RANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINSTRASI PEMBAYARAN DI SMP YPK AIR KENANGA Lius Kurniady Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Raya Sungailiat Selindung Baru Pangkalpinang Telp. (0717)433506 E-mail: liusvinkurniady@yahoo.co.id ABSTRAKS SMP YPK Air Boxwood is one private school located in Bangka regency precisely in Air Kenanga Sungailiat. Recording of financial administration is a routine activity conducted in each month. One of them recording tuition payments. At this time the problems often faced by junior YPK Air Boxwood is in the recording is still done manually resulting in errors experienced by leaders in controlling. Based on the foregoing, we need a computerized financial system administration tools to support data control, so it can support these activities run safely and in control. Kata Kunci: pembayaran, potongan, administrasi pembayaran spp 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi pada saat ini berkembang sangat pesat. Banyak pekerjaan manusia yang sudah digantikan dengan mesin-mesin, dan yang paling banyak digunakan pada zaman sekarang antara lain adalah benda yang biasa disebut komputer. Teknologi komputer pada saat ini sudah masuk ke seluruh aspek kehidupan, dari perkantoran pabrik-pabrik, toko-toko, begitu juga di lingkungan sekolah. SMP YPK Air Kenanga adalah instansi Swasta yang bergerak di Bidang pendidikan yang berada di wilayah Sungailiat. Pencatatan Admintrasi Keuangan pada sekolah ini masih menggunakan sistem manual. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka kami membuat proyek yang berjudul Sistem Informasi Administrasi Pembayaran pada SMP YPK Air Kenanga. Sistem informasi ini diharapkan dengan rancangan yang telah penulis buat dapat membantu memudahkan dalam proses pelayanan pada Administrasi Pembayaran sekolah. Dalam memutuskan masalah yang ada agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan maka pada penulisan pembuatan aplikasi ini penulis membatasi masalah sekaligus mempertajam dalam melakukan pembahasan. Sesuai dengan judul ini maka ruang lingkup akan dibatasi pada : a. Pendataan siswa b. Penggolongan potongan pada c. Pembayaran d. Pembuatan Surat Pemberitahuan e. Pembuatan Laporan Untuk metode penelitian pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut : Wawancara, dilakukan untuk mengetahui masalah yang timbul atau yang dialami langsung oleh yang bersangkutan. Dengan kegiatan ini diajukan pertanyaan lisan dan usaha melengkapi data yang diperoleh. Wawancara dilakukan pada bagianbagian yang terkait dengan sistem pengolahan nilai. Observasi, dengan melihat langsung cara kerja bagian yang terkait dengan pencatatan hasil hasil kegiatan yang dilakukan. Studi pustaka, mencari dan mempelajari bukubuku yang berkaitan dengan perancangan sistem ini. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem Informasi 2.1.1. Sistem Menurut Jogiyanto H.M (2003 : 34) Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.1.2. Informasi Gordon B. Davis (2002 : 27) mengungkapkan : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau masa mendatang. 2.1.3. Sistem informasi Teguh Wahyono (2006 : 36) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari komponen-komponen pendukung untuk mancapai tujuan yaitu menyajikan informasi.
2.1.4. Pengertian Administrasi Menurut Liang Gie dalam Ali Mufiz (2004:1.4) menyebutkan bahwa Administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dengan demikian Ilmu Administrasi dapat diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari proses, kegiatan dan dinamika kerjasama manusia. 2.1.5. Pengertian Administrasi Pembayaran Administrasi diambil dari bahasa belanda, administratie yang berarti setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatanya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keteranganketerangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungan-hubungan satu sama lainnya. Pengertian pengelolaan keungan dalam arti sempit adalah tata pembukuan. Sedangkan pengetian dalam arti luas dapat mengandung arti pengurusan dan pertanggungjawaban. Dan dalam penyusunan aggaran memuat pembagian penerimaan dan pengeluaran anggaran rutin dan anggaran pembangunan. Pengeluaran rutin sedikit-dikitnya harus dapat ditutup dengan pendapatan rutin. Anggaran rutin tersebut harus mempergunakan prinsip berimbang antara pengeluaran dengan pendapatan. Anggaran bangunan juga hurus dapat ditutup dengan pendapatan rutin. Pengelolaan keuangan sangat erat hubungannya dalam rangka perencanaan, pengadaan dan pemeliharaan serta penghapusan barang inventaris. 2.1.6. Analisa Dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Dengan uml Dalam analisa dan perancangan berorientasi obyek mengguknakan model yang dikenal dengan Unified Modeling Language (UML) yang merupakan sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalm industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. Menurut A. Suhendar, dkk (2002:11) pengertian Object-Oriented Analysis adalah sebagai berikut : Object-Oriented Analysis adalah metode analisis yang memeriksa requirements (syarat / keperluan yang harus dipenuhi oleh suatu sistem) dari sudut pandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup permasalahan. 3. Metode Penelitian 3.1. Analisis Sistem 3.1.1. Sistem permasalahan yang sedang berjalan Selama ini sistem yang digunakan pada sekolah SMP YPK Air Kenanga masih menggunakan sistem manual. Maka sering terjadi masalahmasalah yang timbul yakni : Berbedanya jumlah harga yang harus dibayar setiap muridnya. Bagaimana sistem ini digunakan untuk konfirmasi pembayaran. 3.1.2. Analisa Proses Untuk mempermudah pemahaman uraian prosedur sistem berjalan, maka uraian prosedur sistem berjalan akan kembali ditunjukkan dengan menggunakan activity diagram (diagram aktivitas) yang ada di bawah ini. a. Activity Diagram Pendataan Mengisi Form Data Serahkan Form Terima Form Data Simpan Form Data Gambar 3.2 Activity Diagram Pendataan b. Activity Diagram Penggolongan Kepala Sekolah Buat Penggolongan Serahkan ke Terima Penggolongan Catat Penggolongan Buat Kartu Serahkan Kartu Gambar 3.3 Activity Diagram Penggolongan Terima Kartu
c. Activity Diagram bayar Bayar Serahkan Kartu Terima Kartu Catat Pembayaran dibuku 3.1.4. Analisis Masukan Adapun analisa masukan yang dihasilkan dari system berjalan adalah Data, Potongan, Pembayaran. 3.1.5. Identifikasi Kebutuhan Berdasarkan hasil analisa dan uraian umum mengenai sistem yang sedang berjalan maka identifikasi kebutuhan yang diperlukan adalah Entry Data, Entry Potongan, Entry Pembayaran, Cetak Kartu, Cetak Kwitansi, Cetak Laporan 3.1.6. Use case diagram Gambar 3.4 Activity Diagram bayar d. Activity Diagram Pembuatan Surat Pemberitahuan Periksa Data di Buku lunas Belum lunas Buat Surat Pemberitahuan Terima Surat Pemberitahuan Gambar 3.5 Activity Diagram Pembuatan Surat Pemberitahuan e. Activity Diagram Pembuatan Laporan Gambar 3.7 Use Case diagram 3.1.7. Rancangan Basis Data SISWA 1 M M N LAKUKAN PEMBAYARAN DAPAT POTONGAN Yayasan NAMA SISWA 1 HASIL TGL PEMBAYARAN JUMLAH 1 Buat Laporan Serahkan ke Yayasan Terima Laporan KWITANSI TGL KWITANSI Gambar 4.1 Entity Relationship Diagram Gambar 3.6 Activity Diagram Pembuatan Laporan 3.1.3. Analisis Keluaran Adapun analisa keluaran yang dihasilkan dari system berjalan adalah Kwitansi, Surat Pemberitahuan, Kartu, Laporan. Transformasi ERD ke LRS SISWA NAMA SISWA 1 M M N LAKUKAN PEMBAYARAN DAPAT 1 HASIL 1 KWITANSI TGL KWITANSI TGL PEMBAYARAN JUMLAH Gambar 4.2 Transformasi ERD ke LRS POTONGAN
* NAMA Logical Record Structure (LRS) SISWA PEMBAYARAN DAPAT POTONGAN * * TGL BAYAR * KODE JUMLAH KWITANSI * TGL KWITANSI Gambar 4.3 Logical Record Structure (LRS) * Menu Utama Master Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Master Transaksi Laporan Keluar Entry Data Entry Potongan SMP YPK AIR KENANGA Sungailiat - BANGKA 33251 3.1.8. Racangan Antar Muka Rancangan keluar dari system adalah berupa Kwitansi, Surat Pemberitahuan, Kartu, Laporan. Rancangan masukan dari system adalah Data, Potongan, Pembayaran. 3.1.9. Rancangan Dialog Layar 1. Struktur tampilan Menu Utama Gambar 4.11 Rancangan Layar Menu Utama Master Menu Utama Transaksi Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Master Transaksi Laporan Keluar Entry Pembayaran Cetak Kartu Master Transaksi Cetak Kwitansi Laporan Keluar Cetak Kartu Entry Pembayaran Master Transaksi Laporan SMP YPK AIR KENANGA Entry Data Entry Pembayaran Cetak Laporan Sungailiat SMP YPK - AIR BANGKA KENANGA 33251 Sungailiat - BANGKA 33251 Entry Potongan Cetak Kartu Cetak Kwitansi 2. Rancangan Layar Menu Utama Sistem Informasi Administrasi Pembayarn Master Transaksi Laporan Keluar Gambar 4.9 Struktur tampilan Gambar 4.12 Rancangan Layar Menu Utama Transaksi Menu Utama Laporan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Master Transaksi Laporan Keluar Cetak Laporan SMP YPK AIR KENANGA Sungailiat - BANGKA 33251 SMP YPK AIR KENANGA Sungailiat - BANGKA 33251 Gambar 4.10 Rancangan Layar Menu Utama Gambar 4.13 Rancangan Layar Menu Utama Laporan
Entry Data Entry Data Cetak Kartu Cetak Kartu X-4-X PILIH NAMA NAMA LENGKAP X-30-X X-3-X X-60-X TOTAL TOMBOL SIMPAN UBAH HAPUS KELUAR CETAK BATAL KELUAR Gambar 4.14 Rancangan Layar Menu Entry Data Gambar 4.17 Rancangan Layar Cetak Kartu Entry Potongan Entry Potongan Cetak Kwitansi CETAK KWITANSI X-6-X TGL KWITANSI DD-MM-YYYY X-6-X X-30-X 999999 PEMBAYARAN NAMA PILIH TGL BAYAR TOTAL TOMBOL SIMPAN UBAH CARI KELUAR Gambar 4.15 Rancangan Layar Entry Potongan Entry Pembayaran CETAK KARTU CETAK BATAL KELUAR Gambar 4.18 Rancangan Layar Cetak Kwitansi Cetak Laporan CETAK LAPORAN SISWA PILIH NAMA TGL BAYAR X-6-X DD-MM-YYYY PILIH PERIODE CETAK LAPORAN DD-MM-YYYY s/d DD-MM-YYYY JUMLAH INPUT CETAK BATAL KELUAR TOTAL CETAK BATAL KELUAR Gambar 4.19 Rancangan Layar Cetak Laporan Gambar 4.16 Rancangan Layar Entry Pembayaran
a. Sequence Diagram Entry Data c. Sequence Diagram Entry Pembayaran : : Frm : ControlFrm : new_siswa() input_datasiswa() input_datasiswa() Simpan() Simpan() SetSave() ubah() ubah() SetUpdate() hapus() hapus() SetDelete() keluar() keluar() Gambar 4.20 Sequence Diagram Entry Data b. Sequence Diagram Entry Potongan ` Gambar 4.22 Sequence Diagram Entry Pembayaran d. Sequence Diagram Cetak Kartu Gambar 4.23 Sequence Diagram Cetak Kartu Gambar 4.21 Sequence Diagram Entry Potongan
e. Sequence Diagram Cetak Kwitansi Gambar 4.24 Sequence Diagram Cetak Kwitansi f. Sequence Diagram Cetak Laporan 1.1. Class Diagram Gambar 4.25 Sequence Diagram Cetak Laporan Gambar 4.26 Entity class diagram 3. Hasil Dan Pembahasan Uraian prosedur dalam sistem Administrasi Pembayaran pada SMP YPK Air Kenanga adalah sebagai berikut : a. Pendataan Pada setiap penerimaan siswa baru atau tahun ajaran baru selalu melakukan pendataan siswa dimana diketahui data siswa dan penghasilan orang tua dimana dari penghasilan tersebut menentukan jumlah spp yang harus dibayar oleh siswa tersebut. b. Penggolongan pembayaran Berdasarkan pendataan yang telah dilakukan maka dapat digolongkan dari pembayaran. Pembayaran dapat digolongkan menjadi 2 jenis, yaitu : i. Pembayaran Full Dimana siswa diwajibkan membayar sebesar Rp 130.000/ bulan. ii. Potongan pembayaran yang mendapatkan potongan pembayaran yaitu : a. yang mengajukan SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu). b. yang bersaudara yang bersekolah di sekolah yang sama. iii. Bea siswa Bea siswa digolongkan menjadi 2 jenis yaitu : a. Bea siswa Akademik Bea siswa yang di dapatkan melalui jalur prestasi pendidikan dalam tiap semester. Dimana prestasi yang didapatkan yaitu : 1) Juara 1 mendapatkan bea siswa bebas pembayaran spp selama 3 bulan. 2) Juara 2 mendapatkan bea siswa potongan spp sebesar 75% selama 3 bulan. 3) Juara 3 mendapatkan bea siswa potongan spp sebesar 50% selama 3 bulan. b. Bea siswa Non Akademik Bea siswa diberikan kepada siswa yang berprestasi dalam bidang olahraga seperti Basket. Dimana siswa yang mendapatkan potongan sebesar Rp 20.000 setiap bulan dan akan di evaluasi pada akhir semester. c. Pembayaran Pembayaran dilakukan setiap tanggal 1 10 setiap bulannya. disetorkan kepada bagian dan Tata usaha mencatat dalam pembukuan. d. Pembuatan surat pemberitahuan Pembayaran dilakukan setiap tanggal 1 10 setiap bulannya apabila siswa belum melunasi spp sampai tanggal yang telah ditentukan maka pihak tata usaha akan membuat surat pemberitahuan tentang keterlambatan pembayaran spp.
e. Pembuatan laporan Setelah pembayaran spp dilakukan maka akan dibuat laporan yang akan dilaporkan kepada pihak yayasan dan laporan spp tersebut sekaligus sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh siswa. 4. Kesimpulan dan Saran Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Komputerisasi pada sistem Administrasi Pembayaran sangatlah membantu bagian keuangan SMP YPK Air Kenanga, sehingga proses pencatatan Administrasi Pembayaran akan dapat dilakukan dengan cepat,akurat, dan tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Dengan adanya sistem informasi ini, pimpinan dapat mengetahui data - data yang dibutuhkan dengan akurat sehingga membantu pimpinan dalam melakukan pengontrolan. Penyimpanan data dalam database memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan pemeliharaan data, sehingga kita tidak perlu menyimpan data di dalam media kertas yang mudah hilang dan rusak seperti pada saat sistem masih manual. Sistem komputerisasi dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat karena sistem komputerisasi dapat memberikan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi. Perancangan sistem informasi berorientasi obyek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik dan lebih mudah dipahami oleh orang lain dalam hal struktur perancangannya. Adapun saran-saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut : Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem ini, perlu dilakukan perawatan(maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang terbaik untuk menghindari berbagai kesalahan. Secara rutin memback-up data-data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh SMP YPK Air Kenanga agar dapat terciptannya efesiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung sistem informasi ini. Perlu adanya audit setidaknya 1 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem dan memenuhi perkembangan penerapan sistem informasi yang terbaru dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem informasi ini. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI Yogyakarta, 2003 Makalah administrasi, 2011, http://copyduty.blogspot.com/2011/06/makalahadministrasi.html, 13 januari 2013 Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Cetakan 1. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005. Santoso, Harip. Membangun Aplikasi.NET Menggunakan VB.NET 2005. Jakarta : Elex Media Komputindo, 2005. Suhendar. A, S. Si,dan Gunadi Hariman, S. Si, MT. Visual Modelling Menggunakan UML & Rational Rose. Bandung : Informatika, 2002. Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, et. al. System Analysis and Design Methods. 6 th ed. New York : McGraw-Hill, 2004.