Oleh: Nurhesti Esa Dwirini disampaikan pada kegiatan: Pembinaan Karakter Mahasiswa Baru S1 Desain Komunikasi Visual Crayon 2016 Rabu, 7 September 2016
Peserta memahami langkah-langkah dalam penyelenggaraan sebuah kegiatan, mulai dari tahap desain hingga tahap evaluasi. Peserta memahami parameter-parameter keberhasilan sebuah kegiatan.
Semua kegiatan atau aktifitas manusia haruslah dikelola dengan baik. Jika tidak, biasanya hasilnya tidak sesuai dengan harapan. Ciri kegiatan yang tidak berhasil adalah tujuan yang tidak tercapai, waktu yang dibutuhkan terlalu lama/tidak sesuai rencana atau biaya yang terlalu besar. Butuh PROGRAM KEGIATAN
Mengapa Butuh PROGRAM KEGIATAN?
Kalau organisasi tidak ingin berhenti dari dinamika kehidupan maka harus ada kegiatan secara berkesinambungan Di Perlukan PANITIA
Menyebarkan informasi, menghasilkan Ide Membuat keputusan dan melaksana kan Menyelesai kan masalah Mewujudkan koordinasi, komunikasi dan kerjasama
Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan orang sesuai dengan kemampuannya Syarat menjadi panitia; mau, mampu dan ada waktu Buatlah struktur organisasi kepanitiaan Buatlah job description (uraian kerja) per bagian dan lebih baik lagi per orang Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian
Ketua Bagian inilah yang akan mengoordinasikan gerak kerja dari keseluruhan panitia, memimpin rapat-rapat baik untuk perencanaan, koordinasi, dan evaluasi, memecahkan konflik, hambatan, dan masalah yang mungkin timbul di dalam kepanitiaan, dan bertanggungjawab terhadap motivasi kerja seluruh anggota panitia Wakil Ketua orang kedua yang paling bertanggung jawab terhadap keberlangsungan kerja panitia keseluruhan.
Sekretaris Bagian ini terdiri dari satu atau dua orang yang bertugas mengurusi berbagai masalah kesekretariatan panitia. Kesekretariatan di sini biasanya mengurusi permasalahan suratmenyurat baik itu untuk perijinan, undangan, peminjaman peralatan, pembuatan proposal kegiatan untuk donasi/sponsor berikut kelengkapannya, data keanggotaan panitia keseluruhan, notulensi rapat-rapat besar yang melibatkan seluruh elemen kepanitiaan, dsb. dan notulensi rapat
Bendahara Bagian ini bertugas membuat rencana anggaran kepanitiaan di awal kegiatan melalui koordinasi dengan divisi-divisi yang ada, mengumpulkan seluruh data keuangan yang masuk untuk penyelenggaraan kegiatan, mengatur pengeluaran yang dibutuhkan oleh tiap-tiap divisi, dan membuat laporan akhir keuangan kepanitiaan diakhir kegiatan. Harus dibedakan antara bendahara dengan fungsi pencarian dana kegiatan. Untuk fungsi yang terakhir dapat diserahkan ke divisi khusus, yakni divisi dana usaha (danus). Namun tidak masalahjika bendahara membantu kerja pengumpulan dan kegiatan.
Divisi-divisi lainnya sesuai kebutuhan Divisi apa saja yang akan dibentuk dalam sebuah kepanitiaan sangat bergantung pada kebutuhan kegiatan itu sendiri dan lingkup yang harus ditanganinya. Artinya, jika sebuah divisi harus melakukan tugas yang besar, maka untuk memudahkan fokus kerja dan keseimbangan beban kerja dengan divisi lainnya, divisi tersebut dapat dipecah menjadi divisi-divisi yang lebih kecil. Misal : Divisi dana usaha Divisi publikasi (dokumentasi) Divisi perlengkapan/logistik Divisi acara dll
Pemahaman kerja tim/kepanitiaan REKRUTMEN SDM PENJELASAN LINGKUP KERJA IDENTIFIKASI PENGHALANG
Penghalang Tim Dapat Di ATASI
Cara Mengatasi
Buatlah rencana kerja kegiatan: 5 W + 1 H mengapa, apa, kapan, dimana, siapa & bagaimana Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan lalu tentukan apa saja yang hrs dilakukan untuk mencapainya Rincilah kebutuhan kegiatan tersebut; jumlah panitia, peserta, ruangan/tempat, waktu, pembicara/nara sumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan dan pengeluaran) dll Bentuk kepanitiaan yang jumlah orang dan bagianbagiannya sesuai dengan kebutuhan Tulis apa yang akan dikerjakan, kerjakan apa yang telah anda tulis dan tulis apa yang telah anda kerjakan
Terima kasih & Semoga Bermanfaat