Decision Support System (DSS) Alat Bantu bagi Manajer dalam Pengambilan Keputusan Oleh Melisa Zulkarnain 1210533002 Pendahuluan Pada era globalisasi saat ini, bisnis berkembang dengan cepat sehingga perusahaan harus dapat beradaptasi terhadap perubahan, agar dapat mempertahankan bisnisnya dan memiliki keunggulan kompetitif dari pesaingnya. Manajer harus dapat menjawab segala ancaman dan kesempatan dalam lingkungan persaingan yaitu dengan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Manajer membutuhkan informasi yang bernilai agar keputusan yang diambil tidak salah yang nantinya akan mempengaruhi proses bisnis yang dijalankan. Perkembangan teknologi computer dan sistem informasi yang juga semakin cepat dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan. Salah satunya adalah menggunakan Decision Support System (DSS) berbasis komputer, dengan ini pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. Sistem penunjang keputusan ini diperkenalkan oleh Michael S. Scott Morton, G. Anthony Bory dan Peter G. W. Keen dari Massachussests Institute of Technology pada tahun 1980-an, yang saat ini dikenal dengan Decision Support System (Jogiyanto dalam Whetyningtyas, 2011). Sistem Informasi, Pemecahan Masalah dan Pembuatan Keputusan Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan (Jogiyanto dalam Whetyningtyas, 2011). Pemanfaatan atau peranan sistem informasi dapat berbeda-beda dalam tiap perusahaan sesuai fungsinya. Suatu perusahaan dapat memandang bahwa sistem informasi yang ada hanya sebatas merupakan alat bantu untuk meningkatkan efisiensi perusahaan, akan tetapi dapat juga merupakan sesuatu yang berfungsi sangat strategis, dalam artian dapat secara
signifikan memberikan kepuasan pelanggan terhadap produk dan jasa yang diberikan perusahaan (Whetyningtyas, 2011) Disadari bahwa pemecahan masalah (problem solving) terdiri atas respons terhadap hal yang berjalan dengan baik, serta terhadap hal yang berjalan dengan buruk dengan cara mendefinisikan masalah (problem) sebagai kondisi atau peristiwa yang berbahaya atau dapat membahayakan perusahaan, atau yang bermanfaat atau dapat memberi manfaat. Pembuatan keputusan (decision making) yaitu tindakan memilih di antara berbagai alternative solusi pemecahan masalah. Keputusan (decision) didefinisikan sebagai tindakan pilihan dan sering kali perlu untuk mengambil banyak keputusan dalam proses pemecahan satu masalah saja (Raymond dan George, 2008:326). Manajer biasanya akan membuat tipe tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Metode pengklasifikasian keputusan yang banyak digunakan adalah menentukan keputusan itu diprogram atau tidak (Sutabri, 2007:134). Keputusan yang diprogram adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan, atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang ulang. Masalah rutin tidak selalu sederhana, keputusan yang diprogram dapat juga digunakan dalam penanganan masalah yang kompleks dan rumit. Keputusan yang tidak diprogram di lain pihak adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah khusus, khas, atau tidak biasa. Bila suatu maslah yang timbul tidak cukup diliput oleh kebijaksanaan atau sangat penting sehingga perlu penanganan khusus, harus diselesaikan dengan suatu keputusan yang tidak diprogram. Tipe sistem pendukung keputusan dibedakan menjadi dua macam yaitu sistem berorientasi pada data dan sistem yang berorientasi pada model (Diartono, 2006). Sistem yang berorientasi pada data adalah suatu sistem yang memberi beberapa fungsi untuk pemanggilan data, analisis dan presentasi data. Sedangkan Sistem yang berorientasi pada model adalah sistem pendukung keputusan yang memberi beberapa fungsi seperti model akuntansi, model simulasi dan model optimasi yang dapat membantu manajemen dalam membuat suatu keputusan. Dengan bantuan suatu model atau beberapa model, manajemen dapat membuat keputusan atau alternatif keputusan.
Decision Support System (DSS) DSS atau sistem penunjang keputusan adalah suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah untuk proses pengambilan keputusan setengah terstruktur (semi structured) supaya lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia. (Jogiyanto dalam Whetyningtyas 2011). DSS menggunakan sebuah model sebagai dasar pengembangan alternatif yang berkaitan dengan masalah semi terstruktur atau bahkan tidak terstruktur di mana computer sebagai motor penggeraknya. DSS tidak pernah ditujukan untuk menyelesaikan masalah tanpa bantuan dari manajer. Ide dasarnya adalah agar manajer dan komputer dapat bekerja sama untuk memecahkan masalah tersebut. Jenis masalah yang dapat diselesaikan adalah masalah yang semiterstruktur. Komputer dapat menyelesaikan bagian yang terstruktur, dan manajer dapat menyelesaikan bagian yang tidak terstruktur (Raymond dan George 2008: 332). Sifat DSS memerlukan desain dan pengembangan teknik yang berbeda dari batch tradisional dan sistem online. Daripada proses pembangunan tradisional, DSS memerlukan bentuk pembangunan berulang yang memungkinkan mereka untuk berkembang dan berubah sebagai masalah atau keputusan perubahan situasi. mereka harus dibangun dengan singkat, umpan balik yang cepat dari pengguna sehingga memastikan bahwa pembangunan adalah melanjutkan dengan benar. Pada dasarnya DSS harus dikembangkan untuk memungkinkan perubahan cepat dan mudah. (Averweg 2012, 34) Seperti halnya model SIA dan SIM, struktur yang serupa dapat digunakan untuk model DSS. Data dan informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak (Whetyningtyas, 2011): 1. Perangkat Lunak Penulis Laporan Menghasilkan laporan periodik maupun laporan khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, contohnya analisis penjualan bulanan menurut pelanggan. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga maupun sesuatu yang luar biasa terjadi, contohnya adalah laporan kecelakaan, atau yang lainnya. 2. Model Matematika Menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa
komponen dari sistem fisik perusahaan. Model matematika merupakan jenis yang berperan sangat penting dalam DSS. Salah satu keuntungan bagi manajer yang menggunakan model matematika yaitu kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun. 3. Perangkat Lunak GDSS (Group Decision Support System) Perangkat ini memungkinkan beberapa pemecahan masalah, bekerjasama sebagai suatu kelompok mencapai solusi. Tahapan Pembuatan Decision Support System Tahapan yang dilakukan dalam pembuatan DSS yang dikemukanakan oleh Efraim Turban dibagi dalam delapan tahapan, kedelapan tahapan tersebut adalah sebagai berikut (Diartono 2006) : 1. Perencanaan Dalam tahapan ini lebih difokuskan pada penaksiran kebutuhan dan diagnosa masalah dengan mendefinisikan sasaran dan tujuan dari Sistem pendukung keputusan, menentukan kunci keputusan-keputusan sistem pendukung keputusan, ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan keputusan kunci. - Sistem pendukung keputusan hanya alat yang memberi informasi ke manager. - Kemungkinan mengalami kesulitan untuk memberi informasi yang relevan dalam pembuatan keputusan sehingga harus berhati-hati dalam memberikan keputusan kunci. 2. Riset Penentuan approach yang relevan untuk keperluan user dan ketersediaan sumberdaya seperti hardware, software, vendor sistem, kasus-kasus atau pengalaman-pengalaman yang relevan pada organisasi lain, review riset yang relevan. 3. Analisa Dan Desain Konseptual Penentuan pendekatan terbaik dan sumberdaya tertentu untuk mengimplementasi termasuk teknik, staff, financial, resource organisasi. Misal dengan metode normatif dengan pembuatan model yang bisa menyediakan info untuk kunci keputusan. 4. Desain Dalam tahap desain ini ditujukan untuk menentukan spesifikasi komponenkomponen dari sistem pendukung keputusan terdiri dari : (1) subsistem dialog, (2) subsistem pemroses
problem (model base & manajemennnya), (3) database dan manajemennya, (4) knowledge dan manajemennya. 5. Konstruksi Dengan cara berbeda beda tergantung pada desain dan tool yang digunakan, implementasi teknis dari desain, sistem dibangun, ditest secara terus menerus dan diperbaiki. 6. Implementasi Dalam tahap implementasi ini meliputi testing, evaluasi, demo, orientasi, training, pemakaian produksi adapun testing data output dibandingkan dengan spesifikasi desain. Evaluasi dilakukan terhadap kemampuan dari sistem pendukung keputusan sejauh mana dapat memenuhi keperluan user, dalam tahap ini cukup sulit untuk berubah dan berkembang tidak ada tanggal selesai dan standart pembanding. Testing dan evaluasi adalah perubahan pada desain dan kontruksi dan melakukan demo kemampuan operasional sistem, orintasi intruksi-intruksi managerial user pada kemampuan dan operasional sistem, training mengetahui susunan dan fungsi perawatan sistem. 7. Perawatan dan dokumentasi Meliputi planning untuk membina dukungan terhadap sistem dan komunitas user termasuk pembuatan dokumentasi penggunaan dan perawatan. 8. Adaptasi Dalam tahap ini merespon perubahanperubahan dari user melalui tahapan-tahapan diatas. Hardware dan Software DSS Hardware dan software yang dibutuhkan oleh DSS (Subakti, 2002) yaitu: Time-sharing network Bila suatu organisasi tidak memiliki komputer mainframe, tetapi memerlukan kemampuan seperti itu, maka pendekatan time-sharing bisa dipertimabangkan. Walaupun sudah memiliki mainframe pun, suatu organisasi juga bisa melakukan hal ini karena kenyataan bahwa waktu respon lebih baik dengan time-sharing network daripada pada sistem komputer in-house. Keuntungan lain adalah kecepatan dimana DSS tersebut dapat segera dibangun jika vendornya juga sebagai DSS builder, sebab vendor ini memiliki pengalaman menggunakan software dan membangun DSS yang serupa. Kerugiannya adalah biaya kontrol. Jika suatu DSS sering digunakan, biaya time-sharing menjadi tinggi. Mainframe, Workstation, Mini, atau Personal Computer Tergantung ketersediaan dan layanan yang diinginkan, hanya saja sekarang ini kekuatan dari PC sudah menjelma jadi berlipat ganda dibandingkan denga mainframe jaman dulu.
Distributed DSS Berkaitan dengan jaringan komputer, dibuat juga distributed DSS yang memiliki keuntungan dalam hal ketersediaan dan aksesnya terhadap data dan model di pelbagai lokasi. Kebutuhan Manajer Kebutuhan akan informasi bagi suatu perusahaan adalah sangat penting, seorang manajer tidak akan dapat mengambil keputusan tanpa memiliki data yang relevan, dengan kemampuan teknologi yang ada sekarang seorang manajer mempunyai kesempatan untuk memberi arah pada pengembangan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan dimana manajer harus menganggap bahwa dengan teknologi informasi sebagai sebuah sumberdaya strategis untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Selain itu seorang manajer harus belajar banyak tentang teknologi informasi sehingga dia akan tahu terhadap informasi apa yang dibutuhkan dan berasal dari mana saja informasi tersebut harus dicari. Sehingga dengan adanya informasi yang tersedia sangatlah membantu bagi manager untuk bertindak (Diartono, 2006). Kesimpulan Decision Support System sangat berguna bagi manajer dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya DSS ini keputusan yang diambil akan lebih akurat yang nantinya akan mempengaruhi tindakan selanjutnya yang akan diambil oleh manajer. Jika manajer salah dalam mengambil keputusan, maka akan perusahaan tidak akan bisa bertahan dalam menghadapi persaingan. Oleh karena itu, DSS sangat dibutuhkan untuk kelangsungan hidup perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Agus Diartono, Dwi. 2006. Decision Support System. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK. 11, (1). 01-07 Mcleod, Jr., Raymond dan George P. Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-10. Diterjemahkan oleh: Ali Akbar Yulianto dan Afia R. Fitriati. Jakarta: Salemba Empat
Richard Franz Averweg, Udo. 2012. Decision-making Support System: Theory & Practice. Diakses tanggal 19 April 2015. http://bookboon.com/en/decision-making-support-systems-ebook Subakti, Irfan. 2002. Sistem Pendukung Keputusan. Diakses tanggal 18 April 2015. www.directory.umm.ac.id/tik/buku_panduan_spk.pdf Sutabri, Tata. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI Whetyningtyas, Aprilia. 2011. Peranan Decision Support System (DSS) Bagi Manajemen Selaku Decision Maker. Analisis Manajemen. 5, (1)