1 Tujuan Untuk menjamin bahwa pelaksanaan proses Pemilihan Langsung sesuai dengan peraturan per undang-undangan yang berlaku, harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. 2 Ruang Lingkup Pengadaan barang/jasa dilingkungan Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias yang bersumber dari dana APBN, dimulai dari proses penentuan cara pengadaan, pemilihan penyedia barang/jasa sampai dengan penandatanganan kontrak. 3 Definisi Pemilihan langsung adalah pengadaan barang / jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi, baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. 4 Acuan 1. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. 2. Keputusan Menteri PU Nomor:257 Tahun 2004 tentang Standard an Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi. 3. Surat Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 339/KPTS/M/2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi Instansi Pemerintah. 5 Ketentuan Umum 1. Dalam hal metode pelelangan umum atau pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda pemilihan langsung, yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran dari penyedia barang/ jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet yaitu website pengadaan nasional www.pengadaannasionalbappenas.co.id. 2. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); 3. Dalam penyusunan jadual pelaksanaan pengadaan dengan pemilihan langsung harus mengalokasikan waktu untuk proses: pengumuman pemilihan langsung di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan di internet sekurang-kurangnya selama 3 (tiga) hari kerja; pengambilan dokumen prakualifikasi, pemasukan dokumen prakualifikasi dan pengambilan dokumen pengadaan, penetapan hasil prakualifikasi, pemberitahuan hasil prakualifikasi dan penjelasan, pemasukan penawaran, pembukaan penawaran, evaluasi penawaran, penetapan pemenang, pemberitahuan penetapan pemenang, masa sanggah, penunjukan pemenang, penandatanganan kontrak; adapun pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 1 / 8
diserahkan sepenuhnya kepada pengguna barang/jasa. 4. Penetapan Calon Peserta a. Panitia/pejabat pengadaan wajib melakukan prakualifikasi; b. Prakualifikasi harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet. 3. Undangan, permintaan penawaran, dan evaluasi. a. Panitia/pejabat pengadaan mengundang sebanyak-banyaknya calon peserta yang lulus prakualifikasi. b. Apabila penyedia barang/jasa yang lulus prakualifiaksi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan pengumuman ulang. c. Apabila setelah pengumuman ulang, yang lulus prakualifikasi hanya 2 (dua), maka proses pemilihan langsung dilanjutkan. d. Apabila setelah pengumuman ulang, yang lulus prakualifikasi hanya 1 (satu), maka dilakukan proses penunjukan langsung. e. Atas dasar pengajuan penawaran yang dilakukan secara terpisah dari masing-masing peserta pemilihan langsung, panitia/pejabat pengadaan melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap semua penawaran yang masuk serta menyusun urutan penawaran sebagai dasar untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi selanjutnya. f. Klarifikasi dan negosiasi dilaksanakan sebagai berikut: 1) sebelum klarifikasi dan negosiasi dilakukan, panitia/pejabat pengada-an membuat pedoman klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga. Dalam pedoman klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga di-cantumkan hal-hal teknis dan item pekerjaan yang akan diklarifikasi dan dinegosiasi, tetapi tidak boleh mencantumkan rincian HPS; 2) klarifikasi dan negosiasi dilakukan kepada peserta pemilihan langsung yang menawarkan harga terendah sampai terjadi kesepakatan. Klarifikasi dan negosiasi tidak boleh dihadiri oleh peserta pemilihan langsung lainnya; 3) klarifikasi dan negosiasi teknis dilakukan untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa atau spesifikasi yang lebih tinggi; 4) bagi pengadaan barang/jasa berdasarkan kontrak harga satuan, panitia/pejabat pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan item-item pekerjaan yang harga satuan penawarannya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS; 5) bagi pengadaan barang/jasa berdasarkan kontrak lumpsum, panitia/pejabat pengadaan melakukan negosiasi hanya pada harga total saja; Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 2 / 8
6) setelah klarifikasi dan negosiasi, panitia/pejabat pengadaan meminta kepada peserta pemilihan langsung yang akan diusulkan untuk menandatangani berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi. Apabila tidak terjadi kesepakatan dengan urutan pertama, maka klarifikasi dan negosiasi dilakukan kepada urutan penawar terendah berikutnya; 7) berdasarkan berita acara tersebut, panitia/pejabat pengadaan membuat surat usulan penetapan penyedia barang/jasa kepada pejabat yang berwenang menetapkan. g. Penetapan pemenang 1) Berdasarkan usulan dari panitia/pejabat pengadaan, pejabat yang berwenang menetapkan pemenang pemilihan langsung; 2) Dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara panitia/ pejabat pengadaan dengan pengguna barang/jasa maka pengguna barang/jasa membahas hal tersebut dengan panitia/pejabat pengadaan untuk mengambil keputusan sebagai berikut: a) menyetujui usulan panitia/pejabat pengadaan; atau b) menetapkan keputusan yang disepakati bersama untuk melakukan evaluasi ulang atau lelang ulang atau menetapkan pemenang lelang, dan dituangkan dalam berita acara yang memuat keberatan dan kesepakatan masing-masing pihak; atau c) bila akhirnya tidak tercapai kesepakatan, maka akan diputuskan oleh Kapala Badan Pelaksana BRR NAD-Nias dan bersifat final. 3) Pejabat yang berwenang segera menetapkan pemenang lelang dan mengeluarkan surat penetapan penyedia barang/jasa, serta menyampaikannya kepada panitia/ pejabat pengadaan selambat-lambatnya: a) Lima hari kerja untuk penetapan oleh pengguna barang/jasa; b) Empat belas hari kerja untuk penetapan oleh Kepala Badan Pelaksana BRR NAD-Nias. Ketentuan butir a) dan butir b) terhitung sejak surat usulan penetapan pemenang lelang tersebut diterima oleh pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang. 4) Hasil penetapan pemenang pemilihan langsung diumumkan /di-sampaikan kepada seluruh peserta pemilihan langsung. h. Sanggahan dan pengaduan Mekanisme dan prosedur sanggahan dan pengaduan mengikuti Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 3 / 8
ketentuan seperti yang ditetapkan pada proses pelelangan. i. Penunjukan pemenang Pengguna barang/jasa menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa untuk melaksanakan pekerjaan. j. Penandatanganan kontrak Pengguna barang/jasa menyiapkan dan menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan mengikuti ketentuan seperti yang ditentukan dalam SOP PEMBUATAN KONTRAK BRR WIL VI NIAS. 6 Prosedur dan Tanggung Jawab No Pelaku / Penanggung Jawab 6.1 Kepala BRR Wil VI Nias Kegiatan 1. Bersama-sama unsur dari BRR Distrik dan Kuasa Pengguna Anggaran/KPA menyusun kajian propefesional pengadaan jasa pemborongan 2. Menyerahkan hasil kajian tersebut sebagai dokumen DED kepada KPA. 6.2 KPA 1. Membentuk dan menginstrusikan Panitia Pengadaan untuk melaksanakan pengadaan jasa pemborongan melalui SK Pembentukan Panita Pengadaan oleh KPA. 6.3 Panitia Pengadaan 1. Menyusun rencana dan jadual seluruh rangkaian kegiatan Panitia Pengadaan. 2. Menyiapkan dokumen yang diperlukan meliputi : a. Undangan pengadaan barang/ jasa; b. Instruksi kepada penawar; c. Syarat Syarat Umum Kontrak d. Daftar Kuantitas dan Harga; e. Spesifikasi Teknis dan Gambar-gambar pekerjaan yang akan dilaksanakan; f. Bentuk surat penawaran; g. Bentuk surat jaminan pelaksanaan. 3. Menyusun OE/HPS (Harga Perhitungan Sendiri). 4. Melaksanakan penjelasan, menerima penawaran,evaluasi,klarifikasi. 5. Membuat dan mengusulkan penetapan Penyedia Jasa terpilih kepada PPK. 6. Mengevaluasi dan meninjau ulang usulan yang ditolak sesuai dengan alasan penolakan. 6.4 KPA 1. Menyetujui dan memutuskan Pemenang bila lulus dan memenuhi penilaian yang Rekaman Laporan Hasil Kajian SK Panitia Pengadaan Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 4 / 8
ditentukan. 2. Menolak usulan dan memberi alasan penolakan kepada Panitia Pengadaan. 6.5 Panitia Pengadaan 1. Putusan/penetapan pemenang dari KPA diumumkan/diberitahu secara tertulis kepada para peserta pnyedia jasa pemborongan. 6.6 PPK 1. Menerbitkan Surat Keputusan Penunjukan Pemenang. 2. Menyelenggarakan Pre Award Meeting. 3. Melaksanakan penandatanganan kontrak. 4. Melaporkan hasil penandatanganan kontrak kepada atasan langsung/kpa 7 Pengecualian Tidak ada 8 Lampiran a. Contoh Surat Undangan kepada peserta Pemilihan Langsung b. Contoh Pedoman klarifikasi dan negosiasi. c. Contoh Berita Acara hasil klarifikasi dan negosiasi. d. Contoh Surat usulan penetapan pemenang penyedia jasa / barang kepada pejabat yang berwenang menetapkan. Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 5 / 8
KOP PANITIA PENGADAAN SURAT UNDANGAN PEMILIHAN LANGSUNG LAMPIRAN 1 Nomor : Lampiran : Gunungsitoli, tanggal, bulan, tahun Kepada yth: Direksi / Pimpinan Cabang PT Di Perihal : Undangan penjelasan dan pemasukan penawaran paket pekerjaan.. Isi dengan paket yang akan dikerjakan dan persyaratan administrasi, teknis yang diminta. Panitia Pemilihan Langsung (Nama Ketua Panitia) Ketua panitia Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 6 / 8
LAMPIRAN 3 : CONTOH BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI KOP PANITIA BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI Nomor :... Pada hari ini... tanggal..., bulan..., tahun..., di Ruang Rapat Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias telah dilakukan Rapat untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap Penawaran Paket......, PT...., dengan hasil sebagai berikut; I. Peserta rapat. Rapat dipimpin oleh... selaku Ketua Panitia dan dihadiri oleh: Panitia: No. N A M A KEDUDUKAN DALAM PANITIA 1 2 3 4 5 Ketua panitia Sekretaris Penawar (PT... ) No. N A M A JABATAN 1 2 3 4 5 II. Hasil Klarifikasi dan Negosiasi. a. Administrasi 1). Keabsahan perusahan ( apakah yang menawar secara legal memenuhi syarat). 2). NPWP, 3). Izin Usaha, 4). Sertifikasi, 5). Sisa kemampuan nyata, 6). Data lainnya yang diperlukan sesuai dokumen lelang Dari hasil penelitian dan pengkajian PT.. telah memenuhi persyaratan administrasi dan dapat dilanjutkan penelitian secara teknis. Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 7 / 8
b. Teknis. 1). Kemampuan personil yang akan dilibatkan apakah sesuai dengan jenis pekerjaan. 2). Jumlah dan kemampuan peralatan yang akan dimobilisasi. 3). Program mutu proyek (Project Quality Plan) apakah sesuai dengan standar sistem mutu (ISO-9002). 4). Jadwal Pelaksanaan pekerjaan. 5). Data teknis lainnya yang diperlukan sesuai dokumen lelang Dari hasil klarifikasi secara teknis penawaran dapat dipertanggung jawabkan dan dapat dilanjutkan dengan negosiasi penawaran. c. Negosiasi harga. No. JENIS PEKERJAAN SAT VOL HARGA OE PENAWARAN KONTRAKTOR HARGA NEGOSIASI III. Kesimpulan. 1. Administrasi 2. Teknik. 3. Harga. PANITIA: No. NAMA JABATAN TANDA TANGAN 1 Ketua Panitia 2 Sekretaris 3 4 5 PENAWAR PT.. No. NAMA JABATAN TANDA TANGAN 1 2 3 Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 8 / 8