksi penerimaan kas berdasarkan setiap dokumenpemyaran. Staf kemudian menyimpan dokumen pembayran dan daftar pembayaran. Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir hari kerja, program batch mecocokkan voucher jurnal dengann file transkasi penerimaan kas, dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun pengendali buku besar umum (Piutang Dagang Pengendali dan Kas). Proses ini menggunakan metode akses langsung
seperti sudah dijelaskan sebelumnya. Akhirnya, system membuat daftar transaksi yang akan direkonsiliasikan oleh staf piutang dagang denagn daftar pembayaran. 2.7 SISTEM PENGELUARAN KAS Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang dari system pembelian. Tujuan utama dari system ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika system tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan lepas penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkan atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak peringkat kreditnya. Gambar 2.7 menunjukan informasi dasar dan arus sumber daya system pengeluaran kas. System ini terdiri atas tiga proses : 1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran. 2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari barbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha. Gambar 2.7 Diagram Arus Data untuk Sistem Pengeluaran Kas Utang Usaha 4. Daftar cek Bukukan Tinjauan kembali Catatan Utang dagang Bukukan 1 Perbarui Utang usaha Otorisasi Pembayaran Informasi Pembayaran 3 2 Persiapan Pengeluaran kas Pembayaran Ringkasan Informasi Perbarui Buku besar Ringkasan Informasi Pemasok Akun Pengendali Sumber : James A Hall.(2007)
2.7.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi dua macam system, yang masing masing system tersebut terdiri dari berbagai jaringan prosedur berikut : (Mulyadi,2001.Sistem Akuntansi,ed.3) 1. System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, adalah sebagai berikut : a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar, berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui system pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (bagian utang) membuat bukti kas keluar. Bukti ini berfungsi sebagai perintah kepada bagian utang untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengrimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum dalam dokumen tersebut. b. Prosedur pembayaran kas, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas, bagian utang mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 2. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek terdiri dari :
a. Prosedur permintaan cek, fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini diotorisasi oleh kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (bagian utang) sebagai fungsi yang terakhir ini pembuatan bukti kas keluar. b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar c. Prosedur pembayaran kas. d. Prosedur pencatatan pengeluaran kas. 2.7.2 Prosedur Pengeluaran Kas 1. Bagian Pemrosesan Data Tiap hari, system akun memindai filed tanggal Jatuh Tempo dalam daftar voucher untuk mencari yang telah jatuh tempo. Cek yang telah jatuh tempo akan dicetak, dan tiap cek akan dicatat dalamdaftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup (closed accounts payable file). Cek cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi akan dikirim ke bagian pengeluaran kas. Terakhir, total batch dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur pembayaran buku besar. Pada akhir jam kerja, total bacth dari berbagai utang usaha yang terbuka (belum dibayar) dan tertutup (sudah dibayar), peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha, pengendali
persediaan, dan akun kas dibuku besar. Total dari utang usaha yang ditutup dengan pengeluaran kas harus sama. 2. Bagian Pengeluaran Kas Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. Cek cek tersebut kemudian akan dikirimkan ke para pemasok. Satu salinan dari tiap cek dikirim ke bagian uatang usaha, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi. 3. Bagian Utang Usaha Setelah menerima berbagai salinan cek, staf administrasi bagian utang usaha mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke berbgai file voucer tertutup. Proses siklus pengeluaran di akhiri di tahap ini.