SISTEM INFORMASI RESERVASI ASSET KENDARAAN DAN RUANG RAPAT PADA PT. DINI NUSA KUSUMA BERBASIS WE B Sejati Waluyo 1) Ferdiansyah 2) Ikhsan 3) 1,2,3) Teknik Informatika Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Jakarta Selatan, 12260 Indonesia email : 1) sejati.waluyo@budiluhur.ac.id, 2) email : ferdiansyah@budiluhur.ac.id, 3) email : ikhsanrenata@yahoo.com ABSTRACT Backing asset to all activity in corporate, can increase succes corporate. PT. Dini Nusa Kusuma give their employees to uses assets vehicle and meeting room for facilitate activity in corporate. at the moment, handling reservation do by manually so information assets vehicle and meeting room not up-to-date. Based on these problems, The authors develop information system about the availability of assets in the process of making it easier for the reservation and scheduling of online assets. Expected with this system can facilitate the administration of reservations in governing the use of corporate assets. Key words Backing asset, reservation system Asset, using corporate assets 1. Pendahuluan Dengan semakin berkembangnya Teknologi Informasi maka dapat dipastikan bahwa dukungan hardware dan software yang baik dapat membantu kelancaran penyampaian informasi dan dapat menggantikan penggunaan sistem manual yang selama ini digunakan dengan sistem baru yang berbasis komputerisasi. Dengan sistem komputerisasi ini, memudahkan pekerjaan yang ada lebih cepat, efisien dan akurat. Setiap perusahaan akan selalu berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan kinerja perusahaan tersebut dengan dukungan teknologi yang ada. karena dengan pemanfaat teknologi tersebut juga mampu meningkatkan daya saing dari perusahaan tersebut. PT Dini Nusa Kusuma selaku perusaahaan yang bergerak dibidang telekomunikasi, berusaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satunya yaitu menyediakan asset kendaraan dan ruang rapat untuk mendukung kegiatan masing-masing unit yang ada di PT. Dini Nusa Kusuma dalam menjalankan tugasnya. Masalah yang terjadi disini adalah sering terjadinya kekeliruan mengenai status kendaraan dan ruang rapat yang ada, serta lambatnya informasi yang diterima divisi lain karena pencatatan data yang masih manual. Oleh sebab itu perlu dikembangkan sistem komputerisasi yang dapat diakses dimana saja menggunakan jaringan internet sehingga informasi ketersedian kendaraan dan ruang rapat dapat disampaikan secara cepat dan akurat. Dengan adanya sistem ini nantinya diharapkan mampu meningkatkan kinerja masing-masing divisi karena semua kebutuhan akan asset dapat dilayani dengan cepat sehingga semua kegiatan yang dilakukan juga dapat berjalan dengan baik. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. [1] 2.2 Karakteristik Sistem Sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu mempunyai komponen (Components), batas sistem (Boundary), lingkungan (Environments), penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output), pengolah (Process), dan sasaran (Objectives) atau tujuan (Goals). [1] 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling kerjasama membentuk satu kesatuan. 2. Sifat-sifat Sistem itu terdiri untuk menjalankan fungsi tertentu dan mempunyai sistem yang lain secara keseluruhan. 72
3. Batasan (Boundary) Sistem Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. 4. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Adalah apapun diluar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut. 5. Penghubung (Interface) Sistem Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainya. 6. Masukkan Sistem (Input) Adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, masukan dapat berupa masukkan perawatan (Maintenace Input), dan masukkan sinyal (Signal Input), maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan signal input adalah energi yang di proses untuk mendapatkan keluaran. 7. Keluaran Sistem (Output) Adalah hasil energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain kepada supra sistem. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan (Goal). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem. 2.3 PHP PHP atau yang memiliki kepanjangan PHP Hypertext Preprocessor merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP menyatu dengankode HTML, maksudnya adalah beda kondisi. HTML digunakan sebagai pembangun atau pondasi dari kerangka layout web, sedangkan PHP difungsikan sebagai prosesnya sehingga dengan adanya PHP tersebut, web akan sangat mudah di-maintenance. PHP berjalan pada sisi server sehingga PHP disebut juga sebagai bahasa Server Side Scripting. Artinya bahwa dalam setiap/untuk menjalankan PHP,wajib adanya web server. PHP ini bersifat open source sehingga dapat dipakai secara cuma-cuma dan mampu lintas platform, yaitu dapat berjalan pada sistem operasi Windows maupun Linux. PHP juga dibangun sebagai modul pada web server apache dan sebagai binary yang dapat berjalan sebagai CGI. [2] 2.3.1. Keunggulan PHP Ada beberapa alasan yang menjadi dasar pertimbangan mengapa menggunakan PHP. 1. Mudah dipelajari, alasan tersebut menjadi salah satu alasan utama untuk menggunakan PHP, Pemula pun akan mampu untuk menjadi web master PHP. 2. Mampu Lintas Platform, artinya PHP dapat / mudah diaplikasikan ke berbagai platform OS (Operating Sytem) dan hampir semua browser juga mendukung PHP. 3. Free alias Gratis, bersifat Open Source. 4. PHP memiliki tingkat akses yang cepat. 5. Didukung oleh beberapa macam web server, PHP mendukung beberapa web server, seperti Apache, IIS, Lighttpd, Xitami. 6. Mendukung database, PHP mendukung beberapa database, baik yang gratis maupun yang berbayar, seperti MySQL, PostgreSQL, msql, Informix, SQL server, Oracle. 2.3.2. Skrip Dasar PHP PHP sebagai alternatif lain memberikan solusi sangat murah (karena gratis digunakan) dan dapat berjalan diberbagai jenis platform. PHP adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HTML. PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halamanweb tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server side berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, baru kemudian hasilnya di kirimkan ke browser. Sintaks dasar PHP meliputi bagaimana cara memulai suatu struktur pemrograman PHP. Ada empat cara untuk memulai pemrograman PHP, diantaranya : 1. <?php...?> 2. <?...?> 3. <script language= php >... </script> 4. <%... %> dari beberapa sintaks dasar tersebut, yang paling banyak digunakan adalah cara yang pertama dan yang kedua dari atas. 2.4 MYSQL Sebuah server database open source yang terkenal yang digunakan berbagai aplikasi terutama untuk server atau membuat WEB. Mysql berfungsi sebagai SQL (Structured Query Language) yang dimiliki sendiri dan sudah diperluas oleh Mysql umumnya digunakan bersamaan dengan PHP untuk membuat aplikasi server yang dinamis dan powerfull. Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, dimana perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia 73
MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB tersebut adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael Monty Widenius. MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL(Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu sistem basisdata (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasi-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun program-program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai peladen basis data, MySQL mendukung operasi basisdata transaksional maupun operasi basisdata non-transaksional. Pada modus operasi non-transaksional, MySQL dapat dikatakan unggul dalam hal unjuk kerja dibandingkan perangkat lunak peladen basisdata kompetitor lainnya. Namun demikian pada modus non-transaksional tidak ada jaminan atas reliabilitas terhadap data yang tersimpan, karenanya modus nontransaksional hanya cocok untuk jenis aplikasi yang tidak membutuhkan reliabilitas data seperti aplikasi blogging berbasis web (wordpress), CMS, dan sejenisnya. Untuk kebutuhan sistem yang ditujukan untuk bisnis sangat disarankan untuk menggunakan modus basisdata transaksional, hanya saja sebagai konsekuensinya unjuk kerja MySQL pada modus transaksional tidak secepat unjuk kerja pada modus non-transaksional. [3] 2.5 APACHE Server HTTP Apache atau Server Web/WWW Apache adalah server web yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi (Unix, BSD, Linux, Microsoft Windows dan Novell Netware serta platform lainnya) yang berguna untuk melayani dan memfungsikan situs web. Protokol yang digunakan untuk melayani fasilitas web/www ini mengunakan HTTP. Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan yang dapat dikonfigur, autentikasi berbasis basis data dan lain-lain. Apache juga didukung oleh sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan server menjadi mudah. Apache merupakan perangkat lunak sumber terbuka dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari pengembang-pengembang dibawah naungan Apache Software Foundation. [3] 3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Proses Bisnis 3.1.1 Reservasi Setiap PIC dari masing-masing unit, apabila memerlukan asset perusahaan berupa penggunaan kendaraan dan ruang rapat maka harus melakukan reservasi atau pemesanan asset ke bagian administrasi reservasi dengan memilih jenis asset yang digunakan dan juga menjelaskan penggunaan asset tersebut melalui email. 3.1.2 Verifikasi Pihak administrasi reservasi akan melihat email yang masuk, kemudian menentukan apakah penggunaan asset tersebut diijinkan atau tidak dengan melihat keperluan penggunaannya. Apabila disetujui pihak admin akan melihat jadwal penggunaan asset baik kendaraan maupun ruang rapat bisa digunakan atau tidak, pesan ini dikirimkan kembali melalui email kepada unit yang meminta reservasi penggunaan asset. 3.1.3 Detail Reservasi Reservasi yang di ijinkan dan asset yang di minta juga tersedia maka akan dijadwalkan penggunaan asset tersebut sehingga tidak terjadi bentrok pengunaan asset dan kegiatan dapat berlangsung dengan baik. 3.1.4 Laporan Pihak administrasi reservasi setiap bulannya membuat laporan reservasi sehingga dapat dilakukan evaluasi oleh pimpinan. 74
3.2 Rancangan Database 3.4 Struktur Program Gambar 3 Form Login 3.3 Use Case Diagram Gambar 1 Class Diagram 3.5 Program 3.5.1 Form Login Gambar 4 Form Login Form login ini digunakan untuk memberikan akses kepada user untuk menggunakan sistem, sehingga keamanan data tetap terjaga. 3.5.2 Menu Utama Gambar 2 Use Case Diagram Usecase diatas, menunjukkan gambaran interaksi user dengan sistem, sehingga dapat dilihat fitur apa saja yang ada. Meliputi entri Unit, entri karyawan, entri asset, pembuatan reservasi, verifikasi reservasi, detail penjadwalan reservasi serta pembuatan laporan tiap bulannya. Gambar 5 Menu Utama Gambar diatas, menunjukan menu utama dari sistem reservasi asset pada PT. Dini Nusa Kusuma yang meliputi Master, Transaksi, Laporan dan Logout. 75
3.5.3 Form Master untuk mengoreksi kesalahan reservasi maupun untuk membatalkan proses reservasi. Reservasi dapat dihapus maupun diubah selama administrasi reservasi belum melakukan verifikasi data reservasi. 3.5.4.2 Verifikasi Reservasi Gambar 6 Form Master Gambar 9 Form Reservasi Gambar 7 Data Master Untuk form master, tampilan dibagi dalam dua tab. Form digunakan untuk menginput data baru, sedangkan tabel digunakan untuk melihat semua data yang ada. Untuk tabel sudah dilengkapi didengan datatable, yang merupakan gabungan tabel dengan fungsi search yang memudahkan pencarian data. Tabel ini juga menampilkan data per page yang bisa diatur berapa banyak jumlah data yang akan ditampikan per pagenya. Sehingga apabila data banyak, akan lebih ringan pada saat data tabel ditampilkan. 3.5.4 Form Transaksi 3.5.4.1 Entri Reservasi Gambar 8 Form Reservasi Setiap ada reservasi atau pemesanan kendaraan maupun ruang rapat, harus dientri melalui form ini. Tambah reservasi digunakan untuk manambahkan reservasi baru. Sedangkan untuk fungsi edit maupun hapus digunakan Setelah karyawan melakukan reservasi baik kendaraan maupun ruang meeting, maka pihak administrasi akan melakukan verifikasi reservasi dengan melihat penggunaan reservasi yang ada. Apabila reservasi di setujui maka pihak administrasi akan melakukan penjadwalan dan menyiapkan asset yang diminta. 3.5.4.3 Detail Reservasi Gambar 10 Form Detail Reservasi Detail Reservasi adalah proses penjadwalan penggunaan asset kendaraan maupun ruang rapat. Dalam penjadwalan ini akan ditetapkan tanggal penggunaannya. Sehingga tidak terjadi bentrok dikemudian hari. Dalam proses ini pihak administrasi reservasi juga menentukan asset yang digunakan sesuai dengan reservasi yang masuk. Dan dalam proses ini apabila asset sudah selesai digunakan baik kendaraan maupun ruang rapat, pihak administrasi reservasi mengentri tangal kembali dan jam kembali yang menunjukkan asset sudah dapat digunakan kembali apabila ada reservasi baru yang masuk. 76
3.5.5 Laporan 3.5.5.1 Laporan Reservasi Gambar 14 Cetak Laporan Detail Reservasi Gambar 11 Form Laporan Reservasi Laporan ini menunjukkan jadwal penggunaan asset kendaraan dan ruang rapat, sehingga bisa dijadikan rujukan pada saat karyawan meminta reservasi apabila jadwal penggunaan asset padat, untuk menentukan tanggal pelaksaan kegiatan yang membutuhkan asset dari perusahaan berupa kendaraan dan ruang rapat. 4. Kesimpulan Gambar 12 Cetak Laporan Reservasi Laporan reservasi ini digunakan melihat reservasi yang masuk dengan menggunakan parameter tanggal sehingga lebih fleksibel data yang ditampilkan bisa harian, mingguan maupun bulanan. Form laporan reservasi juga sudah dilengkapi dengan Datepicker yang memudahkan pada saat menginput data tanggal. 3.5.5.2 Laporan Detail Reservasi 1. Dengan adanya sistem reservasi aseet kendaraan dan ruang rapat memudahkan pencatatan dan penggunaan asset karena tersimpan dalam database. 2. Memudahkan pada saat evaluasi pelayanan pengunaan asset, karena dapat dapat ditampilkan secara realtime. 3. Memudahkan pihak administrasi dalam menyusun jadwal penggunaan asset karena setiap asset yang sudah selesai digunakan secara otomotis dapat digunakan kembali dengan cara mengecek tanggal dan jam kembali yang diinput pada saat asset sudah dikembalikan. 4. Pihak user sebagai pengguna asset dapat memonitoring langsung reservasi yang masuk dan jadwal penggunaan asset secara realtime, sehingga dapat menentukan jadwal kegiatan mereka dengan baik. Gambar 13 Form Laporan Detail Reservasi REFERENSI [1] Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem : Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta [2] A. Saputro, 2011, Trik dan Solusi Jitu Pemrograman PHP, IKAPI, Jakarta. [3] [Online]. Available: http://computtechno.blogspot.co.id/2013/01/definisi-dan-fungsi-mysqlapache-dan-php.html. [Accessed 06 September 2017]. 77