BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Koperasi PT PLN Persero Penyalur dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali atau yang disingkat dengan nama KPK PLN P3B JB pada mulanya bernama Koperasi Pegawai Kantor PLN Pusat Pengatur Beban Sistem Tenaga Listrik Se-Jawa dan Bali atau disingkat KPK PLN P2B, dibentuk pada tanggal 23 Oktober 1985 oleh para pegawai yang bekerja di wilayah KPK PLN Pusat Pengatur Beban Sistem Tenaga Listrik Se-Jawa dan Bali, diantaranya yaitu : Oscar Bossum, Drs. Kardi Sastrawinata, Ir. Armoza Nasution, Ir. Lili Tjarli Tahlan dan Suharjanto. Akta Pendiria KPK PLN P2B disahkan di Kantor Departemen Koperasi Propinsi Jawa Barat pada tanggal 21 Agustus 1986. Seiring dengan perubahan yang terjadi di struktur PT. PLN P2B yang berubah menjadi PT. PLN P3B JB sampai dengan saat ini berjumlah kurang lebih 530 orang termasuk pensiunan. Usaha Koperasi yang berjalan saat ini meliputi : usaha toko, usaha simpan pinjam, usaha jasa sewa kendaraan dan jasa sewa komputer. Memasuki usia seperempat abad, Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali terus berbenah diri dari segi struktur orhanisasi dan juga mutu pelayanan ke konsumen. Pelayanan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali meliputi semua aspek dari seluruh bagian yang terdapat didalam PT PLN Persero P3B Jawa Bali, yang nantinya sangat bermanfaat bagi seluruh pegawai dan anggota Koperasi yang berperan aktif didalamnya. Koperasi Pegawai Kantor PT PLN Persero Penyalur dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali adalah sekumpulan karyawan PT PLN Persero P3B Jawa Bali yang bekerja sama demi kesejahteraan bersama, secara garis besarnya Koperasi adalah organisasi ekonomi rakyat yang berwatak sosial dan beranggotakan orang orang, badan badan hukum koperasi yang merupakan tata 48
49 susunan ekonomi sebagai usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan diantara pegawai Kantor PT. PLN Persero P3B Jawa Bali. Pada tahun 2011 dan tahun 2012, Koperasi Pegawai Kantor PT PLN Persero P3B Jawa Bali telah mendapat Piagam Penghargaan dari Walikota Depok atas Prestasinya sebagai Koperasi berprestasi tingkat Kota Depok. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Visi dari Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali adalah Menjadikan koperasi sebagai mitra usaha yang mandiri dan professional. 3.1.2.2 Misi Misi dari Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali adalah : - Mensejahterakan anggota adalah tujuan utama - Menjalankan usaha secara jujur, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan - Pengembangan usaha dengan menjalin kerjasama secara professional dan profitable 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan Sesuai Anggaran Dasar Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali Bab VI pasal 22 dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali pasal 11, Struktur Organisasi Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali dalam menjalankan usaha sebagai berikut :
50 Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : KPK PT PLN Persero P3B Jawa Bali) 3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sesuai Anggaran Rumah tangga (ART) Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali Bab VII pasal 12 ayat (5) dan Anggaran Dasar Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali Bab VI pasal 23, tugas pokok Pengurus dan Badab Pengawas diatur sebagai berikut : 1. Ketua Bertanggungjawab atas pengelolaan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali secara keseluruhan 2. Wakil Ketua Bersama Ketua mengelola Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali secara keseluruhan Mewakili ketua dalam pengelolaan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali bila Ketua berhalangan 3. Sekretaris Bertanggung jawab atas kegiatan Administrasi Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali meliputi : Merencanakan dan melaksanakan administrasi kepegawaian Melaksanakan tata laksana surat dan kearsipan
51 Membuat administrasi keluar dan masuknya keanggotaan Membuat buku tamu Membuat buku induk anggota Mempersiapkan agenda rapat Menyimpan / mengarsip surat surat penting seperti Pengesahan Badan Hukum, AD/ART, SIUP, NPWP, PKP, TDR/Sertifikasi Usaha, dan lain lain Membuat SPPD Karyawan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan kegiatan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali 4. Bendahara Bertanggungjawab atas pengelolaan Keuangan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali meliputi : Membuat perencanaan Anggaran Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran Keuangan Mengendalikan, monitoring dan pelaporan keuangan Melaksanakan pencatatan pembukuan atas penerimaan dan pengeluaran uang Mengurus pembayaran asuransi dan pajak pajak Membuat pertanggungjawaban keuangan Membua laporan embukuan / akuntansi secara berkala Melaksanakan inventaris atas asset Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali Menyimpan / mengarsip dokumen keuangan / akuntansi Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan Ketua 5. Badan Pengawas Bertanggungjawab atas pengawasan pengelolaan Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali secara keseluruhan
52 6. Manager Jasa Kendaraan 7. Manager Toko Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan jasa kendaraan dan mengaturnya pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali 8. Manager Simpan Pinjam Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan simpan pinjam dan mengaturnya pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali 9. Manager Umum Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan koperasi secara umum dan mengaturnya pada Koperasi PT PLN Persero P3B Jawa Bali 10. Admin Posisi Admin dalam struktur organisasi terletak di bawah setiap Manager yang ada. Bertugas menangani segala kegiatan operasional didalam koperasi seperti : mencatat transaksi sehari hari, membuat laporan, dan kegiatan operasional lainnya 11. Kasir Posisi Kasir dalam struktur organisasi terletak di bawah setiap Manager yang ada. Bertugas sebagai pihak yang menerima uang dan mengeluarkan uang dalam koperasi. 12. Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) Bertanggung jawab dalam pengembangan dan administrasi Sumber Daya Manusia, pengelolaan kegiatan kesekretariatan dan umum untuk menjamin kelancaran operasional, serta melaksanakan kegiatan ehumasan dan pemberdayaan lingkungan. Untuk melaksakan tanggung jawab sebagaimana disebutkan di atas, Bagian SDM dan Administrasi mempunyai fungsi : a. Mencatat dan melaksanakan inventarisasi fasilitas kantor serta menyusun rencana dan melaksanakan pemeliharannya. b. Melaksanakan Administrasi kepegawaian, membuat perhitungan dan melaksanakan pembayaran hak-hak pegawai sesuai ketentuan yang ada.
53 c. Menyusun dan memelihara Data Induk Kepegawaian serta melaksanakan monitoring dan evaluasi SDM. d. Melaksanakan pembinaan SDM serta menyusun rencana pengembangan SDM. e. Merencanakan dan mengelola kegiatan kesekretariatan, umum dan KS. f. Mengatur penyelesaian masalah hukum yang terkait dengan masalah kedinasan, baik di lingkungan internal maupun eksternal. g. Mengatur dan melaksanakan program kehumasan dan pemberdayaan lingkungan. h. Menyusun laporan sesuai bidang tugas bagian SDM dan Administrasi. 3.2 Analisis Sistem Informasi Berjalan 3.2.1 Prosedur Perekrutan Anggota Calon anggota yang ingin melakukan pendaftaran mendatangi koperasi untuk mendapatkan form pendaftaran. Calon anggota akan dilayani oleh Admin. Setelah calon anggota mengisi form pendaftaran, admin akan mengecek apakah anggota telah memenuhi syarat untuk menjadi anggota koperasi. Apabila calon anggota telah memenuhi syarat sebagai anggota koperasi, maka admin akan memberikan formulir pendaftaran kepada Sekretaris untuk mendapatkan nomor anggota koperasi. Nomor anggota koperasi akan diberikan ke Admin, untuk di input kedalam Microsoft Excel. Lalu Admin akan memotong iuran pokok anggota dan menentukan iuran wajib yang harus dibayarkan setiap bulannya sesuai grade karyawan.
54 act Perekrutan Anggota Koperasi anggota admin Sekretaris Melakukan Pendaftaran Memberi Form Pendaftaran Mengisi Form Mengecek Persyaratan Memenuhi Persyaratan [Tidak] sesuai [Ya] Memberi Formulir Pendaftaran Menyetujui Formulir Pendaftaran Memberi Nomor Anggota Koperasi Mencatat Data Anggota Baru Melakukan Pemotongan Simpanan Pokok Anggota Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Perekrutan Anggota
55 3.2.2 Prosedur Pembayaraan Iuran Anggota Koperasi Pembayaran iuran anggota koperasi / simpanan wajib anggota dimulai pada saat admin memberikan daftar iuran anggota koperasi ke bagian SDM PLN. Bagian SDM PLN akan melakukan pemotongan berdasarkan iuran wajib anggota dari gaji karyawan. Setelah pemotongan berhasil dilakukan maka SDM PLN akan membuat bukti pemotongan yang nantinya akan diserahkan kepada Admin koperasi. Admin akan mengecek rekening koperasi untuk melihat apakah jumlah iuran wajib yang disetorkan sesuai dengan daftar iuran wajib yang diberikan. Lalu Bendahara akan melakukan update data terhadap simpanan wajib yang telah diterima.
56 act Prosedur Pemotongan Simpanan Wajib Admin SDM Bendahara Melaporkan Daftar Simpanan Waj ib Anggota Koperasi Mengumpulkan Data Potongan Simpanan Wajib Anggota Koperasi Melakukan Pemotongan Membuat Laporan Potongan Simpanan Wajib Anggota Koperasi Menerima Laporan Potongan Simpanan Waj ib Anggota Koperasi Mengecek Rekening Koperasi Mengupdate Total Simpanan Wajib Yang Dimiliki Anggota Koperasi Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Pembayaran iuran anggota koperasi
57 3.2.3 Prosedur Kredit Pinjaman Prosedur Kredit Pinjaman berawal dari anggota yang ingin mengajukan pinjaman dengan mendatangi koperasi untuk mengambil formulir permohonan pinjaman. Formulir permohonan pinjaman yang telah diisi lalu diterima oleh Admin, Admin mengecek daftar pinjaman anggota untuk memutuskan apakah anggota telah memenuhi syarat untuk melakukan pinjaman atau tidak. Apabila pemohon masih memiliki sisa pinjaman dari pinjaman sebelumnya sebesar 40%, maka pemohon dapat atau dipebolehkan menambah kredit pinjaman. Dalam melakukan pinjaman terdapat bunga yaitu sebesar 1% dalam bentuk uang dan 1,5% dalam bentuk barang. Akan dikenakan denda terhadap anggota yang melakukan pinjaman bila telat membayar angsuran. Formulir permohonan dan daftar pinjaman anggota yang bersangkutan akan diberikan kepada Manager Simpan Pinjam, Manager Simpan Pinjam akan melakukan verifikasi permohonan pinjaman yang dilakukan oleh anggota yang bersangkutan. Apabila Manager Simpan Pinjam memutuskan untuk menolak permohonan pinjaman, maka anggota anggota harus melunasi sisa pinjaman sebelumnya. Apabila permohonan pinjaman diterima oleh Manager Simpan Pinjam, maka Admin akan memperoleh hasil verifikasi pinjaman dan menginformasikan kepada anggota yang bersangkutan bahwa permohonan pinjaman telah disetujui. Bagian Keuangan menerima formulir pinjaman yang telah diverifikasi dari Admin, kemudian bagian Keuangan akan membuatkan bukti pembayaran. Salinan bukti pembayaran akan diberikan kepada Bendahara dan Ketua Koperasi untuk diverifikasi. Hasil verifikasi diterima oleh Kasir, lalu Kasir akan mencairkan dana pinjaman untuk diterima oleh anggota koperasi yang bersangkutan.
58 act Prosedur Kredit Pinjaman Anggota Admin Manager Simpan Pinjam Bagian Keuangan Bendahara Ketua Kasir Mengajukan Pinj aman Mengambil Formulir Permohonan Pinjaman Menerima Formulir Permohonan Pinjaman Mengecek Daftar Pinjaman Anggota Menerima Formulir dan Daftar Pinjaman Memv erifikasi Permohonan Pinjaman Mendapatkan Hasil Verifikasi Pinjaman Melunasi Sisa Pinjaman [Kewajiban > 40%] [Kewajiban < 40%] Menerima Persetujuan Permohonan Menerima Formulir Pinj aman yang Telah Div erifikasi Pinj aman Membuat Bukti Pemberian Pinjaman Menerima Bukti Pemberian Pinjaman Menerima Bukti Pemberian Pinjaman Menerima Bukti Pemberian Pinjaman Memberi Pinjaman Menerima Pinjaman Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Kredit Pinjaman 3.2.4 Prosedur Permohonan Simpanan Sukarela Prosedur Permohonan Simpanan Sukarela dimulai pada saat dimana anggota koperasi mengajukan permohonan untuk mengajukan sumbangan sukarela yang besarnya tidak ditentukan oleh koperasi. Lalu Admin koperasi menyerahkan form permohonan sumbangan sukarela untuk diisi oleh anggota koperasi yang bersangkutan lalu setelah Admin memberi
59 form tersebut anggota yang bersangkutan mengisi form tersebut dan setelah mengisi form tersebut Admin akan mencatat data sumbangan sukarela yang dikehendaki oleh anggota koperasi yang bersangkutan. Lalu Admin akan memberitahukan kepada Manajer Simpan Pinjam yang dimana Manager Simpan Pinjam akan memverfikasi permohonan sumbangan sukarela tersebut. Setelah diverifikasi anggota koperasi yang bersangkutan akan menyerahkan uang sumbangan sukarela yang telah diajukan kepada Kasir koperasi. Setelah itu Kasir koperasi akan mencatat sumbangan tersebut.
60 act Permohonan Sumbangan Sukarela Anggota Admin Manager Sinjam Kasir Mengajukan permohonan simpanan sukarela Memberikan form permohonan simpanan Menyerahkan data simpanan sukarela Mencatat data simpanan sukarela Memv erifikasi permohonan simpanan sukarela Menyerahkan jumlah simpanan Mencatat simpanan sukarela Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Permohonan Sumbangan Sukarela
61 3.2.5 Prosedur Pembayaran Angsuran Prosedur Pembayaran Angsuran dimulai pada saat bagian Keuangan mengecek jadwal jatuh tempo pembayaran angsuran kredit anggota. Dari hasil pengecekan bagian keuangan membuat daftar tagihan pembayaran angsuran. Daftar tagihan diberikan kepada bagian SDM PLN lalu bagian SDM melakukan pemotongan angsuran yang diambil dari gaji karyawan. Setelah pemotongan telah dilakukan oleh bagian SDM, lalu akan dibuatkan bukti pemotongan pembayaran angsuran yang diberikan kepada Admin. Admin mengecek rekening koperasi untuk melihat apakah jumlah pembayaran angsuran sesuai dengan daftar tagihan. Admin membuat bukti pembayaran angsuran yang diberikan kepada anggota.
62 act Prosedur Pembayaran Angsuran Bagian Keuangan SDM PLN Admin Anngota Mengecek Jadwal Jatuh Tempo Pembayaran Angsuran Kredit Membuat Daftar Tagihan Menerima Dafta Tagihan Melakukan Pemotongan Membuat Bukti Pemotongan Menerima Bukti Pemotongan Mengecek Rekening Koperasi Membuat Bukti Pembayaran Angsuran Menerima Bukti Pembayaran Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Pembayaran Angsuran 3.2.6 Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela Prosedur Penarikan SImpanan Sukarela dimulai pada saat dimana anggota koperasi ingin melakukan penarikan terhadap simpanan sukarela yang telah
63 dilakukan selama menjadi anggota koperasi, dalam proses ini berbeda dengan melakukan pinjaman karena dalam proses ini anggota koperasi telah memiliki simpanan sukarela nya masing masing. Dalam melakukan penarikan anggota koperasi mendatangi Admin Koperasi untuk mengisi formulir penarikan simpanan sukarela. Lalu Admin akan mengecek daftar simpanan sukarela dan mencocokan dengan saldo simpanan terhadap besaran jumlah simpanan yang diambil oleh anggota tersebut. Setelah dicek maka Admin akan melaporkan terhadap Manajer Sinjam bahwa ada anggota koperasi yang telah melakukan penarikan. Lalu Manajer Sinjam akan melaporkan terhadap Bendahara dan Ketua Koperasi tentang hal penarikan tersebut. Lalu bagian Kasir akan menerima bukti uang keluar terhadap penarikan tersebut dan menyiapkan uang yang sesuai dengan bukti dari Bendahara. Setelah selesai maka uang tersebut dapat diberikan kepada anggota koperasi yang telah mengajukan penarikan simpanan sukarela tersebut.
64 act Prosedur Pengambilan Simpanan Sukarela Anggota Admin Manajer Simpan Pinj am Bagian Keuangan Bendahara Ketua Kasir Mengaj ukan Permohonan Pengambilan Simpanan Sukarela Mengambil Formulir Pengambilan Simpanan Sukarela Menerima Formulir Pengambilan SImpanan Sukaela Mengecek Daftar Simpanan Sukarela Anggota Menerima Formulir Simpanan Sukarela Anggota Menerima Formulir Simpanan Sukarela Anggota Memberi Bukti Pengambilan Simpanan Sukarela Anggota Menerima Bukti Pengambilan Simpanan Sukarela Anggota Menerima Bukti Pengambilan Simpanan Sukarela Anggota Menerima Bukti Pengambilan Simpanan Sukarela Anggota Memberi Simpanan Sukarela Menerima Simpanan Sukarela Gambar 3.7Activity Diagram Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela 3.3 Perumusan Masalah 1. Apabila Admin yang berhalangan datang, form pendaftaran Anggota baru, permohonan pinjaman tidak dapat langsung diproses. Permasalahan ini terjadi karena Admin koperasi hanya terdiri dari 1 orang saja dan akses ke Komputer Admin hanya dimiliki oleh Admin itu sendiri, sehingga apabila Admin berhalangan hadir maka karyawan lain tidak dapat menggantikan peran Admin..
65 2. Kesalahan dalam perhitungan jumlah tagihan pembayaran angsuran oleh Admin karena masih menggunakan system manual. Permasalahan ini terjadi karena system yang digunakan masih manual sehingga perhitungan yang digunakan masih menggunakan Microsoft Excel yang dimana keabsahan datanya masih dapat dimanipulasi. 3. Keterlambatan penagihan iuran wajib dan pembayaran angsuran oleh admin. Permasalahan ini dapat terjadi karena kelalaian Admin dalam mengirimkan tagihan iuran wajib dan pembayaran angsuran yang dapat mempengaruhi pembuatan laporan. 4. Adanya kemungkinan manipulasi data yang dilakukan oleh Admin. Permasalahan ini terjadi karena hampir dimana semua kegiatan proses bisnis dilakukan atau melalui Admin serta kurangnya pengendalian internal dan adanya rangkap tugas yang dilakukan oleh Admin. 5. Kesalahan pencatatan data sehingga laporan yang kurang akurat dan tidak tepat waktu. Permasalah terjadi karena proses pencatatan masih menggunakan system manual dimana data yang ada memiliki keakuratan data yang perlu dipertanyakan. Ditambah pencatatan memakan waktu yang lama sehingga proses pembuatan laporan memakan waktu yang makin lama.