BAB I PENDAHULUAN 1.6. Latar Belakang Masalah Perpustakaan sebagai institusi/organisasi perlu diukur dan dinilai. Karena, perpustakaan sebagai lembaga pengelola dokumentasi dan jasa informasi harus ditangani secara profesional dengan mengikuti ketentuan dan standarisasi pengukuran yang profesional pula. Untuk itu, perlu dikelola dengan pendekatan sistem manajemen jaminan mutu dan selalu diukur dan dievaluasi secara berkala menurut standar tertentu. Pegukuran kinerja yang tadinya hanya dilakukan oleh organisasi yang menerapkan TQM (Total Quality Manajement), kini mulai dibahas oleh para pimpinan perpustakaan di lingkungan internasional. Beberapa perpustakaan di berbagai negara mulai melakukan identifikasi dan melakukan uji coba pengukuran indikator kinerja di perpustakaan masing masing. Berbagai seminar internasional kemudian diselenggarakan khusus untuk membahas masalah tersebut, misalnya oleh University of Northumbria Newcastle tahun 1995, atau oleh ASLIB tahun 1996, dan 1997 (Sri Purnomowati, 2006). Berkat kerja keras sebuah komite, draft ISO 11620 mengenai indikator kinerja perpustakaan berhasil disampaikan pada konferensi IFLA ke 61 di Turki tahun 1995. Dalam kesempatan tersebut telah disosialisasikan 20 indikator kinerja yang dapat digunakan untuk semua jenis perpustakaan di semua negara (Carbone 1995). Setelah mengalami perubahan dan proses yang panjang, akhirnya draft tersebut resmi dipublikasikan pada tahun 1998. Ada beberapa aspek pengukuran kinerja perpustakaan yang perlu diukur, yaitu: biaya input, output (luaran), efektivitas dan ekstensivitas (Queensland Departement of Education Virtual Library 1995). Penjabaran secara rinci adalah sebagai berikut. Pengukuran biaya input perpustakaan adalah sumberdaya yang disediakan dan digunakan untuk mendukung jasa dan produk perpustakaan. Hal ini dapat diukur dalam bentuk: staf, peralatan, sistem, koleksi, gaji, komunikasi, pembelian koleksi, pengolahan koleksi, dll.
Pengukuran output (luaran) perpustakaan adalah hasil langsung dari penggunaan sumber daya (input), misalnya berupa jasa peminjaman, jasa penelusuran, jasa fotokopi dan sebagainya. Luaran tidak hanya dapat diukur dari jumlah jasa yang dihasilkan, tetapi juga hal-hal terkait seperti: kualitas output, ketepatan waktu layanan, ketersediaan dan kemudahan akses. Jumlah luaran, misalnya: jumlah peminjaman, jumlah permintaan penelusuran, jumlah fotokopi, adapun kualitas luaran dapat berupa: relevansi koleksi, ketepatan jawaban yang diberikan, relevansi hasil penelusuran. Ketepatan waktu layanan, misalnya: waktu yang dibutuhkan untuk menunggu proses peminjaman, waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh hasil penelusuran atau fotokopi. Ketersediaan jasa dapat berupa: jumlah jam buka perpustakaan, periode peminjaman, jumlah karyawan yang tersedia, sementara kemudahan akses, misalnya: jarak antara jasa dengan pemakai secara fisik atau waktu, proporsi koleksi yang boleh dipinjam, proporsi koleksi yang salah susun, proporsi koleksi yang dapat langsung digunakan pemakai dan lain-lain. Pengukuran efektivitas perpustakaan adalah efek luaran perpustakaan dilihat dari perspektif pemakai. Hal ini dapat diukur dari kepuasan dan jumlah jasa yang digunakan oleh pemakai. Jumlah jasa yang digunakan, misalnya: jumlah pengunjung perpustakaan, jumlah pemakai perpustakaan, jumlah permintaan, jumlah dokumen yang digunakan, persepsi dan kepuasan pemakai tentang jasa menyangkut kualitas, ketepatan waktu, ketersediaan dan kemudahan akses. Disamping itu, efektifitas dapat mencakup seberapa penting menurut pemakai hal-hal yang berkaitan dengan: ketepatan waktu, ketersediaan, kemudahan akses, kedalaman dan cakupan, termasuk juga maksud penggunaan dan manfaat yang diperoleh dari penggunaan jasa tersebut. Manfaat utama dari program pengukuran ini menurut peneliti adalah tersedianya umpan balik yang tepat, berarti dan objektif. Dengan hasil penilaian orang bisa melihat bagaimana mereka melakukan pekerjaannya, membandingkannya dengan standard kinerja, dan memutuskan apa yang harus dilakukan untuk melakukan perbaikan berdasarkan penilaian tersebut. Kinerja atau prestasi kerja (performance) dapat diartikan sebagai pencapaian hasil kerja sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku pada masing-masing organisasi. Dalam dunia perpustakaan pengertian kinerja perpustakaan adalah efektifitas jasa yang disediakan oleh perpustakaan dan efisiensi sumber daya yang dialokasikan serta digunakan untuk menyiapkan jasa tersebut. Adapun indikator
kinerja adalah pernyataan numerik, simbol atau verbal yang diperoleh dari statistik dan data perpustakaan yang digunakan untuk memberi ciri terhadap kinerja sebuah perpustakaan. Dalam ISO 11620 memuat pedoman cara penilaian kinerja 12 aspek perpustakaan melalui 29 indikator kinerja (Purnomowati 2003: 36-39) yaitu: Kepuasan Pemakai, Persentase Target Pemakai yang Dicapai, Kunjungan ke Perpustakaan perkapita, Ketersediaan Judul Dokumen, Penggunaan di Perpustakaan perkapita, Tingkat Penggunaan Dokumen, Pinjaman perkapita, Tingkat Ketepatan Jawaban yang Diberikan, Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Judul, Tingkat Keberhasilan Penelusuran Melalui Katalog Subyek, Ketersediaan Fasilitas, Tingkat Penggunaan Fasilitas, Tingkat Keterisian Kursi, Ketersediaan Sistem Automasi, dan Media Waktu Pengelolaan Dokumen. Saat ini ada pedoman lain untuk mengukur kinerja perpustakaan perguruan tinggi yang diterbitkan secara resmi selain yang diterbitkan oleh Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Indikator kinerja pada pedoman ini mengacu kepada Performance Indicator Measurement yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA). Semua pengukuran kinerja ini tercantum dalam ukuran kinerja menurut ISO 11620. Yang dijelaskan dalam makalah Saleh (2008: 1) Beberapa ukuran pada ISO 11620 sengaja belum disertakan dalam pedoman ini karena kemungkinan masih sulit diterapkan. Beberapa dari ukuran yang sudah disepakati oleh lokakarya dan pertemuan dengan para kepala perpustakaan perguruan tinggi se-indonesia pada tanggal 5 juli 2001 di Jakarta yaitu dengan judul Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam Rangka Penerapan Manajemen Modern. Pada perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan akademik memainkan perannya dalam kehidupan suatu perguruan tinggi. Sebagai pusat sumber informasi, perpustakaan memperoleh tempat utama dan sentral karena perpustakaan melayani semua fungsi perguruan tinggi. Untuk menjalankan fungsi tersebut, perpustakaan menyediakan pelayanan yang bersifat mutlak dan mendasar. Pelayanan yang diberikan akan mempengaruhi semua program perguruan tinggi, dan tanpa itu berarti penundaan berfungsinya perguruan tinggi sebagai pusat pembelajaran dan penelitian Di sini Perpustakaan USU sebagai penunjang Tridharma Perguruan Tinggi yang memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung visi, misi dan tujuan lembaga induknya. USU sebagai pusat pendidikan dan ilmu pengetahuan yang
mampu menghasilkan lulusan-lulusan yang dapat bersaing, berkualitas baik secara nasional dan internasional. USU juga mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan baik di lingkungan kerja, ilmu pengetahuan, penelitian, teknologi, seni dan budaya serta sebagai pusat rujukan dan konsultasi. Berkenaan dengan hal tersebut, perpustakaan USU berupaya semaksimal mungkin untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas serta perannya dalam mengikuti permasalahan-permasalahan perkembangan yang terjadi pada USU. Dalam 5 tahun terakhir ini, Perpustakaan USU mengalami perubahan yang sangat pesat, dimana perpustakaan mulai melakukan perubahan-perubahan yang sangat mendasar dari berbagai aspek baik perpustakaan manual keperpustakaan digital, pelayanan dengan penerapan manajemen mutu dan lain sebagainya. Yang tujuannya adalah untuk memberdayakan semua unsur baik pemerintah maupun civitas akademika USU. Pengguna utama perpustakaan USU adalah berorientasi pada mahasiswa, dosen dan civitas akademika yang mengutamakan kepuasan pengguna sebagai dasar penyelenggaraan perpustakaan. Usaha tersebut mendapatkan hasil yang menggembirakan yang ditandai dengan jumlah pengguna perpustakaan setiap tahunnya di rata-ratakan 15% sampai dengan 30%, yang dimulai dari tahun 2005 sampai dengan sekarang. Perpustakaan USU juga telah dilakukan evaluasi kinerja layanan perpustakaan dengan menggunakan metode perpustakaan perguruan tinggi sendiri dengan membandingkan hasil indikator setiap tahunnya, Libraries Quality (LibQual), dan Library Services Quality (LevQual). Pada tahun 2010 telah dilakukan evaluasi kinerja layanan Perpustakaan USU dengan menggunakan ISO 11620. (Dewiyana, 2010: 121-132). Dimana, evaluasi kinerja layanan tersebut dilakukan berdasarkan data realisasi pencapaian kinerja 2009. Evaluasi kinerja layanan Perpustakaan USU perlu dilakukan suatu pengukuran secara rutin dan berkesinambungan, dengan tujuan untuk mendapatkan unpan balik (feed back) oleh pengguna, yang kesemuanya dipengaruhi oleh hasil dari evaluasi dan perkembangan teknologi informasi. Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa begitu pentingnya dilakukan pengukuran kinerja perpustakaan USU yang memiliki indikator tersendiri untuk penilaian kinerja perpustakaan. Sampai saat ini pengukuran kinerja perpustakaan sudah pernah dilakukan, namun, hanya pada ISO 11620. Sementara peneliti ini membahas Performance Indicator Measurement yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA), dengan indikator yaitu: (1) Circulation percapita, (2) In-
Library Material Use percapita, (3) Library Visit percapita, (4) Program Attandance percapita, (5) Reference Transactions PerCapita, (6) Reference Fill Rate, (7) Title Fill Rate, (8) Subject and Autor Fill Rate, (9) Registration as a Percentage of Population, dan (10) Turnover Rate, yang mengacu pada Performance Indicator Measuremen. Berdasarkan uraian di atas bahwa untuk dapat hasil dan kondisi yang prima pada perpustakaan maka, peneliti berkeinginan untuk meneliti kembali bagaimanakah kinerja perpustakaan USU jika dilakukan pengukuran dan penilaian. Kemudian, judul penelitian ini adalah Pengukuran Kinerja Perpustakaan Tahun 2010 Berdasarkan ISO 11620. 1.7. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana kinerja perpustakaan USU, jika dilakukan pengukuran yang mengacu pada Performance Indicator Measurement yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA), yang selanjutnya dijelaskan sebagai berikut: 1. Bagaimana Circulation percapita pada perpustakaan USU tahun 2010? 2. Bagaimana In-Library Material Use percapita pada perpustakaan USU tahun 2010? 3. Bagaimana Library Visit percapita pada perpustakaan USU tahun 2010? 4. Bagaimana Program Attandance percapita pada perpustakaan USU tahun 2010? 5. Bagaimana Reference Transactions PerCapita pada perpustakaan USU tahun 2010? 6. Bagaiman Reference Fill Rate pada perpustakaan USU tahun 2010? 7. Bagaiman Title Fill Rate pada perpustakaan USU tahun 2010? 8. Bagaiman Subject and Autor Fill Rate pada perpustakaan USU tahun 2010? 9. Bagaiman Registration as a Percentage of Population, pada perpustakaan USU tahun 2010? 10. Bagaiman Turnover Rate pada perpustakaan USU tahun 2010?
1.8. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kinerja perpustakaan USU berdasarkan ISO 11620. Lebih rinci tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui: 1. Circulation percapita pada perpustakaan USU tahun 2010; 2. In-Library Material Use percapita pada perpustakaan USU tahun 2010; 3. Library Visit percapita) pada perpustakaan USU tahun 2010; 4. Program Attandance percapita pada perpustakaan USU tahun 2010; 5. Reference Transactions PerCapita pada perpustakaan USU tahun 2010; 6. Reference Fill pada perpustakaan USU tahun 2010; 7. Title Fill pada perpustakaan USU tahun 2010; 8. Subject and Autor Fill Rate pada perpustakaan USU tahun 2010; 9. Registration as a Percentage of Population pada perpustakaan USU tahun 2010; 10. TurnoverRate pada perpustakaan USU tahun 2010. 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini secara praktis dan teoritis berguna sebagai masukan, dapat membenahi manajemen, pelayanan, minat baca sehingga bermanfaat sebagai sumber belajar secara optimal. Dan hasil penelitian ini berguna untuk: 1. Perpustakaan USU, dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk pengembangan perpustakaan selanjutnya. 2. Peneliti lanjutan, dapat dijadikan sebagai referensi dalam penelitian pada masalah yang sama. 3. Program Studi, sebagai khasanah pengetahuan dan dapat bermanfaat dalam meningkatkan wawasan dalam bidang dokumentasi dan jasa informasi. 1.5. Ruang Lingkup Berdasarkan latar belakang, rumusan, tujuan dan manfaat penelitian ini, maka ruang lingkup yang menjadi batasan masalah dalam penelitian ini adalah mengkaji tentang Pengukuran kinerja perpustakaan USU Tahun 2010 berdasarkan ISO 11620 yang mengacu pada Performance Indicator Measurement yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA) Dalam penelitian ini peneliti melakukan pengukuran dengan menggunakan metode deskriptif dokumentasi dan pengamatan langsung ke Perpustakaan.