BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Komunikasi merupakan salah satu aktivitas dasar manusia, dengan adanya proses komunikasi manusia dapat saling berhubungan satu dengan lainnya baik dalam kehidupan sehari-sehari maupun dalam bermasyarakat atau dimana saja manusia berada. Tidak dapat dipungkiri bahwa manusia harus melakukan komunikasi serta komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan manusia. Hubungan masyarakat (Humas) merupakan fungsi manajemen yang berperan penting dalam menjalankan proses komunikasi yang berperan dalam proses menyampaikan informasi secara berkelanjutan dan berkesinambungan mengenai perusahaan atau organisasi, kebijakan perusahaan, program acara, maupun kegiatan yang dilakukan kepada publiknya, baik internal atau eksternal, secara lisan maupun tertulis. Keberadaan Humas sebagai sumber informasi terpecaya terasa penting kedudukannya di era globalisasi seperti saat ini. Bidang profesi Humas merupakan salah satu aspek manajemen yang diperlukan oleh setiap organisasi. Baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi non komersial. Tujuan humas adalah menjalin komunikasi yang baik, membentuk dan mempertahankan citra perusahaan, menyusun dan membuat media humas. Setiap perusahaan, instansi, atau organisasi sangat memerlukan dukungan dari publiknya, baik internal maupun eksternal. Hubungan yang baik serta 1
2 komunikasi yang baik akan tercipta jika terjalin hubungan yang baik antara Humas dengan publiknya. Yang termasuk publik internal organisasi/perusahaan ialah para karyawan (employee) dan para pemegang saham (stakeholder). Berdarsarkan pengelompokan itu, maka terdapatlah hubungan yang khusus dengan mereka, yakni yang biasa disebut hubungan dengan karyawan (employee relations) dan hubungan dengan pemegang saham (stakeholder relations). a. Employee relations Merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibina dan diabadikan dalam hubungan dengan perorangan sehari-hari dibelakang bangku kerja tukang kayu, di belakang mesin, atau di belakang meja tulis. (archibald wiliam dalam dasar-dasar Public Relations:144) Seorang PRO harus berkomunikasi langsung dengan para karyawan dan harus senantiasa mengadakan kontak pribadi. Yang dimaksudkan dengan karyawan disini ialah semua pekerja. Dengan senantiasa berkomunikasi dengan mereka yakni mendatangi mereka dan bercakap-cakap dengan mereka akan dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan, harapan dan perasaannya. b. Stakeholder relations Dalam hubungannya dengan modal, pemegang saham tidak dapat dikesampingkan dari pemikiran seorang manajer dalam usahanya membina dan memajukan perusahaannya. Adalah kewajibannya untuk selalu mengadakan hubungan baik dengan para pemegang saham
3 tersebut. Komunikasi dengan para pemegang saham dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya: menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru, memberi laporan, mengirimkan majalah perusahaan/organisasi dan mengadakan pertemuan-pertemuan. Publik Eksternal dari Organisasi Publik Eksternal dari Organisasi adalah semua masyarakat yang berada diluar perusahaan, baik secara geografis dan administratif. Maksudnya, publik tersebut tidak ikut menentukan kebijakan organisasi. Tetapi hal yang harus menjadi kajian seorang PRO, publik eksternal ini menjadi bagian dari perusahaan yang menjadi penilai sikap perusahaan dan pemberi opini terhadap segala tindaktanduk perusahaan/organisasi. Komunikasi dengan publik eksternal dapat diselenggarakan diantaranya dengan: 1. Personal Contact (Kontak pribadi) 2. Press releases 3. Press Relations 4. Press conference & press briefings 5. Publicity 6. Radio dan televisi 7. Film 8. Media komunikasi dan informasi lainnya
4 Publikasi adalah bagian dari aktivitas yang dilakakukan public relations dalam kegiatannya untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya cara ini untuk memberitahukan informasi berkaitan dengan kegiatan perusahaan dan pesan yang ingin disampaikan perusahaan. Publikasi dapat dilakukan dengan berbagai media yang dapat digunakan oleh perusahaan. Ada empat jenis publikasi yang pertama pure publicty, kedua paid publicty, ketiga free ride publicity, dan terakhir tie-in publicity. Kegiatan publikasi Humas yang akan dilakukan tentunya harus terlaksana dengan baik sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. Tujuan dari Publikasi itu sendiri adalah untuk menyampaikan ide atau gagasan dari suatu sumber kepada khalayak tertentu. Oleh karena itu setiap publikasi harus terfokus pada ide atau gagasan yang akan disampaikan. Dalam setiap hal, publikasi haruslah jujur, akurat dan dapat dimengerti, aturan ini berlaku untuk publikasi baik yang bersifat positif maupun negatif dan apabila terjadi pelanggaran, maka hal tersebut dapat menyebabkan reaksi yang merugikan. Media merupakan saluran, sarana penghubung, atau alat-alat komunikasi. Sementara media public relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang digunakan public relations dengan publiknya untuk membantu mencapai tujuan. 1 1 Rosady Ruslan,Manajemen Public & Media Komunikasi,Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada, 1998,Hal.19
5 Karena dengan media, PR dapat mengatur pesan penting yang akan disampaikan dalam suatu kemasan dengan baik dan ditujukan kepada sasaran yang tepat. Media internal merupakan salah satu media yang digunakan untuk mendukung kegiatan public relations dalam berkomunikasi dengan publik internalnya dalam suatu organisasi. Media perusahaan yang biasa di pergunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi yang sering di pergunakan oleh praktisi public relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra melalui jenis media publikasi, antara lain. 2 1. House journal 2. Printed media 3. Media pertemuan (event) 4. Broadcasting media dan internet 5. Media sarana humas/pr 6. Media personal Media internal yang umum dimiliki perusahaan sebagai media komunikasi dengan karyawan adalah jurnal internal seperti Newsletter, magazine, tabloid, newspaper, dan buletin Internal. Media komunikasi internal seperti Newsletter penting bagi perusahaan karena sebagai media komunikasi dan informasi antara perusahaan dengan khalayak internal seperti Staff atau karyawan. 2 Rosady Ruslan,Manajemen Public Relation & Media Komunikasi, Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada, 1998, Hal.218
6 Selain itu, Newsletter juga digunakan sebagai media penyampaian pesan-pesan, informasi, berita menegenai aktifitas perusahaan, dan informasi program-program motivasi karyawan. Pengelolaan media internal dilakukan dengan memperhatikan kaidahkaidah dan teknik penulisan yang benar pemilihan berita, foto-foto yang, desain, rubrik, dan info penting lainnya menjadi perhatian aspek Humas Mercu Buana dalam membuat media-media internal seperti ini. Dengan demikian ketika media internal yang dipublikasikan seperti newsletter ini dibaca oleh seluruh karyawan Humas Mercu Buana dapat menimbulkan daya tarik dan juga isi berita yang disampaikan dapat menjadi informasi yang penting untuk diketahui. Media internal dapat membantu Humas dalam penyampaian publikasi dan aktivitas yang sudah dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan bagi karyawan dan sebagai pemenuhan informasi karyawan. Mercu Buana memiliki publikasi ruti yaitu penerbitan media-media cetak untuk dapat diketahui oleh publik internal maupun eksternal. Media media internal yang dipublikasikan seperti media newsletter sebagai wadah komunikasi manajemen dan karyawan sangat membantu dalam penyamapaian informasi, baik informasi tentang kegiatan karyawan maupun perusahaan/universitas. Newsletter Mercu Buana ini juga bisa sebagai media komuniasi dan informasi antar karyawan juga bisa sebagai media monitoring dan evaluasi informasi tentang kebijakan Universitas dalam memberikan input dan output yang pada akhitnya berpengaruh pada peningkatan kinerja dan motivasi karyawan.
7 Media internal informasi tercetak dalam suatu perusahaan atau universitas dapat dijadikan tolak ukur keberhasilan dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh Humas dengan para pegawai, para pemimpin dan anggota. Hal ini disebabkan oleh kelancaran penyelenggaraan proses pengelolaan publikasi yang dibutuhkan melalui informasi yang terekam dalam media informasi tercetak. Akan tetapi media internal yang digunkan oleh Mercu Buana dalam mempublikasikan perkembangan Universitas pada karyawan. Alasan peneliti memilih Humas Mercu Buana sebagai objek peneliti karena Mercu Buana merupakan salah satu Universitas terbaik dijakarta barat dan mempunyai Humas yang baik dalam pengelolaan publikasi melalui media internal maupun eksternal, media internal yang dikelola Humas Mercu Buana seperti Mercu Buana News dianggap sarana yang cukup efektif dan efisies dalam memmberikan informasi pada publik internal oleh Humas Mercu Buana. Kegiatan pengelolaan publikasi media internal Humas, Mercu Buana News ini dilakukan secara langsung dengan karyawan Humas Mercu Buana. Diawali dengan melakukan liputan kegiatan internal, merekam suara, mendokumentasikan melalui foto, mendokumentasikan melalui video gambar. Kemudian dilanjutkan dengan transkip (mendengarkan dan menyalin yang ada di perekam tadi), membuat berita press release, pemeriksaan layout, dan cetak. berdarsarkan penjelasan diatas bahwa humas Mercu Buana melakukan tugas dan kegiatannya secara baik dan mempunyai suatu pemahaman yang mendalam terhadap kompentensi yang ada di Mercu Buana yaitu eksternal dan internal, kegiatan internal Mercu Buana meliputi adanya media Mercu Buana News yang
8 diperuntukan untuk publiknya yang berkenan dalam aktifitas atau kegiatan pegawai atau organisasi. Kemudian kegiatan eksternalnya dengan mempromosikan kegiatan yang dilakukan Mercu Buana ke khalayak luas. Kegiatan tersebut harus dilakukan oleh Humas sebuah organisasi/lembaga guna membangung sebuah citra positf perusahaan dan lembaganya. 1.2 Fokus penelitian Untuk mendapatkan informasi tentang pengelolaan publikasi melalui media-media internal Universitas Mercu Buana Oleh Humas dapat diperoleh dari fokus penelitian ini menitik beratkan pada rencana kegiatan yang tepat dalam mengelola media internal atau dalam memberikan informasi mengenai Universitas. Langkah atau program Humas adalah rencana kegiatan jangka panjang untuk menyusun berbagai teknis dan langkah komunikasi yang akan diambil dalam kegiatan Humas. Adapun upaya program kerja dari kegiatan riset dalam PR, yang dikenal melalui Proses Empat Tahapan Utama sebagai landasan pedoman melaksanakan penelitian untuk merancang program kerja PR adalah sebagai berikut: 1. mendifinisikan masalah 2. membuat rencana dan program 3. bertindak dan berkomunikasi 4. mengevaluasi program
9 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang telah dijabarkan, tujuan penelitian untuk menggambarkan pengelolaan publikasi melalui media media internal Universitas Mercu buana oleh biro humas. 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut : 1. Manfaat Akademis Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pada ilmu komunikasi dan dapat menyumbang suatu masukan baru bagi pengembangan ilmiah mengenai pengelolaan publikasi melalui media-media eksternal Universitas Mercu Buana oleh biro humas, sehingga berguna untuk memperluas wawasan dalam bidang ilmu komunikasi. 2. Manfaat Praktis Hasil dari penelitian ini di harapkan dapat dijadikan masukan dan saran bagi biro humas agar dapat membuat pengelolaan publikasi yang lebih baik lagi melalui media-media internal.