PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN MENGGUNAKAN METODE WATERFALL STUDY KASUS: PABRIK ROTI LEZAT JAKARTA Duwi Cahya Putri Buani STMIK Nusa Mandiri Jakarta dputribuani8@gmail.com ABSTRAK Pabrik Roti Lezat merupakan pabrik yang memproduksi dan menjual roti secara sederhana. Dengan fasilitas dan tempat yang terbatas pabrik ini berjalan. sistem yang ada pada Pabrik Roti Lezat ini masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan customer yang membeli roti, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. Sehingga Pabrik Roti Lezat membutuhkan sistem yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Metode Waterfall adalah salah satu metode yang dipilih oleh penulis untuk merancang sistem informasi pada pabrik Roti Lezat dan terbukti metode waterfall mampu menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada Pabrik Roti Lezat. Kata Kunci: Sistem Informasi, Pabrik Roti Lezat, Waterfall PENDAHULUAN Perkembangan teknologi merupakan kemajuan dari abad globalisasi, dimana ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi andalan masyarakat dunia. Hal ini disebabkan oleh perkembangan yang sangat pesat pada bidang teknologi terutama komputer, sehingga mendorong masyarakat dunia untuk memasuki era teknologi yang serba cepat sekaligus menjadikan informasi sebagai sentral industri. Laju perkembangan teknologi komputer sebagai pengolahan data dan informasi yang hampir dipergunakan di segala bidang, menjadikan informasi dan pengolahan data sebagai bagian dari organisasi yang serba cepat dan tepat serta mempunyai penyimpanan data yang didukung keamanan data yang terjamin dengan sistem komputerisasi yang efisien, sehingga menghasilkan sebuah laporan sistem yang tepat waktu. Pemodelan, tidak cukup hanya dengan DFD saja. DFD hanya menggambarkan sebagian program yang ada dalam komputer. Tiga alasan yang menyebabkan sebaiknya dilakukan pemodelan sistem, yaitu: 1. Dapat melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh. 2. Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai dengan resiko dan biaya minimal. 3. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu pendesain sistem dan pemrogram membangun sistem. Roti LEZAT adalah salah satu perusahaan roti yang cukup terkenal di wilayah Jakarta Timur. perusahaan ini adalah perusahaan keluarga yang dirintis sejak tahun 1970-an secara turun temurun sampai saat ini. Permasalahan yang sering terjadi pada Pabrik Roti Lezat adalah sebagai berikut: a. Sering terjadi kesalahan pencatatan transaksi penjualan b. Perhitungan stok sering tidak sesuai sehingga ketika ada pembeli harus menghitung jumlahnya stok yang ada. c. Terlambat dalam memberikan laporan penjulan. BAHAN DAN METODE Untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang telah disebutkan sebelumnya maka penulis membuat Sistem Informasi yang nantinya akan dapat memecahkan permasalahan tersebut. Untuk membuat sistem tersebut penulis menggunakan metode Waterfall untuk menganalisa kebutuhan sistem. Metode air terjun atau yang sering disebut metode waterfall sering dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak, dimulai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna lalu berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan INF-222
(planning), permodelan (modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan pada perangkat lunak lengkap yang dihasilkan (Pressman, 2014). Tahapan metode waterfall dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Sumber: Pressman(2012) Gambar 1. Tahapan Metode Waterfall A. Tahapan Metode Waterfall Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa tahapan yang berurut yaitu: requirement (analisis kebutuhan), design system (desain sistem), Coding (pengkodean) & Testing (pengujian), Penerapan Program, pemeliharaan. Tahapan tahapan dari metode waterfall adalah sebagai berikut : 1. Requirement Analisis Tahap ini pengembang sistem diperlukan komunikasi yang bertujuan untuk memahami perangkat lunak yang diharapkan oleh pengguna dan batasan perangkat lunak tersebut. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, diskusi atau survei langsung. Informasi dianalisis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan oleh pengguna. 2. System Design Spesifikasi kebutuhan dari tahap sebelumnya akan dipelajari dalam fase ini dan desain sistem disiapkan. Desain Sistem membantu dalam menentukan perangkat keras(hardware) dan sistem persyaratan dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. 3. Implementation Pada tahap ini, sistem pertama kali dikembangkan di program kecil yang disebut unit, yang terintegrasi dalam tahap selanjutnya. Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk fungsionalitas yang disebut sebagai unit testing. 4. Integration & Testing Seluruh unit yang dikembangkan dalam tahap implementasi diintegrasikan ke dalam sistem setelah pengujian yang dilakukan masing-masing unit. Setelah integrasi seluruh sistem diuji untuk mengecek setiap kegagalan maupun kesalahan. 5. Operation & Maintenance Tahap akhir dalam model waterfall. Perangkat lunak yang sudah jadi, dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru. B. Kelebihan Metode Waterfall Kelebihan menggunakan metode air terjun (waterfall) adalah metode ini memungkinkan untuk departementalisasi dan kontrol. proses pengembangan model fase one by one, sehingga meminimalis kesalahan yang mungkin akan terjadi. Pengembangan bergerak dari konsep, yaitu melalui desain, implementasi, pengujian, instalasi, penyelesaian masalah, dan berakhir di operasi dan pemeliharaan. C. Kelemahan atau Kekurangan Metode Waterfall Kekurangan menggunakan metode waterfall adalah metode ini tidak memungkinkan untuk banyak revisi jika terjadi kesalahan dalam prosesnya. Karena setelah aplikasi ini dalam tahap pengujian, sulit untuk kembali lagi dan mengubah sesuatu yang tidak terdokumentasi dengan baik dalam tahap konsep sebelumnya. HASIL DAN PEMBAHASAN Metode yang digunakan oleh penulis dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada Pabrik Roti Lezat Jakarta Timur adalah waterfall berikut adalah tahapan waterfall yang penulis lakukan: A. Requirement Analisis. Sebelum melakukan rancangan sistem, perlu adanya analisis terhadap prosedur yang sedang berjalan yang betujuan untuk mengevaluasi permasalahan serta hambatan-hambatan yang terjadi dan menganalisa apa yang dibutuhkan sehingga diperlukan perbaikannya. Prosedur sistem yang berjalan pada Pabrik Roti Lezat yang berhubungan dengan penjualan roti adalah sebagai berikut:sejarah Pabrik Roti Lezat Jakarta Timur 1. Prosedur Sistem Berjalan Berikut ini adalah penjelasan secara garis besar yang dapat digambarkan dalam lima prosedur utama sebagai berikut : a. Prosedur Pemesanan Roti Setiap customer dapat mesanan roti dengan cara datang langsung ke pabrik roti Lezat dan bertemu kasir. lalu customer mengisi lembar purchase order dan berdasarkan purchase order INF-223
kasir memeriksa arsip persediaan apakah pesanannya ada atau tidak. Lalu kasir mengarsipkan purchase order dalam arsip purchase order. berdasarkan purchase order maka kasir membuat surat jalan 2 rangkap. b. Prosedur Persedian Roti Kasir memberikan surat jalan lembar kedua pada bagian persediaan untuk di acc, setelah surat jalan lembar kedua di acc oleh bagian persediaan maka kasir mengarsipkan surat jalan lembar kedua acc dalam arsip pemesan. Jika customer melakukan pembatalan maka kasir akan mengkonfirmasi ke bagian persediaan dan kasir akan mengambil surat jalan yang telah diarsipkan lalu memindahkannya dalam arsip pembatalan. c. Prosedur Pembayaran Jika pesanan yang diminta sudah ada maka customer bisa langsung melakukan pembayaran dan membawa langsung roti pesanan. Jika tidak (pesanan dalam jumlah banyak) maka customer harus membayar uang muka pada kasir, lalu kasir membuatkan tanda terima. Selanjutnya tanda terima dan surat jalan lembar pertama diberikan pada customer. Begitu pula jika customer ingin memesan langsung dengan membayar lunas maka kasir akan membuatkan kwitansi sebagai tanda pembayaran lunas. Saat mengambil pesanan customer menyerahkan tanda terima dan surat jalan lembar pertama pada kasir, lalu kasir mencocokan surat jalan pada arsip pemesan dan mengarsipkan tanda terima pada arsip tanda terima. Setelah itu kasir membuatkan kwitansi 2 rangkap sebagai tanda bahwa customer telah mengambil dan melunasi pesanan. Kwitansi pertama diserahkan pada customer sedangkan kwitansi kedua diarsipkan pada arsip kwitansi. d. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap bulan kasir membuat laporan penjualan berdasarkan arsip surat jalan, arsip tanda terima, arsip kwitansi dan membuat laporan pembatalan berdasarkan arsip pembatalan untuk diserahkan kepada pemilik. 2. Prosedur Sistem Usulan Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh dengan yang berjalan, Perbedaannya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya penggunaan komputer pada sistem yang baru, sehingga pada dalam penyimpanan data dan pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut : a. Prosedur Pemesanan Roti Setiap customer dapat mesanan roti dengan cara datang langsung ke pabrik roti Lezat dan bertemu kasir. lalu customer mengisi lembar purchase order dan berdasarkan purchase order kasir memeriksa arsip roti apakah pesanannya ada atau tidak. Lalu kasir menginput data purchase order dalam file pesanan. Untuk Pemesanan dalam jumlah banyak dan sistem kirim maka customer harus membayar DP, selanjutnya bagian kasir akan mencetak nota pesanan dan tanda terima sebagai bukti pembayaran awal. b. Prosedur Persediaan Roti Kasir mencetak nota pesanan berdasarkan file pesanan untuk diberikan pada bagian persediaan untuk di acc. Lalu kasir menginput nota pesanan dalam file penjualan. Jika customer melakukan pembatalan maka kasir akan mengkonfirmasi ke bagian persediaan dan kasir akan memindahkan data nota pesanan yang di batalkan ke dalam file pembatalan. c. Prosedur Pembayaran Jika pesanan yang diminta sudah ada maka customer bisa langsung melakukan pembayaran dan membawa langsung roti pesanan dan membayar lunas maka kasir akan mencetak struk sebagai tanda pembayaran lunas. Saat mengambil pesanan customer menyerahkan nota pesanan pada kasir, lalu kasir mencocokan nota pesanan pada file penjualan. Setelah itu kasir mencetak struk lunas berdasarkan file penjualan sebagai tanda bahwa customer telah mengambil dan melunasi pesanan. Lalu kasir menginput data struk lunas pada file penjualan lalu menyerahkannya pada customer. Jika pesanan dalam jumlah banyak dan customer meminta untuk diantar, maka customer bisa membayar via atm dan mengkonfirmasi pembayaran via telepon. d. Prosedur Pengiriman Untuk pemesanan dengan pengiriman, berdasarkan konfirmasi pembayaran lunas maka kasir mencetak surat jalan berdasarkan file penjualan, lalu kasir menyerahkan surat jalan dan roti pesanan pada bagian pengirim untuk dikirim. customer menyerahkan struk ATM bersamaan dengan surat jalan yang telah di acc kepada bagian pengirim. Lalu bagian pengirim menyerahkan surat jalan acc dan struk ATM kepada kasir untuk dibuatkan laporan. e. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap bulan kasir membuat laporan penjualan berdasarkan file penjualan dan membuat laporan pembatalan berdasarkan file pembatalan pesanan untuk diserahkan kepada pemilik. B. System Design 1. DAD (Data Flow Diagram) Setelah penulis melakukan analisa kebutuhan sistem pada Pabrik Roti Lezat tahapan berikutnya INF-224
yang akan dilakukan adalah disain sistem, peneliti menggunakan DAD dalam melakukan disain sistem dan menggunakan ERD untuk mendisain database. Untuk mengetahui gambaran sistem persediaan barang dapat dijelaskan melalui Diagram Alir Data (DAD). Adapun diagram alir data sistem berjalan dari sistem persediann barang meliputi: diagram konteks, diagram nol dan diagram detail adalah sebagai berikut: a. Diagram Konteks Sistem Usulan Customer TT,, K1, SJ PO,DP,Lunas,, T2, SJ acc, struk ATM 1.1 pemesanan acc Bagian persediaan real word terdiri dari object-object dasar mempunyai hubungan atau relasi antar objectobject tersebut, relasi antar object dilukiskan dengan menggunakan simbol-simbol grafis tertentu (Marlinda, 2004:17). Id_Karyawan Penjualan Nm_Karyawan jml total Telp_Customer Id_Karyawan Pesanan Berisi Nm_Customer Telp_Customer Kd_roti Alamat_Customer No_Penjualan Berisi Jenis_Roti Kd_Roti Roti Ukuran Nm_Roti Harga No_Penjualan LP, LB Password Akses Penjualan Pemilik Total Jml_Bayar Keterangan : PO : Purchase Order SL : Struk Lunas : Nota Pesanan LP : Laporan Penjualan SJ : Surat jalan LB : Laporan Batal TT : Tanda Terima Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Usulan b. Diagram Nol Sistem Usulan Customer PO 1.0 pemesanan Data Roti Data pesanan File Roti File pesanan Gambar 3. ERD(Entity Relationship Diagram) C. Implementasi Implementasi dalam perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Pabrik Roti Lizat menggunakan visual basic 6.0 untuk merancang aplikasinya sedangkan untuk membuat laporannya menggunakan crystal riport, berikut hasil implementasi yang dilakukan oleh penulis: 1. Tampilan LogIn Form LogIn digunakan untuk membatasi akses dari masing-masing user yang. Bagian Persediaan acc Data penjualan batal File pembatalan 2.0 Data persediaan Data penjualan batal File penjualan Data Dp, Info bayar,, TT, SL 3,0 pembayaran SL Dp, Info bayar Struk ATM Arsip Struk ATM SJ SJ acc, struk ATM Data SJ acc Arsip SJ acc 4,0 pengiriman Data Struk ATM SJ SJ acc, struk ATM SJ Bagian pengiriman Pemilik LP,LB 4.0 pembuatan laporan Data penjualan Data batal Keterangan : PO : Purchase Order SL : Struk Lunas : Nota Pesanan LP : Laporan Penjualan SJ : Surat jalan LB : Laporan Batal TT : Tanda Terima Gambar 2. Diagram Nol Sistem Usulan 2. ERD(Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram merupakan suatu model untuk menjelasakn hubungan antar data dalam basis data brdasarakan suatu persepsi bahwa Gambar 3. Form Login 2. Tampilan Menu Utama Menu Utama adalah menu dimana terdapat form untuk menginput file master dan file transaksi, menu ini dapat di akses setelah melakukan login terlebih dahulu. INF-225
Gambar 4. Menu Utama 3. Form Karyawan Form Karyawan digunakan untuk menambahkan dan merubah data karyawan pada Pabrik Roti Lezat. Gambar 7. Form Penjualan Gambar 5. Menu Utama 4. Form Roti Form Roti berfungsi untuk menginpur, merubah, menghapus Data Roti. D. Integration & Testing Tahapan metode waterfall berikutnya adalah Integration dan Testing, penulis menggunakan Black-Box Testing dalam pengujian aplikasi Penjulan pada Toko Roti Lezat. Black-Box Testing Menurut Sukamto (2014:275), yaitu menguji perangkat lunak dari segi spesifikasi fungsional tanpa menguji desain dan kode program. Pengujian dimaksudkan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukan dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. E. Operation & Maintenance Tahapan terakhir dalam meode Waterfall adalah Operation and Maintenance. Aplikasi diterapkan dan dilakukan Maintenance agar aplikasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan fungsinya. KESIMPULAN Gambar 6. Menu Utama 5. Form Penjualan Form Penjualan berfungsi untuk menginput data penjualan. Metode waterfall terbukti dapat digunakan untuk merancang dan membangun sistem serta dapat memecahkan masalah yang sering terjadi pada saat melakukan disain sistem, karena tahapan metode waterfall sangat mudah untuk diikuti. Sistem informasi penjualan yang terbentuk dari analisa penulis pada Pabrik Roti Lezat Jakarta Timur dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi di Pabrik Roti Lezat Jakarta Timur tersebut, dengan aplikasi INF-226
yang telah dibangun diharapkan tidak ada lagi keterlambatan informasi terutama pencatatan Penjualan yang merupakan masalah pokok di Pabrik Roti Lezat Jakarta Timur. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada Alloh SWT karena atas rahmat dan hidayahnya artikel ilmiah ini terselesaikan dengan baik, penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Pemilik Pabrik Roti Lezat, beserta pegawai yang telah mengijinkan penulis melakukan riset dan tak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada rekan-rekan dosen STMIK Nusa Mandiri Jakarta yang telah mendukung penulisan artikel ilmiah ini. Subari, dan Yuswanto. 2008. Panduan Lengkap Pemrograman Visual Basic 6.0. Supardi, Yuniar. 2007. Sistem Penjualan Sevice/Part Kendaraan dengan VB 6.0 dan MySQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Wahid, Fathul. 2004. Metodologi Penelitian Sistem Informasi: Sebuah Gambaran Umum REFERENSI Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Perancangan Sistem Infromasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: C.V.Andi Offset Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Jakarta : Andi Marimin, Hendri Tanjung, dan Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi Managemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:Grasindo. Pressman, Roger S.2012. Rekayasa Perangkat Lunak Buku Satu, Pendekatan Praktisi (Edisi 7). Yogyakarta: Andi. INF-227