PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ASURANSI PAKET PELANGGAN DI PANDU SIWI SENTOSA CABANG LODAYA BANDUNG 1 Wisnu Uriawan, 2 Imas Srihayati 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jl. Soekarno-Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp: +62 22 75642823, Fax +62 22 7564282 1 juragan.wisnu@gmail.com, 2 imassrihayati@gmail.com Abstract Sistem Informasi Asuransi Paket Pelanggan Studi Kasus Pandu Siwi Sentosa Bandung, merupakan suatu sistem yang membantu memberikan serta menyajikan informasi mengenai asuransi paket pelanggan yang dilakukan pada bagian Telesales. Pelaksanaan pengelolaan data asuransi paket pelanggan di Pandu Siwi Sentosa cabang lodaya Bandung masih terbilang kurang efektif, hal ini disebabkan sering ditemukannya data ganda pada pengelolaan data asuransi yang masih menggunakan aplikasi Spreadsheet dan rekapitulasi yang secara manual tak jarang membuat total premi yang harus dibayarkan menjadi keliru. Pembuatan SIM ini dilakukan dengan cara pengumpulan data dengan mengambil data di bagian Telesales, mewawancarai pembimbing lapangan, studi literatur yang mendukung teori penyelesaian masalah serta Metode Waterfall untuk perancangan perangkat lunaknya disertai juga pengujian perangkat lunaknya. Kata Kunci : perancangan, sistem informasi, asuransi, paket, pelanggan, metode waterfall 1. Pendahuluan Dalam dunia bisnis, resiko yang dihadapi dapat berupa kerugian akibat kebakaran, kerusakan atau kehilangan. Hal tersebut juga berlaku bagi Pandu Siwi Sentosa Cabang lodaya Bandung. Dalam menjaga eksistensinya, Pandu Siwi Sentosa memberikan layanan asuransi pada paket pelanggan. Pengelolaan data asuransi paket pelanggan yang dilakukan oleh bagian Telesales. Namun, terdapat permasalahan yang dialami oleh bagian Telesales, pengolahan data asuransi paket pelanggan yang masih menggunakan Spreadsheet membuat terjadinya data ganda akibat kelalaian petugas dan jika memasuki bulan yang baru, petugas harus membuat halaman Spreadsheet yang baru sehingga ditemukan banyak file Spreadsheet. Selain itu, setiap akhir bulan proses rekapitulasi yang dilakukan petugas terkadang keliru sehingga menimbulkan perbedaan jumlah bayar saat pembayaran premi dilakukan. Penggunaan aplikasi Spreadsheet dirasa kurang efektif mengingat banyaknya data pelanggan, maka diperlukan sebuah solusi untuk bisa membuat pengolahan data asuransi menjadi lebih baik lagi. Adapun permasalahan yang ditemukan pada pengelolaan sistem informasi asuransi paket pelanggan yang diterapkan saat ini antara lain : 1. Bagaimana cara mengurangi terjadinya data ganda dalam pengelolaan data asuransi paket pelanggan? 2. Bagaimana cara menghasilkan rekapitulasi yang tepat agar tidak menghasilkan perhitungan yang keliru? Berdasarkan permasalahan yang ada diatas, maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Membahas pengelolaan data asuransi paket pelanggan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2013. 2. Metode pengembangan sistem menggunakan metode Waterfall, yang dilakukan hanya sampai pada tahap pengujian sistem saja.
Adapun tujuan perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1. Mengetahui proses kerja Microsoft Access 2013 dalam melakukan pengelolaan data sehingga dapat mengurangi terjadinya data ganda. 2. Membuat proses rekapitulasi menjadi otomatis. 1.1. Landasan Teori Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Model ini sering disebut juga dengan classic life cycle atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). input saja. Kemudian digambarkan diagram konteks yang dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan sistem secara umum. Baik itu objek yang telibat, aliran data yang digunakan dan proses yang terjadi. Setelah menggambarkan diagram konteks maka tahap selanjutnya adalah menggambarkan data flow diagram level 0 atau disebut juga dengan overview diagram. 2. Gambaran Umum Sistem 2.1 Aliran Proses Aliran sistem informasi asuransi paket pelanggan dapat dilihat pada uraian sebagai berikut : 1. Pelanggan memberikan data paket kepada petugas asuransi. Data tersebut digunakan petugas untuk membuat lembar POD atau biasa juga disebut nomor resi. 2. Pelanggan menerima lembar POD. 3. Petugas asuransi menginputkan lembar POD ke dalam sistem dan menyimpannya sebagai arsip. 4. Petugas asuransi membuat rekapitulasi total harga barang yang dikirimkan oleh pelanggan dan total premi yang harus dibayarkan secara manual. 5. Petugas asuransi membuat laporan asuransi ke dalam bentuk pdf. 2.1.1 Data Flow Diagram (DFD) Gambar 2 DFD Level 0 Terdapat beberapa data atau dokumen yang mengalir dalam perangkat lunak ini, yaitu data pelanggan, lembar POD dan laporan Asuransi. Sedangkan storage yang terdapat dalam perangkat lunak ini hanyalah dua data yaitu POD dan Laporan Asuransi. 2.1.2 Entity Relationship Diagram (ERD) Sub bab ini menjelaskan mengenai hubungan antar setiap entitas atau objek terkait dengan perangkat lunak. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Penggambaran DFD untuk kasus di atas, sesuai dengan pedoman yang disarankan maka terlebih dahulu ditentukan external entity yang terlibat, yaitu pelanggan dan petugas asuransi. Langkah berikutnya adalah menentukan input/output data untuk masing-masing external entity yaitu: Pelanggan memberikan input dan menerima output, dan petugas asuransi memberikan Gambar 3 ERD
2.2 Kamus Data Sub bab ini menjabarkan tentang objek/item data yang dibutuhkan dan dihasilkan oleh perangkat lunak. Nama Alias Penggunaan Tabel 1 Kamus Data Lembar POD Data Dictionary Lembar POD Lembar POD Resi - dihasilkan dari data pengiriman - digunakan sebagai input laporan asuransi Isi Data Lembar POD = No. POD + Tanggal + ID Pengirim + Nama Petugas + Pengirim + Penerima + No. Telp Penerima + Kota Tujuan + Harga Barang + Premi + Jumlah asuransi + Nama Barang + Beban Ditanggung Premi = Harga Barang * 0,002 Beban Ditanggung = [ Customer Kantor ] *No. POD 13 digit* *ID Pengirim 11 Digit* *No. Telp Penerima 12 Digit* *Harga Barang minimal Rp. 1.000.000* Keterangan Digunakan sebagai bukti pengiriman Nama Alias Penggunaan Tabel 2 Kamus Data Data Pelanggan Data Dictionary Data Pelanggan Data Asuransi Paket Pelanggan Data Pengiriman Digunakan sebagai input untuk lembar POD Isi Data Data Pelanggan = Pengirim + Penerima + No. telp Pengirim + No. Telp Penerima + Kota Tujuan *No. Telp Pengirim 12 Digit* *No. Telp Penerima 12 Digit* Keterangan Digunakan sebagai input untuk lembar POD Tabel 3 Kamus Data Laporan Asuransi Data Dictionary Data Asuransi Paket Pelanggan Nama Alias Penggunaan Laporan Asuransi Laporan Asuransi Digunakan sebagai Laporan untuk melakukan pembayaran ke pihak asuransi Isi Data Laporan Asuransi = No. POD + Pengirim + Penerima + Kota Tujuan + Harga Barang + Premi + Jumlah Asuransi + Nama Barang + Beban Ditanggung + Jumlah Pelanggan + Jumlah Harga Barang + Jumlah Premi Keterangan 2.3 Perancangan Data Premi = Harga Barang * 0,002 Beban Ditanggung = [ Customer Kantor ] Jumlah Pelanggan = SUM No. POD Jumlah Harga Barang = SUM Harga Barang Jumlah Premi = SUM Premi *No. POD 13 digit* *Harga Barang minimal Rp. 1.000.000* Digunakan sebagai laporan untuk petugas akunting dan pihak asuransi Sub Bab ini menjelaskan transformasi model data yang dihasilkan oleh proses analisis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat implementasi Gambar 4 Database Relational 2.4 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka
dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Menu Utama Sistem Informasi Asuransi Paket Pelanggan 13. Klik tombol keluar untuk kembali ke menu utama. 14. Klik tombol cari laporan untuk mencari laporan asuransi sesuai dengan kebutuhan user. 15. Klik tombol cetak laporan untuk mencetak laporan yang dibutuhkan oleh user. Data Pelanggan Data Asuransi Data Petugas Pencarian Data Pelanggan Pencarian Data Asuransi Laporan Asuransi Gambar 5 Struktur Menu Struktur Menu menggambarkan beberapa fitur perangkat lunak yang dapat digunakan oleh user. Terdapat enam fitur yang ditawarkan oleh perangkat lunak yang akan dibangun yaitu pengelolaan data pelanggan, pengelolaan data asuransi, pengelolaan data petugas, pencarian data pelanggan, pemcarian data asuransi dan pembuatan laporan asuransi. Gambar 7 antarmuka laporan asuransi Gambar antarmuka laporan asuransi merupakan sebuah gambaran dari laporan asuransi yang akan dibuat. Terdapat tombol cetak pdf untuk mengkonversi laporan kedalam bentuk pdf. 3. Implementasi Sub bab ini akan menjelaskan langkah-langkah serta rencana jadwal dalam rangka mengimplementasikan pengelolaan data asuransi paket pelanggan menggunakan microsoft access 2013 yang telah dirancang pada bab sebelumnya. Gambar 6 Antarmuka Form Asuransi Penjelasan gambar antarmuka form asuransi : 1. Perangkat lunak dalam keadaan terbuka. 2. Tampilan form asuransi muncul. 3. Klik tombol baru untuk menambahakna data baru. 4. Input No. POD, penerima, no. telp penerima, harga, jumlah asuransi dan nama barang. 5. Pilih tanggal dan NIP. 6. Pilih ID pengirim, setelah data dipilih maka nama pengirim akan terisi secara otomatis. 7. Saat user telah menginput harga, maka premi akan otomatis muncul. Premi didapatkan dari perhitungan 0,02*Harga. 8. Pilih kota tujuan pengiriman barang. 9. Pilih jenis beban yang ditanggungkan. Terdapat 2 jenis beban yaitu customer dan kantor. 10. Klik tombol simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan. 11. Klik tombol batal untuk membatalkan data yang telah diinputkan. 12. Klik tombol hapus untuk menghapus data yang diinginkan. 3.1 Daftar Kegiatan Daftar perencanaan kegiatan pengimplementasian sistem yang akan dirancang sebagai berikut: 1. Studi Kelayakan Studi kelayakan merupakan suatu kegiatan dalam pengumpulan data-data yang dibutuhkan untuk selanjutnya akan dilakukan analisis dari data-data yang telah dikumpulkan. 2. Analisis menganalisis proses bisnis yang ada dan menyesuaikan kebutuhan fungsional yang diperlukan. 3. Perancangan Sistem membuat design untuk tampilan interface menu dan menu lainya yang dipergunakan dalam aplikasi juga mendesign database. 4. Implementasi Implementasi merupakan kegiatan penulisan kode program untuk mengimplementasikan rancangan aplikasi yang telah di buat. 5. Pengujian Pengujian dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui apakah aplikasi ini sesuai harapan atau tidak. 6. Evaluasi dan perbaikan perangkat lunak
Evaluasi dan perbaikan perangkat lunak adalah kegiatan akhir dimana setiap fasilitas serta fungsi yang telah dibuat didalam perangkat lunak sesuai dengan tujuan serta berfungsi dengan baik yang tentunya di lakukan dengan suatu evaluasi dan perbaikan secara keseluruhan. Gambar 8 jadwal kegiatan 3.2 Lingkup dan Implementasi Ruang lingkup dan implementasi terdiri dari : 1. Perancangan sistem informasi asuransi paket pelanggan dirancang dengan berbasis desktop. 2. Pada perancangan sistem informasi asuransi paket pelanggan ini menggunakan pemodelan berbasis pendekatan terstruktur dengan tools Data Flow Diagram (DFD) bahasa pemrograman yang digunakan yaitu Visual Basic for Application yang merupakan turunan dari bahasa pemrograman Visual Basic dengan menggunakan Microsoft Access 2013 dan menggunakan Microsoft Jet Database Engine sebagai database. 3. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Waterfall. 4. Data yang digunakan dalam perancangan sistem asuransi paket pelanggan ini bersumber dari Unit Telesales pada Pandu Siwi Sentosa cabang lodaya Bandung. 3.3 Implementasi Antarmuka Gambar 10 Implementasi Form Cari Laporan Setelah memilih tanggal awal dan tanggal akhir laporan, tekan tombol cari laporan untuk menampilkan laporan asuransi yang dibutuhkan sehingga muncul dialog seperti berikut: Gambar 11 Implementasi Laporan Asuransi Tekan tombol cetak PDF untuk mengkonversi laporan ke dalam bentuk pdf. 4. Hasil Pengujian Dibawah ini adalah hasil pengujian yang telah dilakukan pada perangkat lunak sistem informasi asuransi paket pelanggan menggunakan microsoft access 2013. Tabel 4 hasil pengujian No. Test Case Hasil yang diperoleh Hasil Penguji an Gambar 9 Implementasi Form Asuransi Tekan tombol cari laporan untuk mencari data asuransi yang dibutuhkan sehingga muncul dialog seperti berikut : 1. Pengujian menu cari laporan 2. Pengujian menu pilih Kota Tujuan Pengguna akan disajikan tatap muka (interface) sesuai dengan data asuransi yang dicari. Pengguna dapat disajikan tatap muka (interface) sesuai dengan
No. Test Case Hasil yang diperoleh 3. Pengujian menu print PDF 4. Pengujian fungsi tampilan data kota tujuan yang dipilih. Pengguna dapat disajikan tatap muka (interface) laporan asuransi ke dalam bentuk pdf. Pengguna dapat menikmati sajian data sesuai dengan menu yang dipilih. Hasil Penguji an Setelah melalui beberapa tahap analisa, perancangan dan implementasi, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Asuransi Paket Pelanggan sebagai suatu sistem informasi yang dapat meminimalisir adanya data ganda dalam pengelolaan data asuransi paket pelanggan di Pandu Siwi Sentosa Cabang lodaya Bandung karena sistem memiliki primary key yang tidak boleh diisi oleh data yang sama. 2. Sistem Informasi Asuransi Paket Pelanggan dapat mengurangi kesalahan dalam proses rekapitulasi yang dilakukan oleh petugas karena perhitungan dilakukan secara otomatis dengan menggunakan rumus yang telah ditetapkan. DAFTAR PUSTAKA 1. Cermati, 1 Mei 2016. [Online]. Available: https://www.cermati.com/artikel/perkembang an-perusahaan-asuransi-di-indonesia. [Diakses 3 April 2017]. 2. Asperindo, 2017. [Online]. Available: http://asperindo.org/clients/. [Diakses 3 April 2017]. 3. Pandu Logistics, 2015. [Online]. Available: http://www.pandulogistics.com/pages/pandusiwi-group. [Diakses 3 April 2017]. 4. Roger, S. P. P. and Maxim, B. R., 2015, Software Engineering A Practitiones s Approach Eight Edition, New York, McGraw-Hill Education. 5. Jogiyanto, 2010, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi IV, Yogyakarta: Andi Offset. 6. Pan Pacific Insurance, 2017. [Online]. Available: http://www.panfic.com/id/insuranceknowledge/pengertian-asuransi-dan-risiko/. [Diakses 3 April 2017]. 7. Haryanto, I., 2012, Membuat Database dengan Microsoft Access, Bandung, Informatika. 8. Humdiana and Indrayani, E., 2014, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, Graya Ilmu. 9. Madcoms, 2013, Microsoft Access 2013 Untuk Pemula, Yogyakarta, CV.Andi Offset. 10. Tim M., 2013, Pasti Bisa Belajar Sendiri Microsoft Access 2013, Yogyakarta, Andi & Madcoms. Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem selanjutnya, sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Asuransi Paket Pelanggan ini dapat dikembangkan lagi menjadi lebih baik dengan mengembangkannya ke dalam sistem yang berbasis web yang telah diatur hak aksesnya, agar para petugas khususnya dibagian pengelola asuransi pada Bagian Telesales di Pandu Siwi Sentosa Cabang lodaya Bandung dan pihak asuransi tidak perlu lagi mengirim laporan asuransi melalui email pihak asuransi sudah dapat melihat laporan tersebut melalui web yang dibuat. 2. Untuk pengembangan penelitian selanjutnya, disarankan untuk melakukan pengumpulan data dengan lebih baik dan menambahkan fitur tambahan yang dapat bermanfaat bagi Pandu Siwi Sentosa Cabang Lodaya Bandung.