22 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan Toko Fiondy adalah sebuah toko yang menjual berbagai pakaian wanita dewasa secara grosir. Toko ini telah berdiri sejak tahun 1997 dan masih terus berkembang dan berjalan hingga saat ini. Pada awal berdirinya, toko Fiondy menyewa toko di tanah abang blok B. Namun karena semakin lama gedung tersebut semakin tidak layak untuk digunakan akhirnya pengelola pusat grosir Tanah Abang membuat gedung baru bernama PGMTA (Pusat Grosir Metro Tanah Abang) yang lokasinya berdekatan dengan gedung blok B. Setelah memiliki modal yang cukup, akhirnya pada saat gedung baru PGMTA tersebut selesai dibangun, akhiranya toko Fiondy pindah ke gedung tersebut. Sejak tahun 1997 hingga saat ini, Toko Fiondy telah memiliki kurang lebih ribuan pelanggan yang kebanyakan berdomisili di luar kota. Toko Fiondy selalu berusaha untuk menjaga dan meningkatkan kualitas produknya, karena hal tersebut juga Toko Fiondy masih dapat terus berdiri dan lebih maju lagi hingga saat ini. Mayoritas dari pelanggan Toko Fiondy yang tinggal di luar kota membeli grosir dari dan menjualnya kembali secara eceran atau grosir juga di kota mereka masingmasing. Ada yang membeli dalam partai kecil hingga menengah, ada juga yang membeli dalam partai besar.
23 Dalam manajemen yang baik dan didukung oleh tenaga kerja yang berpengalaman, Toko Fiondy dari tahun ke tahun telah menghasilkan pertumbuhan laba yang konstan dan terus meningkat. Hal ini terwujud karena dengan dijaganya mutu dan kualitas produk yang ada pada bagian produksi dan juga pelayanan yang ramah pada bagian karyawan toko. Toko Fiondy selalu berkomitmen untuk menjaga kualitas produknya dan meningkatkan kualitas pelayanan pada para pelanggannya. 3.2 Visi Dan Misi Visi dari Toko Fiondy adalah : Menjadi produsen dan penjual pakaian grosir terbesar di Indonesia. Misi dari Toko Fiondy adalah : 1. Menjadi toko yang selalu mengutamakan pelayanan yang lebih baik dan cepat dari para kompetitor. 2. Menjadi produsen pakaian yang selalu memprioritaskan kualitas dari produk yang dihasilkan. 3. Menjadi produsen pakaian yang inovatif dan melakukan survey secara berkala guna meneliti model pakaian yang sedang menjadi trend. 4. Menyediakan tempat kerja dan fasilitas yang baik bagi para karyawan. Komitmen dari Toko Fiondy adalah : Melalui kualitas produk yang baik dan inovatif, Kepuasan pelanggan dapat terwujud.
24 3.3 Struktur organisasi Gambar 3.1 Struktur organisasi 3.4 Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Pemilik Wewenang : 1. Berwenang untuk mengambil keputusan-keputusan penting dalam produksi dan toko. 2. Berwenang mengkoordinir kinerja seluruh karyawan tanpa terkecuali. 3. Berwenang menegur karyawan yang kurang aktif tanpa terkecuali. 4. Mengevaluasi dan melaksanakan kebijakan umum produksi dan toko.
25 Mandor 1. Bertugas untuk membantu memberi masukan atau saran kepada pemilik untuk meningkatkan kualitas produksi. 2. Bertugas menegur penjahit dan karyawan pengemasan yang kurang aktif. 3. Bertugas mengevaluasi kinerja dari penjahit dan karyawan pengemasan. 4. Bertanggung jawab atas keaktifan kinerja dari penjahit dan karyawan pengemasan. Desainer 1. Bertugas untuk membuat desain pakaian bagi toko Fiondy. 2. Bertugas untuk menegur tukang potong bahan jika terjadi kesalahan dalam pemotongan pola pakaian. 3. Bertanggung jawab untuk mengevaluasi kinerja dari tukang potong bahan. Supir 1. Bertugas mengirim barang pesanan pelanggan ke jasa kurir ekspedisi. 2. Bertugas membawa barang dari gudang ke toko. 3. Bertanggung jawab atas kelancaran pengiriman pesanan.
26 Karyawan pembukuan 1. Bertugas melakukan pembukuan tentang data penjualan dari toko. 2. Bertugas melakukan evaluasi terhadap data penjualan setiap bulannya. 3. Bertanggung jawab menjaga kerahasiaan data penjualan. Tukang potong kain 1. Bertugas memotong bahan sesuai dengan pola yang disampaikan desainer. 2. Bertanggung jawab untuk memastikan bahan dipotong secara rapi dan tidak berantakan. Penjahit 1. Bertugas menjahit pakaian sesuai dengan model yang disampaikan mandor. 2. Bertanggung jawab untuk memastikan pakaian dijahit secara rapi dan sesuai dengan model. Karyawan pengemasan
27 1. Bertugas untuk merapikan dan melipat pakaian sebelum dikemas. 2. Bertugas untuk melakukan pengemasan pakaian. 3. Bertanggung jawab atas kerapian pengemasan pakaian. 3.5 Sistem yang berjalan 1. Prosedur pembelian bahan Pembelian bahan terbagi atas beberapa jenis, diantaranya kain, kancing, seleting, aksesoris, tali, dan sebagianya. Pembelian bahan ini dapat dilakukan oleh pemilik atau juga para mandor yang sudah berkonsultasi terlebih dahulu kepada pemilik. Pembelian bahan yang ada biasanya dilakukan dengan adanya sales yang datang ke tempat produksi untuk menawarkan bahan terbaru yang mereka ajukan. Setelah cocok dan mengadakan kesepakatan biasanya bahan dikirim ke tempat produksi 1-2 hari setelah kesepakatan antara pemilik atau mandor dengan sales. Slip tagihan biasanya juga diberikan pada hari pengiriman bahan. Pembayaran bahan dilakukan sendiri oleh pemilik dengan pengiriman uang melalui rekening bank. 2. Prosedur produksi pakaian Dalam proses produksi pakaian ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Awalnya pola digambar oleh desainer, kemudian pola yang telah dibuat diberikan kepada tukang potong kain untuk dibentuk sesuai dengan pola yang ada. Setelah proses pemotongan kain, kain yang sudah berbentuk pola pakaian diambil oleh para mandor dan diberikan lagi kepada tukang jahit untuk dijahit sesuai dengan model pakaian yang telah disampaikan oleh desainer. Setelah
28 pakaian jadi barulah pakaian digosok dan dikemas oleh para karyawan pengepakan. Setelah semua proses itu dilewati, kemudian barang disimpan digudang untuk menjadi stok. 3. Prosedur penjualan pakaian Penjualan pakaian dilakukan di toko yang berlokasi di Pusat Grosir Metro Tanah Abang (PGMTA). Toko biasanya buka pada pukul 07.00 dan tutup pada pukul 15.00. Pakaian-pakaian yang ada di jajahkan di toko kemudian ketika ada pelanggan yang ingin membeli dapat langsung memesan ditempat. Selain membeli langsung di toko pembelian juga dapat dilakukan via telepon. Pembayaran dapat dilakukan langsung ditempat, menggunakan giro, atau dengan pengiriman uang melalui rekening bank. Setelah pembayaran dilakukan, barang dikemas oleh karyawan toko kemudian barang dapat langsung diambil oleh pembeli secara langsung atau juga dapat dikirim melalui jasa kurir ekspedisi. 3.6 Flowchart 3.6.1 Flowchart Pembelian
Gambar 3.2 Flowchart pembelian 29
30 3.6.2 Flowchart Produksi Gambar 3.3 Flowchart produksi
31 3.6.3Flowchart Penjualan Gambar 3.4 Flowchart penjualan
32 3.7 Analisis Permasalahan Yang Dihadapi Berikut ini merupakan permasalahan yang dihadapi oleh toko Fiondy dengan sistem yang berjalan saat ini : 1. Sistem yang ada saat ini kurang efisien karena untuk proses pendataan pembelian, produksi, dan penjualan masih menggunakan pembukuan manual sehingga membuang waktu dalam pembuatan pembukuannya. 2. Dengan penggunaan sistem pembukuan yang manual, tentunya untuk mencari data-data yang dibutuhkan akan sangat merepotkan, terlebih-lebih jika data yang dibutuhkan merupakan data dengan kurun waktu bertahun-tahun sebelumnya. Selain itu juga buku yang digunakan untuk pendataan pun mungkin saja hilang atau rusak. 3. Proses penghitungan gaji karyawan juga masih menggunakan sistem manual, sehingga mungkin saja terjadi kesalahan dalam proses penghitungan tersebut. 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan pada toko Fiondy, maka dibuatlah suatu jalan keluar dari masalah-masalah tersebut, yaitu dengan pembangunan suatu sistem basis data berbasis web dimana sistem ini menyimpan data-data pembelian, penjualan, dan produksi dari toko Fiondy. Dengan adanya sistem basis data ini, maka toko Fiondy dapat melakukan pendataan dari pembelian, produksi, dan penjualan yang ada dengan lebih mudah,
33 cepat, dan tepat. Dimana data pembelian, produksi, dan penjualan dapat di input, edit, dan update ke basis data secara online karena basis data yang dibuat berbasis web. Selain untuk pendataan, aplikasi yang dibuat juga memungkinkan para karyawan untuk melihat gaji yang mereka dapatkan untuk saat ini, dan juga memungkinkan para pelanggan untuk memesan barang secara online melalui web yang dibuat.