PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PUSAT KERJASAMA LUAR NEGERI SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN 2012
KATA PENGANTAR Dengan kehadiran Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI), maka adanya suatu keawajiban dan tanggung jawab dari unit dan satuan kerja untuk mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Peranan Sistem Pengendalian Intern (SPI) sangat penting guna mempersempit atau mengurangi kesempatan berbagai bentuk penyimpangan dan korupsi di instansi pemerintah. Oleh karena itu, Pusat Kerjasama Luar Negeri mencoba memberikan suatu bentuk kontribusi dengan menyusun dan menerbitkan Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern yang dimaksudkan sebagai pedoman maupun acuan di dalam penerapan SPI lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri. Melalui Petunjuk pelaksanaan ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan nilai tambah satuan kerja Pusat Kerjasama Luar Negeri serta pemangku kepentingan (stakeholder) dalam upaya untuk mencegah segala bentuk penyimpangan dan ketidakpatuhan serta senantiasa memenuhi prinsip good governance. Kami menyadari penyusunan Petunjuk Pelaksanaan ini dirasa masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu Sangat diharapkan adanya perkembangan dan sumbangan pemikiran dari berbagai pihak untuk perubahan terhadap petunjuk pelaksanaan ini lebih lanjut. Jakarta, Juni 2012 Kepala Pusat Kerjasama Luar Negeri Dr.Suryadi Abdul Munir
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN... 1 A. LATAR BELAKANG... 1 B. DASAR HUKUM PELAKSANAAN... 1 C. MAKSUD DAN TUJUAN... 1 D. WAKTU PELAKSANAAN PENILAIAN... 2 E. PENGERTIAN... 2 BAB II SPI PUSAT KLN...4 A. TUPOKSI, VISI & MISI... 4 B. RUANG LINGKUP PENGENDALIAN... 5 BAB III MONITORING DAN EVALUASI... 10 A. LINGKUP MONITORING... 10 B. PELAKSANAAN DAN OBYEK MONITORING DAN EVALUASI... 10 C. TEKNIS MONITORING DAN EVALUASI... 10 BAB IV PELAPORAN... 11 BAB V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN... 12 A. PENGENDALIAN TERHADAP REALISASI PELAKSANAAN KEGIATAN... 12 BAB VI PENUTUP... 14
A. Latar Belakang BAB. I PENDAHULUAN Setiap Instansi Pemerintah dituntut untuk mampu mengelola keuangan negara yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Oleh karena itu pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang yang efektif dan efisien, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Pusat Kerjasama Luar Negeri sebagai salah satu unit eselon II Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian berkomitmen untuk melaksanakan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Hal ini diwujudkan dengan pembentukan tim Satuan Pelaksana (Satlak) PI Pusat Kerjasama Luar Negeri yang mempunyai tugas membina pelaksanaan SPI dilingkungan Pusat Kerjasama Luar Negeri, melalui sosialisasi, bimbingan, pemantauan, evaluasi, penilaian terhadap pelaksanaan SPI dan melaporkan kepada pengarah SPI yaitu Kepala Pusat Kerjasama Luar Negeri. Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini akan dilakukan secara berkala untuk merespon perkembangan yang terkait dengan Prinsip-prinsip pengawasan. B. Dasar Hukum Pelaksanaan Dasar hukum penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Pusat Kerjasama Luar Negeri, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian adalah: 1. Undang undang Nomor 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (LN tahun 2007 Nomor 17, TLN Nomor 4286) 2. Undang undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan (LN tahun 2004 Nomor 5, TLN Nomor 4355) 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 4. Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (LN Tahun 2012 Nomor 73, TLN Nomor 412); 5. Keputusan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 6. Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 720/Kpts/OT.140/12/2006 tentang Pedoman Administrasi Keuangan Departemen Pertanian; 7. Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 61/Kpts/OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertanian; C. Maksud dan Tujuan Memberikan acuan bagi Tim Satlak PI dalam melaksanakan penilaian penerapan SPI dilingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri 1
D. Waktu Pelaksanaan Penilaian Penilaian terhadap penerapan SPI dilaksanakan setiap semester E. Pengertian 1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis, efektif, efisien dan transparan. 2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan. 4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. 5. Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif 7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah. 8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. 9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan. 10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan 11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 2
12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan. 3
BAB II SPI PUSAT KERJASAMA LUAR NEGERI A. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi,Misi dan Tujuan, Program dan kegiatan 1. Tugas pokok dan Fungsi Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian nomor 61/Kpts/OT.140/10/2010 Bab XVII, disebutkan Pusat Kerjasama Luar Negeri merupakan satu unsur pendukung Kementerian Pertanian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal. Pusat Kerjasama Luar Negeri mempunyai tugas melaksanakan melaksanakan penyelenggaraan kerja sama luar negeri di bidang pertanian Dalam melaksanakan tugas tersebut, Pusat Kerjasama Luar Negeri menyelenggarakan fungsi: 1. Penelaahan, penyusunan program, dan penyiapan pelaksanaan kerja sama bilateral di bidang pertanian; 2. Penelaahan, penyusunan program, dan penyiapan pelaksanaan kerja sama regional di bidang pertanian; 3. Penelaahan, penyusunan program, dan penyiapan pelaksanaan kerja sama multilateral di bidang pertanian; 4. Pelaksanaan urusan atase pertanian; dan 5. Pelaksanaan urusan tata usaha Pusat Kerja sama Luar Negeri. 2. Visi & Misi Dalam rangka meningkatkan kerjasama di bidang pertanian di dalam forum bilateral, regional, dan multilateral, maka Pusat Kerjasama Luar Negeri merumuskan Visi yakni Menjadi institusi terdepan dalam melaksanakan kerjasama luar negeri bidang pertanian yang sehat, berintegritas dan dinamis Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tersebut, maka Misi Pusat Kerjasama Luar Negeri dirumuskan sebagai berikut : 1. Terciptanya mutu pelayanan kerjasama luar negeri bidang pertanian yang efisien dan efektif 2. Tersusunnya rumusan kebijakan kerjasama luar negeri yang mendukung Grand Strategy pembangunan pertanian nasional 3. Tersusunnya program dan perencanaan kerjasama luar negeri bidang pertanian melalui forum kerjasama bilateral, regional dan multilateral 4
4. Terwujudnya peran sebagai leading diplomasi dan negosiasi bidang pertanian di forum Internasional 5. Terdiseminasikannya hasil kesepakatan kerjasama luar negeri bidang pertanian yang berkesinambungan 6. Terlaksananya pemantauan dan evaluasi hasil kesepakatan kerjasama luar negeri bidang pertanian 7. Terlaksananya fungsi pelayanan organisasi yang prima, 3. Tujuan & Sasaran Strategis Dalam rangka untuk mewujudkan visi dan misi Pusat Kerjasama Luar Negeri, maka tujuan yang ingin dicapai adalah:meningkatkan kerjasama teknis dan ekonomi Indonesia melalui kerangka Kerjasama Bilateral, Regional dan Multilateral. Guna mencapai tujuan yang diinginkan maka Pusat Kerjasama Luar Negeri menyusun sasaran organisasi dimana masing-masing sasaran dimaksud terdapat indikator kinerja yang ingin dihasilkan selama periode tahun 2010-2014, dimana sasaran yang ingin dicapai adalah terjalinnya kerjasama dengan pihak luar negeri, baik negara maupun lembaga internasional yang saling menguntungkan dan berkelanjutan dalam bidang pertanian. B. Ruang Lingkup Pengendalian Pusat Kerjasama Luar Negeri a) Lingkup Penilaian Ruang penilaian penerapan SPI difokuskan pada Program meningkatnya realisasi kegiatan kerjasama luar negeri dalam mendukung pembangunan pertanian baik melalui forum bilateral, regional maupun multilateral. Kegiatan strategis yang dipilih sebagai uji petik SPI adalah Prosentase realisasi kegiatan kerjasama luar negeri dalam mendukung pembangunan pertanian baik melalui forum bilateral, regional dan multilateral. Pemilihan kegiatan ini atas pertimbangan karena dinilai memiliki tingkat resiko yang sangat besar atas keberhasilan program utama Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian.Kriteria penilaian SPI berdasarkan lima Unsur SPI yang meliputi (a) Lingkungan Pengendalian dengan bobot 20%, (B) Penilaian Resiko dengan bobot 15%, (c) Kegiatan Pengendalian dengan bobot 40% (d) informasi dan Komunikasi dengan bobot 10% dan (e) Pemantauan dengan bobot 15%. b) Pelaksanaan dan Obyek Penilaian Pelaksanaan penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak Pusat Kerjasama Luar Negeri yang disebut sebagai enumerator sedangkan obyek penilaian adalah penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di masing-masing unit kerja yang disebut sebagai responden. c) Teknis Penilaian 5
Dalam melakukan penilaian lima unsur tersebut digunakan instrumen berupa checklist. daftar uji yang dinilai minimal mencakup komponen sebagaimana pada tercantum pada checklist. apabila masih ada cakupan daftar uji yang dipandang signifikan mendukung penerapan SPI dapat ditambahkan pada masing-masing aspek. Dalam setiap unsur SPI terdiri dari beberapa sub unsur. Setiap sub unsur terdiri dari beberapa pertanyaan dengan jawaban dengan jawaban ya atau tidak. Untuk setiap jawaban ya diberi nilai satu, sedangkan untuk jawaban tidak diberi nilai nol. Selain itu pada setiap jawaban ya harus diserta dengan bukti beupa dokumen pendukungnya. Nilai masing-masing unsur dihitung dari jumlah jawaban ya dibandingkan dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya dikalikan dengan bobot masingmasing unsur, dengan rumus sebagai berikut : Jumlah jawaban ya x 100% x bobot Total nilai merupakan jumlah nilai dari lima unsur SPI. 1. Lingkungan Pengendalian (bobot 20%) Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana didalamnya telah terbangun sitem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan pengendalian memerlukan: (a) Organisasi, (b) Sumber Daya Manusia, (c) kebijakan, (d) prosedur. 2. Penilaian Resiko (bobot15%) Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Organisasi. Manajemen pengelolaan resiko adalah cara bagaimana menangani semua resiko ( baik dari dalam maupun dari luar organisasi) yang ada didalam instansi pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian resiko terdiri dari identifikasi resiko dan penganan resiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengendalian resiko Dalam pelaksanaan penilaian resiko diperlukan data dan informasi mengenai pelaksanaan : a) Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan diawal (perencanaan), dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan. v Penetapan titik kritis pada kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis, penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas 6
sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan. v Menyususun Daftar Resiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah diidentifkasi tersebut selanjutnya direkapitulasi dalam daftar risiko. Berdasarkan daftar resiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani resiko yang telah diidentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya resiko. DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA) UNIT KERJA : NAMA PIMPINAN : NIP : KEGIATAN : TUJUAN : NO. RESIKO PENYEBAB DAMPAK Disetujui tanggal Pimpinan unit Kerja Disusun tanggal Penyusun b) Pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan resiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan resiko yang lebih baik dikemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan. c) Mekanisme dan prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penatapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, 7
mekanisme penilaian risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan terhadap tiga sub unsur meliputi identifikasi, penanganan serta pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko. 3. Kegiatan pengendalian Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik kritis. Penilaian kegiatan pengendalian dilakukan terhadap dua sub unsur meliputi aktivitas pengendalian dan penguatan kegiatan pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi (bobot 10%) Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Pimpinan unit kerja wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus melalui Pencatatan dan pelaporan a) Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akanmenjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal b) Pelaporan Pimpinan unit kerja berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara dan catatan atas laporan Barang (SIMAK-BMN). Sedangkan laporan substansi 8
teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan anggaran, pencapaian target fisik, kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu jujur, obyektif, akurat, tepat waktu dapat dimengerti dan dapat dipercaya/diandalkan berdaya banding (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberikan keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh unit kerja telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, dan pengamanan aset. 5. Pemantauan Pengendalian Intern (bobot 15%) Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindalanjuti, kegaiatan pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai rekomendasi hasil pengawasan. Dapat berupa tindakan administratif dan penyelesaian kerugian negara. a. Tindakan Administratif Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin pegawai sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Rekomendasi yang terkait dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan mememinta Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita Acara Pemeriksaan. b. Kerugian Negara Tindak lanjut terhadap peneyelesaian kerugian negara secara damai, tuntutan ganti rugi (TGR) dn tuntutan perdata, tuntutan perbendaharaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamananaset negara dan peraturan perundang-undangan. Penilaian pemantauan pengendalian intern dilakukan terhadaptiga sub unsur meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit. 9
BAB. III MONITORING DAN EVALUASI Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI bertujuan untuk mengetahui kesesuaian/konsentrasi capaian penerapan penilaian SPI pada setiap unit kerja lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri sebagaimana yang dilaporkan dalam bentuk laporan perkembangan penerapan SPI setiap triwulan dan tahunan. Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI diharapkan dapat berfungsi sebagai tindakan korektif terhadap penerapan lima unsur SPI sehingga pelaksanaan SPI di lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri dapat terlaksana sesuai dengan Peraturan Perundangan dan Pedoman yang ada. A. Lingkup Monitoring dan Evaluasi Ruang lingkup monitoring dan evaluasi penilaian penerapan SPI adalah lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri. B. Pelaksanaan dan Obyek Monitoring dan Evaluasi Pelaksana monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI Pusat Kerjasama Luar Negeri, sedangkan obyek monev adalah unit kerja lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri. C. Teknis Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap semester dengan metode laporan pelaksanaan kegiatan masing-masing Bagian dan wawancara untuk selanjutnya dilakukan analisis dan kajian. Hasil monev disusun dalam bentuk laporan hasil Monev penilaian penerapan SPI yang dibuat minimal satu tahun sekali. 10
BAB. IV PELAPORAN Laporan penilaian penerapan lima unsur SPI disusun oleh tim Satlak PI dan dilaporkan kepada penanggungjawab unit kerja paling lambat pada minggu kedua bulan berikutnya setelah semester berakhir. Laporan berisi penjabaran hasil penilaian disertai rekomendasi penyempurnaan pelaksanaan SPI di Pusat Kerjasama Luar Negeri, selanjutnya Kepala Pusat Kerjasama Luar Negeri menetapkan kebijakan penerapan SPI Pusat Kerjasama Luar Negeri. 11
BAB. V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI, kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Pusat Kerjasama Luar mencakup pengendalian aspek strategis, yaitu: Pengendalian terhadap realisasi pelaksanaan kegiatan Kerjasama Luar Negeri bidang pertanian dalam kerangka Bilateral, Regional, dan Multilateral. 5.1. Pengendalian terhadap realisasi pelaksanaan kegiatan kerjasama luar negeri 1. Tujuan dan Sasaran pengendalian terhadap realisasi pelaksanaan kegiatan kerjasama luar negeri adalah : adalah mendukung percepatan program pembangunan pertanian untuk pencapaian tujuan instansi. 2. Sasaran kegiatan adalah terjalinnya kerjasama dengan pihak luar negeri, baik negara maupun lembaga internasional yang saling menguntungkan dan berkelanjutan dalam bidang pertanian. A. Indikator kinerja pengendalian terhadap Pusat Kerjasama Luar Negeri 1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan 2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan 4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan 5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh B. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian terhadap proses Kerjasama Luar Negeri berupa : 1. Laporan Kegiatan kerjasama antar Negara RI dengan Negara Negara di dunia dalam bidang pertanian. 2. Laporan kegiatan bersama dengan organisasi organisasi internasional 3. Tercapainya target kesepakatan dengan Negara negara Mitra 4. Mendukung kegiatan Internasional untuk pengembangan bidang pertanian 5. Meningkatnya kerjasama internasional melalui kerjasama forum bilateral, regional maupun multilateral 12
C. Penanggungjawab dan personil pelaksana Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana. Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani bidang bilateral, regional maupun multilateral. D. Waktu pelaksanaan Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan program/ kegiatan strategis (kegiatan strategis dalam meningkatkan kerjasama bidang bilateral, regional, dan multilateral) E. Tahapan 1. Identifikasi dan Inventarisasi jenis maupun bentuk kerjasama luar negeri 2. Penetapan tujuan dan sasaran 3. Penetapan indikator kinerja 4. Pelaksanaan peningkatan kerjasama luar negeri melalui bidang bilateral, regional maupun multilateral. 5. Pembuatan laporan kesepakatan 13
BAB. VI PENUTUP Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Pusat Kerjasama Luar Negeri ini disusun untuk dijadikan sebagai petunjuk bagi Tim Satlak PI untuk melakukan penilaian SPI lingkup Pusat Kerjasama Luar Negeri sehingga penilaiannya dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel. Petunjuk pelaksanaan ini bersifat dinamis untuk mengakomodasikan berbagai hal terkait penilaian sistem pengendalian intern Pusat Kerjasama Luar Negeri dalam menyelenggarakan pengelolaan kerjasama luar negeri dalam bidang forum bilateral, regional dan multilateral. Penyusun menyadari bahwa petunjuk pelaksanaan ini masih banyak terdapat kelemahan, sehingga masukan dari berbagai pihak sangat diharapkan demi penyempurnaan petunjuk pelaksanaan ini 14