OPTIMALISASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU KERTAS MENGGUNAKAN METODE EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) STUDY PADA PT. TEMPRINA MEDIA GRAFIKA NGANJUK (Jawa Pos Group) Asmaul Khusna*), Kukuh Sulastyoko **) ABSTRAKSI Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui jumlah pembelian bahan baku yang optimal, jumlah persediaan pengaman, waktu pemesanan kembali dan total biaya persediaan untuk periode 2011/2012 di PT. Temprina Media Grafika Nganjuk. Lokasi penelitian ditentukan secara sengaja (purposive). Hasil penelitian menunjukkan bahwa pembelian bahan baku kertas menurut metode economic order quantity selama periode 2009/2010/2011 lebih besar daripada kebijakan perusahaan dan kuantitas pembelian kertas optimal untuk periode 2010/2011 sebesar 53.406,99 kg. Persediaan pengaman untuk periode 2010/2011 sebesar 100.980,56 kg. Waktu tunggu kedatangan bahan baku kertas (lead time) yang optimal adalah 2 hari sejak bahan baku dipesan hingga tiba di gudang perusahaan. Selama periode 2009/2010/2011 PT. Temprina Media Grafika Nganjuk tidak menerapkan adanya titik pemesanan kembali (reorder point), sedangkan titik pemesanan kembali untuk periode 2010/2011 sebesar 445.341,6527 kg. Total biaya persediaan bahan baku selama periode 2009/2010/2011 menurut metode economic order quantity lebih kecil daripada kebijakan perusahaan dan total biaya persediaan untuk periode 2010/2011 sebesar Rp 256.867.628,9. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan diperoleh bahwa pengendalian persediaan bahan baku kertas di PT. Temprina Media Grafika Nganjuk selama 2009/2010/2011 periode belum efisien. Kata Kunci :Pengendalian Kualitas, Pengendalian Mutu, Persediaan Pengaman, Peramalan, Forcasting, EOQ. PENDAHULUAN PT Temprina Media Grafika Nganjuk adalah salah satu dari perusahaan yang bergerak di bidang industri percetakan yang ada di Indonesia. Dan perusahaan percetakan mempunyai bahan baku utama adalah kertas yang dimana PT. Temprina Media Grafika bekerja sama dengan PT. Adiprima Suraprinta yang memproduksi kertas dan koran, perusahaan tersebut juga termasuk milik Jawa Pos. Kertas merupakan salah satu bahan baku primer yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan percetakan. Pengendalian persediaan bahan baku merupakan hal yang sangat penting, sebab bahan baku merupakan salah satu faktor yang menjamin kelancaran proses produksi. Persediaan bahan baku dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku untuk proses produksi pada waktu yang akan datang. Kebutuhan bahan baku ini diperhitungkan atas dasar perkiraan yang mempengaruhi pola pembelian bahan baku serta besarnya persediaan pengaman. Kegiatan pengendalian persediaan bahan baku mengatur pelaksanaan pengadaan bahan baku yang diperlukan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan serta biaya minimal yang meliputi masalah pembelian bahan, menyimpan dan memelihara atau merawat bahan, mengatur pengeluaran bahan saat bahan dibutuhkan dan juga mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimal.
Persediaan bahan baku harus dapat memenuhi kebutuhan rencana produksi. Masalah penentuan besarnya persediaan merupakan masalah yang penting bagi perusahaan. Kesalahan dalam menentukan besarnya investasi (modal yang tertanam) dalam persediaan akan menekan keuntungan perusahaan. Adanya persediaan bahan baku yang terlalu besar dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan akan menambah beban bunga, biaya pemeliharaan atau perawatan dan penyimpanan dalam gudang, serta kemungkinan terjadinya penyusutan dan kualitas yang tidak dapat dipertahankan, sehingga akan mengurangi keuntungan perusahaan. Demikian pula sebaliknya, persediaan bahan baku yang terlalu kecil dalam perusahaan akan mengakibatkan kemacetan dalam produksi, sehingga perusahaan akan mengalami kerugian juga. RUMUSAN MASALAH Untuk memudahkan pembahasan serta dapat memfokuskan penelitian maka permasalahan yang dihadapi oleh PT. Temprina Media Grafika Nganjuk adalah Berapa jumlah pemesanan bahan baku kertas, persediaan pengaman, biaya perawatan, biaya pengiriman, kapan perusahaan melakukan pemesanan kembali dan total biaya seluruhnya. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang dipakai dalam rangka melakukan penelitian ini adalah 1. Studi Lapangan Metode penelitian yang dilakukan secara langsung terhadap perusahaan yang menjadi objek penelitian. Dalam tujuan untuk mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan. Dalam studi lapangan ini peneliti melakukan kegiatan berupa; 2. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan jalan mengkaji data-data teoritis dari buku-buku (literatur) perpustakaan, jurnal-jurnal dan ditambah dengan pengetahuan teori yang pernah peneliti peroleh di bangku kuliah. KAJIAN PUSTAKA Pengertian EOQ Menurut (saiful Hidayat dan Gitosudarmo 2003), EOQ sebenarnya adalah merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Untuk memenuhi kebutuhan itu maka dapat diperhitungkan pemenuhan kebutuhan (pembeliannya) yang paling ekonomis yaitu sejumlah barang yang akan dapat diperoleh dengan pembelian dengan menggunakan biaya yang minimal. EOQ (economic order quantity) adalah jumlah pesanan yang dapat meminimalkan total biaya persediaan, pembelian yang optimal. Untuk mencari berapa total bahan yang tetap untuk dibeli dalam setiap kali pembelian untuk menutup kebutuhan selama satu periode. Menurut (Ahyari 1992) untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perusahaan harus memenuhi beberapa faktor tentang persediaan bahan baku. Adapun faktor-faktor tersebut adalah : a. Perkiraan pemakaian Sebelum kegiatan pembelian bahan baku dilaksanakan, maka manajemen harus dapat membuat perkiraan bahan baku yang akan dipergunakan didalam proses produksi 1
pada suatu periode. Perkiraan bahan baku ini merupakan perkiraan tentang berapa besar jumlahnya bahan baku yang akan dipergunakan oleh perusahaan untuk keperluan produksi pada periode yang akan datang. Perkiraan kebutuhan bahan baku tersebut dapat diketahui dari perencanaan produksi perusahaan berikut tingkat persediaan bahan jadi yang dikehendaki oleh manajemen. b. Harga dari bahan Harga bahan baku yang akan dibeli menjadi salah satu faktor penentu pula dalam kebijaksanaan persediaan bahan. Harga bahan baku ini merupakan dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku tersebut. Sehubungan dengan masalah ini, maka biaya modal (cost of capital) yang dipergunakan dalam persediaan bahan baku tersebut harus pula diperhitungkan. c. Biaya-biaya persediaan Biaya-biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku ini sudah selayaknya diperhitungkan pula dalam penentuan besarnya persediaan bahan baku. Dalam hubungannya dengan biaya-biaya persediaan ini, maka digunakan data biaya persediaan yaitu: 1. Biaya penyiapan (set up cost) adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi. Biaya ini terjadi bila item sediaan diproduki sendiri dan tidak membeli dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya persiapan peralatan produksi, biaya mempersiapkan atau menyetel (set up) mesin, biaya mempersiapkan gambar kerja, biaya mempersiapkan tenaga kerja langsung, biaya perencanaan dan penjadwalan produksi, dan biaya biaya lain yang besarnya tidak tergantung pada jumlah item yang diproduksi. 2. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan dalam penanganan atau penyimpanan material, semi finished product, sub assembly, atau pun produk jadi. 3. Biaya kekurangan persediaan. Bila perusahaan kehabisan barang saat ada permintaan, maka akan terjadi stock out. Stock out menimbulkan kerugian berupa biaya akibat kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan atau kehilangan pelanggan yang kecewa (yang pindah ke produk saingan). Biaya produk juga disebut dengan biaya persediaan. Alasannya adalah bahwa biaya ini terjadi lebih mengarah langsung ke akun persediaan dari pada ke akun beban, sehingga diistilahkan sebagai biaya persediaan. Biaya inventory yang bersifat variabel adalah biaya yang berubah-ubah karena adanya perubahan jumlah inventory yang ada dalam gudang. Biaya tersebut akan naik kalau meningkat jumlah persediaan yang disimpan. Adapun jenis biaya ini antara lain dalam bentuknya biaya modal yang ditanamkan dalam persediaan tersebut, biaya asuransi persediaan, biaya buruh penerima barang. Adapun biaya inventory yang bersifat tetap adalah elemen-elemen biaya inventory yang relatif tetap jumlah totalitasnya dalam jangka yang tidak memandang adanya variasi yang normal dan jumlah persediaan yang disimpan misalnya penyusutan ruangan yang digunakan, biaya pemeliharaan gudang, pajak, buruh penjaga gudang. Safety Stock Safety stock (persediaan pengaman) atau sering pula disebut sebagai persediaan besi (iron stock) adalah merupakan suatu persediaan yang dicadangkan sebagai pengaman 2
dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Dengan adanya persediaan pengaman ini diharapkan proses produksi tidak terganggu oleh adanya ketidakpastian bahan. Persediaan pengaman ini merupakan sejumlah unit tertentu, di mana jumlah unit ini akan tetap dipertahankan, walaupun bahan baku akan berganti dengan yang baru (Ahyari, 1992). Persediaan besi (safety stock) bahan adalah jumlah persediaan bahan yang minimum harus ada untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan yang dibeli agar perusahaan tidak mengalami stock out atau mengalami gangguan kelancaran kegiatan produksi karena habisnya bahan yang umumnya menimbulkan elemen biaya stock out. Untuk menentukan besarnya persediaan besi dapat dipakai metode statistika atau metode penaksiran langsung (Supriyono, 1989). Reorder Point Reorder point ialah saat atau titik harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu adalah tepat pada waktu di mana persediaan di atas safety stock sama dengan nol. Dengan demikian diharapkan datangnya material yang dipesan itu tidak akan melewati waktu sehingga akan melanggar safety stock. Apabila pesanan dilakukan sesudah melewati reorder point tersebut, maka material yang dipesan akan diterima setelah perusahaan terpaksa mengambil material dari safety stock. Dalam penetapan reorder point haruslah kita memperhatikan faktor faktor sebagai berikut; yaitu, penggunaan material selama tenggang waktu mendapatkan barang (procurement lead time) dan besarnya safety stock. Dalam penentuan reorder point haruslah memperhatikan faktor sebagai berikut : 1. Penggunaan material selama tenggang waktu mendapat barang (procurement lead time). 2. Besarnya safety stock Reorder point dapat ditetapkan dengan berbagai cara, antara lain : a) Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time dan ditambah dengan presentase tertentu. b) Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time dan ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock. Titik pemesanan ulang (reorder point) menurut Barry Render dan Jay Haizer dicari dengan cara : ROP = (Permintaan per hari)(lead time untuk pemesanan baru dalam hari) = d x L Persamaan diatas mengasumsikan bahwa permintaannya sama dan bersifat konstan. Bila tidak demikian halnya, harus ditambahkan stok tambahan, seringkali disebut pengaman (safety stock). PEMBAHASAN Analisis Persediaan Bahan Baku Menurut Metode EOQ (economic order quantity) a. Jumlah pemesanan, frekuensi dan total biaya persediaan optimal menurut metode economic order quantity. 3
Perhitungan pembelian bahan baku kertas optimal pada tahun 2009/2010/2011 dengan metode EOQ (economic order quantity) di PT. Temprina Media Grafika Nganjuk membutuhkan data persediaan bahan baku kertas yang dimiliki oleh PT. Temprina Media Grafika Nganjuk pada tahun 2009/2010/2011. Data-data yang digunakan antara lain jumlah bahan baku kertas yang dibutuhkan selama satu tahun (D), biaya pemesanan setiap kali pesan (S) dan biaya penyimpanan kertas per kg (H). Perhitungan menentukan bahan baku kertas yang dibutuhkan selama satu tahun (D) dengan menggunakan forcasting Tabel 4.3. Pemesanan Bahan Baku Kertas Selama 3 Tahun Sebelumya Tahun Pesan/ Order /ton (Y 1 ) X 1 (X 1.Y 1 ) (X 1 ) 2 Ft (Y t F t ) 2009 4825 1 4825 1 5241,66 416,66 2010 4950 2 9900 4 4116,66 833,34 2011 2575 3 7725 9 2991,66 416,66 Jumlah /ton 12350 6 22450 14 12349,98 1666,66 Sumber : PT. Temprina Media Grafika ( ) Y = 6.366,66 + (-1.125)x Y 4 = 6.366,66 + (-1.125) 4 = 1.866,66 ton = D Jumlah pemesan bahan baku setiap kali pesan merupakan jumlah pemesanan bahan baku dengan menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan kebalikanya (inverse cost) pemesanan persediaan. Telah diketahui D = 1. 866.660, unit cost yang telah ditentukan 6.948, biaya pengiriman barang Co = 500.000, jarak atau waktu tunggu pengiriman barang dengan pemesanan LT = 1 minggu (7 hari), biaya penyimpanan atau pemeliharaan bahan baku Ch = 8% dari biaya pengeluaran tagihan listrik Rp. 36.000.000 = 2.880.000 dengan biaya per unitnya 2.880.000/1.866.660 = 1,54, jumlah hari kerja selama 1 tahun (300) hari dan penyediaan stok bahan baku yang paling minim ss = 25.000 kg. Jadi jumlah pemesanan frekuensi dan total biaya menurut metode EOQ (economic order quantity ) 348.154,69 unit. 4
Gambar 4.9 Persediaan bahan baku kertas Bahwasannya pada grafik diatas jumlah pembelian bahan baku kertas yang optimal adalah 348.154,69 unit. Persediaan bahan baku kertas rata-rata pertahunya adalah sejumlah 174.077,34 per unit. Dan sisa persediaan yang harus ada ketika akan melakukan pemesanan kembali adalah sejumlah 43,580 unit. b. Jumlah persediaan rata-rata (Average Inventory) merupakan jumlah pemesanan persediaan bahan baku rata-rata pertahunya pada PT. Temprina Media Grafika Nganjuk. Average inventory atau jumlah persediaan rata-rata yang diperlukan oleh PT. Temprina Media grafika Nganjuk adalah sebesar 174.077,34 per unit. c. Pemesanan pertahun atau frekuensi pemesanan (Order per period year) merupakan pesanan pertahun atau frekuensi pemesanan yang biasa dilakukan perusahaan. Berapa kali PT Temprina Media Grafika melakukan pemesanan ke PT. Adiprima Suraprinta dalam waktu satu tahun (frekuensi pemesanan dalam setahun). Order Per Periode Year (pemesanan pertahun) adalah 53,61 kali pesan per tahunya. d. Biaya pengiriman bahan baku kertas (Annual Setup Cost) setiap kali pengiriman bahan baku kertas. PT. Temprina Media Grafika tidak membayar biaya pengiriman namun lansung include atau masuk dalam biaya bahan baku per pengiriman dan gaji pegawai per bulan. Jadi PT temprina Media grafika Nganjuk membutuhkan biaya pengiriman bahan baku kertas sejumlah Rp 26.807.911,16 per kg nya. 5
Gambar 4.10 Biaya order bahan baku kertas Pada grafik di atas biaya pengiriman bahan baku kertas bergerak lurus konstan karena biaya pengiriman sudah diketahui dan tidak dibebankan pada PT.Temprina Media Grafika Nganjuk, tetapi sudah termasuk biaya bahan baku kertas yang dikirim sejumlah Rp 26.807.911,16 per kg nya. e. Biaya perawatan bahan baku kertas (Annual Holding Cost) merupakan biaya perawatan bahan baku kertas yang ada gudang PT. Temprina media Grafika meliputi biaya listrik per tahunya dan gaju pegawai setiap hari. Biaya perawatan bahan baku yang harus dikeluarkan oleh PT. Temprina Media grafika adalah sebesar Rp 268.079,10 per unit bahan baku kertas. Gambar 4.11 Biaya perawatan bahan baku 6
f. Total biaya selama setahun (Total Cost TC) Merupakan total semua biaya bahan baku selama setahun yang diperoleh dari jumlah bahan baku setiap pengiriman dikalikan dengan biaya bahan baku per unit. = 1.294.274.810 + 26.807.911,16 + 268.079,10 = 1.321.350.800 Jadi Total biaya selama setahun adalah Rp 1.321.350.800 Gambar 4.12 Total cost selama satu tahun g. Sisa persediaan ketika harus melakukan pemesanan bahan baku kembali (Reorder Point ROP) merupakan titik yang menunjukkan tingkat persediaan sehingga perusahaan harus memesan kembali. ( ) ( ) Reorder Point sisa persediaan yang dimana PT Temprina tersebut akan memesan bahan baku kertas kembali yaitu ketika jumlah bahan baku berjumlah 43,580 unit. KESIMPULAN 1. Pembelian bahan baku kertas untuk produksi koran, majalah dan sebagainya yang optimal menurut metode economic order quantity selama periode 2009-2011 di PT. Temprina Media Grafika Nganjuk untuk setiap kali pesan lebih besar daripada kebijakan perusahaan. Pembelian bahan baku kertas untuk proses produksi koran, majalah yang optimal untuk periode 2012 sebesar 348.154,69 kg per pemesanan. 7
2. Kuantitas persediaan pengaman (Safety Stock) menurut metode economic order quantity untuk periode 2009-2011 adalah sebesar 174.077,34 kg per unit kuantitas persediaan pengaman bahan baku kertas yang optimal untuk periode 2011 disesuaikan dengan persediaan pengaman periode sebelumnya yaitu sebesar 100.980,56 kg. 3. Selama periode 2009-2011 PT. Temprina Media Grafika Nganjuk tidak menerapkan adanya titik pemesanan kembali (ROP) sedangkan Reorder Point menurut metode economic order quantity yang diman perusahaan melakukan pemesanan kembali ketika bahan baku berjumlah 43,580 unit. 4. Total biaya pengiriman bahan baku kertas pada PT.Temprina Media Grafika yang tidak termasuk biaya pengirim karena biaya pengirim sudah ditanggung oleh perusahaan yang mengirim bahan baku kertas tersebut. Biaya pengiriman bahan baku pertahunya telah diketahui menurut metode economic order quantity sebesar Rp 26.807.911,16 per kg nya. Perawatan persediaan bahan baku pada gudang PT. Temprina Media Grafika Nganjuk menurut metode economic order quantity memerlukan biaya sebesar Rp.268.079,10 pertahunya. Dan Total biaya persediaan bahan baku kertas manurut metode economic order quantity untuk periode 2012 sebesar Rp 1.321.350.800. *)Mahasiswa, **)Staff Pengajar STT POMOSDA DAFTAR PUSTAKA Ahyari, Agus. 1992. Efisiensi Persediaan Bahan: Buku Pegangan Untuk Perusahaan Perusahaan Kecil Dan Menengah. BPFE. Yogyakarta. David, Fred. 2002. Konsep manajemen Strategik. Prehalindo. Jakarta. Hidayat, Saiful. 2003. Analisis Economic Order Quantity (EOQ) Dalam Menentukan Persediaan Bahan Baku Untuk Mendukung Kelancaran Proses Produksi Pada Konveksi Mukti sari. Universitas Gunadarma, Malang. Indrayani, Rike. 2007. Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dengan Metode EOQ (Economic Order Quantity) Pada PT. Tipotafurnishings Jepara. Universitas Negeri Semarang. Semarang. Muhammad, Suwarsono. 2000. Manajemen Strategik. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Penerbit Ghalia Indonesia. Jakarta. Riyanto, Bambang. 2001. Dasar Dasar Pembelajaran Perusahaan. BPFE. Yogyakarta. Sari, Dewi Sartika. 2010. Penanganan Keterlambatan Pemberian Surat Perintah Kerja (SPK) Pada PT. Temprina Media Grafika Nganjuk. Manajemen Informatika. Universitas Negeri Surabaya. Sari, Septi Pandan. 2010. Pengoptimalan Persediaan Bahan Baku Kacang Tanah Menggunakan Metode EOQ(Economic Order Quantity) Di PT Dua Kelinci Pati, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, Siswanto, eoq (persediaan model dan analisis), Universitas Atma Jaya Yogyakarta, 1985. Supriyono. 1989. Proses Pengendalian Manajemen. Penerbit STIE YKPN. Yogyakarta. Surakhmad, W. 1994. Pengantar Penelitian Ilmiah. Dasar, Metode Dan Teknik. Tarsito. Bandung. Wibisono, Dermawan. 2006. Manejemen Kinerja. Penerbit Erlangga. Jakarta. Wiratha, I Made. 2006. Metodologi Penelitian Sosial Ekonomi. Penerbit andi. Yogyakarta. Yulizham. 2009. Analisis Persediaan Obat Menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ). Universitas Sumatra Utara. 8