ASPEK HUKUM PELEPASAN INFORMASI MEDIS PASIEN SEHUBUNGAN DENGAN KLAIM ASURANSI BPJS DI RS BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2014 Abstrack Amelia Setyo Prastiwi Given the release of medical record information must be justified by the law and avoid manipulation of the medical records necessary procedures for the release of medical record information for the purpose of insurance claims BPJS. The purpose of this study to determine the release of medical information in connection with insurance claims BPJS Enlisted Wira Bhakti Hospital Semarang. This type of research is a descriptive study methods used were interviews and observation. The variables in this study are policy or SOP release of medical record information for insurance claims BPJS, implementation of the release of medical record information for the purpose of insurance claims BPJS, suitability implementation of appropriate release of medical record information in health law theory. From the observation in hospital Wira Bhakti Enlisted Semarang obtained that the policy or standard operating procedure for the release of medical record information for insurance claims BPJS been good just still often forget to give your doctor's signature on the form SEP (Letters Elegibilitas Participant). Information on the procedures for the release of medical records for insurance purposes BPJS is good but the delivery of medical record information fact there there are some patients who take the form of insurance that contains information BPJS medical record, the patient did not sign the book so that the expedition expedition ineffective use of the book. And for conformance between the implementation of policies / SOPs and health law theory largely implementation is in accordance with the policy / SOPs and health law theory, just still less on doctors who do not sign the form SEP and delivery information on the patient's medical record does not sign the expedition book. Judging from the results of observations, the researchers suggest the implementation of procedures for the release of medical record information BPJS insurance purposes the procedure of medical records information requests should need to remind the doctor to sign a form SEP and BPJS control officer should be necessary to remind the patient or the patient's family to sign the book expedition as evidence handover. Keywords :Procedures, Release of Information Medical Records, Insurance Purposes BPJS, TheoryHealth Law Bibliography : 15
PENDAHULUAN Secara umum informasi rekam bersifat rahasia karena hal ini berhubungan langsung dengan individu pasien itu sendiri yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai dengan peraturan Perundangundangan yang berlaku. Sumber hukum yang dapat dijadikan acuan di dalam masalah kerahasiaan yang menyangkut rekam pasien dapat dilihat pada Peraturan Perundang-Undangan tentang praktek kedokteran yaitu mengenai Rahasia Kedokteran pada ayat : 1. Bahwa Setiap dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktek kedokteran wajib menyimpan rahasia kedokteran. 2. Menyatakan bahwa rahasia kedokteran dapat dibuka hanya untuk kepentingan kesehatan pasien memenuhi aparatur penegak hukum dalam rangka penegakkan hukum, permintaan pasien sendiri, atau berdasarkan ketentuan perundangundangan. (3) RS Bhakti Wira Tamtama Semarang bertanggung jawab untuk melindungi informasi kesehatan yang terdapat di dalam rekam terhadap kemungkinan hilang, rusak, pemalsuan, dan akses yang tidak sah. Menjaga keamanan informasi, keakuratan informasi dan kemudahan akses informasi menjadi tuntutan pihak organisasi pelayanan kesehatan dan praktisi kesehatan serta pihak ke-3 (asuransi) yang berwenang. Dimana saat ini banyak pasien RS Bhakti Wira Tamtama Semarang yang bekerja sama dengan pihak asuransi, sedangkan pihak yang membutuhkan informasi harus senatiasa menghormati privasi pasien. Secara keseluruhan, keamanan, privasi, kerahasiaan dan keselamatan adalah perangkat yang membentengi informasi dalam rekam. Berdasarkan hal tersebut maka peneliti tertarik membahas tentang ASPEK HUKUM PELEPASAN INFORMASI MEDIS PASIEN SEHUBUNGAN DENGAN KLAIM ASURANSI BPJS DI RS BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG dalam pembahasan ini peneliti dapat mengetahui bagaimana pelepasan informasi pasien untuk keperluan klaim asuransi BPJS di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. METODE PENELITIAN 1. Penelitian ini termaksud penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh gambaran tentang pelaksanaan prosedur untuk keperluan klaim asuransi BPJS. 2. Metode yang digunakan adalah wawancara dan observasi. 3. Dalam penelitian ini analisa yang digunakan yaitu analisa deskriptif dengan menggambarkan keadaan di
lapangan guna membandingkan hasil penelitian dengan teori. HASIL PENGAMATAN 1. Kebijakan atau Protap Pelepasan Informasi Rekam Medis untuk Klaim Asuransi BPJS a) Petugas Pengendali BPJS dan Rekam Medis 1) Menerima surat permintaan informasi rekam / surat keterangan dokter dari pihak BPJS melalui pasien atau keluarga pasien. 2) Menanyakan identitas pasien 3) Mencari dokumen rekam dibagian filing 4) Menyalin hasil pemeriksaan pada surat permintaan / surat keterangan dokter 5) Memintakan tanda tangan dokter yang merawat 6) Menghubungi pasien atau keluarga pasien untuk memberitahu kalau informasi rekam sudah bisa diambil b) Dokter 1) Memeriksa salinan / mengisi surat keterangan dokter 2) Menandatangani surat keterangan dokter atau dan SEP (Surat Elegibilitas Peserta) 2. Pelaksanaan Pelepasan Informasi Rekam Medis untuk Keperluan Klaim Asuransi BPJS a) Tata Cara Permintaan Informasi Rekam Medis Permintaan informasi rekam di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang dilakukan secara tertulis oleh pasien berupa surat permintaan informasi rekam atau surat keterangan dokter dan persetujuan yang ditujukan langsung kepada tim dokter RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. b) Pihak Peminta Informasi Rekam Medis Pihak yang berhak meminta adalah pasien, penyidik, dan hakim. Kalau di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang yang sering meminta adalah perusahaan asuransi,
melalui pasien atau keluarga pasien dengan formulir kusus dari pihak asuransi, sedangkan pihak asuransi tidak boleh meminta langsung kepada RS tanpa persetujuan dari pasien selaku pemilik informasi rekam. c) Penggunaan Informasi Rekam Medis Informasi rekam yang diminta atas persetujuan pasien untuk keperluan asuransi untuk mengganti biaya perawatan dan pengobatan selama di RS Bhakti Wira Tamtama. d) Pembuat Informasi Rekam Medis Yang berhak mengisi adalah dokter yang memeriksa dan menangani perawatan pasien di unit rawat inap disertakan pula tanda tangan, hal ini dikarenakan dokter sebagai pelaksana pelayanan mempunyai tanggung jawab penuh atas kegiatan nya terhadap pasien. e) Pengagendaan Permintaan Informasi Rekam Medis Pada pengagendaan permintaan informasi rekam di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah ada, yaitu pada waktu pasien mengajukan permintaan langsung diagendakan oleh petugas pengendali BPJS, yang nantinya juga dipakai sebagai buku ekspedisi yang harus ditanda tangani oleh pasien saat penyerahan formulir dari asuransi BPJS yang berisi informasi rekam pasien yaitu sebagai bukti serah terima pelepasan. f) Petugas yang terlibat beserta perannya dalam proses permintaan informasi rekam Di RS Bhakti Wira Tamtama semarang yang membuat adalah dokter yang pertama kali menangani pasien g) Penyerahan Informasi Rekam Medis 1) Pasien diberitahu kalau formulir dari asuransi BPJS yang berisi pasien sudah jadi 2) Pasien dipersilahkan membayar biaya administrasi kebagian kasir untuk pasien rawat jalan dan untuk pasien
rawat inap menunjukkan kwitansi pembayaran rawat inap 3) Di RS Bhakti Wira tamtama Semarang formulir dari asuransi BPJS yang sudah terisi pasien diserahkan langsung kepada pasien atau keluarga pasien menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima h) Bentuk informasi yang diberikan untuk klaim asuransi BPJS Jenis formulir yang digunakan untuk keperluan klaim asuransi BPJS adalah : 1) Rawat jalan : a. Fotocopy kartu BPJS (jika belum jadi diganti dengan persyaratan pasien askes, jamsostek, jamkesmas, dinas). b. Surat Elegibilitas Peserta (SEP) c. Form pengendali BPJS d. Fotocopy surat rujukan e. Resep alat kesehatan (diluar prosedur operasi) f. Biling system atau perincian tagihan manual rumah sakit g. Berkas pendukung lain yang diperlukan meliputi (perincian biaya laborat, rontgen, EKG, obat) 2) Rawat Inap a. Fotocopy kartu BPJS (jika belum jadi diganti dengan persyaratan pasien askes, jamsostek, jamkesmas, dinas). b. Surat Elegibilitas Peserta (SEP) c. Form pengendali BPJS d. Surat perintah rawat inap e. Fotocopy resume (untuk rawat inap yang ditanda tangani oleh dokter penanggung jawab pasien (DPJP)) f. Fotocopy laporan operasi dan anesthesia (jika ada tindakan operasi ) g. Resep alat kesehatan (diluar prosedur operasi) h. Biling system atau perincian tagihan manual rumah sakit i. Berkas pendukung lain yang diperlukan meliputi (perincian
biaya laborat, rontgen, EKG, obat) j. Surat rujukan PPK1, untuk kasus emergency tidak wajib membawa rujukan i) Syarat-syarat pelepasan pasien Pasien yang menggunakan asuransi BPJS membawa syaratsyarat sebagai berikut : 1) Pasien Askes (BPJS Kesehatan) dengan syarat : Menyerahkan fotocopy kartu Askes, fotocopy KTP, fotocopy surat rujukan, dan SEP (surat elegibilitas peserta) dari unit rekam. 2) Pasien Dinas dengan syarat : Menyerahkan fotocopy KTP, fotocopy surat rujukan, SEP (Surat Elegibilitas Peserta) dari unit rekam, fotocopy KTA, fotocopy KPI untuk istri dan fotocopy KU1. 3) Pasien Jamsostek (BPJS Ketenagakerjaan) dengan syarat : Menyerahkan fotocopy KTP, fotocopy surat rujukan PPK1 jamsostek, SEP (surat elegibilitas peserta) dari unit rekam, fotocopy kartu jamsostek / kartu BPJS. 4) Untuk pasien swasta / umum hanya perlu menyerahkan fotocopy KTP, karna pasien langsung membayar sendiri kekasir. 5) Pasien tagihan membawa fotocopy surat pengantar dari perusahaan dan membawa surat rujukan dari kantor / perusahaan. 6) Petugas akan membuatkan SEP (Surat Elegibilitasi Peserta) sebagai alat bukti pengklaiman dan ditempelkan di DRM pasien. 3. Kesesuaian pelaksanaan sesuai secara kebijakan / protap dan teori hukum kesehatan Berdasarkan hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa pada pelaksanaannya permintaan informasi rekam yang ada di RS Bhakti Wira tamtama Semarang sebagian besar sudah sesuai dengan kebijakan/protap dan
teori hukum kesehatan diantaranya, pada tata cara permintaan informasi rekam, harus mengajukan surat permintaan informasi rekam kepada dokter yang merawat, persetujuan tertulis dari pasien, tujuan penggunaan yaitu untuk keperluan asuransi BPJS, dan pembuat informasi rekam adalah dokter yang merawat. PEMBAHASAN 1. Kebijakan atau Protap Pelepasan Informasi Rekam Medis untuk Klaim Asuransi BPJS a) Petugas Pengendali BPJS dan Rekam Medis 1) Menerima surat permintaan informasi rekam / surat keterangan dokter dari pihak BPJS melalui pasien atau keluarga pasien. Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang, pasien mengajukan permintaan informasi rekam kepada tim dokter RS Bhakti Wira tamtama Semarang sekaligus memberi persetujuan secara tertulis untuk pelepasan informasi rekam yang digunakan untuk keperluan asuransi BPJS. 2) Menanyakan identitas pasien Petugas bagian pengendali BPJS menanyakan identitas lengkap pasien serta no RM nya kemudian beserta surat permintaan informasi rekam dan persetujuan pelepasan diserahkan ke bagian rekam (bagian filing) untuk meminjam DRM pasien tersebut. 3) Mencari dokumen rekam di bagian filing Setelah menerima surat permintaan dan persetujuan pelepasan informasi rekam dari pasien, petugas rekam mencari DRM pasien tersebut sesuai dengan no RM nya di ruang filing, kemudian DRM yang berisi data
data pasien tersebut diserahkan kembali ke bagian pengendali BPJS. 4) Menyalin hasil pemeriksaan pada surat permintaan / surat keterangan dokter Bagian pengendali BPJS menyalin data pasien kedalam formulir khusus dari asuransi BPJS dengan pensil (agar kalau ada pengisian yang salah bisa diperbaiki) apabila ada yang tidak jelas petugas pengendali BPJS akan menanyakan isi DRM tersebut kepada petugas rekam atau dokter yang merawat langsung. 5) Memintakan tanda tangan dokter yang merawat Dokter yang merawat akan meneliti, mengisi kekurangan atau mengganti yang salah kemudian menandatangani formulir dari asuransi BPJS tersebut. Setelah selesai, formulir dari asuransi BPJS tersebut diserahkan kembali kepada petugas bagian pengendali BPJS. Tetapi pada RS Bhakti Wira tamtama Semarang masih sering terdapat dokter lupa menandatangani formulir SEP dari asuransi BPJS tersebut. 6) Menghubungi pasien atau keluarga pasien untuk memberitahu kalau informasi rekam sudah bisa diambil Pasien diberitahu kalau formulir dari asuransi BPJS yang berisi informasi rekam sudah jadi kemudian disuruh membayar biaya administrasi ke pasien untuk rawat jalan dan kwitansi pembayaran rawat inap untuk pasien yang rawat inap kemudian formulir dari asuransi BPJS yang berisi informasi rekam diberikan langsung kepada pasien atau keluarga
pasien dengan tanda tangan pada buku ekspedisi sebagai bukti serah terima. b) Dokter 1) Memeriksa salinan atau mengisi surat keterangan dokter Dokter yang merawat wajib meneliti, mengisi formulir dari asuransi BPJS dengan informasi yang terdapat pada DRM pasien tersebut. 2) Menandatangani surat keterangan dokter atau Setelah formulir dari asuransi BPJS tersebut terisi informasi rekam pasien dengan benar kemudian dokter menandatangani dan diserahkan kembali kepada petugas pengendali BPJS untuk diberikan kepada pasien. 2. Pelaksanaan Prosedur Pelepasan Informasi Rekam Medis untuk Keperluan Asuransi BPJS a. Tata cara permintaan Kesamaan pelaksanaan dengan kebijakan / protap yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama dan teori hukum kesehatan terletak pada permintaan secara tertulis serta ditanda tangani oleh pasien sendiri selaku pemilik informasi rekam, kemudian menyiapkan DRM yang dilakukan oleh bagian rekam dan penyerahan DRM serta formulir dari asuransi BPJS kepada dokter yang menangani untuk diteliti, diisi, dan ditanda tangani. b. Pihak peminta informasi rekam Pada pelaksanaan pihak yang meminta di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang adalah pihak asuransi BPJS melalui pasien atau keluarga pasien, tetapi dengan persetujuan pasien secara tertulis karena isi rekam milik pasien c. Penggunaan informasi rekam Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang penggunaan informasi rekam biasanya untuk keperluan asuransi BPJS. Bentuk informasi yang diberikan kepada
perusahaan asuransi kepada BPJS yaitu : anamnesa, pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjanag, diagnosa akhir, tindakan dokter, dan dokter yang merawat d. Pembuat informasi rekam Ada kesamaan antara pelaksanaan, kebijakan / protap dengan teori hukum kesehatan tentang pembuat yaitu : yang berhak membuat adalah dokter yang menangani pasien secara langsung. e. Petugas yang terlibat beserta perannya dalam proses Dalam pelaksanaan petugas yang terlibat di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah sesuai dengan kebijakan / protap di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang f. Penyerahan informasi rekam Pasien diberitahu kalau formulir dari asuransi BPJS yang berisi informasi rekam pasien sudah jadi, kemudian pasien dipersilahkan membayar biaya administrasi kebagian kasir, di RS Bhakti Wira Tamtama formulir dari asuransi BPJS yang sudah terisi pasien diserahkan langsung kepada pasien atau keluarga pasien dengan menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima 3. Kesesuaian antara pelaksanaan, kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan Pelaksanaan permintaan yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sebagian sudah sesuai dengan kebijakan / protap dan teori hukum kesehatan tapi ada sebagian yang tidak sesuai yaitu pada tata cara permintaan informasi rekam masih terdapat dokter lupa memberikan tanda tangan pada formulir SEP dan pasien sering kali lupa menandatangani buku ekspedisi SIMPULAN 1. Kebijakan atau Protap Pelepasan Informasi Rekam Medis untuk Klaim Asuransi BPJS
Pada kebijakan/protap sebagian besar sudah sesuai dengan pelaksanaan dan teori hukum kesehatan. 2. Pelaksanaan prosedur untuk keperluan asuransi BPJS a. Tata cara permintaan Tata cara permintaan antara pelaksanaan, kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan sebagian besar sudah sesuai, ketidak sesuaian terletak pada dokter sering lupa tidak menandatangani formulir SEP dan pada penggunaan buku ekspedisi. b. Pihak peminta informasi rekam Pada pelaksanaan siapa yang berhak meminta sudah sesuai dengan kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan. c. Penggunaan informasi rekam Penggunaan informasi rekam tersebut untuk keperluan asuransi BPJS sebagai bukti untuk mengajukan klaim asuransi. d. Pembuat informasi rekam Yang berhak membuat adalah dokter yang merawat sehingga ada kesesuaian antara pelaksanaan, kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan. e. Pengagendaan permintaan Pada pelaksanaannya pengagendaan permintaan diagendakan yaitu ditulis dibuku khusus. f. Petugas yang terlibat beserta perannya dalam proses Petugas yang terlibat adalah dokter yang merawat sebagai pembuat informasi rekam, petugas pengendali BPJS sebagai petugas yang menangani, petugas rekam sebagai penyedia DRM. g. Penyerahan informasi rekam Ada kesesuaian antara pelaksanaan, kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan terhadap penyerahan informasi rekam yaitu pada pasien atau
keluarga pasien dengan ijin atau surat kuasa dari pasien, dan ada juga ketidaksesuaian pada penanda tanganan buku ekspedisi sebagai buku serah terima. 3. Kesesuaian antara pelaksanaan, kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan Secara keseluruhan sebenarnya pelaksanaan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sebagian besar sudah sesuai dengan kebijakan/protap dan teori hukum kesehatan. SARAN 1. Kepada petugas pengendali BPJS, pelaksanaan prosedur untuk keperluan asuransi BPJS bagian tata cara permintaan informasi rekam sebaiknya perlu mengingatkan kepada dokter untuk menandatangani formulir SEP 2. Pada pelaksanaan prosedur untuk keperluan asuransi BPJS bagian tata cara permintaan informasi rekam sebaiknya petugas pengendali BPJS perlu mengingatkan kepada pasien atau keluarga pasien untuk menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima 3. Kepada Kepala Unit RM, sebaiknya perlu dibuatkan prosedur tetap tentang pasien, agar dalam pelaksanaannya dapat sesuai dengan teori hukum kesehatan 4. Kepada petugas RM dan petugas pengendali BPJS, agar kerahasiaan dari DRM pasien tetap terjaga sebaiknya petugas menjalankan pelaksanaan pelepasan sesuai dengan kebijakan yang sudah ada. 5. Pada kebijakan/protap isinya perlu adanya penambahan butir yaitu lebih dilengkapkan diperjelaskan agar sesuai dengan teori hukum kesehatan khususnya pada butir yaitu pada penyerahan informasi rekam dengan ditanda tangani pada buku ekspedisi. DAFTAR PUSTAKA Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jenderal Pelayanan Medis, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis di Indonesia, Revisi I, Jakarta 1997
1. Keputusan Dirjen Pelayanan Medik no 78/Yanmed/RS Umdik/I/1991 Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit 2. Depkes, Dirjen Yanmed, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta. 1997 3. Undang-Undang No. 40 Tahun 2004, tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN), Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) 4. Hatta, R. Gemala. Ed. (2009). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press) 5. Huffman, Edna K. Health Information Management 10 Edition, (Berwyn IIIionis, Physicion Record Company, 1994) 6. Shofari, Bambang. Modul Pelayanan Rekam Medis, Fakultas Kesehatan. Universitas Dian Nuswantoro, Semarang, 2008 (tidak dipublikasikan) 7. http://jurnalhukumkesehatanrekam.yoyoke.web.ugm.ac.id, diakses tanggal 12 Juni 2014 8. http://riskamegayanti06.blogspot.c om/2013/05/pelepasan-informasi.html. diakses Tanggal 12 Juni 2014 9. World Health Organization. (2006). Medical Records Manual A Guide for Developing Countries. Geneva : WHO 10. Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1996, BAB V Pasal 21, Tentang Tenaga Kesehatan, Standar Profesi Dan Perlindungan Hukum 11. Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1996, Pasal 22, Tentang Kewajiban Tenaga Kesehatan 12. http://id.wikipedia.org/w/index.php? title=badan_penyelenggara_jamin an_sosial&oldid=7800295, diakses tanggal 07 Agustus 2014 13. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 32 tahun 1996 Pasal 22 14. Azwar, A. Tentang Manfaat Asuransi, Yogyakarta 1996