PERANGKAT LUNAK PENGGAJIAN INSTRUKTUR BERBASIS WEB Studi Kasus : PT. IFORBIT MADYAN BANDUNG Gunawan 1, Rohim Ramdani 2 1,2 Program Studi Manajemen Informatika PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 1 gunawan.lpkia@gmail.com, 2 rramdani75@gmail.com, ABSTRAK PT. Iforbit Madyan Persada adalah perusahaan penyedia jasa professional untuk pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia. Dan telah bekerja sama dengan 83 professional dan telah memiliki lebih dari 10 tahun sebagai atau trainer. Pokok bahasan dalam skripsi minor inin adalah system penggajian yang ada di PT. Iforbit belum terkomputerisasi dan tertata dengan baik sesingga masih besar kemungkinan data hilang dan belum adanya laporan penggajian. Berdasarkan hasil analisis dari kendala mengenai proses system penggajian di PT. Iforbit, maka di sarankan untuk membangun sebuah aplikasi berbasis web agar dapat di buat laporan penggajian sehingga pengeluaran dan pemasukan perusahaan dapat termonitoring dengan baik. Dengan menggunakan aplikasi yang berbasis web dapat memudahkan owner dalam mengakses data kapanpun dan dimanapun selama user terhubung dengan koneksi internet, serta penulis menambahkan fitur untuk pendaftaran online untuk mudahkan dan mengefisiensikan waktu bagi calon maupun perusahaan. Kata Kunci : Perangkat Lunak, Penggajian, Penggajian Instruktur 1. Pendahuluan Gaji adalah sebuah komponen yang mutlak di keluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi karyawan, yang mana hal ini untuk menjamin keberlangsungan perusahaan itu sendiri diman pegawi di hargai berdasarkan posisi, kompetensi, kinerja, untuk jenis pekerjaan yang mereka kerjakan masing masing dimana penggajian di hubungkan secara langsung dengan bukti objektif berdasarkan pengetahuan dan keterampilannya dalam mencapai finansial pekerja oleh individu itu sendiri. Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu menggunakan teknologi komputer berupa program aplikasi khusus adalah sumber daya manusia dan kegiatan pengolahan data yang ada pada sumber daya manusia meliputi penggajian karyawan dan berdasarkan studi analisa yang dilakukan kami menemukan beberapa kendala yaitu pada bagian penggajian karyawan masih dilakukan dalam suatu berkas yang rentan dengan kesalahan penulisan dan pengelolaan data kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan serta bermasalah dengan waktu penyelesaian pekerjaan sehingga laporan kepada pemimpin tidak sesuai dengan waktu yang seharusnya. Dengan adanya sistem penggajian yang sudah terkomputerisasi diharapkan dapat memudahkan perusahaan untuk mengolah data pengajian sehingga kita tidak perlu melihat tumpukan dokumen penggajian pada suatu perusahaan yang memerlukan suatu kemudahan dan meminimalisir kesalahan yang ditimbulkan karena kesalahan mengambil data. Di PT. Iforbit Madyan Persada terdapat proses penggajian sebagai berikut dimana staff iforbit menghubungi ke untuk mengkonfirmasi ke nomor rekening mana uang gaji akan di transfer. Berdasarkan Uraian pada latar belakang permasalahan yang terjadi, dapat di ambil beberapa masalah yang menjadikan identifikasi persoalan yaitu: 1. Dalam sistem yang lama proses penyimpanan data penggajian belum secara keseluruhan disimpan di database sehingga kehilangan data perusahaan sangat rentan karena dokumen yang masih berbentuk pembukuan 2. Dalam membuat laporan data penggajian yang diberikan admin terhadap owner masih berbentuk bukti pembayaran dari tiap transaksi sehingga admin sulit dalam menjumlahkan uang yang terpakai untuk penggajian Adapun tujuan yang ingin di capai dalam perancangan sistem penggajian ini adalah sebagai berikut: 1. Dapat mengetahui jumlah pemasukan dan pengeluaran perusahaan untuk gaji 2. Untuk mengetahui jumlah 3. Untuk meminimalisir kehilangan data dan uang perusahaan
Untuk merancang dan mengembangkan sebuah system tentu membutuhkan metode pengembangan system, metode Waterfall Model adalah sebuah metode pengembangan software yang bersifat sekuensial. Metode ini dikenalkan oleh Royce pada tahun 1970 dan pada saat itu disebut sebagai isi klus klasik dan sekarang ini lebih dikenal dengan sekuensial linier. Selain itu model ini merupakan model yang paling banyak dipakai oleh para pengembang software. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bisa melakukan pengerjaan langkah dua, tiga dan seterusnya. Secara otomatis tahapan ke tiga akan bisa dilakukan jika tahap ke satu dan ke dua sudah dilakukan. 1. Analisis kebutuhan 2. Desain sistem 3. Coding 4. Implementasi 3 Analisa dan Perancangan Perangkat Lunak 3.1 Aliran Proses Dalam aplikasi penggajian di PT. Iforbit Madyan Persada Bandung, ada pihak yang berkaitan langsung yaitu bagian administrasi, karena salah satu tanggung jawab bagian administrasi mengelola penggajian adapun use case-nya sebagai berikut: 3.1.1 Usecase Diagram Usecase diagram ini menjelaskan bagaiman proses bisinis penggajian, aktor admin mengelola user, mengelola gaji, mengelola training, mengelola data insrtruktur, laporan dan view gaji. Aktor calon mendaftar. Sedangkan aktor owner hanya dapat mengelola laporan saja. 2. Dasar Teori Menurut Jayanti di (Jayanti, 2017) Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan manajemen yang biasa ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan [5] Menurut Miftakhul Huda di (Huda, 2012) gaji adalah sebuah komponen yang mutlak di keluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi karyawan, yang mana hal ini untuk menjamin keberlangsungan perusahaan itu sendiri diman pegawi di hargai berdasarkan posisi, kompetensi, kinerja, untuk jenis pekerjaan yang mereka kerjakan masing masing dimana penggajian di hubungkan secara langsung dengan bukti objektif berdasarkan pengetahuan dan keterampilannya dalam mencapai finansial pekerja oleh individu itu sendiri.[6] Secara konsep ada berbagai macam pendekatan, misalkan pay for position, pay for person, pay for performance, pay for competence, equal job equal pay, skill based pay, dan merit based pay. Pay for position dimana pegawai di hargai berdasarkan posisi atau jabatannya dalam perusahaan. Pay for person yaitu karyawan dihargai berdasarkan keahlian atau kompetensi yang di miliki. Pay for performance dimana karyawan di hargai berdasarkan kinerjanya pada suatu periode tertentu. Equal job equal pay adalah upah yang sama untuk jenis pekerjaan yang sama. Skill based pay yaitu pembayaran dimana para pekerja di gaji berdasarkan pengetahuan dan keterampilannya dari pada posisinya di perusahaan. Gambar 1 Usecase diagram penggajian 3.1.2 Usecase Scenario Berdasarkan usecase di atas, maka dibuat usecase scenario untuk menggambarkan sebuah dokumentasi terhadap kebutuhan fungsional dari sebuah system seperti tabel-tabel di bawah ini: Tabel 1 Usecase Scenario Gaji
3.2 Aliran Kerja 3.2.1 Activity Diagram Activity Diagram secara garis besar adalah untuk memodelkan aliran kerja (workflow) atau aktivitas dan operasi dari perangkat lunak kompresi data. 3.2.3 Squence Diagram Gambar 2 Activity diagram penggajian 3.2.2 Class Diagram Class diagram secara garis besar berfungsi untuk menggambarkan struktur dan penjelasan class beserta relasinya Gambar 4 Squence diagram penggajian 3.2.4 Collaboration Diagram Collaboration Diagram berfungsi untuk mengelompokan pesan pada kumpulan diagram sequence menjadi sebuah diagram Gambar 5 Collaboration diagram penggajian 3.3 perancangan Antarmuka Gambar 3 Class diagram Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari aplikasi yang digunakan oleh pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri.
3.3.1 Antarmuka Pengajian Gambar 6 Antarmuka penggajian Uraian Penggunaan: 1. Masukan data penggajian 2. Data nama di ambil dari database yg telah di buat 3. Data Jenis training di ambil dari data training yang sedang berjalan 4. Setelah di klik simpan makan, system otomatis pindah ke halaman kelola data gaji 3.4 Pseudecode Nama Modul Kegunaan Input : Penggajian Instrktur : untuk mengakumulasikan gaji : nama, judul training, jenis training, tanggal mulai, tanggal berakhir, total hari dan jumlah participant Proses : If {$model - >status==dilaksanakan} $model->gaji = ((($b->fee * $b- >total_hari)+$b->transport) + (($b->transport*25)/100)); } Else{ $model->gaji = (($b- >transport*25)/100); } Output 4. implementasi :menampilkan data gaji Penjelasan yang meliputi cara, langkah langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak. Jadwal implementasi menjelaskan aktifitas aktifitas yang akan dilakukan mulai dari coding, pengujian aplikasi, dan instalasi, serta jadwal pelaksanaan. Penggambaran penjadwalan menggunakan Gantt Chart. Berikut adalah rangkaian aktifitas-aktifitas implementasi yang akan dilakukan: 1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Tahapan awal dalam perancangan aplikasi, merupakan tahapan analisa spesifikasi perangkat lunak yang akan digunakan oleh aplikasi. 2. Pemilihan Hardware dan Software Tahapan pemilihan terhadap perangkat keras yang akan digunakan oleh aplikasi dan perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan aplikasi secara keseluruhan. 3. Instalasi Hardware dan Software Tahapan instalasi terhadap hardware dan software yang sudah dipilih sebelumnya untuk pembuatan aplikasi. 4. Design Sistem Perangkat lunak Tahapan perancangan terhadap aplikasi yang akan digunakan. Perancangan meliputi analisa dan pemodelan aplikasi yang digambarkan melalui metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan, berbentuk diagram dan deskripsi diagram tersebut. 5. Implementasi coding Merupakan tahapan pembuatan perangkat lunak menggunakan bahasa pemrograman tertentu berdasarkan analisa dan desain yang sudah dibuat pada tahapan sebelumnya. 6. Pengujian perangkat lunak Tahapan pengujian terhadap perangkat lunak, mulai dari fungsi, dan pencapaian yang diharapkan terhadap tujuan semula mengapa perangkat lunak tersebut dikembangkan. 7. Evaluasi dan Perbaikan Perangkat Lunak Tahapan memperbaiki aplikasi bila terdapat kesalahan dan kekurangan yang didapat dari tahapan pengujian perangkat lunak. 4.1.1 Lingkup dan Batasan Implementasi Pembatasan implementasi dimaksudkan agar ruang lingkup implementasi menjadi lebih jelas. Batasan implementasi dari rancangan aplikasi penggajian berbasis web adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi yang di bangun adalah aplikasi bebrbasis web yang terfokus untuk penggajian 2. Aplikasi penggajian memberikan kemudahan dalam membuat laporan penggajian 3. Aplikasi penggajian di lengkapi dengan pendaftaran online sehingga mengefisiensikan waktu dan biaya bagi calon maupun perusahaan Jadwal Kegiatan: 1. Waktu pelaksanaan kegiatan
Kegiatan pembuatan system pakar dilaksanakan pada bulan april 2017 hingga juli 2017 2. Matrik pelaksanaan kegiatan 3. Pembuatan aplikasi ini terdapat rangkaian kegiatan secara berurutan. Berikut jadwal pembangunan aplikasi: A. Persiapan Perangkat Keras Dan Perangkat Lunak Mempersiapkan kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak dalam melakukan pembangunan sistem berbasis web B. Rancangan Database Proses pembuatan rancangan database untuk modul yang dibuat C. Pengcodean aplikasi Proses pembangunan aplikasi penggajian berbasis web menggunakan framework YII D. Pengetesan Dan Evaluasi. Proses pengetesan aplikasi dan penambahan secara fungsionalitas dari aplikasi penggajian. E. Pengetesan Dan Perbaikan. Proses pengetesan disertai perbaikan apliksai penggajian dari hasil pertama agar dapat digunakan secara baik sesuai dengan apa yang di butuhkan. F. Dokumentasi Modul Aplikasi. Dokumentasi modul aplikasi setelah pembangunan, pengetesan dan perbaikan seluruh komponen aplikasi Dari uraian di atas rencana implementasi di jadwalkan dalam bentuk tabel di bawah ini: Tabel 2 jadwal implementasi 4.1.2. Kebutuhan Sumber Daya Pada sub bab ini akan dibahas mengenai rencana kebutuhan sumber daya yang digunakan secara spesifik oleh penulis untuk melakukan coding, pengujian, dan instalasi sistem. Berikut ini adalah spesifikasi Hardware dan Software yang dibutuhkan dalam implementasi sistem : A. Hardware 1. CPU dengan minimal prosesor 2.2 Ghz 2. Memory/RAM minimal 1 Gb 3. VGACard minimal 128Mb 4. Harddisk 80 Gb 5. Monitor 6. Keyboard 7. Mouse B. Software 1. Sistem Operasi: Windows 7 atau Windows Xp Sp3. 2. Program Developer: Notepad++. 3. Web Service: XAMPP Apache. 4. Database: XAMPP Mysql yang digunakan. 5. Compiler: Web Browser Mozilla Firefox, Google Chrome, dll 4.1.3 Implementasi Antarmuka Implemantasi antarmuka merupakan penggambaran tampilan yang digunakan secara langsung oleh pengguna, interaksi yang dapat dilakukan oleh pengguna dalam sistem. Adapun dalam antarmuka ini terdapat beberapa bagian yang harus dilakukan, yaitu dari mulai menentukan struktur menu yang ada dalam program, tampilan input dan output pada setiap fungsi yang telah ditentukan, diuraikan sebagai berikut: Dialog Screen Kelola Gaji Instruktur Nama Dialog Screen : Kelola Gaji Instruktur Fungsi : Menampilkan Data Gaji Instruktur Berdasarkan daftar aktivitas implementasi di gambarkan gantt chart sebagai berikut: Tabel 3 Ghantt Chart Gambar 7 Dialog Screen penggajian Uraian Penggunaan: 1. Klik tombol tambah 2. Pilih nama
3. Pilih judul training 4. Pilih status training 5. Klik tombol simpan untuk memproses gaji 4.2.1 Hasil Pengujian Berikut ini adalah beberapa kasus dan hasil pengujian yang telah di lakukan terhadap perangkat lunak diantaranya: Tabel 4 Hasil pengujian 5 Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan 2. Jayanti, D. (2017, april monday). journal speed. Retrieved from Sistem informasi penggajian pada pada cv.blumbang sejati pacitan: http://ijns.org/journal/index.php/speed/arti cle/view/1041/1029 3. kustiyahningsih, Y. (2011). Pemrograman basis sata. 4. Nugroho. (2006). E-commerce. Informatika Bandung. BAndung: adi. 5. Prasetio, A. (2012). Buku Pintar Pemrograman WEB. Bandung: mediakita. 6. QUATRANI, T. (1999). Visual Modeling with Rational Rose 2000 and UML. United States of America: Addison Wesley. 7. Sembiring, J. j. (2010). smart HRD. bandung: visimedia. 8. W, A. S. (2011). Super canggih dengan plugin jquery. yogyakarta. 9. Wicaksono, Y. (2008). Membangun Bisnis Online dengan mambo. jakarta: Elex Media Komputindo. Adapun kesimpulan yang di dapatkan dalam Aplikasi Penggajian Instruktur, adalah: 1. Dengan adanya aplikasi ini dapat membantu admin mengelola penggajian di PT. Iforbit Madyan Persada secara efektif dan efisien 2. Dengan adanya aplikasi ini maka laporan pengeluaran untuk penggajian dapat dibuat dengan cepat dan akurat 5.2 Saran Pada kesempatan ini penyusun ingin memberikan saran dengan aplikasi ini, agar menjadi kajian lanjutan serta latihan dari praktek kerja yang telah penyusun lakukan: 1. Semua aplikasi bisa dikatakan lebih baik atau buruk karena sebuah aplikasi bergantung kepada siapa yang menggunakan atau memakai aplikasi itu sendiri. Maka operator atau pengguna aplikasi ini diharapkan mengerti dan memahami bagaimana selayaknya aplikasi tersebut digunakan agar dapat menunjang kinerja dalam pengelolaan gaji 2. Untuk penelitian selanjutnya penulis mengharapkan agar dilakukan pengelolaan gaji karyawan secara keseluruhan tidak hanya membahas penggajian saja. Daftar pustaka 1. Huda, M. (2012). Membuat aplikasi penggajian dengan java dan mysql. Yogyakarta: Elex media komputindo.