FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DI PT. SEMEN GRESIK Annisa Kesy Garside Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Malang E mail : annisa_garside@yahoo.com ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk membahas implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dan menentukan faktor-faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di PT. Semen Gresik. Dengan melalukan survey dan wawancara dilakukan identifikasi faktor-faktor yang melatarbelakangi Semen Gresik mengimplementasikan ERP, aspek teknis dan non teknis yang dipersiapkan, kendala-kendala dan cara penanggulangannya serta manfaat yang diperoleh. Selanjutnya dilakukan perbandingan antara tindakan yang sudah dilakukan Semen Gresik dengan literatur yang membahas kesuksesan implementasi ERP. Dari hasil pembahasan diperoleh empat faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di PT. Semen Gresik yaitu bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen manajemen mulai dari level manajemen sampai user sistem dan perubahan budaya organisasi. Kata kunci : Enterprise Resource Planning, Manajemen perubahan, Bisnis proses PENDAHULUAN Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem terintegrasi yang mendukung aktivitas-aktivitas bisnis inti sebuah organisasi yang meliputi manufakturing, logistik, finansial, akutansi, penjualan, pemasaran, dan sumber daya maanusia. Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukup banyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP diantaranya Blue Bird, Sampoerna dan Astra dengan software SAP, Semen Cibinong dan Semen Gresik dengan software J.D.Edwards. Stratman dalam Aladwani (2001) menyatakan dibalik keuntungan -keuntungan tersebut, banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Santoso (2003) menyatakan bahwa rata -rata kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50% sampai 70%. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan standar kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya.
Penelitian ini membahas implementasi ERP yang berhasil di salah satu perusahaan Indonesia yaitu PT. Semen Gresik. Pembahasan mencakup faktor-faktor yang melatarbelakangi Semen Gresik mengimplementasikan ERP, aspek teknis dan non teknis yang dipersiapkan, kendala-kendala dan cara penanggulannya serta manfaat yang diperoleh. Dari pembahasan tersebut, dilakukan perbandingan antara tindakan yang dilakukan semen Gresik dengan literatur-literatur yang membahas kesuksesan implementasi ERP. Hasil perbandingan selanjutnya digunakan untuk menentukan faktor-faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik. Diharapkan dengan hasil tersebut, menjadi bahan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang saat ini masih gagal dalam mengimplementasikan ERP. REVIEW LITERATUR Banyak perusahaan yang ingin mengimplementasikan ERP hanya mendengar hal-hal positif dari vendor, tetapi tidak memahami kesulitan-kesulitan yang terjadi serta biaya yang dibutuhkan untuk implementasi selain biaya software sehingga sering underestimated. Organisasi perlu mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi jika implementasi ERP akan dilakukan, diantaranya : Banyak pekerjaan yang akan diotomasi sesudah implementasi sehingga mengurangi fleksibilitas dalam mengoperasikan sebuah bisnis. Kata Enterprise dalam ERP mengandung makna apa yang terjadi di satu area akan memiliki efek beriak pada area lain. Sistem ERP cenderung menggantikan sistem lama baik pada level taktis maupun manajemen. Segala sesuatu harus dijalankan secara konsisten yang berarti cara yang diterapkan dalam menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area. Disamping itu perlakuan khusus yang akan dilakukan pada satu area tidak akan terwujud tanpa merubah konfigurasi sistem. Hal-hal inilah yang sering tidak dimengerti oleh sebuah perusahaan dan selanjutnya terjebak pada saat mengimplementasikan. Turbit (2005) menjelaskan beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah : Manajemen perubahan dan training. Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin. To BPR or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti halhal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem. Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik. Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab. Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan. A-14-2
Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan. Evaluasi software yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik. Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya : - Karyawan/user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan keseluruhan organisasi. - Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa hari - Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi. Sedangkan literatur-literatur yang membahas mengenai manajemen perubahan dalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya Aladwani (2001). Aladwani (2 001) membuat sebuah kerangka konseptual dan model untuk mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP. Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa ada lima alasan mengapa implementasi ERP gagal yaitu : 1. Strategi operasi tidak mendorong perencanaan dan pengembangan bisnis proses. 2. Waktu implementasi lebih lama dari yang diharapkan. 3. Aktivitas persiapan pra-implementasi tidak berjalan dengan baik. 4. Orang tidak dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan mengoperasikan sistem baru. 5. Biaya implementasi lebih besar daripada yang diantisipasi. HASIL DAN PEMBAHASAN Latar Belakang Implementasi ERP Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing. Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP, yaitu : 1. Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu. 2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah : Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik A-14-3
Konsumen (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa -Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi. Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor. Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur. Perencanaan Pemasaran (Forecasting) Perencanaan Produksi (Product Data Management) Manufacturing Suite Penjadwalan Produksi dan Penjualan (Distribution Planning) Manufacturing Suite Proc., Inv., Financial Perencanaan Kebutuhan Jasa (Truk) & Material (MRP dan CRP) Operasional Produksi dan Pemeliharaan (Shop Floor, PEM, WO) SO, TM, Financial Operasional Pembelian & Piutang Operasional Penjualan & Piutang Gambar 1. Integrasi Bisnis Proses di Semen Gresik Aspek-Aspek Teknis dan Non-Teknis dalam Implementasi ERP Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya : Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN) Membangun infrastruktur server dan database Membangun tata ruang sistem informasi Menyusun dokumentasi sistem. Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah : 1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang The Best. 2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau A-14-4
sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards. 3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP. 4. Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP. Kendala-Kendala dalam Implementasi ERP Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek : 1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dll yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display). 2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data). 3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen. Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP. Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan. Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ketidakpercayaan terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator. Usaha-Usaha Mengatasi Kendala Implementasi Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik : Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahanperubahan yang terjadi dalam implementasi ERP. A-14-5
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasipresentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Gangguan yang terjadi pada sistem ERP menyebabkan Semen Gresik akan kehilangan transaksi penjualan sekitar 700 juta rupiah dalam satu jamnya. Dengan asumsi tidak ada masalah dengan infrastruktur maka rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses recovery sekitar 1 shift. Dari informasi tersebut dapat dibayangkan jika terjadi gangguan pada sistem maka pihak Semen Gresik akan kehilangan penjualan yang nilainya dalam milyardan rupiah. Strategistrategi yang dilakukan Semen Gresik untuk memastikan bahwa sistem ERP ini berjalan dengan baik serta informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan kapanpun, diantaranya : Memiliki network untuk PCP dengan banyak pilihan. Memilih server yang handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant sehingga kalau terjadi kegagalan masih bisa berjalan. Melakukan Risk Assesment dengan memetakan titik-titik yang rawan jika terjadi disaster. Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan cold backup. Dengan cara ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu, tidak secara real time. Semen Gresik lebih memilih cold backup dengan pertimbangan diantaranya biaya implementasi dengan Hot backup sangat mahal dan membutuhkan server yang lebih banyak (dua buah server). Meletakkan Backup site di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Hal ini terutama untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat diprediksikan seperti kebakaran, jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan ada gunanya proses backup dilaksanakan.. Melakukan analisa kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center (DRC). Memberikan alat pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan menyediakan alat pemadam kebakaran disekitar ruang server. Hasil-Hasil Setelah Implementasi ERP Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya : Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. Meningkatkan keakuratan informasi. Pembahasan Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERP adalah bisnis proses. Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Dari A-14-6
wawancara yang telah dilakukan diperoleh bahwa aktivitas ini juga telah dilaksanakan oleh Semen Gresik dengan melakukan mapping dan hasilnya beberapa bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak. Dengan implementasi ERP di Semen Gresik maka diperlukan perubahanperubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja. Beberapa contoh perubahan yang ada diantaranya adalah proses approval dari model hardcopy menjadi model display sehingga menuntut manajer tidak gaptek dengan teknologi. Perubahan yang lain misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk mengupdate data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERP adalah manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Secara praktek, untuk mengelola perubahan-perubahan tersebut perusahaan dapat mengadopsi beberapa metode yang ada diantaranya Change Acceleration Project (CAP) atau model yang diusulkan oleh Aladwani (2001). Dari penjelasan pada sub bab implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut : - Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP. - Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP. Disamping itu pendekatan kepada departemen dilakukan untuk mengatasi kendala politis yang diakibatkan ketakutan akan kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dari implementasi sistem tersebut dan sebagainya. Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini Seperti dijelaskan di review literatur bahwa komitmen manajemen akan membantu penyelesaian terhadap konflik-konflik yang terjadi selama implementasi (Turbit, 2005). Santoso (2003) menyatakan bahwa kombinasi yang serasi dan saling melengkapi antara bisnis dan teknologi informasi merupakan syarat mutlak keberhasilan proyek-proyek IT, sehinga keterlibatan manajer di Semen Gresik ini telah menjamin bahwa kombinasi tersebut tercapai. KESIMPULAN Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : 1. Bisnis Proses yang matang. Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas. 2. Manajemen Perubahan yang baik. Implementasi sistem ERP akan selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Pendidikan dan penjelasan yang perlu diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut perlu mengganti A-14-7
sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan masalahmasalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem baru tersebut. 3. Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan. 4. Perubahan budaya organisasi. DAFTAR PUSTAKA Aladwani, Adel M., 2001. Change Management Strategies for Successful ERP Implementation, Journal Business Process Management, Vol. 7, No.3, pp. 266-275. Chopra, S. Dan Peter M., 2001. Supply chain Management : Strategy, Planning and Operation, Prentice Hall, New Jersey. Donovan, Michael. Successful ERP Implementation The First Time, (download from http://idii.com/wp/donovan_erp_success.pdf) Parr, A.N. and G. Shanks, 2000. A Taxonomy of ERP Implementation Approaches, Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences. Santoso, Hanny, 2003. Menyingkirnya CEO Gaptek (Dinosaurus?), Majalah Warta Ekonomi, edisi Januari. Turbit, Neville. 2005. ERP Implementation The Traps, The Project Perfect White Paper Collection, (download from www.projectperfect.com.au)...., 2002. Profil Perusahaan PT. Semen Gresik Tbk. A-14-8
A-14-9
A-14-10