BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini, perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengelolaan sumber daya manusia yang disalurkan kepada perusahaan pengguna jasa atau yang dikenal dengan sebutan outsourcing sudah banyak di Indonesia. Penggunaan jasa pengelolaan sumber daya manusia secara outsourcing memiliki banyak keuntungan, diantaranya adalah penghematan biaya operasional serta sumber daya manusia dengan kemampuan yang tepat guna karena perusahaan penyedia tenaga kerja diyakini memiliki kemampuan mengelola sumber daya manusia, sehingga dengan dilakukannya outsourcing, dipercaya sebuah perusahaan dapat memiliki keunggulan kompetitif. Selain keuntungan yang sudah disebutkan sebelumnya, keuntungan yang utama dari penggunaan jasa tenaga kerja secara outsourcing yaitu perusahaan pengguna jasa tenaga kerja outsourcing tidak perlu mengurus segala hal yang berhubungan dengan administrasi dan segala hak dari tenaga kerja outsourcing, karena hal tersebut sudah diatur dan dikelola oleh perusahaan outsourcing nya sendiri. Tugas dari perusahaan pengguna jasa tenaga kerja outsourcing hanya mengawasi apakah segala hak dan kewajiban dari tenaga kerja outsourcing yang ditempatkan sesuai dengan perjanjian kerjasama antara perusahaan pengguna jasa dengan perusahaan outsourcing. PT. Human Resources Provider atau yang biasa dikenal dengan sebutan PT. HRPro, salah satu perusahaan dari SOS Group merupakan perusahaan yang menawarkan jasa pengelolaan sumber daya manusia secara outsourcing. PT. HRPro memiliki beberapa unit kerja atau divisi yang bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, salah satu nya yaitu divisi rekrutmen. Saat ini, dalam menjalankan proses bisnis pada divisi rekrutmen di PT. HRPro tidak semua dilakukan secara terkomputerisasi. Masih terdapat cara-cara manual yang digunakan dalam proses bisnis tersebut. Hal ini menjadi kendala tersendiri bagi divisi rekrutmen khususnya dalam hal pengolahan dan pengelolaan data. Permasalahan yang sering dihadapi oleh tim rekrutmen dalam pengelolaan data di PT. HRPro yakni sulitnya melakukan pencarian data pelamar kerja dikarenakan data hardcopy pelamar yang menumpuk dan pengelolaan basis data yang masih menggunakan program aplikasi Microsoft Excel. 1
2 Untuk dapat menghasilkan kegiatan pengolahan data pada divisi rekrutmen yang mampu terkomputerisasi secara baik, maka diperlukan sebuah sistem informasi perangkat lunak yang dapat menangani pengolahan data dalam jumlah yang banyak secara cepat, tepat, dan akurat. Sehubungan dengan hal tersebut, adapun yang akan dijadikan judul dalam penelitian ini yaitu Sistem Informasi Penerimaan Tenaga Kerja Outsourcing Pada PT Human Resources Provider 1.2 Perumusan Masalah Rumusan masalah yang dibahaskan dalam penelitian ini yaitu: 1. Bagaimana proses bisnis sistem informasi penerimaan tenaga kerja pada perusahaan? 2. Bagaimana perancangan dalam membangun sistem informasi penerimaan tenaga kerja pada perusahaan? 3. Bagaimana mengatur data yang ada pada sistem, agar data yang tersimpan dapat diakses sesuai peran pengguna? 1.3 Batasan Masalah Dalam penelitian ini masalah yang dibahas akan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut : 1. Sistem informasi ini meliputi proses pengolahan data pada perekrutan tenaga kerja hingga pengolahan data pengiriman tenaga kerja outsourcing. 2. Sistem informasi ini hanya menampilkan hasil dari pengujian-pengujian yang sudah dijalani tiap pelamar, tetapi tidak termasuk untuk soal-soal pengujiannya. 3. Sistem informasi ini khusus diperuntukkan kepada divisi rekrutmen. 4. Laporan yang akan dimunculkan dalam sistem informasi ini berupa laporan pemenuhan tenaga kerja pada periode yang ditentukan. 5. Sistem ini belum memperhatikan integrasi jaringan. 1.4 Tujuan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan tujuan : 1. Membuat aplikasi sistem informasi penerimaan tenaga kerja outsourcing pada PT. Human Resources Provider. 2. Membangun sistem informasi yang mampu memberikan informasi mengenai proses penerimaan tenaga kerja outsourcing seperti data diri pelamar, data lamaran, perusahaan mitra kerja, hasil interview, hasil psikotes serta permintaan dan pengiriman calon tenaga kerja.
3 3. Membangun sistem informasi yang mampu mendukung staff rekrutmen dalam menentukan pengiriman calon tenaga kerja yang sesuai dengan kriteria calon tenaga kerja yang diminta oleh perusahaan mitra kerja. 1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dengan adanya sistem informasi yang dibangun adalah sebagai berikut: 1. Membantu tim rekrutmen dalam melakukan pengolahan data. 2. Memudahkan tim rekrutmen menambah keakuratan dalam pemilihan tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi tenaga kerja yang diinginkan oleh user. 3. Mengganti sistem pencatatan data dari manual menjadi terkomputerisasi. 4. Membantu perusahaan dalam peningkatan keefektifan kinerja tenaga kerja, perbaikan dari sisi manajemen dan perbaikan sistem kerja pada divisi rekrutmen untuk masa mendatang. 1.6 Metode Penelitian Metode metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.6.1 Metode Pengumpulan Data 1. Observasi, dengan cara melakukan pengamatan terhadap proses penerimaan tenaga kerja mulai dari proses pengisian form pelamar sampai dengan proses pengiriman data kandidat ke user baik user outsourcing maupun user internal yang berlangsung pada divisi rekrutmen perusahaan. 2. Wawancara/Interview, metode ini merupakan metode pengumpulan data yang penting yaitu pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada orang yang berkompeten dibidangnya, dalam hal ini yaitu Staf rekrutmen dan Manager rekrutmen perusahaan, dengan tujuan untuk memperoleh data yang lebih obyektif dan dapat memperoleh jawaban yang lebih mendalam. 3. Studi Literatur, yaitu dengan cara melakukan studi kepustakaan untuk memperoleh aspek-aspek teoritis dalam pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca buku-buku ilmiah, internet dan tulisan yang berkaitan dengan komputer dan literaturliteratur yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini sehingga tidak akan menyimpang dari teori yang ada.
4 1.6.2 Metode Pengembangan Sistem Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini ialah model sekuensial (waterfall). Berikut adalah tahapan-tahapannya : 1. Analysis Setelah data diperoleh, analisis data dilakukan dengan cara mengidentifikasi kebutuhan perusahaan diantaranya informasi berupa dokumen dan data yang digunakan oleh perusahaan yang terkait dengan proses perekrutan serta penempatan tenaga kerja, dimana dokumen dan data tersebut akan dianalisa secara singkat guna mengidentifikasi sistem yang dibutuhkan oleh PT. HRPro dengan menemukan kesempatan untuk peningkatan kinerja pada proses bisnis yang tidak bermasalah sehingga performa dapat menjadi lebih maksimal. Selanjutnya mengidentifikasi masalah yang timbul di PT. HRPro selama proses penerimaan tenaga kerja berjalan. Apabila tahapan pengidentifikasian masalah sudah dilewati, tahapan ini baru dapat dilakukan. Dalam tahapan ini akan diberikan usulan mengenai kerangka pemecahan masalah yang kemudian akan dibuat laporan dimana laporan tersebut akan digunakan dalam perancangan sistem guna menemukan solusi pemecahan masalah yang ada pada PT. HRPro. 2. Design System Pada tahapan ini, menggunakan alat bantu UML (Unified Modeling Language) yang akan digambarkan dalam bentuk Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram untuk proses penerimaan tenaga kerja di PT. HRPro. 3. Coding Coding merupakan penerjemahan design system dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Setelah tahapan design system selesai, dilakukan pemrograman sistem informasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP yang sesuai dengan design system yang sudah dirancang, serta penggunaan MySQL sebagai database manajemen sistem dan Macromedia Dreamweaver untuk perancangan web. 4. Testing Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi menggunakan metode Black-Box Testing yaitu dengan cara melakukan penginputan berbagai data, dan apakah sistem sudah memberikan keluaran seperti yang kita harapkan berdasarkan inputan tersebut? Tujuan testing ini adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem informasi penerimaan tenaga kerja outsourcing pada PT. HRPro tersebut dan kemudian diperbaiki.
5 1.7 Sistematika Penulisan Secara garis besar sistematika penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. BAB I Pendahuluan Berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan. 2. BAB II Landasan Teori Bab ini berisi tentang dasar-dasar teori yang terkait dan mendukung dalam pembuatan sistem informasi penerimaan tenaga kerja outsourcing pada PT. Human Resources Provider. 3. BAB III Analisa dan Perancangan Sistem Bab ini menjelaskan tentang analisis sistem dan desain sistem informasi penerimaan tenaga kerja outsourcing pada PT. Human Resources Provider. 4. BAB IV Implementasi Sistem Bab ini berisi tentang implementasi sistem dari rancangan aplikasi sistem informasi penerimaan tenaga kerja outsourcing pada divisi rekrutmen PT. Human Resources Provider. 5. BAB V Penutup Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari semua proses penyusunan tugas akhir ini.