BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Uraian Teoritis 2.1.1 Pengertian Pengawasan Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir di dalam proses manajemen. Fungsi ini terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi aktivitas perusahaan agar target perusahaan tercapai. Dengan kata lain fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapkan pada fungsi perencanaan telah tercapai. Pengawasan adalah memantau aktivitas/pekerjaan karyawan untuk menjaga perusahaan agar tetap berjalan kearah pencapaian tujuan perusahaan. Menurut Harahap (2001 : 14) pengawasan adalah keseluruhan sistem, teknik, cara yang mungkin dapat digunakan oleh seorang manajer atau prinsipal untuk menjamin agar segala aktivitas yang dilakukan oleh dan di dalam organisasi benar-benar menerapkan prinsip efisiensi dan mengarah pada upaya untuk mencapai keseluruhan tujuan organisasi. Menurut Ernie dan Saefullah (2005 : 8) pengawasan adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan, sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi. Menurut Handoko (2003 : 359) pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. 19
Menurut Mockler (dalam Handoko, 2003 : 360) pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Menurut Mathis dan Jackson (2006 : 303), menyatakan bahwa pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan kepada karyawan. Berdasarkan penjelasan para ahli ini, dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan merupakan suatu tindakan pemantauan dan pemeriksaan kegiatan perusahaan untuk menjamin pencapaian tujuan sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dapat menilai sejauh mana prinsip efisiensi telah terjadi dari kegiatan perusahaan. Pengawasan yang efisien akan mengatur pekerjaan dapat terlaksana dengan baik. 2.1.2 Tujuan Pengawasan Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik. Pengawasan dikatakan sangat penting karena pada dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf. Oleh karena itu manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan mencari kesalahannya 20
kemudian menghukumnya, tetapi mendidik dan membimbingnya. Menurut Husnaini (2001 : 400) tujuan pengawasan adalah sebagai berikut: 1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, dan hambatan. 2. Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, pemborosan, dan hambatan. 3. Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan. Melakukan tindakan koreksi terhadap kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kerja yang baik. Menurut Simbolon (2004 : 61) tujuan pengawasan adalah sebagai berikut: a. Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, dan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan tugas. b. Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan penjelasan tersebut, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan adalah mengevaluasi hasil dari aktivitas pekerjaan yang telah dilakukan dalam perusahaan atau organisasi dan melakukan tindakan koreksi apabila diperlukan. 21
2.1.3 Jenis-Jenis Pengawasan Menurut Simbolon (2004 : 62) pengawasan terbagi 4 yaitu: 1. Pengawasan dari dalam perusahaan Pengawasan yang dilakukan oleh atasan untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk menilai kemajuan dan kemunduran perusahaan. 2. Pengawasan dari luar perusahaan Pengawasan yang dilakukan oleh unit di luar perusahaan. Hal ini dilakukan untuk kepentingan tertentu. 3. Pengawasan Preventif Pengawasan dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Dengan tujuan untuk mencegah terjadinya kesalahan/kekeliruan dalam pelaksanaan kerja. 4. Pengawasan Represif Pengawasan yang dilakukan setelah adanya adanya pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan rencana. Menurut Ernie dan Saefullah (2005 : 327) jenis pengawasan terbagi 3 yaitu: a. Pengawasan awal Pengawasan yang dilakukan pada saat dimulainya pelaksanaan pekerjaan. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan pekerjaan. 22
b. Pengawasan Proses Pengawasan dilakukan pada saat proses pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. c. Pengawasan Akhir Pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan pekerjaan. 2.1.4 Proses Pengawasan Menurut Handoko (2003 : 363) proses pengawasan adalah sebagai berikut: 1. Penetapan Standar Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), margin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi. Tiga bentuk standar yang umum adalah: a. Standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk. b. Standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya. c. Standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan. 23
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan. 2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. 3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terusmenerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu: a. Pengamatan b. Laporan-laporan baik lisan maupun tertulis c. Metode-metode otomatis d. Inspeksi, pengujian (test) 4. Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan. 24
5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersama. Hasil kinerja yang sesuai dengan standar maka respon dari manajer adalah mengakui kinerja dapat diterima kemudian melakukan monitor dan mengukur pelaksanaan hasil kerja, namun jika hasil kerja nyata menyimpang atau tidak sesuai dengan standar yang ditentukan maka atasan melakukan tindakan perbaikan atau mengubah standar yang digunakan. 2.1.5 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pengawasan Reksohadiprojo (2000 : 64) mengemukakan beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan antara lain: 1. Perubahan yang selalu terjadi baik di luar maupun dari dalam organisasi, memerlukan perencanaan dan tentu saja pengawasan. 2. Kompleksitas organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi kekuasaan. 3. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan dan pembenahan. 25
2.1.6 Metode Pengawasan Menurut Handoko (2003 : 376) pengawasan terdiri dari dua kelompok, yaitu metode bukan kuantitatif dan metode kuantitatif. 1. Metode Pengawasan Non-Kuantitatif Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya hal ini mengawasi keseluruhan perfomance organisasi dan sikap para karyawan. 2. Metode Pengawasan Kuantitatif Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuantitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluar. 2.2 Efisiensi Kerja 2.2.1 Pengertian Efisiensi Kerja Menurut The Liang Gie (2009 : 171) pengertian efisien adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Sedangkan efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Menurut Sedarmayanti (2001 : 112) efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal. 26
Perbandingan dilihat dari: 1. Segi hasil Suatu pekerjaan disebut lebih efisien bila dengan usaha tersebut memberikan hasil yang maksimal mengenai pekerjaan. 2. Segi usaha Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien bila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal. Usaha tersebut terdiri dari lima unsur yaitu: pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk biaya). 2.2.2 Sumber-Sumber Efisiensi Kerja Menurut Sedarmayanti (2001 : 118) sumber utama efisiensi kerja adalah manusia karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisiensi yang melekat pada manusia adalah: 1. Kesadaran Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi akan banyak membantu usaha pencapaian efisiensi itu sendiri. Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup dapat mengarah pada perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Dengan adanya kesadaran, seseorang akan terdorong untuk membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang disadarinya dalam hal ini yang dimaksudkan adalah efisiensi. 27
2. Keahlian Sesuatu pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang yang ahli dibidangnya hasilnya akan lebih baik dan cenderung lebih cepat daripada dikerjakan oleh yang bukan ahlinya. Hal ini berati unsur keahlian yang juga melekat pada manusia merupakan bagian yang menjadi sumber efisiensi. Keahlian manusia dicapai bila ada pelatihan yang mendukung pekerjaan tersebut. Sehingga apabila suatu pekerjaan difasilitasi dengan suatu peralatan, maka peralatan tersebut menunjang pencapaian efisiensi kerja. Peralatan disediakan dengan maksud agar pekerjaan lebih mudah dikerjakan dan lebih cepat penyelesaiannya. Penyediaan peralatan atau fasilitas kerja yang tidak disertai dengan keahlian penggunanya malah akan menjadikan sumber biaya yang tidak bermanfaat. 3. Disiplin Kesadaran dan keahlian seperti yang telah diuraikan sebelumnya tidak akan menjamin hasil kerja yang baik dan efisien jika tidak disertai dengan unsur disiplin. Oleh karena itu dalam efisiensi termasuk faktor waktu, sedangkan disiplin adalah salah satu unsur penting didalam efisiensi. Unsur disiplin sesungguhnya berkaitan erat dengan unsur kesadaran, sebab disiplin ini timbul juga dari kesadaran. Hanya bedanya kalau kesadaran timbulnya atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan sulit dilaksanakan sedangkan disiplin dapat dipaksakan dengan menggunakan suatu aturan, apabila disiplin dapat diwujudkan dengan baik maka semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan hasil yang baik. 28
2.2.3 Syarat Tercapainya Efisiensi Kerja Menurut Sedarmayanti (2001 : 114) syarat tercapainya efisiensi kerja yaitu: 1. Berhasil guna atau efektif: kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai dengan waktu yang ditetapkan. 2. Ekonomis: usaha pencapaian tujuan yang efisien termasuk biaya, tenaga kerja, material, waktu dan lain-lain. 3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan: membuktikan bahwa di dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan. 4. Pembagian kerja yang nyata: berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas. Oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata yaitu berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja, dan waktu yang tersedia. 5. Prosedur kerja yang praktis: pekerjaan yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan yang memuaskan yang merupakan kegiatan operasional dapat dilaksanakan dengan lancar. 29
2.3 Penelitian Terdahulu 1. Hasil penelitian Rahmat (2012) tentang Pengaruh Pengawasan dan Evaluasi Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan pada CV Aulia Karya Utama Sibolga. Menggunakan metode analisis regresi berganda dan hasil penelitian menunjukkan bahwa pengawasan dan evaluasi berpengaruh positif dan signifikan terhadap efisiensi kerja karyawan dengan koefisien determinasi sebesar 67,3 %. 2. Hasil penelitian Ierhasy (2011) tentang Pengaruh Pengawasan Terhadap Efisiensi Kerja Pada PT Indah Sakti Motorindo Medan. Menggunakan metode analisis regresi linier sederhana dan hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengawasan berpengaruh positif dan signifikan terhadap efisiensi kerja dengan koefisien determinasi sebesar 28,7 %. 3. Hasil penelitian Nora (2012) tentang Pengaruh Pengawasan Terhadap Efisiensi Kerja Pada Perum Pegadaian Kanwil I Medan. Menggunakan metode analisis regresi sederhana dan hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengawasan berpengaruh positif dan signifikan terhadap efisiensi kerja dengan koefisien determinasi sebesar 66%. 3.4 Kerangka Konseptual Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang menempati urutan paling bawah, tetapi bukan berarti bahwa fungsi ini kurang penting dari fungsi-fungsi lain karena pengawasan sudah ada sejak penetapan struktur perusahaan itu sendiri. Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi 30
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Perlunya pengawasan dilakukan agar pimpinan mengetahui secara langsung apakah ada penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan operasional dan jika perlu untuk mengadakan tindakan koreksi. Pengawasan juga dibutuhkan untuk penetapan standar dan membandingkannya dengan tindakan nyata yang dilakukan karyawan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal. Jika suatu perusahaan melakukan pengawasan dengan maksimal maka akan semakin tinggi pula tingkat efisiensi waktu dan juga kinerja karyawan pada perusahaan. Lebih jelas mengenai kerangka konseptual dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut: Pengawasan (X) Efisiensi Kerja (Y) Sumber: Handoko (2003 : 360) dan Sedarmayanti (2001 : 112) diolah Gambar 2.1 Kerangka Konseptual 31
2.5 Hipotesis Berdasarkan rumusan masalah tersebut dapat disimpulkan bahwa hipotesis dalam penelitian ini adalah: Pengawasan berpengaruh positif dan signifikan terhadap Efisiensi kerja pada PT. Astra International Tbk Bagian Depo Amplas Medan. 32