3 BAB 2 ANALISIS DAN PERANCANGAN 2.1 Aturan Bisnis Aturan proses bisnis (bispro) pengelolaan pendaftaran beasiswa dalam Sistem Informasi Beasiswa ini adalah bahwa setiap siswa diperbolehkan melakukan pendaftaran melalui Portal Sistem Informasi Beasiswa, dengan mengisi formulir sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang sudah ditentukan oleh panitia pendaftaran beasiswa SMA N 1 Jogonalan Klaten. Kapasitas pendaftar sudah ditentukan sebelumnya oleh panitia pendaftaran beasiswa, sehingga jumlah penerima beasiswa dapat dikelola dengan baik sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang sudah diberikan baik dari pihak sekolah maupun dari pihak pemberi dana beasiswa. Selanjutnya setelah siswa terdaftar, maka siswa menunggu hasil dari pengelolaan sistem apakah siswa yang bersangkutan diterima/berhak mendapat beasiswa atau tidak. Pengumuman penerimaan beasiswa dipublikasikan langsung melalui portal Sistem Informasi Beasiswa dan diumumkan juga di madding sekolah. 3
4 Dalam sistem ini tidak mengelola pencairan dana beasiswa, melainkan dana beasiswa dapat diambil di Ruang Tata Usaha oleh siswa yang sudah dinyatakan berhak menerima beasiswa. Ada beberapa user yang terlibat dalam sistem informasi pendaftaran beasiswa ini yaitu pihak administrator/petugas dan pihak Siswa/Pendaftar Beasiswa. Pihak administrator adalah pihak yang mempunyai kewenangan penuh atas hak akses pengelolaan data sistem ini. Pihak Siswa/Pendaftar adalah pihak yang mempunyai hak akses yaitu dapat melakukan pendaftaran beasiswa, dapat melihat informasi beasiswa yang diberikan sistem melaui Portal Sistem Informasi Beasiswa seperti profil maupun berita terbaru seputar beasiswa, informasi/pengumuman lain seputar beasiswa di SMA N 1 Jogonalan Klaten dari sekolah, serta mempunyai akses dapat melihat hasil seleksi penerimaan beasiswa, siapa saja yang diterima. 2.2 Analisis Kebutuhan Perancangan dari aplikasi ini memerlukan perangkat lunak dan perangkat keras yang menjadi bagian penting dalam pengembangan sebuah sistem. Perangkat Keras atau Hardware merupakan seperangkat alat elektronik yang terdiri dari unit masukan (Input), unit pengolahan (Proses) dan unit keluaran (Output). Perangkat Lunak atau Software merupakan program komputer yang berfungsi menjalankan perangkat keras, antara lain meliputi sistem operasi, bahasa pemrograman, program aplikasi.
5 2.2.1 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Beasiswa ini antara lain 1. Microsoft windows 8, sebagai sistem operasi program. 2. Xampp 1.7.4, sebagai software dengan layanan server Apache, dan terintegrasi dengan PHP, juga MySQL. 3. Google Chrome 25.0, sebagai browser untuk mengakses aplikasi. 4. Sublime Text 2, sebagai editor program yang dibuat. 5. Adobe Photoshop CS4, sebagai editor untuk membuat gambar. 2.2.2 Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi Beasiswa ini adalah sebagai berikut 1. Processor intel atom 1,8Ghz 2. Harddisk 160Gb. 3. Memori 1024Mb. 4. Printer sebagai perangkat keluaran.
6 2.2.3 User Yang Terlibat 1. User sebagai Pengunjung Web 2. User sebagai Siswa/Calon Pendaftar 3. User sebagai Petugas/Administrator 4. User sebagai Kepala Sekolah 2.3 Bagan Alir Sistem Bagan Alir Sistem merupakan gerakan data melalui sebuah sistem, mulai dari masuk sampai ke tujuannya (Jogiyanto, 2005). Bagian tersebut menjelaskan aliran pengolahan data dari masukkan hingga keluaran, seperti dijelaskan pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Diagram Alir Sistem 7
8 Penjelasan Bagan Alir Sistem a. Dalam bagan alir sistem diatas terdapat 8 input dimana input tersebut adalah Input Jenis, Input Kelas, Input Beasiswa, Input Transaksi Pendaftaran, Input Siswa, Input Persyaratan Beasiswa, Input Detail Transaksi Beasiswa, dan Input Petugas. b. Proses input data Jenis yang di rekam ke dalam tabel jenis, sehingga proses tersebut menghasilkan output cetak dalam bentuk Laporan Jenis (Laporan 1). c. Proses input data Kelas yang di rekam ke dalam tabel kelas, sehingga proses tersebut menghasilkan output cetak dalam bentuk Laporan Kelas (Laporan 2). d. Proses input data Beasiswa, dimana pada proses input data Beasiswa ini mengadopsi data jenis (Data Jenis Beasiswa) yang di rekam ke dalam tabel beasiswa, sehingga proses tersebut menghasilkan output dalam bentuk Laporan Beasiswa (Laporan 3). e. Proses input data Transaksi Pendaftaran, dimana pada proses ini mengadopsi data beasiswa dan data siswa yang di rekam ke dalam tabel transaksi_pendaftaran, sehingga proses tersebut menghasilkan output dalam bentuk Laporan Transaksi Pendaftaran Keseluruhan (Laporan 4), Laporan Transaksi Pendaftaran Per Periode (Laporan 5), dan Laporan Transaksi Pendaftaran Per Beasiswa (Laporan 6).
9 f. Proses input data Siswa, dimana pada proses input data Siswa ini mengadopsi data kelas yang di rekam ke dalam tabel siswa, sehingga proses tersebut menghasilkan output dalam bentuk Laporan Siswa (Laporan 7), dan Laporan Siswa Per Kelas (Laporan 8). g. Proses input data Persyaratan Beasiswa, dimana pada proses input data Persyaratan Beasiswa ini mengadopsi data beasiswa yang di rekam ke dalam tabel persyaratan_beasiswa, sehingga proses tersebut menghasilkan output cetak dalam bentuk Laporan Persyaratan Beasiswa (Laporan 9). h. Proses input data Petugas yang di rekam ke dalam tabel petugas, sehingga proses tersebut menghasilkan output cetak dalam bentuk Laporan Petugas (Laporan 10). 2.4 Perancangan Tabel 1. Tabel Jenis Beasiswa Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan jenis beasiswa yang ditawarkan, sehingga mempermudah dalam mengidentifikasinya. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel jenis. Kunci Primer kd_jenis.
10 Tabel 2.1 Tabel jenis No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_jenis Char 3 Kode Jenis 2. nm_jenis varchar 30 Nama Jenis 2. Tabel Kelas Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan kelas yang sudah terdaftar secara resmi di SMA N 1 Jogonalan Klaten. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel kelas. Kunci Primer kd_kelas. Tabel 2.2 Tabel kelas No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_kelas Char 3 Kode Kelas 2. nm_kelas varchar 10 Nama Kelas 3. Tabel Beasiswa Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan beasiswa yang telah masuk di SMA N 1 Jogonalan Klaten. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel beasiswa. Kunci Primer kd_beasiswa.
11 Tabel 2.3 Tabel beasiswa No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_beasiswa Char 5 Kode Beasiswa 2. kd_jenis char 3 Kode Jenis 3. nm_beasiswa varchar 35 Nama Beasiswa 4. sumber_dana varchar 35 Sumber Dana 5. kuota_penerima int 3 Kuota Penerima 6. tgl_mulai_daftar date Tanggal Mulai Daftar 7. tgl_tutup_daftar date Tanggal Tutup Daftar 8. tgl_pencairan date Tanggal Pencairan 4. Tabel Transaksi Pendaftaran Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan proses transaksi yang dikerjakan. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel transaksi_pendaftaran. Kunci Primer kd_transaksi. Tabel 2.4 Tabel transaksi_pendaftaran No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_transaksi Int 5 Kode Transaksi 2. kd_beasiswa Char 5 Kode Beasiswa 3. Nis char 15 Nomor Induk Siswa 4. tgl_transaksi date Tanggal Transaksi 5. status_daftar enum( lolos, Status Daftar tidaklolos ) 6. status_pencairan enum( sudah, Status Pencairan
12 belum ) 7. nilai int 3 Skor Nilai Bobot 5. Tabel Siswa Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan data siswa yang terdaftar di SMA N 1 Jogonalan Klaten. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel siswa. Kunci Primer nis. Tabel 2.5 Tabel siswa No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. Nis char 15 NIS 2. kd_kelas char 3 Kode Kelas 3. nm_siswa varchar 35 Nama Siswa 4. password_default varchar 5 Password Default 5. Password varchar 32 Password 6. Jkel enum( L, P ) Jenis Kelamin 7. tpt_lahir varchar 25 Tempat Lahir 8. tgl_lahir date Tanggal Lahir 9. alamat_siswa text Alamat Siswa 10. telp_siswa char 12 Nomor Telepon Siswa 11. thn_ajaran char 9 Tahun Ajaran 12. nm_wali varchar 35 Nama Wali 13. alamat_wali text Alamat Wali 14. pekerjaan_wali varchar 25 Pekerjaan Wali
13 15. telp_wali char 12 Nomor Telepon Wali 16. penghasilan_wali Int 9 Penghasilan Wali 6. Tabel Persyaratan Beasiswa Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan syaratsyarat bagi beasiswa yang diajukan. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel persyaratan_beasiswa. Kunci Primer kd_syarat. Tabel 2.6 Tabel persyaratan_beasiswa No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_syarat Int 3 Kode Syarat 2. kd_beasiswa char 5 Kode Beasiswa 3. nm_syarat varchar 35 Nama Syarat 4. keterangan_syarat text Keterangan Syarat 7. Tabel Detail Transaksi Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan transaksi yang dilakukan secara detail. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel detail_transaksi. Kunci Primer kd_detail_transaksi.
14 Tabel 2.7 Tabel detail_transaksi No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_detail_transaksi int 5 Kode Detail Transaksi 2. kd_transaksi int 5 Kode Transaksi 3. berkas_persyaratan varchar 35 Berkas Persyaratan 8. Tabel Petugas Tabel ini berfungsi untuk mengelompokan / mengkategorikan petugas yang mengelola aplikasi pendaftaran beasiswa di SMA N 1 Jogonalan Klaten. Spesifikasi dari tabel ini adalah Nama Tabel petugas. Kunci Primer kd_petugas. Tabel 2.8 Tabel petugas No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1. kd_petugas Char 3 Kode Petugas 2. nm_petugas Varchar 35 Nama Petugas 3. username Varchar 15 Username 4. password Varchar 32 Password 5. level Enum( kepsek, petugas ) 2 Level Petugas
15 2.5 Relasi Antar Tabel Relasi Antar Tabel adalah sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. Relasi Antar Tabel merupakan suatu paket perangkat lunak yang kompleks dan digunakan untuk memanipulasi database, seperti dijelaskan pada gambar 2.2. Gambar 2.2 Relasi Antar Tabel Penjelasan Relasi Antar Tabel Tabel jenis dengan tabel beasiswa mempunyai relasi one to many, artinya bahwa dari satu jenis beasiswa dapat dimiliki lebih dari satu data beasiswa. Field penghubung relasi tabel ini adalah kd_jenis, dimana di dalam tabel jenis sebagai primary key (kunci primer/utama)
16 dan di dalam tabel beasiswa memiliki posisi sebagai foreign key (kunci tamu). Tabel beasiswa dengan tabel transaksi_pendaftaran mempunyai relasi one to many, artinya bahwa dari satu beasiswa dapat dilakukan lebih dari satu transaksi pendaftaran beasiswa. Field penghubung relasi tabel ini adalah kd_beasiswa, dimana di dalam tabel beasiswa sebagai primary key (kunci primer/utama) dan di dalam tabel transaksi_pendaftaran memiliki posisi sebagai foreign key (kunci tamu). Tabel beasiswa dengan tabel persyaratan_beasiswa mempunyai relasi one to many, artinya bahwa dari satu beasiswa memiliki lebih dari satu data persyaratan beasiswa. Field penghubung relasi tabel ini adalah kd_beasiswa, dimana di dalam tabel beasiswa sebagai primary key (kunci primer/utama) dan di dalam tabel persyaratan_beasiswa memiliki posisi sebagai foreign key (kunci tamu). Tabel kelas dengan tabel siswa mempunyai relasi one to many, artinya bahwa dari satu kelas dapat dimiliki lebih dari satu data siswa. Field penghubung relasi tabel ini adalah kd_kelas, dimana di dalam tabel kelas sebagai primary key (kunci primer/utama) dan di dalam tabel siswa memiliki posisi sebagai foreign key (kunci tamu).
17 Tabel siswa dengan tabel transaksi_pendaftaran mempunyai relasi one to many, artinya bahwa dari satu siswa dapat melakukan transaksi pendaftaran lebih dari satu beasiswa (dalam waktu yang berbeda). Field penghubung relasi tabel ini adalah nis, dimana di dalam tabel siswa sebagai primary key (kunci primer/utama) dan di dalam tabel transaksi_pendaftaran memiliki posisi sebagai foreign key (kunci tamu). Tabel transaksi_pendaftaran dengan tabel detail_transaksi mempunyai relasi one to many, artinya bahwa dari satu transaksi_pendaftaran beasiswa dapat dimiliki lebih dari satu data detail transaksi. Field penghubung relasi tabel ini adalah kd_transaksi, dimana di dalam tabel transaksi_pendaftaran sebagai primary key (kunci primer/utama) dan di dalam tabel detail_transaksi memiliki posisi sebagai foreign key (kunci tamu). 2.6 Rancangan Masukan (input) 1. Rancangan input data jenis, berfungsi sebagai form untuk input data jenis beasiswa. Input Jenis Beasiswa Kode Jenis Nama Jenis J01 xxx Simpan Reset Gambar 2.3 Rancangan Input Data Jenis
18 2. Rancangan input data kelas, berfungsi sebagai form untuk input data kelas di SMA N 1 Jogonalan Klaten. Input Input Jenis Kelas Beasiswa Kode Jenis Kelas Nama Jenis Kelas J01 xxx Simpan Reset Gambar 2.4 Rancangan Input Data Kelas 3. Rancangan input data beasiswa, berfungsi sebagai form untuk input data beasiswa. Input Beasiswa Kode Beasiswa Kode Jenis Nama Beasiswa Sumber Dana Kuota Penerima Tanggal Mulai Daftar Tanggal Tutup Daftar Tanggal Pencairan xxx Simpan Reset Gambar 2.5 Rancangan Input Data Beasiswa 4. Rancangan input data transaksi pendaftaran, berfungsi sebagai form untuk input data transaksi pendaftaran. Input Transaksi Pendaftaran Kode Transaksi Kode Beasiswa NIS Tanggal Transaksi Status Daftar Simpan xxx Reset Gambar 2.6 Rancangan Input Data Transaksi Pendaftaran
19 5. Rancangan input data siswa, berfungsi sebagai form untuk input data siswa yang mendaftar beasiswa di SMA N 1 Jogonalan Klaten. Input Siswa NIS Kode Kelas Nama Siswa Password Default Password xxx Jenis Kelamin Tempat Lahir Laki-Laki Perempuan Tanggal Lahir Alamat Siswa Telepon Siswa Tahun Ajaran Nama Wali Alamat Wali Pekerjaan Wali Telepon Wali Penghasilan Wali Simpan Reset Gambar 2.7 Rancangan Input Data Siswa 6. Rancangan input data persyaratan beasiswa, berfungsi sebagai form untuk input data persyaratan beasiswa. Input Persyaratan Beasiswa Kode Syarat Kode Beasiswa Nama Syarat Keterangan Syarat Simpan xxx Reset Gambar 2.8 Rancangan Input Data Persyaratan Beasiswa
20 7. Rancangan input data detail transaksi, berfungsi sebagai form untuk input data detail transaksi. Input Detail Jenis Beasiswa Transaksi Kode Jenis Detail Transaksi Nama Kode Transaksi Jenis Berkas Persyaratan xxx Simpan Reset Gambar 2.9 Rancangan Input Data Detail Transaksi 8. Rancangan input data petugas, berfungsi sebagai form untuk input data petugas. Input Petugas Kode Petugas Nama Petugas Username xxx Password Level Simpan Reset Gambar 3.0 Rancangan Input Data Petugas 2.7 Rancangan Keluaran (output) 1. Laporan Jenis Beasiswa Laporan Jenis Beasiswa Kode Jenis Xxx Xxx Nama Jenis Gambar 3.1 Laporan Jenis Beasiswa
21 2. Laporan Kelas Kode Kelas Xxx Laporan Kelas Xxx Nama Kelas 3. Laporan Beasiswa Gambar 3.2 Laporan Kelas Laporan Beasiswa Kode Beasiswa Nama Beasiswa Sumber Dana (Rp) Kuota Penerima Tanggal Mulai Daf tar Tanggal Tutup Daf tar Tanggal Pencairan Xxx Xxx 999999 999 99-99-9999 99-99-9999 99-99-9999 Gambar 3.3 Laporan Beasiswa 4. Laporan Transaksi Pendaftaran Keseluruhan Laporan Transaksi Pendaftaran Keseluruhan Nis Nama Siswa Kelas Nama Beasiswa Sumber Dana Status Diterima Tanggal Daftar Xxx Xxx Xxx Xxx 999999 Xxx 99-99-9999 Gambar 3.4 Laporan Transaksi Pendaftaran Keseluruhan 5. Laporan Transaksi Pendaftaran Per Periode Laporan Transaksi Pendaftaran Per Periode Periode 99-99-999 s/d 99-99-9999 Nis Nama Siswa Kelas Nama Beasiswa Sumber Dana Status Diterima Tanggal Daftar Xxx Xxx Xxx Xxx 999999 Xxx 99-99-9999 Gambar 3.5 Laporan Transaksi Per Periode
22 6. Laporan Transaksi Pendaftaran Per Beasiswa Nama Beasiswa Xxx Laporan Transaksi Pendaftaran Per Beasiswa Nis Nama Siswa Kelas Nama Beasiswa Sumber Dana Status Diterima Tanggal Daf tar Xxx Xxx Xxx Xxx 999999 Xxx 99-99-9999 Gambar 3.6 Laporan Transaksi Pendaftaran Per Beasiswa 7. Laporan Siswa NIS Nama Siswa Kelas Jenis Kelamin Laporan Siswa Alamat Telp Wali Nama Pekerjaan Penghasilan Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx 999 Xxx Xxx 999 Gambar 3.7 Laporan Siswa 8. Laporan Siswa Per Kelas Kelas Xxx NIS Nama Siswa Kelas Jenis Kelamin Laporan Siswa Per Kelas Alamat Telp Wali Nama Pekerjaan Penghasilan Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx 999 Xxx Xxx 999 Gambar 3.8 Laporan Siswa Per Kelas 9. Laporan Persyaratan Beasiswa Laporan Persyaratan Beasiswa Kode Syarat Nama Syarat Nama Beasiswa Keterangan Xxx Xxx Xxx Xxx Gambar 3.9 Laporan Persyaratan Beasiswa
23 10. Laporan Petugas Laporan Petugas Kode Petugas Nama Petugas Username Level/Bagian Xxx Xxx Xxx Xxx Gambar 4.0 Laporan Petugas