25 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Rumah Sakit Satya Negara didirikan sejak tanggal 20 Agustus 1990 dengan pelayanan Spesialistik yang lengkap beserta penunjang medik, farmasi 24 Jam, unit emergency dan ambulance 24 jam. Rumah sakit yang berlokasi di Jl. Agung Utara Raya Blok A No.1, Jakarta Utara ini, merupakan suatu lokasi yang strategis dan mudah dijangkau yang dapat memberikan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dengan kapasitas 100 tempat tidur. RS Satya Negara mempunyai moto yaitu Kesehatan Anda Kepedulian Kami sebagai bukti bahwa Rumah Sakit Satya Negara peduli akan kesehatan Anda dan keluarga Anda dan akan senantiasa memberikan pelayanan kesehatan terbaik kami untuk Anda. 3.1.2 Visi dan Misi Visi dari RS Satya Negara adalah menjadi rumah sakit andalan di lingkungan wilayah Jakarta Utara khususnya dan Jakarta Raya umumnya. Sedangkan misi dari RS Satya Negara adalah Melaksanakan pelayanan dan perawatan kesehatan dengan penuh rasa kepedulian didukung kemampuan teknis medis yang unggul dan peralatan yang optimal serta tingkat profesional yang tinggi di segala bidang guna kepentingan pasien.
26 3.1.3 Struktur Organisasi Berikut ini adalah struktur organisasi RS Satya Negara : Gambar 3.1 Struktur Organisasi RS Satya Negara
27 3.1.4 Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah lingkup tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi RS Satya Negara : Direktur : Sebagai pemimpin dari perusahaan dan bertindak sebagai pengawas dan penanggung jawab dari suatu peruasahaan. Wakil Direktur Umum : Wakil dari pemimpin perusahaan dan mempunyai tanggung jawab yang berkaitan dengan masalah - masalah umum dalam perusahaan. Wakil Direktur Medik : Wakil dari pemimpin perusahaan yang secara khusus mempunyai tanggung jawab dalam masalah medis dari sebuah rumah sakit. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia : Bertugas untuk mencari dan menyiapkan sumber daya manusia yang tepat dan siap digunakan untuk dapat membangun keberhasilan dari suatu perusahaan. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi : Berkaitan dengan masalah keuangan perusahaan dan mempunyai tanggung jawab untuk mengatur keuangan perusahaan dengan sebaik baiknya serta membuat pembukuan perusahaan untuk dana yang akan disiapkan dan akan digunakan. Kepala Bagian Electronic Data Program : Salah satu unit dari perusahaan yang mempunyai tanggung jawab untuk masalah teknologi informasi perusahaan, dari rancangan teknologi informasi yang akan digunakan sampai dengan yang telah diterapkan dalam perusahaan. Segala sesuatu yang berhubungan dengan server, jaringan internet, software, database perusahaan, dan pendukung teknologi informasi lainnya juga merupakan tanggung jawab unit Electronic Data Program.
28 Kepala Bagian Perawatan : Berkaitan dengan berbagai macam perawatan misalnya perawatan gedung dan mempunyai tanggung jawab dalam hal fasilitas fasilitas yang akan disiapkan dan digunakan. Kepala Bagian Rekam Medis : Mengelola, mengkoordinasikan kegiatan penerimaan pasien mulai dari proses pencatatan, penyimpanan, dan penggunaan sistem informasi rekam medis yang berguna untuk menunjang peningkatan pelayanan medis dari suatu rumah sakit. Kepala Bagian Pemasaran : Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal mempromosikan segala macam informasi informasi yang ada di rumah sakit dan segala macam fasilitas yang tersedia melalui strategi pemasaran yang digunakan pada umumnya. Instalasi Pelayanan Medis : Bertanggung jawab dan mempunyai lingkup tugas dalam hal memberikan dan memperbaiki pelayanan yang kurang baik kepada pasien. Misalnya pada waktu pasien akan berkonsultasi dengani dokter ahli, sebelumnya pasien masuk ke dalam ruang dokter, harus ditensi terlebih dahulu oleh suster poliklinik untuk melihat kondisi tekanan darah yang terdapat pada pasien. Instalasi Penunjang Medik : Mempunyai tanggung jawab dalam hal mempersiapkan atau membantu untuk ketersediaan alat alat medis yang akan digunakan oleh para dokter / suster untuk mengecek kondisi pasien, misalnya di setiap kamar rawat inap yang digunakan oleh pasien, harus tersedia alat pengukur tekanan darah atau tensimeter dan stetoskop.
29 Instalasi Farmasi / Apotek : Bertanggung jawab dalam hal ketersediaan obat obatan dalam Apotek RS Satya Negara yang akan dibutuhkan oleh pasien atas anjuran atau resep dokter. Instalasi Gawat Darurat : Merupakan salah satu unit yang berperan penting dalam rumah sakit karena mempunyai tanggung jawab dalam hal pertolongan pertama kepada pasien baru dan sedang dalam kondisi yang kritis. 3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Suster Kuitansi pembayaran Kartu Rekam Medis Staf Registrasi Dokter Kasir Data pasien baru atau lama Pasien
30 Berikut di bawah ini adalah penjelasan atas analisis yang sedang berjalan dari gambar di atas : Pasien baru yang datang berkunjung ke rumah sakit akan didaftarkan oleh staf registrasi (front office) dan didaftarkan untuk poliklinik yang akan dituju oleh pasien tersebut dan untuk pendaftaran pasien baru dengan cara datang langsung ke RS Satya Negara tidak bisa melalui telepon. Pendaftaran atau booking melalui telepon hanya boleh dilakukan oleh pasien yang sudah pernah menjalani rawat inap di RS Satya Negara atau sudah terdaftar. Setelah itu, baik pasien lama atau baru akan tetap ditanyakan oleh staf registrasi apakah sudah pernah berobat di poliklinik RS Satya Negara. Apabila pasien sudah pernah berobat atau pernah dirawat inap di RS Satya Negara, maka pasien akan ditanya mengenai nama lengkap, tanggal lahir, dan alamat, kemudian staf registrasi akan memeriksa ke bagian berkas untuk mencari data rekam medis pasien. Dalam hal ini, pencarian data rekam medis kurang efektif karena biasanya membutuhkan waktu antara 5 sampai 10 menit. Apabila pasien belum pernah berobat maka pasien akan dibuatkan data rekam medis pasien. Setiap pasien akan mempunyai tepat satu nomor rekam medis. Ketika pasien lupa apakah pernah berobat di poliklinik tersebut, maka pasien akan dianggap belum terdaftar dan akan kembali didaftarkan, sehingga dapat terjadi duplikasi data apabila pasien ternyata sudah pernah mendaftar sebelumnya. Informasi yang terdapat pada data rekam medis adalah nomor rekam medis (unik untuk setiap pasien), nama lengkap, umur, tanggal lahir, alamat, telepon, tanggal berobat, diagnosa, anamnesa, therapy yang telah dijalankan dan keterangan tambahan. Untuk dokter gigi, dokter tulang, dan dokter mata yang praktek pada poliklinik RS Satya Negara misalnya, mereka juga membutuhkan informasi tambahan yaitu informasi
31 foto-foto yang bersangkutan dengan anamnesa pasien. Sehingga bisa memudahkan untuk pengambilan tindakan selanjutnya juga melihat perbandingan foto sebelum diperiksa dan setelah diperiksa. Penyimpanan foto pasien saat ini masih terpisah dengan data rekam medis, kerena media penyimpanan untuk data rekam medis masih berbentuk kertas. Dan terdapat kelemahan atau resiko dari data rekam medis pasien ini, seperti mudah rusak dan hilang. Setelah pendaftaran, staf registrasi harus mengirim data pasien baru atau lama untuk diserahkan kepada suster poliklinik kemudian suster akan mencari data rekam medis pasien dan pada akhirnya nanti akan diberikan kepada dokter yang dituju oleh pasien. Sistem pengiriman ini kurang efektif, karena membuat kinerja staf registrasi menjadi tidak fokus dan tidak efesien dalam hal penggunaan waktu. Pelayanan untuk konsultasi akan disesuaikan dengan pasien yang telah mendaftar pada saat awal atau first come first serve. Setelah melakukan proses pendaftaran selanjutnya pasien lama / baru akan dipanggil oleh suster poliklinik untuk melakukan konsultasi dengan dokter ahli dan hal tersebut atau antrian akan disesuaikan dengan pasien lain / lama yang melakukan proses booking melalui telepon atau datang langsung. Untuk masalah antrian, nantinya akan ada pembatasan untuk pendaftaran pasien baik pasien yang lama atau baru yang akan berkonsultasi, karena disesuaikan dengan jam kerja praktek dokter. Terkadang dokter ada yang datang terlambat, dikarenakan mungkin terkena macet di jalan atau alasan lainnya. Pasien yang sudah mendaftar dan mendapat antrian terakhir, berhak mendapatkan kesempatan untuk bertemu dokter. Pasien akan dipanggil secara urut, jika ada pasien lain yang sudah mendaftar tetapi tidak datang dan suster poliklinik sudah
32 melakukan konfirmasi dengan telepon ternyata tidak ada respon maka pasien lama / baru akan dilewati untuk pasien yang berikutnya Pasien yang antriannya sudah dilewati, maka pasien tersebut harus melapor ke suster poliklinik untuk dapat kembali dipanggil hal ini berlaku bagi pasien yang sudah melakukan pendaftaran sebelumnya. Pasien yang dipanggil akan melakukan konsultasi kesehatan dengan dokter dan akan didampingi oleh suster poliklinik yang akan bertugas untuk mencatat berkas pembayaran berupa biaya konsultasi dan juga memungkinkan suster poliklinik untuk mencatat biaya pemakaian peralatan medis, seperti perban dan sebagainya. Kemudian dokter akan memberikan resep obat yang harus ditebus oleh pasien. Jika perlu, dokter akan memberitahukan kapan waktu kunjungan berikutnya untuk melihat perkembangan pasien. Suster poliklinik yang mendampingi dokter dan pasien, kemudian menyerahkan berkas pembayaran pasien yang telah melakukan konsultasi kesehatan kepada kasir poliklinik. Berkas pembayaran ditulis dalam 2 rangkap, yang satu akan diberikan ke pasien dan satu lagi akan disimpan pihak poliklinik RS Satya Negara untuk dijadikan laporan pembayaran medis. Pasien yang telah menerima resep obat yang telah diberikan oleh dokter ahli, berhak menebus obatnya di apotik mana saja. Dan pasien wajib membayar biaya untuk konsultasi ke bagian kasir poliklinik. Setelah membayar biaya konsultasi, pasien boleh meninggalkan rumah sakit dan kembali untuk bertemu dengan dokter ahli yang akan melihat perkembangan selanjutnya. Jika pasien tersebut secara sengaja dan tidak sengaja tidak membayar konsultasi kesehatan dengan langsung keluar dari rumah sakit, maka pasien akan diberikan peringatan melalui telepon untuk membayar biaya konsultasi. Tetapi jika pasien tersebut
33 tetap tidak mau membayar, maka akan ditindak secara hukum dan akan diberikan sangsi tegas. 3.2.1 Permasalahan yang dihadapi 3.2.1 Analisis SWOT Dengan menggunakan analisis SWOT, penulis akan menguraikan penjelasan mengenai sistem yang sedang berjalan di RS Satya Negara dengan system informasi, yang akan diterapkan di RS Satya Negara. Dimana akan dibahas mengenai kelebihan, kekurangan, peluang, serta ancaman yang akan timbul, dengan memperlihatkan perbandingan antara sistem yang saat ini sedang berjalan dengan sistem informasi baru yang akan diterapkan, sehingga akan didapatkan solusi dan strategi dari permasalahan yang ada saat ini. Komponen SWOT adalah : Internal Eksternal Strength ( Kekuatan ) Opportunities ( Kesempatan ) Weakness ( Kelemahan ) Threath ( Ancaman ) Tabel 3.1 Tabel Komponen SWOT Hal - hal yang dianalisis berkaitan dengan sistem informasi yang akan diterapkan berdasarkan pada analisis SWOT adalah : Strength ( Kekuatan ) 1. Sistem yang berjalan dan sistem informasi yang akan diterapkan 2. Perbandingan efisiensi waktu kerja dengan jumlah pasien yang datang 3. Rencana kerja dan anggaran rumah sakit
34 4. Opini pasien dan kemudahan pelayanan 5. Rencana organisasi, uraian tugas dan prosedur standar operasional 6. Tindak lanjut pemeriksaan sistem setiap tahun 7. Keamanan data internal dalam penyimpanan data 8. ketertiban laporan internal rumah sakit berkala Weakness ( Kelemahan ) 1. Perbandingan keuntungan terhadap produktifitas sistem dan cakupan pelayanan 2. Tingkat keamanan sistem dan kestabilan sistem 3. Perbandingan biaya operasi terhadap pendapatan operasi 4. Coorporate plan dan efektifitas pelayanan 5. Kualitas sistem dan kontinuitas sistem 6. Penilaian karyawan terhadap sistem 7. Kecepatan sistem baru dan kemampuan menangani kebutuhan pasien 8. Perbandingan penggunaan sistem jangka panjang dengan hasil yang didapat Opportunity ( Kesempatan ) 1. Pertumbuhan rumah sakit dan daya saing rendah 2. Pendapatan perkapita dan minat pihak rumah sakit terhadap sistem yang lebih baik 3. Perubahan pola pelayanan dan ketersediaan pegawai rumah sakit 4. Pertambahan pasien dan tersedianya sistem informasi 5. Memadukan sistem, perbaikan dan evaluasi 6. Berkembangnya sistem terintegrasi
35 7. Terbukanya program bantuan pengembangan 8. Keperdulian pihak rumah sakit / Stakeholder Threat ( Ancaman ) 1. Pasien mempunyai hak mendapatkan kesehatan dan tuntutan pelayanan yang baik 2. Tuntutan pasien dan biaya investasi yang cukup tinggi 3. Kenaikan harga perangkat dan upah 4. Penggantian perangkat untuk sistem baru dan sistem yang berjalan belum sepenuhnya terkomputerisasi 5. Belum diterapkannya sistem yang baru dan sistem yang ada belum sepenuhnya terkomputerisasi 6. Kerusakan sistem dan perubahan sistem dikemudian hari 7. Kedudukan hukum tentang rumah sakit 8. Kecurangan dalam pembayaran tidak diberi sangsi hukum 3.2.2 Solusi Strategi Strategi dari SWOT analisis ini : Strength Weakness Opportunities SO Strategies WO Stategies Threats ST Strategies WT Strategies Tabel 3.2 Tabel Strategi analisis SWOT
36 Strategi SO 1. Sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang akan diterapkan, ketertiban laporan internal berkala merupakan kekuatan untuk menangkap peluang pertumbuhan rumah sakit, daya saing rendah, pendapatan perkapita dan minat pihak rumah sakit terhadap sistem yang lebih baik (S1,8 : O1,2) 2. Perbandingan efisiensi waktu kerja dengan jumlah pasien yang dating kemudian rencana kerja dan anggaran rumah sakit yang sangat baik dapat dijadikan kekuatan dan peluang peningkatan perubahan pola pelayanan, ketersediaan pegawai rumah sakit, keterpaduan sistem dan juga perbaikan serta evaluasi system (S2,3 : O3,5) 3. Opini pasien, kemudahan dalam pelayanan serta tindak lanjut pemeriksaan sistem setiap tahun merupakan kekuatan untuk menangkap peluang pertambahan pasien dan tersedianya sistem informasi yang baik dan berkembangnya sistem yang terintegrasi (S4,6 : O4,6) 4. Rencana organisasi, uraian tugas dan prosedur standar operasional serta keamanan data internal dalam penyimpanan data merupakan peluang dan kekuatan yang baik bagi terbukanya program bantuan pengembangan dan mendapatkan keperdulian pihak rumah sakit / Stakeholder. (S5,7 : O7,8)
37 Strategi ST 1. Sistem yang berjalan dan sistem informasi yang akan diterapkan, perbandingan efisiensi waktu kerja dengan jumlah pasien yang datang merupakan kekuatan untuk memperkecil ancaman bagi pasien yang mempunyai hak mendapatkan kesehatan, tuntutan pelayanan dan pasien dan biaya investasi yang cukup tinggi (S1,2 : T1,2) 2. Rencana kerja dan anggaran rumah sakit yang mencukupi merupakan kekuatan untuk memperkecil ancaman kenaikan harga perangkat dan upah serta penggantian perangkat untuk sistem baru dan sistem yang berjalan yang belum sepenuhnya terkomputerisasi (S3 : T3,4) 3. Rencana organisasi, uraian tugas dan prosedur standar operasional beserta rencana kerja dan anggaran rumah sakit merupakan kekuatan untuk memperkecil ancaman belum diterapkannya sistem yang baru dan sistem yang ada belum sepenuhnya terkomputerisasi berikut kerusakan sistem dan perubahan sistem dikemudian hari (S3,5 : T5,6) 4. Rencana organisasi, uraian tugas dan prosedur standar operasional, keamanan data internal dalam penyimpanan data kemudian ketertiban laporan internal rumah sakit merupakan kekuatan untuk memperkecil ancaman tentang kedudukan hukum rumah sakit serta kecurangan dalam pembayaran yang tidak diberi sangsi hokum. (S 5,7,8 : T7,8 )
38 Strategi WO 1. Perbandingan keuntungan terhadap produktifitas sistem dan cakupan pelayanan serta tingkat keamanan sistem dan kestabilan sistem adalah cara yang baik untuk menangkap peluang pertumbuhan rumah sakit dan daya saing rendah dan juga pendapatan perkapita serta minat pihak rumah sakit terhadap sistem yang lebih baik (W1,2 : O1,2) 2. Tingkat keamanan sistem dan kestabilan sistem untuk menangkap peluang memadukan sistem, perbaikan dan evaluasi serta berkembangnya sistem terintegrasi (W2 : O5,6) 3. Coorporate plan dan efektifitas pelayanan, kualitas system, kontinuitas sistem dan penilaian karyawan terhadap system untuk menangkap peluang perubahan pola pelayanan dan ketersediaan pegawai rumah sakit dan keperdulian pihak rumah sakit / Stakeholder (W4,5,6 : O3,8) 4. Kecepatan sistem baru dan kemampuan menangani kebutuhan pasien perbandingan penggunaan sistem jangka panjang dengan hasil yang didapat untuk menangkap peluang terbukanya program bantuan pengembangan dan keperdulian pihak rumah sakit / Stakeholder (W7,8 :O7,8)
39 Strategi WT 1. Perbandingan keuntungan terhadap produktifitas sistem dan cakupan pelayanan serta tingkat keamanan sistem dan kestabilan sistem berguna untuk memperkecil ancaman pasien yang mempunyai hak mendapatkan kesehatan, tuntutan pelayanan, tuntutan pasien dan biaya investasi yang cukup tinggi (W1,2 : T1,2) 2. Perbandingan biaya operasional terhadap pendapatan operasional serta coorporate plan dan efektifitas pelayanan berguna untuk memperkecil ancaman kenaikan harga perangkat dan upah, penggantian perangkat untuk sistem baru dan sistem yang berjalan yang belum sepenuhnya terkomputerisasi.(w3,4 : T3,4) 3. Kualitas sistem dan kontinuitas sistem serta penilaian karyawan terhadap sistem berguna untuk memperkecil ancaman belum diterapkannya sistem yang baru dan sistem yang ada belum sepenuhnya terkomputerisasi serta kerusakan sistem dan perubahan sistem dikemudian hari (W5,6 : T5,6) 4. Kecepatan sistem baru dan kemampuan menangani kebutuhan pasien dengan perbandingan penggunaan sistem jangka panjang dengan hasil yang didapat berguna untuk memperkecil ancaman belum diterapkannya sistem yang baru dan sistem yang ada belum sepenuhnya terkomputerisasi serta kerusakan sistem dan perubahan sistem dikemudian hari (W7,8 : T5,6)
40 3.2.2 Usulan Pemecahan Masalah Setelah melihat analisis yang sedang berjalan, penulis berusaha memberikan solusi dari masalah yang telah dihadapi dan diharapkan akan mampu menyelesaikan masalah yang ada, yaitu : 1. Perancangan Electronic Medical Record / EMR yang berbasis web untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi yaitu proses penyimpanan data rekam medis pasien yang masih menggunakan media kertas untuk dirubah menjadi data digital. Adapun kelebihan dari sistem EMR ini antara lain : a. Sistem EMR yang dibuat mampu menampilkan data data catatan medis seorang pasien dari mana dan kapan saja selama terhubung dengan jaringan internet. b. Mempermudah dokter dalam menganalisa pasien dengan membandingkan data pemeriksaan sebelumnya meskipun pemeriksaan dilakukan di rumah sakit yang berbeda selama rumah sakit yang bersangkutan tersebut tergabung dalam sistem EMR ini. c. Mempersingkat proses pencarian data medis seorang pasien. d. Riwayat medis seorang pasien terjamin kerahasiaannya, karena hanya pemakai tertentu yang telah diberi wewenang dapat mengakses data data tersebut. 2. Bersamaan dengan perancangan EMR, maka web yang akan dibuat nantinya juga akan memuat informasi tentang rumah sakit yang dapat dilihat oleh para calon pasien / masyarakat pada umumnya. Penyampaian informasi kepada pemakai lain seperti dokter atau suster dapat lebih cepat dan akurat, maksudnya adalah jika ada
41 seorang pasien yang telah didaftarkan oleh staf registrasi untuk berkonsultasi, maka secara otomatis dokter atau suster poliklinik dapat melihat antrian dari pasien yang ingin berkonsultasi dengannya. 3. Seperti yang telah dijelaskan dalam WT Strategies, bahwa untuk sistem EMR hanya dapat digunakan oleh user tertentu saja ( ada pembatasan akses pemakaian sistem ). 4. Prosedur yang telah ditetapkan RS Satya Negara untuk polikliniknya tidak akan berubah, hanya sistemnya saja, maksudnya adalah bahwa sistem yang sebelumnya berjalan manual akan terkomputerisasi, misalnya untuk proses registrasi, seorang pasien harus mendaftar melalui staf registrasi, setelah itu, staf registrasi akan memberikan informasi kepada suster untuk pasien yang telah mendaftar untuk melakukan medical check up dengan dokter ahli. Dalam hal ini, dokter tidak dapat mengetahui berapa banyak antrian yang telah ada dan harus melihat kartu rekam medis pasien yang berupa tumpukan kertas. Oleh karena itu, dengan sistem yang baru, maka seorang dokter selain dapat mengetahui berapa banyak antrian pada hari ini, dokter juga dengan mudah dapat mencari dan melihat data rekam pasien yang tentunya akan lebih efektif dan efesien. 3.3 Class Diagram Seperti yang telah dijelaskan di bab II tentang class diagram, bahwa class diagram sangat membantu dalam visualisasi struktur class dari suatu sistem. Hal ini disebabkan karena class adalah deskripsi kelompok obyek obyek dengan property, perilaku (operasi) dan relasi yang sama. Disamping itu, class diagram bisa memberikan pandangan global atas sebuah sistem. Hal tersebut tercermin dari class class yang ada
42 dan relasinya satu dengan lainnya. Berikut ini adalah penjelasan tentang class diagram keseluruhan untuk sistem informasi poliklinik RS Satya Negara : Melihat dari analisis yang sedang berjalan, tentunya sistem informasi yang akan diterapkan membutuhkan keamanan yang terjamin serta pembatasan akses masuk yang akan diberikan kepada pengguna tertentu saja untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan sistem informasi. Oleh karena itu, pusat perhatian pada class diagram ini adalah login. Multiplicity antara kelas login dengan kelas user yang terdiri dari kelas staf registrasi, kelas dokter, kelas suster, kelas apoteker, dan kelas kasir adalah one to one or more (satu ke satu atau lebih), maksudnya adalah setiap login hanya diwakili oleh satu pemakai saja dan login tersebut dapat digunakan secara bersamaan atau banyak oleh pemakai. Kelas user diasosiasikan dengan kelas staf registrasi, kelas dokter, kelas suster, kelas apoteker dan kelas kasir. Dimana setiap pemakai nantinya memiliki kode masing masing yang akan digunakan untuk proses login atau akses masuk ke dalam sistem ditunjukkan dengan adanya kode pemakai dan tentunya setiap pemakai mempunyai tanggung jawab pada sistem informasi ini. Untuk kelas staf registrasi, mempunyai tanggung jawab untuk melakukan proses pendaftaran pasien umum atau perusahaan yang merupakan generalisasi dari kelas pasien, serta melakukan proses pencarian dan pencetakan laporan yang terdiri dari pendapatan, kunjungan, dan pemeriksaan pada poliklinik RS Satya Negara. Setelah proses pendaftaran selesai, maka akan terdapat kelas antrian, dimana multiplicity antara kelas antrian dengan kelas pendaftaran adalah one to one, maksudnya adalah setiap pendaftaran dapat terjadi satu antrian dan satu antrian berlaku untuk satu pasien yang telah mendaftar. Antrian yang ada, dapat diketahui dan diubah status
43 antriannya (jika sudah diperiksa) oleh pemakai dari kelas dokter dan kelas suster. Multiplicitynya adalah one to one or more, yang artinya banyak antrian akan dilayani dan ditangani oleh seorang suster dan dokter di ruang poliklinik. Untuk kelas dokter mempunyai tanggung jawab dalam pencarian dan penambahan rekam medis pasien dimana multiplicity antara kelas rekam medis berhubungan langsung dengan kelas pasien, yaitu one to one yang berarti satu atau setiap pasien yang telah ditangani oleh dokter mempunyai satu data rekam medis atau dalam arti lain yaitu satu atau setiap data rekam medis yang ada sudah pasti dimiliki oleh seorang pasien, serta untuk kelas dokter juga dapat mempunyai tanggung jawab dalam hal pembuatan janji dan pencarian obat obatan untuk mendukung kinerja dokter terhadap pasiennya. Pasien yang telah selesai berkonsultasi dan telah diberikan resep obat oleh dokter, maka akan diarahkan langsung oleh suster kepada kasir poliklinik. Pada tahap ini, kelas kasir bertanggung jawab untuk melayani pasien yang akan membayar biaya konsultasi berikut untuk mencetak kuitansi pembayaran. Dimana multiplicitynya adalah one to one, maksudnya adalah setiap satu konsultasi yang terjadi, maka terdapat satu pembayaran yang wajib dibayar oleh pasien. Oleh karena itu, antara kelas pembayaran dengan kelas pendaftaran mempunyai hubungan yang erat atau menggunakan composite, dikarenakan jika tidak ada pendaftaran maka proses pembayaran tidak dapat terjadi pada saat yang bersamaan. Hubungannya adalah one to one or more, yang artinya satu pendaftaran yang telah diproses dan sudah dilaksanakan oleh pasien, sudah pasti ada satu atau lebih pembayaran yang terjadi, dikarenakan pasien selain harus membayar biaya konsultasi, mungkin juga harus membayar biaya untuk obat atau proses medical check up lainnya. Berikut ini adalah class diagram untuk sistem informasi poliklinik RS Satya Negara :
44
45 3.4 Use Case Diagram Dalam pembicaraan tentang use case, kita tentunya sudah mengetahui bahwa pengguna use case biasanya disebut dengan aktor. Aktor tersebut berperan untuk bisa digunakan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem. Oleh karena itu, menurut penulis untuk menganalisis dan membuat rancangan dari sebuah sistem, use case adalah alat bantu terbaik yang sangat berguna untuk menstimulasi pengguna potensial untuk mengatakan tentang suatu sistem dari sudut pandangnya. Dengan demikian diharapkan akan bisa dibangun suatu sistem yang bisa membantu pengguna dan perlu diingat bahwa use case diagram mewakili pandangan di luar sistem. Use case dibuat berdasarkan keperluan aktor. Dan use case juga harus merupakan apa yang dikerjakan oleh software aplikasi, bukan bagaimana software aplikasi yang mengerjakannya. Setiap use case harus diberi nama yang menyatakan apa hal yang dicapai dari hasil interaksi dengan aktor. Dan nama use case boleh terdiri dari beberapa kata dan tidak boleh ada dua use case yang memiliki nama yang sama. Pada pembahasan use case diagram untuk sistem informasi poliklinik RS Satya Negara, akan terdapat aktor aktor yang memiliki use case sama, tetapi tentunya dengan dengan sudut pandang yang berbeda. Maksudnya adalah setiap aktor akan bisa melakukan pekerjaan yang sama dalam sistem informasi ini, dikarenakan sistem informasi ini memiliki akses masuk yang berbeda untuk pemakainya. Dan ada kemungkinan bahwa aktor dalam sistem informasi ini, juga mempunyai use case yang berbeda. Untuk penjelasan ringkasnya adalah setiap use case diagram sudah pasti memiliki seorang atau beberapa aktor. Aktor tersebut tentunya sudah harus berhubungan atau memiliki kegiatan kegiatan yang akan dilakukan di dalam sistem. Hal ini dapat
46 ditunjukkan dengan adanya use case yang akan menjelaskan kegiatan dari aktor. Pada tahap ini, use case atau kegiatan yang dapat dilakukan oleh aktor, juga dapat dilakukan aktor lain, tetapi di dalam use case diagram tersebut tidak boleh mempunyai use case yang sama. Misalnya, pada use case diagram dokter, aktor dokter dapat melihat antrian di dalam sistem, pada saat yang bersamaan aktor suster juga dapat melakukan melakukan kegiatan tersebut. Semua hal tersebut tentunya sudah dianalisa dan dirancang agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik dan benar. Berikut dibawah ini adalah tabel tentang use case diagram keseluruhan untuk sistem informasi poliklinik RS Satya Negara : (penjelasan terdapat di lampiran) 3.5 Sequence Diagram Use Case Diagram Lampiran Use Case Diagram Umum Lampiran A-1 Use Case Diagram Staf Registrasi Lampiran A-2 Use Case Diagram Suster Lampiran A-3 Use Case Diagram Dokter Lampiran A-4 Use Case Diagram Kasir Lampiran A-5 Use Case Diagram Apoteker Lampiran A-6 Use Case Diagram Pasien Lampiran A-7 Use Case Diagram Pendaftaran Pasien Lampiran A-8 Use Case Diagram Pembayaran Lampiran A-9 Use Case Diagram Antrian Pasien Lampiran A-10 Use Case Diagram Laporan Lampiran A-11 Use Case Diagram Rekam Medis Lampiran A-12 Use Case Diagram Janji Lampiran A-13 Tabel 3.3 Use Case Diagram Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku dari beberapa obyek pada use case. Diagram ini nantinya akan menunjukkan sejumlah obyek dan message (pesan) yang akan diletakkan diantara obyek-obyek. Dimana nantinya sequence diagram akan menunjukkan tampilan dua dimensi yaitu obyek yang akan ditunjukkan dalam dimensi horisontal sedangkan lifeline ditunjukkan dalam dimensi vertikal.
47 Diagram yang berasosiasi dengan use case ini, akan memperlihatkan tahap demi tahap tentang yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu di dalam use case. Pada pembahasan sequence diagram untuk sistem informasi poliklinik RS Satya Negara akan terdapat beberapa aktor yang melakukan kegiatan sama dimulai dari proses awal masuk ke dalam sistem informasi sampai kepada akhir dari proses keluar sistem informasi. Untuk penjelasan ringkasnya yaitu setiap aktor dari use case yang berhubungan dengan sistem informasi poliklinik diwajibkan untuk melakukan proses login terlebih dahulu. Pada tahap ini, akan terdapat validasi login dari sistem informasi yang akan memberitahukan kepada aktornya tentang berhasil atau tidak aktor tersebut melakukan proses login. Validasi login akan menyesuaikan data yang dimasukan oleh pengguna yaitu username dan password dengan data yang telah disimpan di dalam database sistem informasi. Misalnya untuk aktor dokter harus memasukkan username dan password yang sesuai dengan dengan dirinya, tidak bisa menggunakan username dan password dari aktor lain, seperti suster, apoteker, staf registrasi, atau kasir. Jika proses login sudah berhasil, maka aktor dapat menempuh tahap berikutnya yaitu masuk ke dalam layar aktor tersebut dan tentunya sudah mendapatkan hak untuk melakukan kegiatan kegiatan yang seperti sudah dijelaskan di dalam use case diagram, misalnya aktor dokter di dalam use case diagram dapat melakukan ubah data diri, ubah password, upload foto dokter, dan melihat secara mendetail untuk data diri dokter tersebut. Setelah tahap ini selesai digunakan oleh aktor untuk kegiatan kegiatannya, maka aktor harus melakukan tahap berikutnya yaitu wajib logout atau keluar dari sistem informasi. Hal ini berlaku bagi semua aktor atau pemakai yang telah selesai
menggunakan sistem informasi poliklinik ini. Dan jika ingin menggunakan kembali sistem informasi ini, aktor harus melewati proses login kembali. Berikut dibawah ini adalah tabel untuk sequence diagram sistem informasi poliklinik RS Satya Negara : (penjelasan terdapat di lampiran) Sequence Diagram Lampiran Sequence Diagram Ubah Data Dokter Lampiran B-1 Sequence Diagram Ubah Password Dokter Lampiran B-2 Sequence Diagram Cari Dokter Lampiran B-3 Sequence Diagram Upload Foto Dokter Lampiran B-4 Sequence Diagram Lihat Data Dokter Lampiran B-5 Sequence Diagram Lihat Detail Data Dokter Lampiran B-6 Sequence Diagram Ubah Data Staf Registrasi Lampiran B-7 Sequence Diagram Ubah Password Staf Registrasi Lampiran B-8 Sequence Diagram Upload Foto Staf Registrasi Lampiran B-9 Sequence Diagram Lihat Data Staf Registrasi Lampiran B-10 Sequence Diagram Lihat Detail Data Staf Registrasi Lampiran B-11 Sequence Diagram Ubah Data Suster Lampiran B-12 Sequence Diagram Ubah Password Suster Lampiran B-13 Sequence Diagram Lihat Data Suster Lampiran B-14 Sequence Diagram Lihat Detail Data Suster Lampiran B-15 48 Tabel 3.4A Sequence Diagram Sequence Diagram Lampiran Sequence Diagram Upload Foto Suster Lampiran B-16 Sequence Diagram Ubah Data Kasir Lampiran B-17 Sequence Diagram Ubah Password Kasir Lampiran B-18 Sequence Diagram Lihat Data Kasir Lampiran B-19 Sequence Diagram Lihat Detail Data Kasir Lampiran B-20 Sequence Diagram Upload Foto Kasir Lampiran B-21 Sequence Diagram Ubah Data Apoteker Lampiran B-22 Sequence Diagram Password Apoteker Lampiran B-23 Sequence Diagram Lihat Data Apoteker Lampiran B-24
49 Sequence Diagram Lihat Detail Data Apoteker Lampiran B-25 Sequence Diagram Upload Foto Apoteker Lampiran B-26 Sequence Diagram Tambah Obat Lampiran B-27 Sequence Diagram Ubah Jenis Obat Lampiran B-28 Sequence Diagram Hapus Obat Lampiran B-29 Sequence Diagram Cari Obat Lampiran B-30 Sequence Diagram Lihat Data Obat Lampiran B-31 Sequence Diagram Lihat Detail Data Obat Lampiran B-32 Sequence Diagram Tambah Pendaftaran Pasien Baru Lampiran B-33 Sequence Diagram Tambah Pendaftaran Pasien Lama Lampiran B-34 Sequence Diagram Lihat Pendaftaran Hari Ini Lampiran B-35 Sequence Diagram Lihat Antrian Lampiran B-36 Sequence Diagram Ubah Status Antrian Lampiran B-37 Sequence Diagram Tambah Rekam Medis Lampiran B-38 Sequence Diagram Lihat Data Rekam Medis Lampiran B-39 Sequence Diagram Lihat Detail Data Rekam Medis Lampiran B-40 Sequence Diagram Lihat Pembayaran Pasien Lampiran B-41 Sequence Diagram Lihat Detail Pembayaran Pasien Lampiran B-42 Sequence Diagram Cetak Pembayaran Pasien Lampiran B-43 Tabel 3.4B Sequence Diagram Sequence Diagram Lampiran Sequence Diagram Cetak Laporan Kunjungan Pasien Lampiran B-44 Sequence Diagram Cetak Laporan Pendapatan Poliklinik Lampiran B-45 Sequence Diagram Cetak Laporan Total Pemeriksaan Lampiran B-46 Sequence Diagram Tambah Janji Lampiran B-47 Sequence Diagram Hapus Janji Lampiran B-48 Sequence Diagram Ubah Janji Lampiran B-49 Sequence Diagram Lihat Janji Lampiran B-50 Tabel 3.4C Sequence Diagram
50 3.6 Rancangan Basis Data Seperti yang telah dijelaskan di bab II, database merupakan kumpulan data yang terhubung secara logis yang dapat digunakan secara bersama dan deskripsi dari data ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. Tetapi agar database ini berjalan dengan baik dan lancar jika ingin digunakan secara bersamaan, maka perlu didukung oleh perangkat lunak yang memungkinkan pemakai untuk menciptakan, memelihara, dan mengontrol akses ke database. Oleh karena itu, penulis menggunakan MySQL untuk mendukung sistem informasi yang telah dirancang. MySQL mempunyai server yang mampu mengendalikan akses pada data sehingga memungkinkan banyak user menggunakannya pada saat yang bersamaan, dan supaya hanya user tertentu yang mempunyai hak akses yang bisa menggunakannya. Maka dari itu, MySQL merupakan server yang multi-user dan multi-threaded. Berikut ini merupakan tabel rancangan basis data beserta estimasi atau perhitungan kapasitas penyimpanan data yang akan digunakan dalam sistem informasi poliklinik RS Satya Negara : (penjelasan terdapat di lampiran & untuk estimasi kapasitas penyimpanan data menggunakan jangka waktu satu tahun) Nama Database Kapasitas yang dibutuhkan dalam 1 tahun Lampiran Database Antrian 597,66 Kb Lampiran C-1 Database Apoteker 11,72 Kb Lampiran C-2 Database Dokter 116,37 Kb Lampiran C-3 Database Foto Pasien 7031,25 Kb Lampiran C-4 Database Harga 1406,25 Kb Lampiran C-5 Database Jadwal 8416,41 Kb Lampiran C-6 Database Janji 25470,7 Kb Lampiran C-7 Database Jenis Dokter 5,27 Kb Lampiran C-8 Database Jenis Obat 70,31 Kb Lampiran C-9 Database Kasir 26,42 Kb Lampiran C-10
51 Database Obat 779,30 Kb Lampiran C-11 Database Pasien 11162,11 Kb Lampiran C-12 Database Pembayaran 1828,13 Kb Lampiran C-13 Database Pendaftaran Pasien 1107,42 Kb Lampiran C-14 Database Rekam Medis Pasien 7558,6 Kb Lampiran C-15 Database Staf Registrasi 29,51 Kb Lampiran C-16 Database Suster 158,79 Kb Lampiran C-17 Total kapasitas 65646,94 Kb Tabel 3.5 Rancangan Basis Data dan Estimasi Kapasitas Penyimpanan Data