BAB IV PEMBAHASAN A. Aplikasi Mobile Library (m-library Application) Aplikasi m-library Perpustakaan Universitas Gadjah Mada hadir di Research Week UGM, 13-17 November 2013. Satu aplikasi baru berbasis android diluncurkan oleh Universitas Gadjah Mada dan PT. Gamatechno bagi Perpustakaan. Sivitas akademika UGM dapat mengaktifkan perangkat mobile berbasis android dari versi android 2.3.3 (Gingerbread) ke atas untuk tetap terhubung dengan, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Keuntungan yang diperoleh bagi pemustaka fasilitas ini adalah kemudahan dalam mengakses katalog integrasi perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada, mendapatkan informasi terkini kegiatan di perpustakaan, dan dapat melakukan reservasi buku, serta mengontrol peminjaman secara mandiri. 1. Penenerapan Aplikasi m-library (m-library Application) Istilah Mobile Library atau Mobile Libraries awalnya lebih identik dengan penyediaan akses perpustakaan untuk daerah-daerah yang tidak terjangkau dengan menggunakan mobil atau kendaraan keliling, atau biasa orang mengidentikkan dengan perpustakaan keliling. Namun seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan juga penggunaan perangkat mobile yang semakin banyak, maka istilah itu digunakan juga untuk merujuk kepada penggunaan teknologi mobile untuk keperluan perpustakaan. Inilah yang dinamakan dengan istilah m-library atau m-libraries Mobile Divices t M, yang artinya
jelasnya seperti pada Gambar 1 berikut ini: Library/Libraries yang artinya perpustakaan. Lebih Gambar 1 Konsep M-Library/M-Libraries Mobile Devices (M) Library/Libraries M-Library/ M-Libraries Sumber: www.m-libraries.info, 2011 Akses pemustaka melalui teknologi mobile dapat dilakukan kapanpun (anytime) dan dimanapun (anywhere). Untuk itulah Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menyediakan layanan akses perpustakaan yang bisa dijangkau pemustaka menggunakan perangkat mobile, atau yang lebih dikenal dengan istilah m-library atau m-libraries. Menu atau fitur-fitur yang akan tampil dalam aplikasi m-library Universitas Gadjah Mada, adalah seperti pada Gambar 2 berikut: Gambar 2 Menu Secure Login Utama Aplikasi m-library UGM
Aplikasi m-library dapat diunduh diplay Store Google dari perangkat mobile. Selanjutnya pemustaka harus melakukan aktifasi keanggotaan Perpustakaan untuk mendapatkan login ID dan password. Karena untuk dapat menggunakan aplikasi m-library pemustaka harus sudah terdaftar sebagai anggota di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Anggota akan diminta memasukkan Username dan Password OPAC untuk proses login. Bila anggota belum tahu username dan password, maka anggota bisa meminta ke petugas Perpustakaan Universitas Gadjah Mada di Bagian Layanan Keanggotaan. Username dan password nantinya dapat diubah oleh anggota melalui layanan OPAC yang disediakan oleh Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Menu login pemustaka menggunakan username dan password apabila sudah berhasil adalah seperti pada Gambar 3 berikut ini: Gambar 3 Login pemustaka menggunakan username yang diberikan Perpustakaan
Username dan password diberikan kepada pemustaka yang sudah menjadi anggota, yang terdiri dari kombinasi angka dan huruf. Username untuk aplikasi m-library berbeda dengan username untuk login wifi, maupun login email UGM. Selanjutnya, apabila anggota sudah berhasil login akan muncul beberapa fitur menu aplikasi m-library. Pemustaka bisa memilih beberapa menu yang ada pada aplikasi m-library UGM sesuai dengan kebutuhan. Dalam complete menu aplikasi mobile library Universitas Gadjah Mada terdapat fitur seperti pada Gambar 4 berikut ini: Gambar 4 Complete Menu aplikasi m-library UGM
Fitur pada Complete Menu Aplikasi m-library UGM: 1. My Library Di dalam istilah perpustakaan, sirkulasi adalah kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi. Aplikasi m-library UGM menyediakan fasilitas sirkulasi, yang mana merupakan pelayanan utama dalam sebuah perpustakaan. Pada berbagai macam sistem informasi perpustakaan pasti terdapat sirkulasi (peminjaman, pengembalian atau perpanjangan). Beberapa fitur lain yang ada pada menu My Library dapat dilihat pada Gambar 5 berikut ini: Gambar 5 Complete Menu My Library Aplikasi m-library UGM Fitur pada Complete Menu My Library Aplikasi m-library UGM: a. Loan List Loan List atau Daftar Peminjaman Anggota, adalah laporan mengenai data peminjaman koleksi. Informasi yang di dapatkan dari laporan ini adalah Nama
Anggota, Nomor Anggota, email, nomor telepon, nomor barkode koleksi, judul, tanggal pinjam dan tanggal harus kembali. Pada Gambar 6 adalah menu Loan List, yang berisi daftar peminjaman anggota. Gambar 6 Menu Loan List aplikasi m-library UGM Pada Gambar 7 adalah detail dari koleksi pinjaman anggota yang muncul apabila diklik pada salah satu koleksi yang masuk daftar peminjaman anggota. Gambar 7 Detail Loan List
b. Reservations Reservations (Reservasi) adalah fasilitas yang dapat digunakan oleh anggota perpustakaan untuk memesan koleksi yang statusnya tersedia ataupun sedang dipinjam oleh anggota lain. Bukan terhadap koleksi yangsedang dalam proses pendataan maupun yang ada dalam daftar pembelian. Reservasi berfungsi untuk pemesanan buku. Pemesanan hanya bisa dilakukan apabila buku yang dikehendaki tersedia atau sedang dalam peminjaman. Sehingga buku yang akan dipinjam dapat terjamin untuk dipinjam tanpa diambil oleh pemustaka lain. Reservasi pada aplikasi m-library UGM dilakukan dengan memesan koleksi yang statusnya tersedia, dan yang sedang dipinjam oleh anggota lain yang belum dikembalikan. Informasi mengenai koleksi yang telah direservasi tersebut akan muncul apabila orang yang meminjam koleksi telah mengembalikan koleksi. Biasanyaakan muncul dialog box yang berisi informasi bahwa, koleksi yang dikembalikan telah direservasi oleh anggota A dengan Nomor Anggota (...). Fitur Reservations dapat dilihat pada Gambar 8 berikut: Gambar 8 Fitur Reservation Aplikasi m-library
Pada fitur reservation akan muncul informasi berupa detail buku (judul, nomor kelas, ISSN, pengarang, subjek, kategori disiplin ilmu), sampul (jika ada), dan simbol atau tombol untuk memesan buku. c. Loan History Loan History (sejarah peminjaman) adalah laporan catatan history peminjaman, di mana anggota dapat melihat sejarah peminjamannya. Setelah Member ID dimasukkan, maka anggota akan memperoleh informasi berupa: Member Name (nama anggota), Member E-mail (email anggota), Register Date (tanggal mendaftar), Member ID (ID anggota), judul, tanggal peminjaman dan tanggal harus kembali. Untuk denda dan sejarah peminjaman berfungsi untuk melihat perhitungan denda dan koleksi yang pernah dipinjam selama menjadi anggota. d. Overdue List Overdue List adalah fitur untuk mengetahui status keterlambatan anggota. Informasi yang ditampilkan dalam fitur ini adalah member ID, Member Name, Title, lama keterlambatan, Loan Date, Due Date dan kode koleksi yang dipinjam. Anggota yang terlambat mengembalikan koleksi (telah jatuh tempo), akan mendapatkan pesan atau pemberitahuan yang muncul pada halaman awal setelah login atau pada fitur Push Notification Log. Pesan itu adalah sebuah peringatan kepada anggota, apabila anggota belum mengembalikan koleksi ke perpustakaan. Untuk melihat detail anggota yang terlambat mengembalikan koleksi dapat dicek pada menu My Library dan pilih Overdued List.
e. Push Notification Log Aplikasi m-library memiliki layanan PUSH Message, melalui layanan PUSH Message para anggota perpustakaan akan otomatis mendapat informasiinformasi yang berkaitan dengan perpustakaan, seperti informasi reminder keterlambatan pengembalian buku. Informasi berupa notifikasi misalkan seperti buku yang dicari telah tersedia, reminder keterlambatan dan pengumuman. f. Log Out Menu Log Out pada aplikasi m-library adalah menu keluar dari akun atau dari akses aplikasi m-library UGM. Apabila pemustaka tidak memilih menu ini, maka akses aplikasi m-library UGM akan tetap bejalan dengan nama akun atau username yang terakhir kali login. Apabila pemustaka ingin log out maka untuk akses berikutnya pemustaka harus mulai dari awal dengan login kembali. 2. Category Pada menu Category, pemustaka bisa mencari koleksi yang yang dicari melalui kategori disiplin ilmu maupun by keyword, serta dapat melihat detail buku apakah koleksi tersedia atau tidak, sehingga pemustaka dapat melihat ataupun mereservasi koleksi. Pada fitur ini pemustaka dapat mencari buku atau koleksi yang dicari dengan Advance Search. Pertama, pemustaka mengetik keyword pada menu search atau category untuk dapat mencarinya. Pada Gambar 9 terdapat beberapa
category pembagian buku, sesuai dengan disiplin ilmu masing-masing buku atau koleksi, dan masuk ke dalam beberapa kategori pencarian. Dan yang kedua, pemustaka dapat langsung mencari koleksi yang dibutuhkan dengan mengeklik menu category apabila sudah mengetahui disiplin ilmu dari koleksi yang dicari. Atau pemustaka dapat melihat koleksi di perbagian disiplin ilmu yang ada. Gambar 9 Complete Menu Category aplikasi m-library UGM
Dalam menu Category m-library UGM, menyediakan fasilitas pencarian koleksi yang akan ditampilkan dalam kategori-kategori terpisah, misalnya buku, majalah, dll. Sehingga memudahkan pemustaka menemukan apa yang dibutuhkannya. Selain itu, m-library ini juga terdapat sub kategori dari sebuah kategori induk yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori. Informasi lengkap tentang buku/detail buku, koleksi berdasarkan kategori produkakan ditampilkan screenshoot (gambar) dari buku (jika ada). Pada Gambar 10 di bawah ini adalah pencarian koleksi menggunakan Advance Search dengan keyword pada 2 (dua) kategori disiplin ilmu. Pemustaka bisa mengklik salah satu kategori yang diinginkan dan yang sesuai dengan koleksi yang dicari. Gambar 10 Menu Category Pencarian Koleksi by Keyword
Gambar 11 adalah pencarian koleksi secara langsung dengan menu adalah detail menu category serta detail koleksi pencarian by keyword Gambar 11 Detail Menu Category aplikasi m-library UGM Gambar 12 Detail Menu Category dan Koleksi aplikasi m-library UGM
3. News and Events Aplikasi m-library memungkin pemustaka untuk mendapatkan content tambahan layaknya SMS. Content ini dapat diberikan atau diinformasikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan. Misalnya, content tentang buku baru, info/berita tentang perpustakaan dan sebagainya. Content ini akan tampil pada halaman awal atau melalui menu News and Event. Pada menu ini pemustaka juga dapat mengetahui informasi-informasi tentang perpustakaan, atau acara-acara yang akan diselenggarakan di perpustakaan, seperti: pelatihan, workshop dan sebagainya. Dalam menu News and Event terdapat 3 fitur aplikasi, seperti yang terlihat pada Gambar 13 berikut: Gambar 13 Menu News and Event
a. News Pada fitur ini pemustaka bisa melihat berita atau informasi-informasi terbaru yang ada di perpustakaan, seperti informasi buku baru, koleksi, ataupun jurnal dll. b. Agenda Pada fitur ini berisi tentang agenda-agenda perpustakaan yang diinformasikan kepada pemustaka. Agenda ini biasanya berisi tentang acara-acara yang ada atau diselenggarakan diperpustakaan, seperti: workshop, bedah buku, pelatihan, seminar, talkshow, pameran ataupun acara-acara lainnya. Informasi ini juga ditampilkan langsung pada halaman awal ataupun pada sub menu News and Event ini. Fitur ini dapat dilihat pada Gambar 14 berikut: Gambar 14 Fitur Agenda pada menu News and Event
c. Announcement Fitur ini berisi tentang pengumuman-pengumuman yang berkaitan tentang perpustakaan, seperti: promosi produk baru, koleksi ataupun pengumuman tentang jam layanan, dan libur pelayanan. 4. Contact Us Dalam menu Contact Us terdapat alamat, nomor telepon, nomor faks dan email Perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang dapat dihubungi apabila pemustaka membutuhkan bantuan dari pustakawan ataupun hanya ingin mengetahui informasi tentang perpustakaan. Dalam menu ini pula pemustaka dapat melakukan tanya jawab antara pemustaka dengan pustakawan. Selain itu pemustaka juga bisa menerima jasa rujukan dari petugas referensi melalui telepon, SMS ataupun chating. Menu Contact Us dalam aplikasi m-libraryugm dapat dilihat pada Gambar 15 berikut ini: Gambar 15 Menu Contact Us aplikasi m-library UGM
5. Location Menu Location memuat daftar lokasi dimana perpustakaan tersebut berada.menu location ini memiliki fitur peta lokasi Perpustakaan masing-masing fakultas yang tersebar di area UGM, dilengkapi dengan Path Direction untuk membantu memudahkan pemustaka mencapai lokasi perpustakaan yang diharapkan. Complete menu location aplikasi m-library UGM dapat dilihat pada Gambar 16 dan Gambar 17. Gambar 16 Complete Menu Location Aplikasi m-library UGM
Gambar 17 Complete Menu Location Aplikasi m-library UGM Ada 24 lokasi perpustakaan yang ada di fitur location aplikasi m-library UGM. Untuk mencari lokasi perpustakaan, pemustaka tinggal mengklik lokasi
yang diinginkan dan setelah itu aplikasi akan segera terhubung dengan google maps dan akan muncul dialog box seperti pada Gambar 28: Gambar 18 Dialog Box Menu Location Aplikasi m-library UGM Fitur pencarian lokasi yang terhubung dengan google maps dapat dilihat seperti pada Gambar 19 berikut: Gambar 19 Complete Menu Location Aplikasi m-library UGM
6. Links Pada menu Links, sivitas akademika dapat melakukan akses katalog perpustakaan terintegrasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Online Public Access Catalog (OPAC) terintegrasi antara Perpustakaan Universitas, Perpustakaan Farmasi, Perpustakaan Filsafat, Kedokteran Gigi, dan Perpustakaan Geografi. m-library juga terhubung dengan http://lib.ugm.ac.id/, website Perpustakaan UGM, untuk mendapatkan informasi dan koleksi Perpustakaan UGM berbentuk buku, terbitan berkala, karya-karya ilmiah, jurnal elektronik lokal dan internasional, serta koleksi langka (Hatta Corner). Khusus skripsi/tesis/disertasi dapat diakses secara terpisah di http://etd.ugm.ac.id/. Dalam menu Links ini, pemustaka juga dapat mengakses jurnal-jurnal elektronik yang dilanggan oleh Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Links untuk akses layanan database jurnal online dapat dilihat pada Gambar 20 berikut: Gambar 20 Menu Link aplikasi m-library UGM
Setelah memilih salahsatu link database online, akan muncul dialog box (notification) seperti Gambar 21 dibawah ini. Pemustaka dapat mencari atau melihat koleksi jurnal atau karya lain yang dilanggan oleh Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Gambar 21 Notification pada Menu Links aplikasi m-library UGM Aplikasi m-librray UGM masih terus dikembangkan oleh Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta beserta perusahaan-perusahaan pengembang, agar kedepannya aplikasi ini dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk semua pengguna dari dalam maupun luar lingkungan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
2. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN APLIKASI M-LIBRARY A. Kelebihan Aplikasi Mobile Library (M-Library) Aplikasi m-library Universitas Gadjah Mada dikembangkan oleh PT Gamatechno Indonesia (Gamatechno), yang memulai operasinya pada Januari 2003 dengan nama Gama Technocamp, berkantor di Sekip no.53 sebagai salahsatu unit usaha dibawah PT. Gama Multi Usaha Mandiri yang didirikan oleh Universitas Gadjah Mada. Aplikasi m-library memiliki kelebihan dalam fitur dan aplikasinya yaitu, antara lain: 1) KelebihanAplikasi m-library dalam fitur-fitur: a. Adanya fitur kemudahan untuk melakukan pemesanan buku sebelum melakukan peminjaman, dengan melakukan pemesanan maka buku yang akan dipinjam dapat terjamin untuk dipinjam tanpa diambil oleh pemustaka lain. b. Adanya fitur reminder/notifikasi pengembalian memungkinkan peminjam terhindar dari denda keterlambatan. c. Dapat mengakses konten perpustakaan melalui perangkat mobile (misalnya e -book, e - jurnal, koleksi khusus). d. Menggunakan perangkat mobile untuk berinteraksi dengan perpustakaan misalnya memperbarui pinjaman buku, memeriksa dalam on layanan lokasi, dan mengecek informasi buku baru lebih mudah daripada harus langsung ke perpustakaan.
e. Fitur peta lokasi Perpustakaan masing-masing fakultas yang tersebar di area UGM juga dapat diakses, dilengkapi dengan Path Direction untuk membantu memudahkan pemustaka mencapai lokasi perpustakaan yang diharapkan. 2) Data Security Keamanan data sangat penting, artinya kontrol pengaksesan data dalam database terhadap orang-orang tidak berwenang, sehingga mencegah penyingkapan rahasia, perubahan data, perusakan/penghapusan data. Keamanan database merupaka suatu cara untuk melindungi data dari ancaman baik dalam bentuk kesengajaan ataupun tidak. Keamanan database tidak hanya berkenaan dengan data yang ada saja, tetapi juga meliputi bagian lain dari sistem database, agar memiliki suatu keamanan yang efektif. Sebagai contoh adalah penggunaan single ID kartu mahasiswa untuk kartu anggota perpustakaan dengan memanfaatkan data Sistem Informasi Akademik (SIA) yang mulai diberlakukan bulan Agustus 2013. Pemustaka yang sudah menjadi anggota atau yang memiliki Single ID bisa mengakses ataupun menggunakan aplikasi m-library UGM dengan ID login baru yang diberikan perpustakaan. Sehingga keamanan data ataupun ID login anggota sangat terjaga. 3) User Friendly Maksudnya bahwa aplikasi m-library mudah digunakan oleh siapapun baik anggota, maupun pustakawan dikarenakan kesederhanaan rancangan maupun cara penggunaannya. Di samping itu, aplikasi m-library juga sangat mudah untuk
diakses karena tersedia di Google Play Store dan dalam hal instalasipun juga sangat mudah dilakukan. User Friendly juga merupakan kemudahan dalam pengoperasian sistem operasi. Dalam aplikasi m-library pemustaka dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini karena fitur-fitur dan fungsionalitas button yang tidak rumit dan tidak memusingkan pemustaka. B. Kekurangan Aplikasi Mobile Library (M-Library) Sedangkan, kekurangan aplikasi m-library Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah: Kekurangan dalam fitur m-library UGM: 1) Dalam fitur Reservation dan Reminder, masih sering mengalami trouble. Dalam pemesanan buku terkadang koleksi yang dicari ada tetapi tidak bisa dipesan (Reserve), dan dalam fitur reminder masih sering tidak muncul dalam halaman awal dan harus dicek manual pada menu Push Notification Log aplikasi m-library. 2) Pada saat melakukan pencarian dengan Advance Search, koleksi yang dicari tersedia atau ada tapi pada saat pemustaka mencari di rak ternyata tidak ada walaupun di OPAC dan detail koleksi tersedia. 3) Dalam mengakses m-library atau konten database jurnal online, masih sering tidak bisa login dan tidak connect dengan link database online.
3. Kendala-Kendala yang Dihadapi Dalam Penerapan Aplikasi m-library Adapun kendala-kendala dalam penerapan aplikasi m-library, adalah sebagai berikut: 1) Masih banyak anggota perpustakaan yang belum mengetahui cara pengaksesan maupun adanya aplikasi ini, karena promosi dan sosialisasi oleh pihak perpustakaan terhadap pemustaka belum maksimal. Dan, aplikasi m-library masih terbatas hanya untuk anggota Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, sedangkan untuk pemustaka luar UGM masih belum bisa menikmati akses aplikasi m-library ini. 2) Masih kuarangnya variasi tampilan dalam aplikasi atau variasi background, sehingga terkesan menjenuhkan pada tampilan aplikasi m-library, serta kurangnya layanan upgrade aplikasi yang diberikan pihak pengembang software-sofware perpustakaan yang ada saat ini. 3) Aplikasi yang baru dirilis tahun lalu ini masih belum maksimal pemanfaatannya, dikarenakan masih sering terputusnya koneksi database dari perpustakaan maupun dari aplikasi pihak pengembang. Sehingga aplikasi m- Library tidak dapat diakses maupun digunakan dalam pelayanan dan akses informasi.
4. Solusi untuk Mengatasi Kendala-Kendala yang Ada Dalam Penerapan Aplikasi m-library Solusi untuk mengatasi kendala-kendala dalam penerapa aplikasi m-library adalah sebagai berikut: 1) Agar aplikasi m-library dimanfaatan semaksimal dan sebaik mungkin dalam penerapannya di perpustakaan, maka promosi di perpustakaan harus lebih ditingkatkan lagi. Dengan sosialisasi pemanfaatan m-library kepada para pemustaka diharapkan pemustaka akan memahami kegunaan, fungsi dan cara pengaksesan m-library Universitas Gadjah Mada. Serta, terus dikembangkannya aplikasi m-librray agar kedepannya aplikasi ini bisa diakses tidak hanya anggota Perpustakaan UGM, tapi juga bagi pemustaka dari luar Universitas Gadjah Mada. 2) Penambahan kualitas aplikasi atau fitur dan inovasi-inovasi baru agar para pemustaka bisa menggunakan aplikasi m-library dengan lebih baik dan mudah. Penambahan menu atau fitur baru, perubahan tampilan, layanan upgrade untuk aplikasi berbasis mobile yang semakin canggih dan mudah diakses serta digunakan pemustaka. 3) Untuk mengatasi masalah server, pihak perpustakaan menanggulanginya dengan melalukan perbaikan, peningkatan, serta melakukan pemeliharaan server dan jaringan secara berkala. Dan, terus bekerja sama dengan pihakpihak pengembang untuk terus memperbaiki dan mengembangkan aplikasi m- Library agar semakin mudah dalam koneksinya maupun mudah dalam pengaksesan informasinya.