BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Teknologi di bidang pengolahan data kini sudah sangat berkembang dimulai dari penggunaan aplikasi pengolahan data sederhana hingga suatu sistem terkomputerisasi yang dapat melakukan pengolahan dan pengelolaan data yang terintegrasi tidak hanya dengan basis datanya namun juga sistem lain yang terkait. Teknologi tersebut juga dapat diterapkan sebagai suatu sarana bagi perusahaan dalam menyimpan, mengolah dan mengelola data yang didapatkan perusahaan dari hasil pelaksanaan proses bisnis yang dilakukan oleh karyawannya. Sebagai perusahaan yang menyediakan jasa inspeksi berskala industrial bagi kliennya, proses bisnis PT. Danalam Cipta Pratama sangat bergantung pada data yang diperoleh perusahaan selama pengerjaan proyek lapangan sesuai dengan pekerjaan yang diminta oleh kliennya. Data-data tersebut menjadi sangat penting sehingga sebuah sarana pengelolaan data tersebut secara efektif dan efisien menjadi suatu hal yang sangat dibutuhkan bagi perusahaan. Namun ditemukan bahwa perusahaan ini masih mengandalkan aplikasi komputer pengolah data sederhana sebagai sarana pemrosesan data-data tersebut, sehingga setiap informasi yang dihasilkan rentan mengalami kerusakan dan kehilangan karena hanya disimpan ke dalam sebuah file komputer tanpa ada prosedur atau struktur penyimpanan data dan informasi tertentu. Teknologi yang dijelaskan sebelumnya dapat diterapkan pada PT. DCP sebagai sarana pengolahan dan pengelolaan data yang diperoleh oleh perusahaan selama mengerjakan proyek, mulai dari data yang diberikan oleh klien sebagai pemberi kerja, hingga data laporan teknis yang akan diterima oleh pihak manajerial dan klien itu sendiri. Dimana teknologi tersebut berupa suatu sistem yang terintegrasi dengan basis data yang mampu menyimpan data yang dihasilkan dari setiap proyek pekerjaan lapangan secara efektif dan efisien sehingga dapat membantu karyawan yang terlibat langsung dalam pekerjaan untuk mengelola data lapangan serta membantu pihak manajerial dalam meneruskan dan melaporkan lebih lanjut laporan tersebut kepada pihak klien. 1
2 Berdasarkan latar belakang yang penulis uraikan tersebut, penulis bermaksud untuk merancang suatu sistem yang dapat digunakan oleh para karyawan perusahaan dalam mengelola data-data yang diperoleh pada setiap pengerjaan proyek. Sistem yang penulis maksud akan diteliti dan dianalisis lebih lanjut dalam tugas akhir ini yang penulis beri judul ANALISA DAN PERANCANGAN PROJECT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BERBASIS WEB PADA PT. DANALAM CIPTA PRATAMA. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang penulis dijelaskan diatas, maka penulis merumuskan beberapa rumusan masalah yang antara lain sebagai berikut: 1. Bagaimana cara yang efisien dalam mengelola data yang diperoleh selama pengerjaan proyek lapangan hingga dapat menjadi informasi bagi pihak manajerial dan klien? 2. Bagaimana rancangan basis data untuk penyimpanan data yang diperoleh selama pengerjaan proyek lapangan yang efektif dari segi informasi yang dihasilkan dan efisien dalam penggunaan sumber daya perusahaan? 3. Bagaimana cara untuk membangun interaksi antara perusahaan sebagai pelaksana proyek dan klien yang meminta pengerjaan proyek secara efisien? 1.3. Batasan Masalah Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi masalah yang akan dibahas untuk lebih memfokuskan inti pembahasan yang ada pada tugas akhir ini. Antara lain adalah sebagai berikut: 1. Hal utama yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah membangun analisa dan perancangan dari project management information system. 2. Yang dimaksud dengan project atau proyek dalam tugas akhir ini adalah pelaksanaan pemberian jasa technical inspection dan technical testing dari perusahaan kepada klien sesuai dengan bidang kerja perusahaan dan permintaan klien.
3 3. Untuk memperkecil cakupan jenis testing dan inspeksi yang dimaksud pada poin 2. Sebagai contoh, tugas akhir ini berfokus pada proyek Magnetic Particle Testing. 4. Pada tugas akhir ini, sistem informasi manajemen proyek yang dirancang berfokus pada pengelolaan dan pemrosesan data, dokumen dan informasi serta proses monitoring terkait pelaksanaan proyek yang dilakukan perusahaan. 5. Proses bisnis yang menjadi ruang lingkup sistem ini adalah pemrosesan data yang diperoleh perusahaan selama pelaksanaan proyek. 6. Proses bisnis yang dimaksud antara lain pemrosesan project request dari klien, pembuatan rencana kerja proyek untuk teknisi lapangan, pengawasan pelaksanaan proyek, pembuatan laporan proyek dan pemrosesan laporan untuk diberikan kepada klien, serta pembuatan invoice untuk pemrosesan pembayaran dari klien. 7. Walaupun mencakup pembuatan invoice, tugas akhir ini tidak membahas lebih lanjut mengenai prosedur pembayaran kerja yang dilakukan klien kepada perusahaan. 8. Yang termasuk ke dalam ruang lingkup rencana kerja proyek adalah surat jalan untuk teknisi, penjadwalan proyek, dan pemrosesan pengeluaran peralatan untuk proyek. 9. Yang dimaksud dengan pengawasan pelaksanaan proyek adalah pengecekan antara jadwal proyek dengan kenyataan dilapangan per satuan waktu yang ditetapkan sebelumnya pada pembuatan rencana proyek. 10. Tugas akhir ini tidak membahas mengenai prosedur atau hal-hal teknis spesifik yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dilapangan. 11. Tugas akhir ini tidak membahas proses bisnis lain yang ada di perusahaan selain yang sudah dijelaskan diatas. 12. Tugas akhir ini hanya akan membahas rancangan dan proses kerja dari aplikasi sistem yang menjadi judul dan tidak menghasilkan suatu program komputer.
4 1.4. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1.4.1. Manfaat Penelitian Manfaat dilaksanakannya penelitian ini antara lain: 1. Meningkatkan efisiensi proses pengumpulan dan penyimpanan data yang diperoleh perusahaan selama pengerjaan proyek. 2. Meningkatkan keefektifan proses komunikasi yang dilakukan antara klien dan perusahaan sebelum, saat dan sesudah pengerjaan proyek. 3. Diharapkan hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi oleh penelitian lain untuk pengembangan lebih lanjut. 1.4.2. Tujuan Penelitian Tujuan dari pelaksanaan penelitian ini antara lain: 1. Mempermudah karyawan dalam melaksanakan tugasnya dan mengelola data yang dihasilkan selama pengerjaan proyek. 2. Mempermudah pihak perusahaan dalam mengelola dan menyimpan data proyek perusahaan serta dalam melakukan interaksi dengan klien terkait pelaksanaan proyek yang diminta. 1.5. Metodologi Penelitian Metode penelitian yang penulis gunakan dalam penulisan tugas ini antara lain sebagai berikut: 1. Metode Observasi Melakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian terkait untuk memperoleh data-data dan dokumen terkait yang dibutuhkan untuk pelaksanaan penelitian. 2. Metode Wawancara Melakukan wawancara secara langsung kepada karyawan perusahaan untuk memperoleh gambaran dan penjelasan mendasar mengenai objek penelitian.
5 3. Metode Studi Literatur Melakukan studi terhadap sumber-sumber literatur, buku dan referensi jurnal, yang penulis gunakan sebagai landasan dalam melakukan penelitian. 1.6. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah dalam memberikan dambaran mengenai hasil penelitian yang dilakukan. Penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi 5 (lima) bab dengan susunan sistematika yang diuraikan sebagai berikut: BAB I BAB II BAB III BAB IV PENDAHULUAN Pada bab ini dijelaskan mengenai isi hasil penelitian secara garis besar. Yang dirumuskan kedalam latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, manfaat dan tujuan penulisan, serta metode penelitian dan sistematika penulisan. LANDASAN TEORI Bab ini membahas teori dan konsep yang relevan dengan topik penelitian. Antara lain teori dan konsep mengenai sistem informasi, sistem informasi manajemen, manajemen proyek, metode waterfall, unified modeling diagram (UML) serta aplikasi pendukung adobe photoshop. Yang akan digunakan sebagai landasan dalam melakukan dan mengembangkan penelitian. ANALISA SISTEM Pada bab ini dibahas mengenai gambaran umum penelitian yang dilakukan, analisis sistem berjalan, analisis cara kerja sistem usulan, dan rancangan kerja sistem usulan. PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini dijelaskan mengenai hasil rancangan database dan user interface sistem berdasarkan hasil analisa pada bab sebelumnya.
6 BAB V PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran yang dapat bermanfaat untuk digunakan dalam penelitian lebih lanjut.