BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berwisata tidak semata-mata hanya mengunjungi pantai, gunung, dan objek wisata saja. Tetapi wisatawan juga dapat mengenal potensi wisata lain di Indonesia ini dengan mendatangi event tourism fair. Melalui acara tersebut para wisatawan dapat memperoleh informasi dan lebih mengenal objek wisata yang belum mereka ketahui. Akhir-akhir ini sudah banyak event tentang pameran pariwisata salah satunya adalah Jogja Tour & Holiday Fair 2016 yang dilaksanakan oleh Dyandra Promosindo Yogyakarta, acara ini juga serentak dilaksanakan di Makasar. Acara pameran Jogja Tour & Holiday Fair 2016 dan Makassar Tour & Holiday Fair 2016 dilaksanakan di Hartono Mall Jogja dan Mall Ratu Indah Makassar pada tanggal 4-6 Maret 2016. Dyandra Promosindo merupakan profesional exhibition organizer terdepan di Indonesia yang telah berdiri sejak tahun 1994. Dyandra Promosindo memiliki kantor pusat di Jakarta dan beberapa cabang yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia. Beberapa kantor cabang yang dimiliki oleh Dyandra Promosindo antara lain terletak di Surabaya, Makassar, dan Yogyakarta. Dyandra Promosindo memiliki beberata exhibition event yang berskala nastional maupun internasional, beberapa pameran tersebut antara lain, Indonesia International Motor Show, Mega Bazar Consumer Show, dan Indonesia Celullar Show. 1
Sekarang ini berwisata bukanlah menjadi kebutuhan yang mewah, tetapi sudah menjadi kebutuhan primer bagi masyarakat Indonesia. Didukung dengan fasilitas yang semakin canggih melaui internet semua destinasi yang ingin dituju, maskapai, dan tempat tinggal selama liburan sudah tersedia. Hal tersebut membuat para pelaku industri pariwisata seperti tour agent, maskapai, hotel, dan destinasi semakin gencar untuk mengadakan promo. Maka dengan berbekal pengalaman dan sukses dalam menyelenggarakan berbagai pameran, pada tahun ini Dyandra Promosindo menyelenggarakan Jogja Tour & Holiday Fair 2016 yang bertujuan untuk mempertemukan para pelaku pariwisata dan calon wisatawan. B. Rumusan Masalah Rumusan masalah tugas akhir ini adalah Dyandra Promosindo sebagai event organizer melakukan proses, persiapan, pelaksanaan dan evaluasi dalam dalam pelaksanaan Jogja Tour & Holiday Fair 2016. Rumusan masalah tersebut diturunkan dalam tiga pertanyaan penelitian: 1. Bagaimana persiapan yang dilakukan sebelum berlangsungnya acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016? 2. Bagaimana pelaksanaan acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016? 3. Bagaimana evaluasi setelah berlangsungnya acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016? 2
C. Tujuan Penelitian Berikut ini adalah tujuan dari penelitian ini: 1. Mengetahui persiapan yang dilakukan oleh Dyandra Promosindo sebelum berlangsunnya acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016. 2. Mengetahui alur jalannya acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016. 3. Mengetahui cara mengatasi kendala yang di hadapi dalam pelaksanaan acara Jogja Tour & Holiday Fair 2016. D. Manfaat Penelitian 1. Adanya penelitian secara teoritis diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai sumbangan pemikiran dalam dunia pariwisata serta dapat memperkaya khasanah ilmu pengetahuan. 2. Adapun manfaat penelitian ini secara praktis adalah: a. Menambah wawasan penulis mengenai wacana nilai pendidikan khususnya dalam bidang MICE, untuk selanjutnya dijadikan sebagai acuan dalam pembuatan sebuah event. b. Sebagai masukan yang membangun guna meningkatkan kualitas pariwisata yang ada, termasuk para wisatawan yang ada di dalamnya. c. Sebagai bahan pertimbangan untuk diterapkan dalam dunia pariwisata pada lembaga Negara, komunitas atau kelompok yang ada di Indonesia sebagai solusi terhadap permasalahan kepariwisataan yang ada. 3
E. Tinjuan Pustaka Beberapa pustaka yang ditinjau oleh peneliti antara lain skripsi yang disusun oleh Gigih Marang Kawitan dari program studi Perencanaan Wilayah dan Kota Universitas Gadjah Mada pada tahun 2013 dengan judul Pengambangan MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) Kota Surakarta. Penelitian tersebut menyimpulkan bahwa Kota Surakarta telah sukses mengembangkan pariwisata melalui industri MICE. Kesuksesan Kota Surakarta dalam industri MICE dibuktikan dengan adanya peningkatan jumlah wisata MICE yang diselenggarakan setiap tahunnya, adanya peningkatan jumlah wisatawan, peningkatan jumlah hunian dan lama tinggal wisatawan di hotel serta respon publik dan media massa yang luar biasa. Penulis juga menggunakan tugas akhir yang disusun oleh Intan Utami Dwijayanti dari program studi D3 Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada tahun 2013 dengan judul Pameran Sebagai Upaya Peningkatan Layanan Kearsipan di Arsip Universitas Gadjah Mada. Dalam penelitian tersebut dijelaskan bahwa pameran dapat dijadikan sebagai ajang untuk meningkatkan suatu layanan di bidang kearsipan. Penyelenggaran pameran ini dimulai dari pemilihan tema, pembuatan konsep, pemilihan arsip foto dan arsip tekstual yang akan dipamerkan, hingga pemilihan layout yang akan digunakan. Pada penyelenggaraan suatu pameran, pihak penyelenggara harus cermat dalam persiapan dan pelaksanaan karena hal tersebut dapat mempengaruhi jumlah pengunjung yang akan berdampak sukses atau tidaknya suatu pameran. 4
Selanjutnya penulis juga mengambil tugas akhir yang disusun oleh Fiqiq Agnes Putri dari D3 Kepariwisataan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada tahun 2014 dengan judul Mengembangkan Kawasan Pantai Selatan Yogyakarta Melalui Event Olahraga Kedirgantaraan Jogja Air Show sebagai tinjauan pustaka. Dalam penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa peranan Dinas Pariwisata DIY dalam mengembangkan pariwisata Pantai Selatan melaui event Jogja Air Show sangat penting dan strategi melalui event tersebut sanagat tepat sasaran. Dengan diselenggarakannya event Jogja Air Show di tiga lokasi yaitu Pantai Parangtritis, Pantai Parangkusumo dan lokasi yang berdekatan dengan Pantai Depok yang memiliki kuliner hasil laut memiliki dampak positif terhadap perekonomian masyarakat di tiga lokasi tersebut karena jumlah wisatawan Pantai Selatan yang meningkat. F. Landasan Teori 1. Pengertian MICE : MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan: usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendikiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama (Pendit, 1999:25). MICE sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk 5
meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition (Kesrul, 2004:3). MICE merupakan suatu usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan dalam konteks pariwisata, kepada sekelompok orang dalam bentuk kegiatan diantaranya meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition. 2. Bentuk MICE : a. Meeting Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE. Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan (Kesrul, 2004:8). Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktivitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama (Kesrul, 2004:3). b. Incentive Undang-undang No.9 tahun 1990, Menjelaskan bahwa perjalanan incentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh 6
suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan (Pendit, 1999:27). Bahwa incentive merupakan hadiah atau penghargaan yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa berupa uang, paket wisata atau barang (Kesrul, 2004:18). SITE 1998 juga memberikan definisi mengenai incentive travel adalah pengalam travel luar biasa yang diberikan untuk meotivasi atau menghargai partisipasi pegawai atas kinerjanya dalam mencapai tujuan perusahaan (Any Noor, 2007:5). c. Conference Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama (Pendit, 1999:29). Dalam prakteknya, arti meeting sama saja dengan conference, maka secara teknis akronim MICE sesungguhnya adalah istilah yang memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting, incentive, conference dan exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatankegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati kategori, yaitu MICE. 7
Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negaranegara para penguasa pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya (Kesrul, 2004:7). d. Exhibition Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang berbunyi Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata (Pendit, 1999:34). Exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersamasama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang berbeda (Kesrul, 2004:16). 3. Pertimbangan pelaksanaan MICE Dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan (Kesrul, 2004:9), antara lain: a. Penetapan lokasi dan ruang MICE 1) Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut: 8
a) Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut. b) Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi. 2) Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person attending peserta yang memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut. 3) Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar. b. Perlengkapan fasilitas MICE Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum (Kesrul, 2004:90). Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama beberapa hal berikut: 1) Jenis pertemuan dan lamanya 2) Jumlah peserta 3) Jumlah ruangan yang dibutuhkan 4) Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan 5) Bentuk pengaturan tempat duduk 6) Akomodasi peserta MICE c. Penanganan transportasi 9
Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Ada enam poin dalam pengaturan transportasi (Kesrul, 2004:104), yaitu: 1) Transprtasi udara 2) Airport shuttle service 3) Multiple property shuttle 4) VIP transportation 5) Local tour 6) Staff transportation. d. Pelayanan makanan dan minuman Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stock pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, disamping itu apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman (Kesrul, 2004:113). e. Akomodasi Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus dicek: 10
1) Akomodasi sesuai harapan peserta 2) Penginapan: Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur 3) Kamar gratis untuk panitia atau komite: jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar 4) Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi: jumlah, tipe, dan harga G. Metode Penelitian 1. Tempat dan Waktu Penelitian a. Tempat : PT. Dyandra Promosindo b. Waktu : 1 Februari 1 Mei 2016 2. Jenis Data a. Data primer adalah data yang diperoleh dan dikumpulkan secara langsung dari objek yang diteliti. Data yang diperoleh yaitu: 1) Wawancara partisipasi 2) Observasi b. Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung dari beberapa buku dan dokumen serta studi pustaka terhadap sumbersumber yang relevan. 3. Metode Pengumpulan Data a. Metode observasi partisipasi yaitu metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan pengindraan dimana observer atau peneliti benar-benar telibat dalam keseharian responden (Bungin, 2007:115). 11
b. Metode wawancara partisipasi yaitu metode pencarian data dengan melakukan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab secara lisan sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topic tertentu (Sugiyono, 2013:231). c. Metode studi pustaka yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan (Nazir, 1988:111). 4. Metode Analisa Data Metode Analisa Data merupakan sebuah metode deskriptif analisis. Metode deskriptif analisis adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas (Sugiyono, 2005:21). H. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri atas empat bab, masing - masing bab akan tersusun sebagai berikut: BAB I yaitu pendahuluan yang berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitianan, tinjauan pustaka, landasan teori, metode penelitian, waktu dan tempat PKL, serta diikuti dengan sitematika penulisan tugas akhir. 12
BAB II yaitu gambaran umum yang berisi sejarah, profil, identitas, fasilitas, struktur organisasi Dyandra Promosindo dan even-even yang pernah dilaksanakan oleh Dyandra Promosindo. BAB III yaitu pembahasan yang berisi penjabaran persiapan, pelaksanaan dan evaluasi acara pameran Jogja Tour & Holiday Fair 2016 oleh Dyandra Promosindo. BAB IV yaitu penutup yang berisi kesimpulan dan saran yang dapat membantu kelancaran terlaksananya acara Jogja Tour & Holiday Fair tahun selanjutnya yang dilaksanakan oleh Dyandra Promosindo. 13